Les dépenses d'entreprise peuvent peser lourdement sur vos ressources. Si vous ne suivez pas attentivement vos dépenses, vous risquez de dépenser trop et de perdre de l'argent. Dans cet article, nous discuterons de l'importance du suivi des dépenses d'entreprise et fournirons des conseils sur la façon de le faire efficacement.
Qu'est-ce que les dépenses d'entreprise
Les coûts associés à l'exploitation de votre entreprise sont appelés dépenses d'entreprise. Les dépenses d'entreprise ordinaires et nécessaires, également appelées déductions d'entreprise, sont déduites de vos revenus pour déterminer vos bénéfices, vos pertes et votre revenu imposable. Ces dépenses comprennent le kilométrage, les frais et commissions bancaires, les logiciels et les services publics, les fournitures de bureau, l'impression, l'affranchissement et la livraison, ainsi que les frais de publicité et de marketing.
Lorsque vous suivez les dépenses de votre entreprise, vous pouvez surveiller les gains et les pertes et rechercher des modèles de l'industrie pour faciliter les prévisions. Vous pouvez planifier l'utilisation appropriée des finances parce que vous êtes conscient de votre situation financière.
Étapes pour suivre les dépenses de l'entreprise
Quelques étapes sont impliquées dans le suivi des dépenses des entreprises, telles que la création d'un compte séparé pour les transactions commerciales, l'intégration de votre logiciel de comptabilité avec les institutions financières, le dépôt régulier de vos reçus et l'examen occasionnel des données. Pour suivre correctement les dépenses de votre entreprise, respectez les instructions ci-dessous.
#1. Créer un compte professionnel
La création d'un compte financier d'entreprise spécifiquement pour vos activités commerciales est la première étape pour suivre les dépenses de l'entreprise. Pour accepter les paiements par carte de crédit des clients, vous devez ouvrir un compte de services marchands, un compte courant professionnel et un compte d'épargne professionnel. Il serait simple de gérer vos finances si vous aviez un compte séparé pour votre entreprise. Vous aurez toutes vos dépenses professionnelles au même endroit, ce qui simplifiera la demande de déductions fiscales.
#2. Sélectionnez un programme de comptabilité
Choisir un logiciel de comptabilité capable d'automatiser les dossiers de votre entreprise et de suivre chaque dépense est la prochaine étape pour suivre les dépenses de votre entreprise. Le suivi et l'organisation des dépenses de votre entreprise sont simplifiés à l'aide d'un logiciel de comptabilité. Le meilleur logiciel de comptabilité possède des fonctionnalités de reporting qui vous permettent de comparer les dépenses de votre entreprise au fil du temps. Étant donné que de nombreuses plates-formes logicielles de comptabilité gratuites sont disponibles pour les entreprises, vous n'aurez pas besoin de dépenser plus que ce que vous pouvez vous permettre pour avoir des registres précis.
#3. Connectez vos institutions financières
Connecter votre logiciel comptable à vos banques facilitera le suivi de vos dépenses professionnelles. Il peut catégoriser vos dépenses et permettre le téléchargement automatisé de toutes les transactions bancaires. Vous pouvez également intégrer plus de fonctionnalités, ce qui simplifie le rapprochement des relevés en saisissant vos transactions quotidiennes et en téléchargeant les relevés bancaires.
De plus, vous pouvez effectuer des opérations financières sur votre programme sans entrer dans votre compte bancaire en liant vos comptes bancaires à votre système comptable. Grâce à cette synchronisation, vous passez moins de temps à suivre vos coûts. De plus, puisque vous n'oublierez aucune transaction, vous pouvez être sûr que vos relevés de revenus et de dépenses sont exacts.
#4. Classez vos reçus
Assurez-vous de classer vos reçus lorsque vous faites des affaires pour maintenir un suivi précis des dépenses. L'IRS exige que vous conserviez tous les reçus papier et autres documents pendant au moins trois ans. Par conséquent, conservez les reçus papier dans des dossiers et assurez-vous de noter la raison de chaque transaction sur les reçus. Les dossiers peuvent également être étiquetés et organisés en fonction des dates ou des catégories auxquelles ils appartiennent.
#5. Passez en revue vos dépenses professionnelles
Examiner vos dépenses de temps à autre vous aidera à tirer le meilleur parti du suivi des dépenses professionnelles. Examinez les rapports, examinez les données et effectuez une analyse. Prenez note des modèles pour observer combien vous dépensez dans différentes catégories et comment les coûts s'additionnent. Corrigez également les éventuelles erreurs et omissions.
Quel est le fonctionnement des trackers de dépenses d'entreprise
En ligne ou via une application mobile, des moniteurs de coûts commerciaux sont généralement disponibles. Vous aurez accès à un nombre spécifique d'employés lorsque vous vous joignez à un fournisseur.
Bien que les procédures d'enregistrement varient d'un produit à l'autre, la majorité des trackers nécessitent des informations financières et sur l'entreprise relativement simples. Vous devez connecter le logiciel à votre compte courant ou à votre carte de crédit professionnelle pour en tirer le meilleur parti. De plus, les membres de votre personnel auront le choix de lier leurs comptes bancaires personnels afin qu'ils puissent obtenir un remboursement après présentation des reçus pour les dépenses professionnelles autorisées.
Les domaines les plus coûteux de vos dépenses sont mis en évidence par les outils de suivi des dépenses des entreprises, qui catégorisent vos dépenses. Ils peuvent également vous aider à limiter vos dépenses. Par exemple, vous pouvez regrouper toutes les dépenses liées à l'inventaire ou au marketing pour vérifier si vous respectez votre budget pour chaque élément de ligne. Le maintien des flux de trésorerie est simplifié par ces informations.
Comment les livres de ma petite entreprise doivent-ils être conservés
Vous devez suivre les étapes suivantes pour configurer les enregistrements comptables de votre petite entreprise :
#1. Sélectionnez un programme de comptabilité
La comptabilité en partie simple ou en partie double sont les deux méthodes utilisées par les entreprises pour suivre les transactions financières. En raison de sa simplicité, la comptabilité en partie unique est la méthode préférée des petites entreprises lorsqu'elles démarrent.
La comptabilité de caisse est utilisée dans la comptabilité en partie unique. Avec cette méthode, vous gardez une trace des revenus de l'entreprise au fur et à mesure que vous les recevez et des dépenses au fur et à mesure que vous les engagez. Cette approche est la plus simple lorsque vous utilisez des feuilles de calcul pour votre comptabilité.
#2. Sélectionnez une technique d'enregistrement
La saisie manuelle des transactions et la création d'une feuille de calcul personnalisée sont des options. Cependant, utilisez un logiciel de comptabilité qui effectue les calculs pour vous afin de réduire les erreurs. En utilisant un logiciel de comptabilité pour petite entreprise, vous pouvez conserver toutes vos données financières avec précision et à jour, ce qui vous facilitera les tâches futures.
#3. Créer un compte bancaire d'organisation
Avoir des comptes bancaires personnels et d'entreprise séparés est avantageux pendant la saison des impôts. Vous n'avez pas à vous soucier d'importer involontairement votre abonnement Netflix personnel lorsque vous connectez vos comptes d'entreprise à votre logiciel de comptabilité.
Assurez-vous de rapprocher vos livres avec votre relevé bancaire tous les mois. Il s'agit de comparer les données de vos relevés bancaires aux écritures de votre logiciel comptable.
#4. Créer un modèle de facture
que vous le fassiez en ligne ou dans votre programme de comptabilité. La majorité des petites entreprises qui fournissent des services le font à crédit, ce qui implique l'envoi d'une facture lorsqu'un projet est terminé et permet au client de payer plus tard.
Chaque facture doit préciser les modalités de paiement. Cela devrait inclure vos coordonnées, les instructions de paiement et la date d'échéance de la facture. Les informations sur le traitement des paiements garantissent que rien ne se passe plus tard et que l'argent arrivera sur votre compte avec le bon montant.
Suivi des dépenses des petites entreprises
#1. Rampe
La rampe est une plate-forme de gestion des cartes de crédit et des dépenses des entreprises conçue pour aider les petites entreprises à rationaliser l'automatisation et à réduire les coûts. En gérant les cartes d'entreprise, la gestion des coûts, les paiements de factures, la comptabilité et les rapports, ce logiciel de gestion des dépenses 5 en 1 permet de gagner un temps précieux.
Le rapprochement automatisé facilite la gestion de la comptabilité, en plus d'automatiser le suivi des dépenses. Plus de 100 applications, y compris
- Slack
- Okta
- Xero
- Oracle NetSuite
- QuickBooks
- Et Sage peut être intégré à Ramp par les entreprises.
#2. Rydoo
Rydoo aide votre personnel financier à contrôler les dépenses tout en améliorant les prévisions et l'analyse financières. À l'aide de cette application de gestion financière des petites entreprises, vous pouvez suivre les coûts de transport, gérer les indemnités journalières et centraliser les reçus des employés.
#3. Circule
Vous pouvez gérer les dépenses des employés et les avantages de l'entreprise avec Circula, une plateforme sophistiquée de financement des employés. Ce programme est conçu pour fournir une interface utilisateur simple, contribuer à la réduction des coûts de processus et maintenir la conformité de votre petite entreprise.
Les solutions d'IA proposées par Circula sont très utiles pour automatiser les politiques et gérer les dépenses. De plus, vous pouvez établir un lien avec les programmes de ressources humaines et de paie, les sites Web de réservation de voyages comme TravelPerk et les programmes ERP.
#4. Payhawk
Payhawk est un logiciel financier complet qui vous aide à automatiser et à gérer vos besoins bancaires et comptables. Et fournit également tout pour les entreprises de toutes tailles, y compris la gestion des dépenses, le paiement des factures et l'automatisation de la comptabilité.
De plus, il est compatible avec une large gamme de programmes ERP, notamment :
- Oracle NetSuite
- Xero
- QuickBooks
- Microsoft Dynamics
- Sage
- Exact
- Et Datev.
#5. Dépenser
Expensify est un service de suivi des coûts qui offre un certain nombre de fonctionnalités gratuites, notamment la réservation de voyages, les cartes d'entreprise, la facturation, les paiements et le suivi des dépenses. De plus, la fonction distinctive de suivi des reçus et des dépenses en un clic l'a aidé à devenir apprécié par les organisations de toutes sortes, des entreprises individuelles aux entreprises Fortune 500.
Application de suivi des dépenses professionnelles
La première étape dans l'utilisation de techniques comptables plus complexes, qui pourraient contribuer à la croissance de votre entreprise, consiste à suivre vos dépenses.
#1. Capital personnel
Engagez un gestionnaire de placements complet comme Personal Capital. Tous les achats que vous effectuez avec votre carte de crédit ou de débit sont contrôlés et catégorisés. L'application génère des graphiques en utilisant votre flux de trésorerie mensuel et une ventilation de vos dépenses mensuelles. Le service de gestion de patrimoine et le tableau de bord financier gratuit sont deux variantes.
Une option de gestion des investissements est offerte par l'option de gestion de patrimoine, agissant en tant que robot-conseiller tout en offrant un support en direct. Le tableau de bord financier gratuit offre des outils d'analyse des flux de trésorerie et de budgétisation. Vous pouvez utiliser l'application pour vérifier vos investissements et planifier votre retraite.
#2. Dépenser
Il s'agit d'une excellente application pour créer des rapports de dépenses lors de vos déplacements et est disponible pour les smartphones iOS et Android. Expensify, qui vous permet de suivre les dépenses et de prendre manuellement des images des reçus, est un must pour les personnes qui voyagent fréquemment pour le travail. Expensify interprète automatiquement les reçus lorsque vous les prenez en photo et les convertit en dépenses documentées. Vous pouvez également catégoriser vos dépenses, telles que le kilométrage, les déplacements et la nourriture. La meilleure partie est que Expensify ne coûte rien pour les individus et 5 $ par mois pour les équipes.
#3. Concurrence SAP
SAP Concur est l'outil de reporting des dépenses idéal pour les petites et moyennes entreprises établies (et en expansion). Il offre des flux de travail intégrés pour le remboursement des employés, les soumissions et les approbations, le suivi des factures, les paiements des fournisseurs, la réservation de voyages, etc., en plus de la possibilité de suivre les dépenses. La meilleure partie de SAP Concur est que vous pouvez le personnaliser comme vous le souhaitez, et il vous facturera de manière appropriée (en fonction des fonctionnalités et du nombre d'utilisateurs). Une autre raison pour laquelle SAP Concur est une excellente option est qu'il fournit une gamme de produits pour les petites organisations, vous permettant d'ajouter plus de capacité si nécessaire. Les utilisateurs existants de Concur peuvent télécharger gratuitement l'application depuis les magasins d'applications iOS ou Android.
#4. Wally
Wally est un logiciel dynamique avec une tonne de fonctionnalités utiles de suivi des dépenses. Il s'agit d'un logiciel iOS que vous pouvez utiliser, et la version de base est gratuite. Semblable à d'autres applications de suivi des dépenses, il vous permet de saisir manuellement les dépenses et de leur attribuer des catégories ou de prendre des images directes des reçus. Cette application peut également suivre vos revenus pour vous et fournir des projections mensuelles de vos économies. Enfin, il convient parfaitement aux personnes qui dirigent des micro-entreprises ou des activités secondaires, car il se concentre davantage sur les finances personnelles que sur les finances des entreprises.
#dix. Mvelopes
Les enveloppes adoptent une stratégie de dépenses suggérées. Il vous évite de trop dépenser et prétend pouvoir aider les utilisateurs à créer un budget en seulement 15 minutes. Le programme fonctionne en vous faisant déposer de l'argent dans plusieurs "enveloppes" virtuelles, créant un budget mensuel que vous n'êtes pas autorisé à dépasser. Android et iOS le prennent en charge.
Feuille de calcul de suivi des dépenses d'entreprise
Une feuille de calcul pour les dépenses d'entreprise est un modèle standardisé qui suit et enregistre les dépenses d'une entreprise. Le « quoi », le « pourquoi », le « qui » et le « comment » de l'utilisation des fonds de l'entreprise sont spécifiquement couverts, par exemple :
- À quoi l'argent a-t-il été dépensé?
- Pourquoi a-t-il été utilisé ?
- Qui l'a dépensé ?
- Quel était le coût ?
Certaines de ces feuilles de calcul permettent de suivre des dépenses commerciales particulières, tandis que d'autres vous fournissent un aperçu rapide et de haut niveau de vos dépenses passées. Par exemple, une feuille de calcul pour suivre les coûts liés aux déplacements, tels que le logement et la nourriture. Le total de vos dépenses mensuelles peut être consulté dans une feuille de calcul des dépenses.
Utiliser une feuille de calcul Excel pour les dépenses d'entreprise
Examinons quelques-uns des principaux avantages du suivi des dépenses de votre entreprise avec une feuille de calcul Microsoft Excel.
#1. Vos décisions financières seront plus intelligentes
Faire des jugements financiers plus intelligents est possible lorsque vous êtes plus conscient des dépenses de votre entreprise. Une étape cruciale consiste à condenser les données de dépenses dans une feuille de calcul compréhensible. À titre d'illustration, imaginez que vous dirigez une boulangerie et que vous essayez de décider s'il est rentable d'acheter vos produits localement.
#2. Du temps et de l'argent seront économisés
Lorsque vous utilisez une feuille de calcul standardisée pour suivre vos dépenses, vous pouvez gagner du temps en calculant les totaux et les moyennes à l'aide de formules intégrées. Par conséquent, vous pouvez vous concentrer sur vos objectifs financiers plutôt que de faire le calcul.
#3. Il est plus simple d'identifier les dépenses erratiques ou frauduleuses
Vous pouvez identifier les changements étranges en gardant une trace de vos dépenses. Une feuille de calcul des dépenses, par exemple, permet de voir plus facilement les changements dans les dépenses, par exemple si vous dépensez généralement 100 $ par mois en fournitures de bureau, mais que vous dépensez plutôt 500 $ le mois suivant. La détection précoce de ces « drapeaux rouges » permet de détecter et d'enquêter sur les dépenses frauduleuses ou illégales.
Comment les petites entreprises suivent-elles leurs dépenses ?
Assurez-vous de classer vos reçus lorsque vous faites des affaires pour maintenir un suivi précis des dépenses. L'IRS exige que vous conserviez tous les reçus papier et autres documents pendant au moins trois ans.
Quelle est la meilleure façon de suivre les dépenses d'une entreprise ?
- Ouvrir un compte professionnel
- Choisissez un programme de comptabilité.
- Connectez vos institutions financières
- Déposez vos justificatifs
- Passez en revue vos dépenses professionnelles
Comment suivre automatiquement les dépenses de l'entreprise ?
Les moyens de suivre vos dépenses professionnelles sont les suivants :
- Créer un compte bancaire d'entreprise.
- Sélectionnez un système comptable approprié.
- Sélectionnez la comptabilité d'exercice ou la comptabilité de caisse.
- Rejoignez les établissements financiers.
- Commencez à gérer correctement les reçus.
- Enregistrez rapidement toutes les dépenses.
- Pensez à utiliser un logiciel de budgétisation.
Comment puis-je suivre les dépenses d'un travailleur indépendant ?
Un grand livre de travail indépendant, parfois appelé «grand livre fiscal», est un terme fantaisiste pour désigner l'endroit où vous enregistrez tous les revenus et dépenses de votre entreprise. Vous pouvez enregistrer des informations dans un livre manuscrit, un tableur en ligne ou un logiciel de comptabilité.
Pourquoi devrais-je suivre les dépenses ?
L'objectif fondamental du suivi des dépenses est de trouver et d'éliminer les habitudes de dépenses inefficaces dans votre vie financière. De plus, garder le contrôle de vos finances et encourager de meilleures pratiques financières comme l'épargne et l'investissement proviendra d'un suivi continu de vos coûts.
Conclusion
Le suivi de vos dépenses professionnelles vous aidera à comprendre votre situation financière. Par conséquent, prenez les mesures appropriées pour vous assurer qu'une dépense n'est pas oubliée. Prendre des décisions financières plus intelligentes et bénéficier d'allégements fiscaux et d'autres aides financières aux entreprises sont tous rendus possibles en tenant un journal des dépenses organisé.
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Bibliographie
