Le courrier électronique est évidemment un moyen de communication pour presque tout le monde. Cependant, un e-mail professionnel est un peu plus spécifique car il aide les clients à vous identifier facilement, vous et votre entreprise. Dans cet article, nous verrons en quoi consiste la messagerie professionnelle, comment créer une messagerie professionnelle, la messagerie professionnelle Google et Outlook sur la messagerie professionnelle. Alors asseyez-vous et voyez comment cette étude vous aidera dans votre entreprise ou votre entreprise.
En quoi consiste le courrier électronique professionnel
Un e-mail professionnel est une adresse formelle qui inclut le nom de domaine de votre entreprise après le symbole "@". De plus, votre nom de domaine est le nom du site Web de votre groupe, suivi d'un domaine de premier niveau tel que ".com" ou ".net". Par conséquent, mettre le nom de votre employé avant le vôtre rend à la fois le travailleur et votre organisation plus visibles et disponibles pour les clients.
Avantages de la messagerie professionnelle
Avoir un e-mail professionnel présente de nombreux avantages, qui sont expliqués plus en détail ci-dessous.
#1. Promouvoir votre entreprise
Chaque fois que vous envoyez un e-mail à un client à partir de votre adresse professionnelle, vous lui rappelez votre entreprise et vous renforcez en même temps sa reconnaissance.
#2. Établir la confiance
Un e-mail utilisant le nom de domaine de votre entreprise démontre sa légitimité et peut rassurer les clients sur le fait qu'ils peuvent vous faire confiance.
#3. Cohérence
Avec tout le marketing et la communication nécessaires pour créer votre entreprise, il vous sera plus facile d'être cohérent et fiable, surtout si vous débutez.
Étapes pour créer un e-mail professionnel
#1 : Utilisez votre hébergeur actuel.
À créer une messagerie professionnelle, configuration du compte hôte que vous pouvez utiliser un fournisseur de panneaux C. Ce qui est plus pratique si vous avez déjà un domaine enregistré.
La première étape consiste à accéder à votre compte d'hébergement Web et à lancer l'outil c panel. Si vous ne savez pas où trouver Cpanel, vous pouvez contacter le support de votre hébergeur.
Ensuite, passez à la section e-mail et sélectionnez les comptes de messagerie.
Cela vous mènera à la page du compte de messagerie, où tous les comptes établis seront répertoriés. Pour commencer à configurer la messagerie professionnelle, cliquez sur le bouton Créer.
En outre. Sur l'écran suivant, vous pouvez saisir vos informations de messagerie, y compris le domaine que vous souhaitez utiliser, ainsi que d'autres informations d'identification.
De plus, vous avez la possibilité de sélectionner l'espace occupé par votre e-mail sur votre serveur. Le nombre par défaut est 250 Mo, cependant, vous pouvez le modifier à l'infini à tout moment.
Déterminez si vous souhaitez générer automatiquement des dossiers pour plus d'adressage.
Ensuite, désactivez la réception d'un e-mail de bienvenue contenant des instructions sur la configuration d'un client de messagerie.
Enfin, si vous avez l'intention d'avoir plusieurs e-mails, vous pouvez choisir de rester sur la page après avoir cliqué sur le bouton Créer.
#2. Utilisez Microsoft 365.
Cette méthode vous permettra d'accéder à Excel, Word et PowerPoint.
Les étapes sont les suivantes:
Pour commencer, accédez au site Web Microsoft 365 et cliquez sur l'option Acheter maintenant ou connectez-vous si vous avez déjà un compte.
Pour commencer à configurer votre compte, suivez simplement les instructions. Après avoir rempli vos informations de contact de base, vous aurez la possibilité de sélectionner un domaine existant.
Cependant, vous devez confirmer la propriété en ajoutant un enregistrement TXT à vos paramètres DNS dans votre panneau d'hébergement. N'oubliez pas que si vous n'êtes pas familier avec le DNS, vous devriez demander de l'aide.
Créez ensuite un ID utilisateur et un mot de passe pour pouvoir accéder à votre compte. Vous remarquerez que votre nom de domaine est désormais inclus dans votre adresse e-mail.
Enfin, inscrivez-vous en cliquant sur le bouton Inscription. Après cela, entrez vos informations de paiement et connectez-vous à votre portail Microsoft 365.
#3. Utilisez GoDaddy
Pour commencer, sélectionnez un plan et cliquez sur le bouton Ajouter au graphique. Sur l'écran suivant, vous pouvez ajouter plus d'utilisateurs et personnaliser la durée de votre mandat.
Deuxièmement, pour terminer la procédure de paiement, cliquez sur Continuer pour remplir le formulaire. Ensuite, accédez à votre tableau de bord GoDaddy. Cliquez sur l'option pour configurer une adresse e-mail professionnelle sous l'onglet Mes produits.
Lorsque le tableau de bord des e-mails et du bureau apparaît, vous pouvez choisir le domaine de votre adresse e-mail professionnelle.
Troisièmement, après avoir cliqué sur le bouton Continuer, suivez les procédures pour créer votre compte et générer l'e-mail professionnel.
le dernier, Pour valider votre domaine, vous devez ajouter des enregistrements DNS en utilisant les informations GoDaddy. Si vous ne savez pas où chercher ces paramètres, consultez la documentation d'aide de votre hébergeur.
Vous avez terminé une fois que vous avez validé votre domaine ! Vous pouvez commencer à utiliser votre messagerie professionnelle avec votre client préféré. Et avec ces étapes, vous pouvez créer un e-mail professionnel.
Courriel professionnel Google
Google Business Emails contribue à rendre votre entreprise plus fiable que les autres plates-formes. Si vous utilisez déjà un autre client de messagerie, vous devez passer à la messagerie professionnelle de Google, car elle fournit des outils de migration pour importer simplement les emails à partir d'autres systèmes et peut également se synchroniser avec d'autres programmes.
Composants de Google Business Email
La messagerie professionnelle de Google comprend plusieurs fonctionnalités qui la rendent attrayante pour les petites entreprises :
- Capacité de stockage de 30 Go
- Il n'y a pas de limite au nombre d'adresses e-mail de groupe, telles que sales@ ou info@.
- Si vous souhaitez avoir plus d'une adresse e-mail, chaque utilisateur peut avoir jusqu'à 30 alias d'e-mail.
- il n'y a pas de publicités, comme c'est le cas dans l'édition personnelle gratuite de Gmail.
- Le stockage personnel Gmail est doublé.
- L'application Hangouts de Google offre des possibilités de chat et de vidéo.
Fonctionnalités de sécurité de Google Email for Business
Tout d'abord, avec la messagerie Google pour les entreprises, vous n'aurez jamais à vous soucier des temps d'arrêt, car leur énorme réseau de centres de données a une disponibilité garantie de 99.9 %. Deuxièmement, ils offrent également des sauvegardes automatiques et une sécurité de pointe pour protéger les données de votre entreprise. Si vous avez besoin d'aide, vous pouvez l'obtenir 24 heures sur XNUMX, sept jours sur sept, et enfin, leur protection anti-spam fonctionne véritablement pour empêcher les e-mails nuisibles et indésirables de pénétrer dans votre boîte de réception.
Accès hors connexion à Google Business Email
Vous pouvez utiliser la messagerie professionnelle Google hors connexion pour lire les e-mails existants et en rédiger de nouveaux. Tous les e-mails en attente seront envoyés immédiatement une fois que vous serez de nouveau en ligne. De plus, Google propose désormais des applications mobiles pour lire et envoyer des e-mails lors de vos déplacements.
Outlook Business pour le courrier électronique
Messagerie professionnelle Outlook Fonctionne correctement avec les e-mails, le calendrier, les contacts, les tâches et bien plus encore au même endroit. La connexion Office vous permet d'échanger des pièces jointes directement depuis OneDrive, d'accéder à des contacts et de parcourir les profils LinkedIn.
Pourquoi devriez-vous utiliser Outlook Business Email
Avec Outlook Business Email, vous pouvez planifier à l'avance et rester organisé. Depuis votre calendrier, vous pouvez réserver des salles de réunion et suivre les réponses aux invitations à la conférence. En échangeant des calendriers et en voyant quand vos employés sont disponibles, vous pouvez prendre des dispositions et coordonner les horaires.
Deuxièmement, une sécurité digne de confiance est ce que la messagerie professionnelle Outlook peut vous offrir. La tranquillité d'esprit vient de la sécurité de niveau entreprise, qui est appréciée par de nombreuses entreprises parmi les plus importantes au monde. Outlook fonctionne XNUMX heures sur XNUMX pour sécuriser vos informations sensibles tout en restant inoffensif.
Enfin, vous pouvez utiliser l'intelligence à votre avantage. Par exemple, la messagerie professionnelle d'Outlook connaît vos besoins et les anticipe. Les déplacements et les paiements de factures sont programmés automatiquement et des rappels intelligents vous permettent de rester sur la bonne voie. Aides à la recherche dans la découverte rapide d'informations.
Pouvez-vous configurer Outlook pour Windows pour Office 365 ?
La réponse est oui!. En établissant une connexion Exchange, vous pouvez configurer Microsoft Outlook pour qu'il se connecte à votre compte Office 365. Le courrier électronique, le calendrier, les contacts et les tâches d'Outlook sont tous accessibles via une connexion Exchange.
Cependant, Office 365 est destiné à fonctionner avec n'importe quelle version de Microsoft Office qui est actuellement prise en charge par le grand public. Et une authentification en deux étapes peut également être nécessaire.
N'oubliez pas que Microsoft Office 365 inclut Outlook. De plus, les professeurs, le personnel et les étudiants diplômés avec un identifiant SUNet à service complet, ainsi que les étudiants de premier cycle avec un compte Office 365, peuvent obtenir Microsoft Office pour Windows gratuitement via le webmail.
Le bon format pour un e-mail professionnel
Pour donner à un e-mail professionnel un aspect professionnel, vous devez d'abord comprendre sa structure. Cela aide à la clarté de votre message. Un e-mail mal formaté peut laisser une impression négative.
Les éléments suivants doivent être inclus dans le format de courrier électronique professionnel approprié :
- Nom de l'expéditeur ;
- vedette-matière ;
- pré-en-tête ;
- Salutations;
- Corps de l'e-mail ;
- Signer
Structurez votre e-mail professionnel de manière à ce que les premières phrases du corps du texte expliquent le sujet de l'e-mail.
Explication
- Vos lecteurs verront d'abord le nom de l'expéditeur, l'en-tête et le pré-en-tête. La première impression de votre lettre aura un impact sur son ouverture ou non.
Assurez-vous que le nom de l'expéditeur n'est pas un mélangé adresse e-mail. Assurez-vous qu'il inclut le nom de l'entreprise ou d'un employé.
Il est également important de se rappeler que la ligne d'objet doit être brève (six à dix mots) et contenir des informations précises.
Enfin, un pré-en-tête, qui contient généralement une phrase, est utilisé pour résumer un message électronique. La ligne d'objet et le contenu du titre peuvent et doivent fonctionner ensemble pour stimuler la curiosité de vos lecteurs et les inciter à ouvrir votre e-mail.
- Salutations
Lorsqu'il s'agit de rédiger une salutation, ce n'est pas aussi simple car vous devez déterminer si vous vous adressez à votre public de manière officielle ou amicale. N'oubliez pas que nous parlons ici de correspondance commerciale, alors gardez un ton professionnel.
- Corps du mail
Personne ne lit de longues communications d'un paragraphe avec zèle. Alors, allez droit au but et créez des paragraphes d'une ou deux phrases. La clarté sera renforcée par la brièveté. L'utilisation de listes à puces ou numérotées est également une excellente idée.
- Signer
La signature est la conclusion de l'e-mail. Oui, il est important de bien composer le corps de votre message, mais plutôt, la façon dont vous terminez une lettre commerciale est tout aussi vitale si vous voulez faire une impression positive sur le lecteur.
Meilleurs comptes d'entreprise de messagerie gratuits
La plupart des propriétaires d'entreprise ont demandé à un moment donné quel était le meilleur e-mail professionnel gratuit. La vérité est que tous les services de messagerie professionnels gratuits ne sont pas créés égaux. En règle générale, votre service de messagerie professionnel gratuit doit inclure un filtre anti-spam sophistiqué, être simple à utiliser, fournir suffisamment d'espace de stockage, s'intégrer à d'autres outils de l'entreprise et être incroyablement fiable. Alors, consultez ces e-mails professionnels gratuits.
#1. Messagerie Zoho
Zoho Mail Zoho Mail est un service d'hébergement de messagerie mature et sans publicité disponible dans le cadre de Zoho Workplace, un ensemble complet de services cloud pour les petites et moyennes entreprises. De plus, il prend en charge les noms de domaine personnalisés, a une disponibilité garantie et s'intègre de manière transparente au reste de la suite Zoho.
#2. Courrier de GMX
GMX Mail est un service de messagerie gratuit qui offre à tous les utilisateurs un espace de stockage de messagerie illimité. Ainsi que l'accès à un certain nombre de services améliorant la productivité tels que Mail Collector, Address Book, Organizer et File Storage. De plus, les utilisateurs peuvent créer jusqu'à dix adresses e-mail professionnelles gratuites, ce qui rend GMX Mail idéal pour les entreprises qui souhaitent mettre en place un canal de communication distinct pour chaque service.
Avantages:
- Applications mobiles gratuites
- Les pièces jointes volumineuses sont prises en charge.
- Forte défense anti-spam
- L'espace de stockage des e-mails est suffisant.
Inconvénients:
- Le service client fait défaut.
- L'authentification à deux facteurs n'est pas prise en charge.
- Après 6 mois d'inactivité, votre compte sera désactivé.
#3. Outlook.com
Il serait difficile de localiser un seul propriétaire d'entreprise ou un employé de bureau qui ne connaît pas Microsoft Outlook. Outlook.com, un package Web de services de messagerie Web, de contacts, de tâches et de calendrier, a été publié par Microsoft en 2013. En outre, Outlook.com a mûri au point de pouvoir désormais concurrencer Gmail et d'autres mastodontes après plusieurs remaniements.
Avantages:
- Le stockage est illimité.
- Intégration avec Office 365
- L'interface utilisateur est simple.
- Boîte de réception centrée sur le laser
- Fiabilité
Inconvénients:
- Les choix de personnalisation sont limités.
- Filtre anti-spam à haute sensibilité
#dix. ProtonMail
En tant que propriétaire d'entreprise, il est de votre devoir de préserver la confidentialité de vos consommateurs et de vos partenaires commerciaux. Même quelques e-mails volés peuvent ruiner votre réputation et vous coûter cher. Donc, pour éviter cela, vous devriez envisager d'utiliser le compte de messagerie professionnel gratuit crypté de ProtonMail.
Avantages:
- Excellente sécurité.
- Soucieux de votre vie privée
- Applications pour iOS et Android
- La Suisse est la base.
Inconvénients:
- L'espace de stockage des e-mails est limité.
- Seulement 150 SMS gratuits par jour
#5. Courrier AOL (Courrier AOL)
Ce service de courrier électronique, détenu et exploité par AOL, une division de Verizon, remonte à 1993, mais la version actuelle ressemble peu à l'original. Les abonnés AOL Mail peuvent désormais envoyer des pièces jointes d'une taille maximale de 25 Mo. Bénéficiez d'une protection complète contre les spams et les logiciels malveillants et accédez à leurs e-mails via des applications de messagerie tierces telles qu'Outlook et Mailbird.
Avantages:
- L'espace de stockage est illimité.
- interface utilisateur améliorée
- Protection contre les spams et les logiciels malveillants
- POP3, SMTP et IMAP sont tous pris en charge.
Inconvénients:
- La fonction AOL My eAddress n'est plus disponible.
- Les alias de messagerie ne peuvent pas être créés.
Gmail est-il gratuit pour un usage commercial ?
Vous avez besoin d'un compte Google Workspace payant pour utiliser Gmail à des fins professionnelles. Si vous souhaitez utiliser Gmail pour votre entreprise, aucune version gratuite n'est disponible. à la place, seuls les e-mails avec le domaine générique @gmail sont gratuits. Pour compliquer encore les choses, Google Workspace n'était même pas une chose jusqu'en 2020.
Offrez-vous une messagerie professionnelle gratuite ?
Selon les exigences de votre entreprise. De nombreux services de messagerie gratuits, y compris Zoho Mail, fonctionneront pour vous si vous n'avez besoin que d'un seul compte. Envisagez de passer à une société d'hébergement Web qui offre une messagerie professionnelle illimitée si vous avez besoin de plus d'abonnés, comme Bluehost ou DreamHost.
Tout le monde peut-il créer un e-mail professionnel ?
Pour créer un compte de messagerie professionnel gratuit, vous devez disposer d'un nom de domaine et d'un site Web. Vos e-mails professionnels devront donc être traités par un fournisseur de services de messagerie. Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour établir une adresse e-mail professionnelle crédible.
Pourquoi ai-je besoin d'un e-mail professionnel ?
L'un des moyens les plus populaires de contacter des clients potentiels est le courrier électronique. Une adresse e-mail professionnelle inspire confiance, surtout si elle provient d'un site Web fiable. Cela augmentera la probabilité que votre entreprise attire de nouveaux clients.
Quelle est la différence entre Gmail et la messagerie professionnelle ?
Le domaine de messagerie est celui où les deux divergent le plus. Contrairement à Gmail gratuit, un compte Gmail d'entreprise nécessite que vous disposiez d'une adresse de domaine où toutes les conversations sont adressées. Cependant, Gmail pour les entreprises offre des fonctionnalités plus avancées et des limitations de stockage plus importantes.
Conclusion
La messagerie professionnelle est essentielle pour atteindre vos objectifs. Donc, si vous utilisez ce qui précède, vous verrez certainement votre entreprise en bien meilleure forme.
FAQ sur les e-mails professionnels
Quel e-mail est le meilleur pour un e-mail professionnel ?
- Gmail.
- Courrier Proton.
- Bluehost.
- Yahoo Mail.
- ZohoMail.
- Perspective.
- Namecheap
Combien coûte l'obtention d'un e-mail professionnel ?
Office 365 Business Basic - fonctionnalité de base - 5 USD par utilisateur / mois. Office 365 Business Standard – outils de gestion d'entreprise supplémentaires et suite bureautique de bureau – 12.50 $ par utilisateur et par mois. Office 365 Business Premium – sécurité avancée et gestion des postes de travail – 20 USD par utilisateur/mois
Comment obtenir un e-mail professionnel ?
- Obtenez un nom de domaine.
- Accédez à Google Workspace et achetez un forfait.
- Configurez votre console d'administration à partir de la page d'accueil de Google Workspace.
- Vérifiez votre domaine.
- Créez votre adresse e-mail professionnelle.
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