Alors que les entreprises cherchent des moyens de réduire les coûts, d'augmenter la productivité et d'améliorer la qualité de leurs produits et services, l'automatisation des processus métier (BPA) a gagné en popularité ces dernières années. Nous verrons ce qu'est l'automatisation des processus métier, pourquoi elle est utile et comment l'utiliser dans votre entreprise dans ce blog. Puisqu'elle permet aux entreprises de toutes tailles de rationaliser leurs opérations, d'augmenter leur productivité et de réduire leurs coûts, l'automatisation des processus métier est devenue essentielle. En outre, une organisation peut grandement bénéficier de l'automatisation des processus métier, qui peut augmenter la productivité, réduire les coûts, améliorer l'assurance qualité et accroître l'agilité. Les besoins, les finances et le savoir-faire technique de votre entreprise joueront tous un rôle dans la sélection du meilleur logiciel d'automatisation des processus métier.
Automatisation des affaires
Une entreprise utilise un processus métier, qui est un ensemble de tâches ou d'activités connexes, pour réaliser une tâche ou un objectif particulier. Il s'agit d'une série d'actions bien organisées et réitérables qui accepte des intrants, génère des extrants et implique souvent plusieurs parties prenantes, notamment des partenaires, des fournisseurs, des clients et des employés. Les processus opérationnels sont créés pour aider une organisation à atteindre ses buts et objectifs de manière méthodique et efficace.
L'utilisation d'une technologie de pointe pour automatiser les opérations commerciales de routine est connue sous le nom d'automatisation des processus métier (BPA). La saisie de données, la création de rapports, la planification ainsi que la communication sont quelques exemples de ces tâches. BPA cherche à augmenter la productivité, à réduire les dépenses et à augmenter le calibre des biens et services.
L'utilisation de logiciels pour réduire et améliorer l'effort humain au sein d'un processus métier particulier est connue sous le nom d'automatisation des processus métier. L'objectif principal de BPA est d'automatiser autant de composants de processus que possible, car chaque processus est composé d'une variété de tâches et de flux de travail.
De plus, le processus d'automatisation implique de déterminer quelles tâches peuvent être automatisées et de créer un flux de travail pouvant être exécuté par un programme informatique ou un réseau de systèmes connectés. Une fois le flux de travail créé, il est testé, mis en service et le personnel est informé de l'utilisation du nouveau système.
BPA peut être trouvé dans une variété de domaines, y compris la gestion, la saisie de données, le service client, les processus RH, le marketing et les ventes.
Processus couramment automatisés
- Notifications push ainsi que par e-mail
- Un service d'assistance
- Création d'études de cas pour les clients
- Collecte et déplacement de données
- Sauvegarde et restauration
- Demande de congés salariés
- Approvisionnement
- Opérations de centre d'appels
- Commandes
- Suivi des heures et des présences
- Paie
- Facturation
- Collections
- Lancements de produits
- Mise en place
Types d'automatisation des processus métier (BPA)
# 1. Automatisation des processus robotiques (RPA)
La RPA est un type d'automatisation des processus métier qui automatise les tâches répétitives basées sur des règles à l'aide de robots logiciels ou de bots. Ces robots peuvent être programmés pour effectuer diverses tâches, notamment la saisie de données, le traitement des factures et l'exécution des commandes. La RPA peut augmenter la productivité tout en réduisant les erreurs et en améliorant la précision pour les entreprises. Les robots RPA peuvent également être configurés pour fonctionner en continu, ce qui permet aux entreprises de traiter rapidement et efficacement d'énormes quantités de données.
# 2. Gestion des processus métier (BPM)
La modélisation, l'analyse et l'optimisation des processus métier à l'aide d'outils logiciels font partie de l'automatisation des processus métier ou BPM. Le BPM peut en outre aider les entreprises à localiser les inefficacités opérationnelles, les goulots d'étranglement et les domaines d'amélioration potentiels. Le BPM peut aider les entreprises à rationaliser leurs opérations, à réduire les erreurs et à augmenter la productivité.
# 3. Intelligence artificielle (IA) et apprentissage automatique (ML)
Le traitement du langage naturel, l'analyse des sentiments et l'analyse prédictive sont des exemples de tâches complexes qui peuvent être automatisées à l'aide de l'IA et du ML. Les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, leurs expériences client et leur prise de décision grâce à l'intelligence artificielle et à l'apprentissage automatique. Pour le service client, les entreprises peuvent automatiser les chatbots afin que les clients puissent recevoir des réponses rapides à leurs questions sans avoir besoin d'interaction humaine.
# 4. Automatisation du flux de travail
L'automatisation du flux de travail est le processus d'automatisation de l'échange de tâches et d'informations entre différents services ou personnes à l'aide d'outils logiciels. Cette automatisation du flux de travail peut en outre aider les entreprises à réduire le travail manuel, à améliorer le travail d'équipe et à augmenter la productivité. L'automatisation des flux de travail, par exemple, peut être utilisée par les entreprises pour accélérer le processus d'approbation des bons de commande et des notes de frais.
Comment automatiser votre processus métier
#1. Identifier les processus à automatiser
Choisir lequel de vos processus métier peut être automatisé est la première étape du processus d'automatisation. it Essentiellement, commencez par examiner vos processus actuels pour identifier les activités qui sont répétitives, chronophages et sujettes aux erreurs. Ces tâches sont idéales pour l'automatisation.
#2. Définition du flux de travail
La définition du workflow intervient une fois que vous avez déterminé les processus à automatiser. Cela implique de décrire les étapes du processus et de déterminer ses entrées, ses sorties et ses points de retournement. Cela vous permettra en outre de faire la distinction entre les tâches qui peuvent être automatisées et celles qui nécessitent une intervention humaine.
#3. Sélectionnez les bons outils
Faire un choix judicieux lors de la sélection de l'outil d'automatisation idéal pour votre entreprise est essentiel. Des outils simples d'automatisation des tâches aux logiciels sophistiqués de gestion des processus métier (BPM), il existe une grande variété d'outils d'automatisation sur le marché. Lors de la sélection de l'outil approprié, tenez compte du degré d'automatisation dont vous avez besoin et de la complexité de vos processus.
#4. Créer et construire l'automatisation
La conception et le développement de l'automatisation est la prochaine étape après la sélection des outils appropriés. Pour ce faire, l'outil doit être configuré pour automatiser les tâches désignées et intégré à d'autres systèmes organisationnels. De plus, selon la complexité de vos processus, cette étape peut également nécessiter l'implication d'un groupe de développeurs.
#5. Tester et améliorer
Tout projet d'automatisation doit inclure des tests comme une étape cruciale. Après avoir créé l'automatisation, testez-la soigneusement pour vous assurer qu'elle fonctionne comme prévu. Au cours de cette étape, vous pouvez exécuter des tests sur des données factices, rechercher et corriger des bogues et affiner l'automatisation jusqu'à ce qu'elle réponde à vos besoins.
# 6. Entrainement d'employé
La formation de votre personnel est la prochaine étape après avoir testé et amélioré l'automatisation. Cela implique de leur apprendre à utiliser l'automatisation, de leur fournir de la documentation et du matériel de formation, et de s'assurer qu'ils comprennent ses avantages.
# 7. Évaluation du suivi des performances
Une fois l'automatisation en place, vérifiez et évaluez périodiquement ses performances. Cela vous permettra de repérer d'éventuels problèmes ou points d'amélioration potentiels et d'effectuer les ajustements nécessaires pour garantir que l'automatisation continue de répondre à vos besoins.
Avantages de l'automatisation des affaires
#1. Efficacité améliorée
Le BPA peut contribuer à la simplification des processus et raccourcir les délais d'exécution en automatisant les tâches répétitives et manuelles. Des économies de coûts peuvent résulter d'une productivité et d'une efficacité accrues.
#2. Mesures d'économie
En automatisant des processus qui nécessiteraient autrement une intervention humaine, le BPA peut aider à réduire les coûts. Cela peut entraîner une réduction des coûts de main-d'œuvre, moins d'erreurs et un meilleur contrôle de la qualité.
#3. Temps de réaction plus rapides
Les temps de réponse peuvent également être accélérés avec l'aide de BPA en automatisant les procédures d'approbation et de communication. Cela peut aider les entreprises à répondre rapidement aux demandes des clients et à résoudre les problèmes à temps.
#4. Simplification des processus
Les processus simplifiés sont l'un des merveilleux avantages d'un système d'automatisation des processus. Essentiellement, l'élimination des activités inutiles et la concentration sont simplifiées par une responsabilité claire, des notifications personnalisables, des informations précieuses et des délais d'exécution plus rapides.
# 5. Améliorations de la gestion des données
La saisie, le stockage et la récupération des données peuvent tous être automatisés avec BPA pour faciliter la gestion des données. La prise de meilleures décisions commerciales peut résulter de la disponibilité de données plus précises et plus fiables.
# 6. Une meilleure répartition des ressources
En automatisant les tâches de gestion des ressources telles que la planification et la planification des capacités, BPA peut également aider les organisations à allouer les ressources plus efficacement.
#7. Uniformité opérationnelle
Vous pouvez compter sur un niveau constant de résultats chaque fois que vous automatisez un processus métier. En positionnant votre entreprise comme fiable, la standardisation peut vous aider à gagner plus de clients.
# 8. Expérience client améliorée
BPA peut améliorer l'expérience client en réduisant la charge de travail des représentants du service client tout en améliorant les temps de réponse en automatisant les tâches du service client telles que les systèmes de billetterie et les chatbots.
Inconvénients de l'automatisation commerciale
#1. Coût de mise en œuvre
La majorité des outils d'automatisation d'entreprise coûtent des frais d'installation uniques et des frais d'abonnement mensuels à utiliser.
#2. Besoin de personnel qualifié
L'intégration et la formation des employés sont nécessaires pour les aider à utiliser les nouveaux outils d'automatisation. Par conséquent, cela pourrait nécessiter un engagement important en temps et en efforts.
#3. Les problèmes de sécurité
La collecte de données commerciales est un élément crucial de l'automatisation commerciale contemporaine. Cela peut augmenter la vulnérabilité de vos données aux violations et aux attaques malveillantes, même si cela favorise l'efficacité et les décisions basées sur les données. Les systèmes d'automatisation numérique peuvent exposer les données de votre entreprise au piratage et à d'autres attaques extérieures s'ils ne sont pas correctement sécurisés.
Exemples d'automatisation commerciale
#1. Ressources humaines
Les professionnels des RH peuvent gagner du temps et accroître la précision en automatisant les procédures RH telles que l'embauche, l'évaluation des performances et la paie. De nombreuses entreprises automatisent ces processus à l'aide d'outils BPA, ce qui donne aux professionnels des RH plus de temps pour travailler sur des projets plus importants.
#2. Service Clients
L'automatisation des processus de service client tels que les systèmes de billetterie, l'assistance par chat et l'assistance téléphonique est possible à l'aide de chatbots et d'autres outils d'automatisation. En plus d'accélérer les temps de réponse, cela améliore l'expérience client.
#3. Fabrication
L'automatisation est utilisée pour améliorer les procédures de fabrication telles que le traitement des commandes, la gestion des stocks et le contrôle de la qualité. Les entreprises manufacturières peuvent également augmenter la précision, la cohérence et la productivité en automatisant ces processus.
#4. Comptabilité
Les tâches comptables pouvant être automatisées comprennent les comptes fournisseurs, les comptes clients et les rapports financiers. De plus, cela peut aider à améliorer la précision, à réduire les erreurs et à gagner du temps. Pour automatiser ces processus, de nombreuses entreprises utilisent des outils BPA comme des logiciels de comptabilité.
#5. Saisie et gestion des données
La saisie et la gestion des données peuvent être automatisées grâce à l'utilisation d'outils logiciels, ce qui réduit les besoins en main-d'œuvre et le risque d'erreur. Cela inclut également des actions telles que la saisie de commandes, le traitement des factures et la gestion des données client.
#6. Gestion de l'inventaire
À l'aide de programmes informatiques qui assurent le suivi des niveaux de stock, traitent automatiquement les commandes et gèrent les niveaux de stock, la gestion des stocks peut être automatisée. Cela peut également aider les entreprises à réduire les ruptures de stock et les stocks excédentaires, améliorant ainsi la productivité et la rentabilité.
Logiciel d'automatisation commerciale
Les logiciels d'automatisation des processus métier (BPA) permettent aux organisations d'automatiser les tâches manuelles et répétitives, de restructurer les flux de travail et d'améliorer les opérations. Une variété de fonctionnalités sont offertes par ces logiciels, y compris les générateurs de flux de travail par glisser-déposer, l'attribution et le suivi des tâches, les rapports et analyses en temps réel et les intégrations avec d'autres logiciels.
La technologie utilisée pour planifier, exécuter et suivre l'automatisation des processus est connue sous le nom de logiciel d'automatisation des processus métier (ou simplement logiciel BPA). Des noms supplémentaires pour cela incluent l'outil BPA, la plate-forme BPA et la solution BPA.
Facteurs à prendre en compte lors du choix du logiciel BPA
#1. Gestion des tâches
La délégation des tâches, la définition des délais et des rappels et le suivi des progrès en temps réel devraient tous être possibles avec le logiciel. De plus, il doit envoyer des notifications et des alertes pour tenir tout le monde informé et dans les délais.
#2. Analyse des données et rapports
Il est tout aussi important de rechercher un logiciel BPA qui offre une analyse approfondie de vos processus, y compris le temps de cycle, les goulots d'étranglement et la conformité. Pour vous aider à trouver des opportunités d'amélioration et à rationaliser vos flux de travail, le logiciel doit vous permettre de créer des rapports et des tableaux de bord entièrement personnalisables.
#3. Assistance et formation
Sélectionnez un logiciel BPA qui fournit un support client complet, tel que du matériel de formation, des manuels d'utilisation et une équipe de support spécialisée. Pour suivre les dernières tendances du marché et les meilleures pratiques, le logiciel doit également proposer des mises à jour fréquentes et de nouvelles fonctionnalités.
# 4. Intégration
Idéalement, votre logiciel BPA s'intégrera à d'autres applications que vous utilisez déjà, telles que la gestion de projet, le CRM et l'ERP.
Voici quelques-uns des meilleurs logiciels d'automatisation d'entreprise :
# 1. Wrike
Un outil BPA appelé Wrike fournit des fonctionnalités pour la collaboration, l'automatisation des flux de travail et la gestion de projet. Il offre des rapports en temps réel, des workflows adaptables et des intégrations système avec différentes applications.
# 2. Zoho Créateur
Une plate-forme low-code appelée Zoho Creator permet aux entreprises de créer des applications Web et mobiles uniques, d'automatiser les flux de travail et de gérer les données.
# 3. Microsoft Power Automatiser
Une plate-forme d'automatisation basée sur le cloud appelée Microsoft Power Automate (anciennement Microsoft Flow) permet aux entreprises de créer des flux de travail automatisés et de les intégrer à d'autres produits Microsoft.
# 4. Zapier
Avec l'aide de la plate-forme d'automatisation basée sur le cloud Zapier, les entreprises peuvent rationaliser les processus et se connecter à d'autres logiciels.
# 5. Automatisation IBM
Une plate-forme d'automatisation basée sur le cloud appelée IBM Automation permet aux entreprises d'automatiser leurs workflows et de les intégrer à d'autres applications IBM.
Quels sont les différents types d'automatisation commerciale ?
- Process Automation
- Automatisation de l'intégration
- Automatisation de base
- Intelligence artificielle
- Automatisation des processus robotiques
Quelles sont les 4 phases de l'automatisation des processus métier ?
L'automatisation des processus métier comporte quatre étapes : l'analyse, la mise en œuvre, l'intégration, la maintenance et l'assistance.
Quels sont trois exemples d'automatisation des processus métier ?
- Service à la clientèle
- Saisie de données
- Fabrication
Pourquoi les petites entreprises devraient-elles s'automatiser ?
Cela facilitera l'enregistrement de chaque interaction client et peut améliorer le service client. Vous pouvez créer et organiser des rapports sur les prospects et les ventes en automatisant votre CRM. Il facilite également le suivi des programmes de fidélisation des clients, des factures et des taux de satisfaction des clients.
Quelles parties d'une entreprise peuvent être automatisées ?
- Saisie de données
- Traitement de la commande
- Service à la clientèle
- Stratégie
- Ventes
- Comptabilité
- Fabrication
- Chaîne d'approvisionnement et commerce de détail
- Ressource humaine
Conclusion
Les entreprises de divers secteurs utilisent l'automatisation des processus métier (BPA) pour améliorer leur efficacité et stimuler leur expansion. Par conséquent, l'automatisation des processus métier est utilisée dans tous les secteurs pour améliorer l'efficacité, réduire les dépenses et augmenter la productivité.
Ainsi, lors de la sélection du meilleur logiciel BPA, il est important de prendre en compte les besoins, les finances et le niveau d'expertise technique de votre entreprise. Un logiciel avec un générateur de flux de travail convivial, des fonctionnalités de gestion des tâches efficaces, des rapports et des analyses en temps réel, des intégrations avec d'autres outils logiciels, une évolutivité, ainsi qu'un support et une formation approfondis sont ce que vous devriez rechercher. Les entreprises peuvent se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée qui stimulent la croissance et l'innovation en automatisant les tâches répétitives et chronophages.
En résumé, trouver les processus appropriés à automatiser, sélectionner les meilleurs outils BPM et s'assurer que l'ensemble de l'organisation prend en charge l'initiative d'automatisation sont les clés d'une mise en œuvre réussie de BPA. Les entreprises peuvent utiliser la puissance de BPA pour transformer leurs opérations et maintenir leur compétitivité dans l'environnement commercial dynamique d'aujourd'hui en planifiant, mettant en œuvre et surveillant avec soin.
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Bibliographie
