L'amélioration des niveaux de productivité des employés dans une organisation devrait être sur la liste de tous les gestionnaires, et l'une des multiples façons d'y parvenir est de pratiquer la gestion des absences.
La mise en place d'un système efficace de gestion des absences pour réduire l'absentéisme sera bénéfique pour l'organisation, en particulier si les employeurs définissent leur politique de gestion des absences pour aider les employés à s'absenter du travail lorsque leur santé l'exige et leur permettre de revenir quand ils le peuvent.
Alors, qu'est-ce que la gestion des absences implique de plus ? Explorons la gestion des absences, ses politiques, ses avantages et ses systèmes.
Qu'est-ce que la gestion des absences ?
La gestion des absences est un élément essentiel de la productivité d'une main-d'œuvre. Les employeurs utilisent des politiques, des procédures ou des programmes pour réduire les absences des employés, empêcher les employés de se gêner et augmenter la productivité des employés.
De plus, il s'agit de trouver un équilibre entre soutenir les travailleurs qui s'absentent du travail en raison d'une maladie, d'une blessure ou de situations inévitables et pénaliser ceux dont les absences sont suspectes ou excessives.
Qu'est-ce que la politique de gestion des absences ?
Les entreprises devraient avoir des politiques claires qui indiquent aux employés leurs droits et leurs responsabilités lorsqu'ils ne sont pas au travail. Cette politique doit également soutenir les objectifs commerciaux et la culture de l'entreprise.
Les employeurs sont tenus par la loi d'informer leurs travailleurs de toutes les règles concernant le fait d'être malade ou blessé et de ne pas pouvoir travailler, y compris les règles concernant les indemnités de maladie.
La politique devrait inclure les éléments suivants :
- Précisions sur les conditions d'insolvabilité contractuelle et leur lien avec l'indemnité légale de maladie.
- Qui et quand les employés doivent communiquer s'ils ne peuvent pas se présenter au travail.
- Les dates limites auxquelles les employés doivent remplir le formulaire d'autocertification.
- Informations sur le moment où les employés doivent soumettre la lettre d'aptitude de leur médecin.
- Combien de systèmes d'examen ou de points de déclenchement l'employeur peut utiliser au travail
- Un entretien de retour à l'emploi.
- Information aux employés sur les changements qui pourraient être nécessaires pour les aider à retourner au travail le plus tôt possible.
Quels sont les composants de la gestion des absences ?
La gestion des absences est essentielle à la gestion des ressources humaines d'une organisation, en se concentrant sur la réduction de l'absentéisme des employés, en évitant les perturbations de la main-d'œuvre et en maximisant la productivité.
Les composantes et les meilleures pratiques impliquées dans une gestion efficace des absences sont :
#1. Politique d'absence
Une politique d'absence bien définie est essentielle pour clarifier les attentes des employeurs et des employés en matière de temps libre.
La politique doit inclure les types d'absences autorisées, la méthode de demande de congé, le processus d'approbation et les mesures disciplinaires en cas d'absences fréquentes ou de retards non justifiés.
#2. la communication
Une communication fréquente avec les employés sur les politiques de gestion des absences permet de gérer plus efficacement les absences des employés.
Le partage des politiques de demande de congés lors de l'intégration des employés et le renforcement régulier des directives peuvent créer une prise de conscience et minimiser l'absentéisme.
#3. Formation managériale
La formation des responsables sur les politiques de l'entreprise et les réglementations fédérales et étatiques leur permet de répondre aux demandes de congé des employés de manière cohérente et précise.
Cette formation devrait inclure les exigences de conformité et les obligations de tenue de registres.
#4. Capacités de suivi améliorées
L'utilisation d'un logiciel de gestion des absences ou d'une solution RH externalisée intégrée à la paie peut aider à suivre les demandes de congé des employés plus efficacement que les processus manuels.
Le logiciel de gestion des effectifs peut également gérer les demandes de congés des employés, suivre les tendances de présence et permettre des interventions en temps opportun.
#5. Outils en libre-service
Donner aux employés des outils en libre-service pour demander un congé, consulter leur calendrier de congé, vérifier la protection de l'emploi et gérer leur congé actuel peut soutenir les efforts de conformité et améliorer l'expérience des employés
#6. Initiatives de bien-être
La mise en œuvre de programmes de bien-être, de services médicaux internes et d'environnements de travail flexibles peut aider à réduire l'absentéisme et à améliorer l'engagement, la productivité et l'équilibre travail-vie personnelle des employés.
En mettant en œuvre ces composants, les organisations peuvent mieux gérer leur main-d'œuvre, améliorer l'expérience des employés et maintenir la conformité aux réglementations en vigueur.
Quel est l'objectif de la gestion des absences ?
L'objectif de la gestion des absences est de régir l'absentéisme des employés au sein d'une organisation, de soutenir la conformité aux lois fédérales et étatiques sur les congés et de maintenir un environnement de travail productif et efficace tout en garantissant le bien-être des employés.
Les managers doivent mettre en place un système de gestion des absences qui fonctionne bien et est facile à utiliser pour réduire l'absentéisme et l'empêcher de se produire autant que possible.
Pour atteindre cet objectif, la gestion des absences implique les éléments suivants :
- Créer des politiques et des procédures claires et bien communiquées
- Offrir une formation en gestion pour aider les gestionnaires à gérer les congés des employés
- Améliorez les capacités de suivi grâce à un logiciel pour simplifier la collecte et l'analyse des données.
- Mettez en place des outils en libre-service qui permettent aux employés de gérer et de suivre leurs absences.
- Encouragez la communication entre les gestionnaires et les employés.
- Suivez et surveillez régulièrement les absences, effectuez des vérifications et résolvez tout problème sous-jacent contribuant aux absences des employés.
Quels sont les avantages de la gestion des absences ?
La gestion des absences des employés est cruciale pour les organisations afin de maintenir la productivité, d'assurer le bon fonctionnement et de soutenir le bien-être des employés.
Voici certains des avantages de la gestion des absences :
#1. Absentéisme réduit
Des politiques et procédures efficaces de gestion des absences peuvent aider à réduire les absences non autorisées et imprévues, en assurant une meilleure planification de la main-d'œuvre et en minimisant les perturbations des opérations quotidiennes.
#2. Amélioration du moral et de l'engagement des employés
Lorsque les organisations soutiennent et valorisent leurs employés, ils sont plus susceptibles de s'engager et de s'engager dans leur travail et ne prendront probablement pas de congés non planifiés.
#3. Meilleure gestion de la charge de travail
La gestion proactive des absences permet une meilleure planification et répartition des charges de travail entre les membres de l'équipe, réduisant le risque d'épuisement professionnel et maintenant les niveaux de productivité.
#4. Conformité améliorée
Une gestion efficace des absences peut aider les organisations à se conformer aux exigences légales et réglementaires, telles que la Family and Medical Leave Act (FMLA) aux États-Unis.
#5. Économies de coûts
En réduisant l'absentéisme et en améliorant la productivité, les organisations peuvent économiser sur les coûts associés aux absences des employés, tels que la perte de productivité, la rémunération des heures supplémentaires et le personnel temporaire.
#6. Processus rationalisés
Un système de gestion des absences peut aider à automatiser et à rationaliser les processus liés aux absences, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les charges administratives pour les équipes RH.
#7. Prise de décision basée sur les données
Un logiciel de gestion des absences peut fournir des données et des informations précieuses sur les tendances et les schémas d'absence, permettant aux organisations de prendre des décisions éclairées, d'identifier les problèmes potentiels et de développer des stratégies pour les résoudre.
Types de systèmes de gestion des absences
- Gestion des absences en éducation de première ligne (AESOP)
- Gestion des absences du principal
- Matrice de gestion des absences
Qu'est-ce que la gestion des absences de Frontline Education ?
Frontline Education Absence Management, qui s'appelait autrefois AESOP, est le système le mieux automatisé pour gérer les absences et trouver des enseignants suppléants aux États-Unis. Plus de 4,000 XNUMX districts scolaires l'utilisent.
De plus, en tant que logiciel en tant que service (SaaS), Aesop ne nécessite aucun matériel, logiciel ou ligne téléphonique dans le district pour la gestion des absences. Au lieu de cela, tous les employés peuvent accéder au service par téléphone ou par Internet à tout moment et n'importe où.
Frontline Education Absence Management (anciennement AESOP) collecte de nombreuses données qui peuvent être utilisées pour mieux gérer les absences des employés et permet de gagner beaucoup de temps sur les sous-appels manuels. De plus, Aesop réduit le temps passé à saisir des données en s'intégrant à d'autres programmes.
Frontline Education Absence Management (anciennement AESOP) fournit :
- Trouver des remplaçants qualifiés
- Identifier les tendances pour améliorer l'assiduité des employés
- Intégration facile des données avec d'autres fournisseurs de logiciels
- Gestion du planning des remplaçants
Frontline Absence Management (AESOP) propose également une application mobile avec diverses fonctionnalités pour les administrateurs, les remplaçants et les employés.
Comment créer une absence sur Frontline ?
Pour créer une absence sur Frontline, vous pouvez utiliser l'application mobile Frontline, qui est disponible pour les clients Frontline Absence & Time utilisant la fonctionnalité améliorée de la plate-forme Frontline Insights.
Voici un guide étape par étape sur la façon de créer une absence à l'aide de l'application mobile :
Vous pouvez créer une nouvelle absence via l'une des deux options de l'application. Cliquez sur « Absences aujourd'hui » sur la page d'accueil, accédez au menu et sélectionnez l'option « Absences ». Depuis cette page, appuyez sur le bouton "+".
#2. Étapes de création d'absence
Cette sélection ouvre l'étape 2 du processus de création d'absence. À partir de là, vous sélectionnerez un motif d'absence, puis appuyez sur la flèche dans le coin inférieur droit pour continuer.
#3. Date
Sélectionnez une date (ou une plage de dates) dans le calendrier et appuyez sur la flèche en bas à droite pour continuer.
#4. Durée
Choisissez parmi une liste de plages horaires qui incluent "Journée complète", "Demi-journée AM", "Demi-journée PM" et/ou "Personnalisé". Si vous sélectionnez l'option "Personnalisé", vous pouvez sélectionner l'icône en forme de crayon à côté des heures de début et de fin pour indiquer la période alternative.
#5. Remplaçant
Vous verrez une invite pour identifier si un substitut est requis. Sélectionnez l'option « Oui » ou « Non » en fonction des exigences de votre poste et appuyez sur la flèche droite pour continuer.
#6. Page de résumé
La dernière page de résumé donne un aperçu des sélections que vous avez faites. Ces détails incluent le lieu, la raison de l'absence, le délai et la confirmation de la nécessité d'un remplaçant. Vous pouvez également inclure une note personnelle à l'administrateur avant de soumettre l'absence.
Une fois que vous êtes prêt, appuyez sur « Submit Absence » pour créer la demande d'absence. L'application affichera les détails de l'absence si vous sélectionnez l'option "Afficher l'absence".
Passez en revue ces détails si nécessaire et appuyez sur "Modifier" (dans le coin supérieur gauche) si des ajustements doivent être apportés. Sinon, appuyez sur le bouton "Accueil" en bas pour revenir à la page d'accueil.
Comment puis-je me connecter à Frontline Education ?
Pour vous connecter à Frontline Education, vous pouvez suivre ces étapes :
- Visitez la page de connexion de Frontline Education à l'adresse login.frontlineeducation.com.
- Si vous avez un identifiant Frontline, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur "Connexion". Si vous avez oublié votre nom d'utilisateur ou votre mot de passe, cliquez sur « Nom d'utilisateur oublié » ou « Mot de passe oublié » pour récupérer vos informations d'identification.
- Sinon, si votre organisation utilise l'authentification unique (SSO), cliquez sur « Se connecter avec l'authentification unique de l'organisation » et suivez les invites pour saisir les informations d'identification de votre organisation.
Frontline Education propose différents produits et services, et le processus de connexion peut varier légèrement en fonction du produit spécifique que vous utilisez.
Comment écrire un message d'absence ?
Pour rédiger un message d'absence convaincant, également appelé message d'absence du bureau (OOO), vous devez inclure les éléments suivants :
- Accueil professionnel: Commencez votre message par une salutation polie et professionnelle.
- Raison de l'absence: En option, vous pouvez mentionner votre absence. Soyez concis et évitez de partager trop d'informations personnelles.
- Dates d'absence: Indiquez clairement les dates de votre absence, y compris celles de votre retour.
- Accès par courriel: Informez l'expéditeur si vous aurez un accès limité ou inexistant aux e-mails pendant votre absence.
- Temps de réponse estimé: fournissez une date estimée à laquelle l'expéditeur peut attendre votre réponse.
- Contact alternatif: Offrir un point de contact pour les demandes urgentes ou d'assistance.
Comment rédiger un formulaire d'absence ?
Pour rédiger un formulaire d'absence ou une lettre de congé, procédez comme suit :
- Tapez votre adresse dans le coin supérieur droit de la page ou dans le coin supérieur gauche.
- Inclure la date sous l'en-tête. Si votre demande est envoyée par e-mail, vous pouvez ignorer cette partie.
- Si vous envoyez votre demande par e-mail, utilisez un nom d'objet approprié, tel que "Demande d'autorisation d'absence".
- Ajoutez l'adresse de votre entreprise quelques lignes sous la date. Si c'est par e-mail, ignorez cette étape.
- Adressez-vous correctement à votre patron dans une lettre officielle, par exemple, "Cher Henry" ou "Chère Mme Hanna"
- Indiquez le motif de votre demande et les dates auxquelles vous serez en arrêt de travail.
- Soyez transparent et expliquez pourquoi vous avez besoin des jours de congé spécifiés. Cela minimisera tout conflit potentiel avec votre responsable et l'aidera à comprendre votre demande.
- Dans votre dernier paragraphe, expliquez comment votre travail sera couvert en votre absence, comment vous comptez faciliter au maximum votre départ et comment vous pouvez être joint en cas d'urgence.
- Terminez votre lettre par une appréciation de votre travail et de votre entreprise, et remerciez votre patron pour sa considération.
- Si vous remettez une lettre imprimée, ajoutez une signature manuscrite. Si vous envoyez un e-mail, tapez simplement votre nom.
- Remettez une copie de votre demande au service des ressources humaines, car ils auront besoin de ces informations pour vos dossiers personnels.
- Enfin, examinez votre demande avant de l'envoyer pour vous assurer que les informations sont correctes et que les points sont clairs.
- POLITIQUE SUR LES CONGÉS SANS ACCÈS : tout ce que vous devez savoir
- COMMENT ANNULER LE TRAVAIL : Demander un congé autorisé
- GESTION DES EFFECTIFS (WFM) : définition et fonctionnement
Bibliographie
