La télécopie existe depuis de nombreuses décennies. Traditionnellement, les télécopieurs étaient utilisés pour envoyer des correspondances commerciales, y compris des notes de service et des lettres. À l'époque, les machines étaient préférées car elles étaient plus rapides que le courrier postal. Mais dans le monde numérique d'aujourd'hui, les entreprises ont remplacé les processus de télécopie traditionnels par des télécopies en ligne.
Les avancées technologiques permettent désormais entreprises pour envoyer et recevoir des fax par e-mail. Il a amélioré la télécopie professionnelle et l'a rendu plus privé et sécurisé. Bien que plusieurs canaux de communication tels que les SMS, les appels téléphoniques et les messages sur les réseaux sociaux permettant aux entreprises de se connecter directement avec les clients aient émergé, le fax a conservé son efficacité.
Mais la plupart des entreprises n'ont pas encore intégré le fax dans leurs processus métier, un défi qui a conduit à l'utilisation des processus de fax modernes.
Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, voici cinq pratiques qui peuvent vous aider à rationaliser les processus de télécopie dans votre entreprise :
#1. Adoptez les signatures électroniques
Un moyen efficace de rationaliser la télécopie consiste à adopter des signatures électroniques dans vos processus commerciaux. Les fax en ligne permettent aux entreprises de créer des signatures numériques chaque fois qu'il est nécessaire d'envoyer des fichiers confidentiels. Étant donné que les images de signature ont un aspect professionnel, elles facilitent la démonstration de la crédibilité et de la fiabilité.
L'utilisation de signatures électroniques sur eFax permet aux entreprises de gagner du temps. Traditionnellement, les entreprises devaient imprimer tout document qui leur était envoyé avant de le signer, de le scanner et de le renvoyer. Les fax en ligne ont changé tout cela.
L'utilisation de serveurs de fax permet aux entreprises de signer des documents sans les imprimer. Les personnes qui sont toujours en déplacement trouveront cette solution très pratique, principalement parce qu'elles peuvent entreprendre l'ensemble du processus sur leur téléphone.
Les signatures électroniques offrent également une plus grande sécurité pour les documents hautement sensibles et confidentiels que les documents imprimés conventionnels.
#2. Utiliser les applications de service de télécopie
L'une des pratiques que vous pouvez rationaliser dans le processus de télécopie de votre entreprise consiste à envoyer des applications de service de télécopie qui permettent à votre équipe d'exploiter le système de télécopie à partir de leurs formulaires. Les applications de service de télécopie permettent aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des télécopies sur leur téléphone avant de les transmettre au télécopieur.
Les entreprises qui adoptent l'utilisation d'applications de service de télécopie peuvent gagner du temps dans le processus de télécopie. Il a besoin de numériser un document entier, de le télécharger en ligne, puis de l'envoyer par e-mail est éliminé. Au lieu de cela, le service transmet les documents instantanément une fois reçus dans le chargeur de documents et le numéro de fax du destinataire est saisi.
Lorsque des fichiers volumineux doivent être joints, les entreprises doivent envisager de télécharger des documents envoyés ou reçus lorsque des fichiers volumineux sont impliqués. Cela signifie que si votre entreprise intègre la télécopie en ligne dans sa communication, vous pourriez explorer l'utilisation de services basés sur le cloud qui permettent la transmission de fichiers PDF ou d'images.
#3. Formez votre personnel
En tant que technologie sans papier, la télécopie en ligne est un investissement nécessaire pour toute entreprise. Pour l'exécuter correctement, les entreprises doivent élaborer un plan d'exécution clair pour guider la transition d'un bureau sur papier à un bureau sans papier.
Outre l'acquisition de l'équipement nécessaire, un bon plan d'exécution devrait englober la formation des employés. La participation des employés est au cœur de la rationalisation du processus de télécopie de votre entreprise. Mais ils ne peuvent adopter la technologie de télécopie en ligne que s'ils se sentent habilités à l'utiliser. Vos employés doivent être formés et bien sensibilisés sur la nécessité d'adopter la pratique.
Envisagez de développer un programme de formation pour les aider à comprendre les principes fondamentaux de la télécopie électronique et comment utiliser correctement les outils de support pour l'utilisation. Pensez à leur montrer comment télécopies en ligne travailler. Vous pouvez également configurer leurs téléphones et leurs e-mails pour leur permettre d'envoyer et de recevoir des fax.
Permettre à votre personnel d'utiliser le fax en ligne permet à votre entreprise de rallier tout le monde derrière la technologie avec une bonne compréhension des raisons pour lesquelles l'entreprise passe à la technologie sans papier.
#4. Ajouter une page de garde aux fax en ligne
Même avec les avancées technologiques dans le monde d'aujourd'hui, vos messages faxés doivent conserver leur professionnalisme. Les fax en ligne sont envoyés et reçus par e-mail. Bien que les e-mails puissent passer pour des moyens de communication professionnels, le transfert de documents via ce canal laisse peu ou pas d'impression sur le destinataire.
Vous pouvez différencier les messages que vous télécopiez en ligne en incluant une page de garde sur les documents envoyés par votre entreprise. Il garantit que votre communication laisse une première impression positive sur ceux qui la reçoivent. Il leur laisse également des détails essentiels sur votre entreprise, y compris le nom de l'entreprise, le numéro de téléphone et l'adresse.
#5. Investissez dans une bonne connexion Internet
Internet permet aux utilisateurs de transmettre facilement et en toute sécurité des documents depuis n'importe quelle partie du monde. Les entreprises doivent disposer d'une bonne connexion Internet pour suivre le processus de transmission afin d'envoyer et de recevoir des télécopies en ligne.
Sans une connexion stable, les entreprises ne peuvent pas accéder aux services de télécopie Web ou joindre des documents aux e-mails. Bien qu'il soit possible d'envoyer des fax urgents via une connexion Internet faible, votre entreprise a besoin d'une connexion stable pour transmettre des fichiers entrants et sortants lourds.
#6. Archiver les fichiers fax dans le cloud
L'un des avantages que les télécopies en ligne offrent aux entreprises est qu'elles réduisent ou éliminent l'impression de documents. Mais même avec la transmission de documents numériques, les entreprises doivent toujours les archiver pour référence future. La meilleure façon d'archiver les fichiers eFax est de les stocker dans un espace de stockage basé sur le cloud. L'utilisation du stockage basé sur le cloud présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Il s'agit notamment de donner aux employés l'accès aux documents archivés à tout moment et de n'importe où. Il leur permet également de rechercher dans les archives et de récupérer des informations lorsque le besoin s'en fait sentir. Le stockage en nuage permet également aux entreprises d'envoyer et de recevoir plus facilement des fichiers volumineux qui ne peuvent pas être envoyés par e-mail.
Réflexions finales
La télécopie professionnelle a gagné en popularité en raison de la commodité qu'elle offre aux entreprises. Contrairement aux télécopies traditionnelles, la télécopie en ligne permet aux employés de recevoir et d'envoyer des documents à tout moment et de n'importe où. Il élimine efficacement le besoin d'attendre votre retour au bureau pour envoyer ou recevoir des documents. Ces aspects font qu'il est essentiel pour les entreprises d'améliorer leurs processus de télécopie et de les rendre plus efficaces. Si vous cherchez à améliorer le processus de télécopie de votre entreprise, appliquez les six pratiques décrites ci-dessus.
