En raison de la génération quotidienne de centaines d'ordres de travail, les entreprises peuvent être dépassées et perdre de vue leurs objectifs opérationnels primordiaux. Vous pouvez résoudre ce problème en utilisant l'un des meilleurs logiciels de commande de travail, qui est couvert par la GMAO et le logiciel de gestion des services sur le terrain. Les ordres de travail seront définis dans cet article, ainsi que leur impact sur le travail sur le terrain.
Logiciel de bons de travail
Lors de l'exécution de tâches de plomberie, d'électricité, de CVC, d'installations et d'autres tâches de maintenance, les entrepreneurs et le personnel de terrain peuvent utiliser un logiciel de bon de travail comme outil gestion des services sur le terrain outil. Les opérations de service et de maintenance sur le terrain sont simplifiées, de l'acceptation des demandes des clients à la conclusion des tâches. Ce logiciel permet aux entrepreneurs d'attribuer, de gérer et de suivre efficacement les ordres de travail en temps réel. Sélectionnez le meilleur logiciel de bons de travail pour votre entreprise parmi les options gratuites et payantes.
Raisons d'utiliser un logiciel de bons de travail
Pour les opérations sur le terrain, le logiciel de bons de travail offre les avantages suivants :
#1. Suivre les travaux en un seul endroit
Tout d'abord, disposer de la plate-forme appropriée simplifie la livraison des ordres de travail. À l'aide d'un logiciel de bons de travail, vous pouvez facilement affecter et envoyer les bons travailleurs à des bons de travail particuliers sur le terrain. De plus, il permet aux techniciens de terrain d'enregistrer les heures de début et de fin des tâches et de soumettre des rapports d'avancement des travaux en temps réel. Vous pouvez bénéficier de délais d'exécution des tâches plus rapides avec cette capacité.
#2. Réduisez le temps consacré à la paperasserie
Deuxièmement, les soumissions papier traditionnelles sur le terrain nécessitent souvent beaucoup de préparation et de temps. Un excellent substitut à cette approche est le logiciel de commande de travail. En outre, vous pouvez utiliser cet outil pour créer des formulaires de bon de travail et des rapports en ligne à l'aide de modèles personnalisés, ce qui vous permet d'économiser du temps et des efforts en numérisant ces formulaires, ce qui rend plus facile et plus efficace la capture d'informations sur les travaux effectués sur le terrain, vous donnant plus le temps d'accomplir des tâches importantes.
#3. Mettez les données dans une base de données centralisée.
Les systèmes à base de papier stockent fréquemment les papiers dans des boîtes qui, si elles ne sont pas manipulées de manière appropriée, peuvent entraîner une perte ou une destruction. En stockant tous vos documents dans une seule base de données, le logiciel de bon de travail résout ce problème. Vous n'aurez pas à vous soucier de perdre vos données car elles seront automatiquement enregistrées en ligne.
Le logiciel de bon de travail va encore plus loin. Vous pouvez localiser rapidement le document dont vous avez besoin en utilisant la capacité des informations à être filtrées et triées par taille, statut, dates et personnes affectées.
#4. Visualisez et suivez les performances des ordres de travail
En plus de remplir un bon de travail et de facturer le client, le logiciel de bon de travail a d'autres fonctionnalités. Basé sur la taille de l'organisation et le nombre de techniciens sur le terrain, il vous permet de suivre le nombre de bons de travail exécutés sur une période spécifique (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Ce logiciel affiche également la proportion de bons de travail qui ont été complétés, ce qui vous permet de surveiller et d'évaluer vos performances sur une certaine période de temps.
#5. Parlez aux techniciens de terrain
Enfin, le logiciel de bon de travail vous permet de contacter immédiatement des experts sur le terrain lorsqu'un bon de travail présente des difficultés techniques. Par exemple, vous pouvez sans effort transmettre de nouvelles instructions d'un client. Ils peuvent envoyer des photos étiquetées pour mettre en évidence les endroits qui doivent être corrigés en utilisant ce programme. De plus, il vous permet d'intégrer vos calendriers numériques pour éviter les doubles réservations et donner plus de travail aux travailleurs sur le terrain déjà surmenés.
Sélection de la plate-forme appropriée
Lors du traitement des ordres de réparation, les sous-traitants et les techniciens de terrain sont conscients de l'importance de la ponctualité et de l'efficacité de la coordination. La tâche est considérablement simplifiée si vous disposez des instruments appropriés. L'objectif du logiciel de commande de travail est de rationaliser les processus de tâches, de la soumission des demandes à la clôture, même si les services varient selon l'industrie.
Voici quelques aspects à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de bons de travail pour votre entreprise afin de vous aider à atteindre cet objectif :
- Convivialité : Dans quelle mesure le logiciel est-il convivial ? Les techniciens de Canfield utilisent cet outil pour accomplir efficacement leurs tâches ?
- Capacités de planification : comment pouvez-vous déléguer des tâches aux techniciens de terrain avec cet outil ? Pour les soins préventifs et les tâches similaires, cette application peut-elle organiser des horaires répétitifs ?
- Alertes et rappels : ce programme envoie-t-il automatiquement des messages sur l'état du bon de travail ?
- Comment pouvez-vous garder une trace des allées et venues et des conditions de votre personnel de terrain ?
- Cette plateforme permet-elle de communiquer en temps réel avec les techniciens de terrain, où qu'ils se trouvent ?
- Faire des rapports détaillés Quelles informations sont contenues dans le rapport d'ordre de travail ?
- Disponibilité pour le personnel de terrain : les sous-traitants et les techniciens de terrain peuvent-ils utiliser ce logiciel sur un appareil portable (tel qu'un téléphone ou une tablette) ?
Meilleur logiciel de commande de travail
#1. Culture de sécurité
Pour les équipes de toutes tailles et de tous secteurs, il existe une plateforme digitale appelée culture sécurité. Il permet au personnel de terrain et aux sous-traitants de désigner, répartir et suivre les ordres de travail sur le terrain. Plus encore, créez des formulaires numériques détaillés à partir de votre Documentation que vos techniciens de terrain peuvent rapidement compléter et valider à l'aide de leurs appareils mobiles. Utilisez cet outil pour ajouter une signature numérique, puis envoyez aux clients une copie du rapport de bon de travail terminé.
Caractéristiques :
- Affectation automatique des ordres de travail aux techniciens de terrain appropriés
- Flux de travail pour le service et la maintenance
- Notifications d'en-tête, conversations et alertes d'ordre de travail
- Mesures correctives et préventives des difficultés technologiques sur site
- Modèles de bons de travail modifiables à partir de la bibliothèque publique
- Rapports très détaillés avec photos et vidéos
- Génération de rapports électroniques client aux formats Word, PDF et Web
- Interaction transparente de QuickBooks avec les logiciels de comptabilité et de facturation
- Tableau de bord d'analyse puissant pour afficher l'état des ordres de travail
- Capacités de géolocalisation pour le suivi du personnel sur le terrain
#2. Visite à domicile Pro
De la planification et du déploiement à la facturation et au recouvrement des paiements, Housecall Pro optimise la charge de travail des professionnels des services à domicile. Ils peuvent alors se concentrer sur l'expansion de leur main-d'œuvre pour répondre aux besoins des consommateurs tout en économisant du temps dans le traitement des tâches administratives. Par conséquent, cette plate-forme prend en charge les entreprises qui fournissent des services de CVC, d'entretien ménager, d'électricité, de plomberie et d'autres prestations à domicile.
Caractéristiques :
- Planification par glisser-déposer
- Répartition instantanée
- Facturation électronique
- Estimations simples
- Capacité à gérer les clients
- Réservation et paiement en ligne
- Publicité par e-mail
- Version payante
#3. Synchroéquipe
Un outil de gestion des bons de travail basé sur le cloud s'appelle Synchroteam. Il rationalise les procédures internes pour fournir aux clients des ordres de travail rapides et de haute qualité. De plus, cette plateforme Web offre une variété de fonctionnalités, de l'administration des tâches à la facturation, pour aider les petites et moyennes entreprises de services à optimiser les dépenses et à déployer leur personnel.
Caractéristiques :
- Service à la clientèle
- Gestion des emplois
- Contrôles pour la planification et la répartition
- Utilisation de l'API Facturation
- Outils pour garder le temps
- Alertes clients en temps réel
- Capacité illimitée
- Version payante
#4. ServiceCommerce
Les prestataires de services commerciaux peuvent rationaliser leurs opérations en utilisant la plateforme connue sous le nom de ServiceTrade. De plus, pour un flux de travail bien organisé, ce programme transforme automatiquement les devis Web en bons de commande. Utilisez ensuite un outil de planification basé sur une carte et un tableau de répartition pour gérer les ordres de travail récurrents. De plus, ils peuvent fournir un rapport de commande de travail complet et une facture électronique une fois le service terminé.
Caractéristiques :
- Planificateur basé sur des cartes
- Panneau de répartition
- Citations de site Web
- Alertes en temps réel sur les événements imminents
- Rapport après-vente sur le portail de service
- QuickBooks, Sage Intact et d'autres intégrations d'outils
- Transmission de factures électroniques
- Version payante
#5. Kickserv
Kickserv est un programme de bons de travail qui utilise une variété de fonctionnalités pratiques pour éliminer les procédures papier. De plus, en utilisant votre ordinateur portable ou votre appareil mobile, vous pouvez gérer les clients, les horaires, les prospects et les techniciens à l'aide de cette plate-forme. De plus, il permet aux techniciens de donner des mises à jour, des notes et des remarques sur leur domaine opérationnel. Enfin, utilisez cette application pour gérer vos flux de travail de n'importe où et à tout moment.
Caractéristiques :
- Planification des travaux
- Mappage de planification
- Horaires dynamiques
- Rappels automatiques par e-mail et SMS
- Outils pour garder le temps
- Factures et devis
- Intégration de la comptabilité
- Service à la clientèle
#6. RazorSync
Les sociétés de services peuvent soutenir leurs équipes du bureau au terrain en utilisant les produits de RazorSync. Cependant, grâce à l'utilisation des tableaux de bord de travail et de gestion sur le terrain du logiciel, vous pouvez planifier, répartir et suivre vos techniciens sur le terrain. A travers le portail client spécifique, ce produit permet également aux managers d'interagir et de gérer les consommateurs. Utilisez cet outil pour gérer facilement vos clients et votre personnel sur le terrain.
Caractéristiques :
- Fourniture de services
- Planification et suivi des travaux
- Tableaux de bord pour la gestion
- Portail Client
- Dépenses récurrentes
- Alertes SMS
- Capacités de l'API pour les devis et les factures
- Version payante
#7. Corrigo
Pour les opérations, y compris les réparations et la maintenance, Corrigo est un système de commande de travail de maintenance des installations en ligne. De plus, il utilise intelligence artificielle et l'intelligence d'affaires pour simplifier l'exécution des commandes par les entreprises. Par exemple, les ordres de travail sont automatiquement envoyés en utilisant des données sur l'emplacement, le commerce, les spécificités des actifs, etc. Les fournisseurs de services peuvent envoyer des factures en ligne après avoir rempli un bon de travail.
Caractéristiques :
- Automatisation du travail
- Gestion des bons de travail
- Supervision de l'expédition
- Administration des actifs et des fournisseurs
- Contrôles intelligents des coûts
- Tableaux de bord et insights
- Portail Client
- Version payante
#8. WebDPW
Un système de gestion des bons de travail pour les services publics, les services des travaux publics et les administrations municipales s'appelle WebDPW. De plus, pour une procédure plus efficace, il organise les techniciens de terrain, les projets, les actifs et les ordres de travail. De plus, vous pouvez utiliser cette application pour faire des bons de travail, produire des factures électroniques et gérer le personnel du site.
Caractéristiques :
- Demandes de service
- Envoyer par e-mail ou imprimer les bons de travail
- Base de données clientèle
- Capacités de suivi pour SIG
- Estimations des coûts pour les commandes de tâches terminées
- Alertes d'achèvement de tâche automatisées
- Facturation électronique
- Suivi des créances
#9. Connexion Verizon
Vous pouvez gérer les bons de travail avec Verizon Connect en un seul endroit. Avec ce programme, vous pouvez assigner rapidement des tâches à l'aide d'un calendrier que vous pouvez faire glisser et déposer, et vous pouvez surveiller les mises à jour de statut sur votre smartphone. Utilisez également cette plateforme pour remplacer les formulaires papier par des rapports numériques comme preuve de livraison.
Caractéristiques :
- Calendrier par glisser-déposer Suggestions de planification intelligentes
- Notifications ETA mobiles envoyées automatiquement
- Bons de travail électroniques
- Avis et notes des clients pour les services
- Version payante
#dix. CRM-Réparation
Les petites organisations de service sur le terrain peuvent automatiser les processus fastidieux dans leurs opérations quotidiennes à l'aide de Repair-CRM. En outre, ils peuvent déployer des techniciens de terrain à l'aide de cartes en direct, suivre les inventaires à l'aide de codes-barres, et documenter leurs ordres de réparation avec photos en pièces jointes grâce à ce logiciel d'ordre de travail de maintenance. Le personnel de terrain peut utiliser un système de messagerie automatisé pour informer les clients des travaux terminés et signer les commandes avec leurs signatures.
Caractéristiques :
- Capacités hors ligne
- Outils de gestion de la relation client
- Délégation de tâches et affectation sur le terrain faciles
- Codes-barres pour le suivi et la gestion des stocks
- Images en pièces jointes
- Choix et autorisations des utilisateurs
- Apparence adaptable (moyennant un supplément)
- Pas de variation gratuite
Quels sont les 4 types d'ordres de travail ?
Ces quatre types de bons de travail sont disponibles.
#1. Installation CVC (chauffage, ventilation et climatisation)
Pour installer correctement un système CVC, de nombreuses connaissances sont nécessaires. Le CVC nécessite l'utilisation de machinerie lourde et des travaux qui s'effectuent derrière des murs. Il prend également en compte des facteurs tels que la filtration et la qualité de l'air.
#2. Maintenance de routine
Le maintien des actifs en excellent état de fonctionnement et la maximisation de leur prix d'acquisition dépendent de ce processus crucial et permanent. De plus, il est essentiel de s'assurer qu'ils fonctionnent de la manière la plus sûre possible. La maintenance préventive est donc toute intervention mécanique ou non mécanique destinée à maintenir la fonctionnalité des actifs.
#3. Inspection de sécurité
Afin de garantir un lieu de travail sûr, sain et sans risque, l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) a établi un certain nombre de lois. Les ordres de travail pour les inspections de sécurité peuvent spécifier l'entretien de la signalisation, l'érection de garde-corps ou l'enlèvement de débris et de matières potentiellement dangereuses.
#4. Une inspection de la propriété
Les lois locales et les réglementations commerciales peuvent couvrir l'éclairage, les systèmes électriques, les canalisations d'égout, les caractéristiques de la cour, les réparations de toit et les réparations de plomberie. Inspections immobilières sont souvent un élément clé des transactions immobilières ou des projets de construction.
Comment créez-vous un bon de travail ?
Voici les composants de la création d'un bon de travail :
- Titre et détails de la mission.
- Nom du client ou de l'entreprise à l'origine de la demande de tâche.
- Nom et coordonnées de l'employé désigné
- Durée jusqu'à l'achèvement.
- Priorité.
- Outils ou assistance nécessaires à la réalisation
Qu'est-ce que l'ordre de travail SAP ?
Document d'ordre de fabrication sous contrat dans SAP Supply Network Collaboration (SAP SNC). Un client passe un contrat avec un fournisseur par le biais d'un bon de travail pour créer une quantité spécifique d'un produit et livrer cette quantité au client à une date/heure spécifique ou une plage de dates/heures.
Qu'est-ce qu'un bon de travail dans Quickbooks ?
Le bon de travail précise les tâches ou les projets qui doivent être réalisés et comprend souvent une estimation des coûts. Les conditions de paiement, les taxes et les éventuels acomptes obligatoires sont également indiqués. Considérez un bon de travail comme une estimation certifiée. Lorsqu'un travail est terminé et que le bon de travail est terminé, une facture est créée.
SAP dispose-t-il d'un système de gestion des commandes ?
C'est vrai. SAP Order Management Foundation offre une orchestration système améliorée et une source unique de vérité. Économies de coûts, agilité accrue et plus de satisfaction client.
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