Lorsqu'une entreprise gère bien son temps, elle peut respecter avec succès les délais, respecter le budget et réussir. Vous devez être en mesure de maintenir des enregistrements corrects afin d'accomplir cela. Pour cette raison, les feuilles de temps sont cruciales pour toute entreprise rentable. Voulez-vous savoir ce qu'un modèle de feuille de temps peut accomplir pour votre entreprise ? Voici tout ce dont vous avez besoin pour commencer.
Feuilles de temps
Un employeur peut suivre les heures travaillées par un employé spécifique sur une période donnée à l'aide d'une feuille de temps, qui est un tableau de données. Les feuilles de temps ont été enregistrées à l'aide de diverses techniques, notamment du papier, des tableurs et des outils de suivi du temps sur Internet. Les feuilles de temps numériques ont remplacé les feuilles de temps papier ces dernières années.
Demandes de feuilles de temps
Les demandes de feuilles de temps comprennent :
#1. Traitement de la paie
Les employeurs peuvent traiter la paie en utilisant des feuilles de temps pour suivre les heures des employés, les vacances, les régularisations et les modifications. Les employeurs peuvent suivre un flux de travail pour l'approbation de la paie à l'aide de systèmes logiciels de feuille de temps. Les problèmes de paie sont le plus souvent causés par une saisie de données inexacte.
#2. Feuilles de temps pour les cabinets d'avocats
Il est essentiel que les cabinets d'avocats tiennent des registres précis des heures des clients et des informations sur les services qu'ils fournissent aux clients. Les feuilles de temps aident les cabinets juridiques à suivre les factures en fonction des heures de service client.
#3. Feuilles de temps pour les indépendants
Pour les entrepreneurs indépendants, le temps c'est de l'argent. Étant donné que de nombreux entrepreneurs indépendants facturent leurs clients à l'heure, il est essentiel de tenir des registres de temps méticuleux. Connaître le temps passé sur les projets devient difficile pour les personnes qui travaillent dans un endroit séparé de leurs clients.
#4. Feuilles de temps pour les comptables
L'efficacité avec laquelle les employés utilisent leur temps avec les clients détermine la rentabilité des cabinets comptables. Les revenus élevés sont le résultat d'une utilisation et d'une facturabilité élevées. Les cabinets comptables peuvent suivre à la fois leur temps et leurs factures à l'aide de feuilles de temps et de logiciels de suivi du temps.
Avantages des feuilles de temps
Voici les avantages des feuilles de temps :
#1. Minimiser le temps perdu
Les feuilles de temps peuvent vous montrer où vous gaspillez du travail. Ils vous aident à déterminer quelles tâches prennent plus de temps qu'elles ne le devraient et comment tirer le meilleur parti de votre travail.
#2. Facture honnêtement
Vous pouvez facturer de manière appropriée les clients à l'aide de feuilles de temps. Ils servent à démontrer à vos clients que vous gérez efficacement leurs projets et que vous ne gaspillez pas leur argent. Les feuilles de temps feront en sorte que vos clients n'aient pas à vérifier en permanence l'état de leurs projets.
#3. Automatisez votre facturation.
Les entreprises utilisent des feuilles de temps pour facturer aux clients les services rendus en fonction des heures facturables. En automatisant la facturation et la facturation, vous pouvez réduire vos coûts. Les revenus peuvent également augmenter en raison de la facturation automatisée.
#4. Améliorez la gestion de projet
Les feuilles de temps sont des outils de gestion de projet étonnamment cruciaux des manières suivantes :
- En gardant une trace du temps passé sur un projet, ils aident à déterminer si une personne est qualifiée pour un nouveau projet, rôle ou emploi en fonction de ses performances.
- Ils aident à identifier les endroits où un travailleur utilise plus de temps que prévu et a besoin d'une formation supplémentaire.
- Ils sont utiles pour évaluer l'efficacité globale de votre effort.
- Ils simplifient la répartition de la charge de travail entre les membres du groupe en aidant à déterminer la disponibilité des travailleurs affectés à un projet.
- Ils permettent aux chefs de projet de suivre le développement et d'anticiper les retards.
#5. Économisez de l'argent pour votre entreprise.
Grâce aux feuilles de temps, vous pouvez savoir exactement sur quoi travaille votre personnel. En revanche, le nombre d'heures consacrées par les employés par rapport aux résultats qu'ils créent peut être utilisé pour surveiller la productivité des employés.
Pourquoi les feuilles de temps sont-elles utilisées ?
Les feuilles de temps sont utilisées pour les raisons suivantes :
#1. Fournir une paie précise
Le calcul précis de la paie est l'application la plus fondamentale des feuilles de temps des employés. Pour ce faire, multipliez le nombre total d'heures travaillées au cours d'une semaine par le salaire horaire de l'employé.
#2. Examiner les qualifications
Pour garder un œil sur les performances de votre personnel, vous pouvez utiliser des feuilles de temps qui suivent les tâches au sein d'un projet (également appelée gestion de projet). Cela vous aide à déterminer si une certaine personne est qualifiée pour une nouvelle tâche, un nouveau poste ou un nouveau travail.
#3. Prioriser les qualifications
En gestion de projet, les feuilles de temps peuvent également indiquer si un employé acquiert des compétences dans un domaine qui pourraient être utiles pour les projets à venir.
#4. Envoyer des factures clients
L'une des raisons les plus importantes d'utiliser des feuilles de temps est de dire aux clients qui utilisent vos services combien d'heures vous avez travaillées et, par extension, combien d'argent vous avez gagné.
#5. Évaluer les besoins de formation
Les feuilles de temps indiquent souvent quand un employé prend plus de temps que prévu ou alloué pour effectuer une certaine tâche. Avec ces informations, vous pouvez offrir des instructions là où elles sont nécessaires.
#6. Organiser les charges de travail
Vous pouvez voir où vos employés font le plus d'efforts en consultant leurs feuilles de temps remplies. Ce faisant, vous pouvez répartir plus équitablement la charge de travail et augmenter la productivité.
#7. Évaluer l'efficacité
Les feuilles de temps sont un excellent moyen de savoir lesquelles de vos tâches sont moins productives que d'autres. Avec ces informations en main, vous pouvez vous concentrer sur l'ajustement et l'amélioration de vos procédures.
#8. Créer une base de données d'historique
Les feuilles de temps donnent des chiffres exacts pour les tâches courantes qui peuvent être utilisées comme guide pour de futurs projets. Par exemple, dans les trois derniers projets, les tests ont pris en moyenne quatre jours à votre personnel. Par la suite, vous pourrez utiliser ces connaissances pour améliorer les communications avec les clients.
Comment contrôler les feuilles de temps des employés
Le processus suivant sont des étapes sur la façon de contrôler la feuille de temps des employés
#1. Décrire l'importance des feuilles de temps.
Votre entreprise ne peut pas fonctionner sans feuilles de temps. Votre personnel doit comprendre à quel point il est crucial. Voici une liste des questions les plus courantes que nous recevons de nos clients.
#2. Établir des lignes directrices et des restrictions
Ne vous fiez pas au hasard ou à l'idée que le processus se résoudra de lui-même. Donnez des règles et des directives claires afin que les travailleurs sachent comment remplir leurs feuilles de temps du début à la fin. En ce qui concerne ces règles et règlements, il vaut mieux être trop prudent que pas assez prudent.
#3. Enseignez à votre équipe
Après avoir expliqué à vos employés pourquoi les feuilles de temps sont importantes et défini les règles et directives, prenez le temps de leur apprendre à les utiliser. Encore une fois, il est préférable de commencer le plus tôt possible, alors pensez à intégrer un tutoriel sur les feuilles de temps dans votre procédure d'intégration.
#4. Temps de tri
Dans certaines entreprises, le chronométrage implique plus que le simple pointage d'entrée et de sortie au début et à la fin de la journée de travail. Dans le laps de temps plus long qu'est leur journée ou quart de travail typique, votre personnel peut avoir besoin de garder une trace du temps qu'il a passé à travailler sur diverses tâches.
#5. Automatisez les feuilles de temps.
Bien que la catégorisation du temps de votre équipe soit une étape cruciale dans la procédure de paie, elle ajoute également un autre niveau de complexité
S'il y a trop de catégories, les membres de votre personnel peuvent ne plus savoir comment nommer chaque bloc de temps, ou ils peuvent oublier de le faire du tout.
#6. Rappels par e-mail pour les feuilles de temps
Même si votre personnel fait un excellent travail de suivi et de catégorisation de son temps, s'il oublie de remettre ses feuilles de temps avant la date d'échéance, cela pourrait sérieusement ralentir le processus de paie.
Envoyez des rappels de feuille de temps quelques jours avant la date d'échéance pour éviter que cela ne devienne un problème important. Les e-mails, les SMS et les notifications push sont les méthodes les plus populaires pour ce faire.
#7. Accepter les feuilles de temps
Même avec les solutions informatiques d'aujourd'hui, il peut être difficile pour les employés de remplir leurs feuilles de temps. Ils se tromperont. Soit ils ajouteront accidentellement plus de temps qu'ils ne le devraient, soit ils omettent de mentionner le temps qu'ils ont réellement travaillé.
Modèle de feuille de temps
Toute entreprise peut utiliser un modèle de feuille de temps, numérique ou papier, pour suivre les heures de travail de son personnel. L'utilisation d'un modèle est une excellente approche pour vous assurer que vous collectez les bonnes données pour chaque période de paie. De nombreuses entreprises choisissent d'utiliser un modèle de feuille de temps au lieu d'un logiciel de chronométrage ou d'un service tiers.
Comment utiliser les modèles de feuilles de temps
La convivialité et la facilité d'utilisation des modèles de feuilles de temps sont des priorités. Commencez à suivre les heures de travail à l'aide d'un modèle de feuille de temps en procédant comme suit :
#1. Choisissez un modèle
Choisissez d'abord le type de modèle qui répond le mieux à vos besoins. Pensez à des choses comme la durée de vos périodes de paie, la quantité de détails dont vous avez besoin et le type d'emploi que vous enregistrez.
#2. Créer un ordre du jour.
Choisissez un certain jour ou une certaine heure où vous ou d'autres employés remplirez vos feuilles de temps. De nombreuses entreprises demandent à leurs employés de remplir chaque jour leur modèle de feuille de temps lorsqu'ils viennent au travail et lorsqu'ils partent.
#3. Vérifiez les détails.
Vérifiez que vous avez tapé vos informations dans la zone appropriée lorsque vous remplissez votre modèle de feuille de temps en tant qu'employé. Être précis lorsque vous remplissez votre modèle de feuille de temps peut vous aider à éviter de faire des erreurs plus tard. Ce type de feuille de temps est le plus souvent utilisé pour suivre le temps des salariés qui travaillent la semaine de travail standard de 9 à 5. Ce type de feuille de temps est le plus souvent utilisé pour suivre le temps des travailleurs salariés qui travaillent la semaine de travail standard de 9 à 5.
#4. Modèle de feuille de temps hebdomadaire
Le nombre d'heures travaillées au cours d'une semaine est enregistré sur une feuille de temps hebdomadaire. Ce type de modèle est souvent utilisé par les travailleurs postés ayant des horaires imprévisibles ou les entrepreneurs indépendants qui travaillent pour un large éventail de clients.
Puis-je utiliser Excel pour les feuilles de temps ?
Oui, on peut utiliser Excel pour les feuilles de temps. Pour créer une feuille de temps dans Excel, procédez comme suit :
- Étape 1 : Formatez votre feuille de calcul.
- Étape 2 : Ajouter le titre de la feuille de temps
- Étape 3 : Ajoutez les libellés nécessaires
- Étape 4 : Ajoutez des étiquettes pour l'heure
- Étape 5 : Ajoutez les touches finales
Que doit contenir une feuille de temps ?
Une feuille de temps standard, qu'elle soit sur papier ou dans un logiciel, utilise une grille pour montrer combien de temps a été consacré à diverses tâches et/ou projets chaque jour. En général, les feuilles de temps incluent les détails suivants :
- Nom du travailleur
- Entièrement payé
- Date travaillée
- Heures journalières travaillées
- Heures de travail hebdomadaires totales
Mais vous pouvez également demander aux membres du personnel de soumettre d'autres informations, telles que leur numéro d'identification (le cas échéant), leur taux horaire, leurs heures supplémentaires, leurs pauses déjeuner, leur kilométrage, leurs vacances, etc.
Conclusion
Gérer efficacement une entreprise nécessite de suivre le nombre d'heures travaillées par chaque personne au cours d'une période de paie. Un modèle de feuille de temps peut vous aider à configurer la paie de manière cohérente et facile à utiliser. Les travailleurs rémunérés à l'heure se fient souvent à leurs feuilles de temps pour suivre leurs gains. Il est utile de savoir ce que sont les feuilles de temps et comment les utiliser, que vous soyez un travailleur horaire, un spécialiste de la paie dans un service des ressources humaines, ou les deux.
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