Les trackers de dépenses professionnelles sont l'une des tendances les plus populaires ces derniers temps, car de nombreuses entreprises utilisent ces applications et logiciels pour suivre leurs dépenses professionnelles. Bien que le tracker soit principalement utilisé par les petites entreprises, d'autres catégories d'entreprises peuvent également l'utiliser. Actuellement, il existe un grand nombre de ces trackers en ligne prêts à l'emploi. Alors que certains sont gratuits, d'autres ne le sont pas. Cependant, vous pouvez généralement obtenir la meilleure application de suivi des dépenses professionnelles, pour votre entreprise, tout comme Excel. Découvrons-en plus!!!
Suivi des dépenses d'entreprise
Avant de plonger dans les détails, un outil de suivi des dépenses professionnelles est un programme qui permet aux employeurs de suivre les dossiers financiers ainsi qu'à leurs employés de déclarer facilement les dépenses professionnelles. Exploiter une entreprise, en général, est une tâche. Et aussi, la comptabilité financière de l'entreprise est un autre stress pour les propriétaires d'entreprise, donc, ils plongent généralement dans n'importe quel moyen facile d'améliorer leurs entreprises. Un outil de suivi des dépenses d'entreprise est l'un des moyens les plus simples pour les propriétaires d'entreprise de simplement télécharger leurs reçus ou d'être remboursés de manière ordonnée sans se stresser.
Ces derniers temps, tout le monde s'accorde à dire que les propriétaires d'entreprise, en particulier les petites entreprises, ont besoin d'un tracker simple. Pour qu'ils puissent numériser facilement leurs reçus commerciaux et approuver leurs dépenses sans tracas. De plus, votre petite entreprise a généralement besoin d'un logiciel de suivi des dépenses qui n'entrera pas en conflit avec votre logiciel de comptabilité déjà existant, car le comptable de votre équipe aura du mal à suivre votre plainte fiscale si elle contraste.
Comprendre le suivi des dépenses professionnelles
L'achat d'un logiciel de suivi des dépenses dépend de la taille de votre entreprise. Son prix varie également en fonction d'autres facteurs tels que la complexité des rapports, la structure du service, les catégories et les fonctionnalités. Nous énumérerons dans cet article nos principales recommandations pour un suivi des dépenses pour votre entreprise. Après une série de recherches, ce logiciel s'est classé haut ces derniers temps. Cependant, un certain nombre d'entre eux proposent des essais gratuits afin que vous puissiez généralement les tester avant de les acheter.
Généralement, une dépense d'entreprise va au-delà des boissons et des week-ends pour les conventions. Parce que dans une situation où votre petite entreprise a un budget limité. C'est seulement le suivi et l'approbation de vos dépenses qui pourront transformer la valeur de dizaines de milliers de dollars dans votre budget annuel. Un outil de suivi des dépenses d'entreprise peut également réduire le temps perdu en paperasse et réduire le stress des employés en leur évitant de subir autant de stress pour se faire rembourser.
Suivi des dépenses des petites entreprises
Le suivi des dépenses convient le mieux aux petites entreprises pour une bonne tenue de livres, car chaque dépense liée à votre entreprise est automatiquement une dépense d'entreprise. Bien qu'il existe des dépenses inévitables et courantes, dans les catégories professionnelles, toute dépense associée à votre entreprise est une dépense professionnelle légitime. Voici une liste de certaines dépenses professionnelles courantes que vous devriez connaître.
- Numérique
- frais bancaires
- Commissions
- Frais de consultation
- Main-d'œuvre contractuelle
- Cotisation et abonnements
- Kilométrage
- Fournitures de bureau
- Affranchissement et livraison
- Impression et copie
- Salaires
- Logiciels
- Voyage
- Utilitaires
Cependant, il existe différentes façons de suivre manuellement vos dépenses professionnelles. Cependant, cela n'est conseillé que si vous avez quelques dépenses professionnelles à suivre et à contrôler. La meilleure façon de suivre vos dépenses professionnelles est d'utiliser le logiciel de comptabilité pour petites entreprises, qui facilite le suivi de vos dépenses. En plus de les organiser correctement, et d'avoir des informations financières à jour sur votre entreprise.
L'importance la plus courante de l'utilisation d'un tracker d'entreprise pour suivre votre petite entreprise est à des fins fiscales. Puisque vous voulez absolument obtenir le moins de déductions de dépenses possible. Vous pouvez généralement trouver les meilleures dépenses professionnelles qui conviennent parfaitement à votre petite entreprise. Cela vous permet de gérer correctement votre entreprise, de suivre vos dépenses et de comptabiliser correctement vos dépenses. Ce sont essentiellement ce qu'un bon tracker ferait pour votre petite entreprise.
Comment utiliser un tracker d'entreprise pour suivre votre petite entreprise
Voici comment vous pouvez suivre vos dépenses professionnelles avec n'importe quel logiciel qui fonctionne pour vous ;
- Ouvrir un compte bancaire
- Choisissez le système comptable approprié
- Choisissez entre la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice
- Relier les institutions financières
- Commencez à gérer correctement les reçus
- Enregistrez toutes les dépenses avec précision
- Envisagez d'utiliser une application de dépenses
Meilleure application de suivi des dépenses d'entreprise
L'objectif de l'utilisation de la meilleure application de suivi des dépenses d'entreprise est de s'assurer soigneusement que les finances de votre entreprise sont exactes et en ordre. De plus, l'utilisation du meilleur outil de suivi des dépenses pour votre entreprise vous permettra de voir comment votre entreprise se porte réellement financièrement sur une période donnée. Cela vous donne généralement les informations dont vous pourriez avoir besoin à tout moment pour prendre des décisions financières pour votre entreprise, le cas échéant.
Exemples de la meilleure application de suivi d'activité pour les entreprises
Voici nos sept meilleurs logiciels de suivi des dépenses recommandés ou même une application qui vous aidera à suivre et à catégoriser les dépenses de votre entreprise. Ils comprennent;
1. BizXpenseTracker (BXT)
Ce suivi des dépenses convient généralement aux propriétaires de petites entreprises car il couvre les dépenses globales de l'entreprise ainsi qu'organise et enregistre le fonds de l'entreprise. Ce suivi des dépenses permet également de créer des rapports PDF et CSV et de les importer dans Excel. Et surtout, cette application est précise dans son suivi du temps, des dépenses. Il peut également être utilisé pour personnaliser les tarifs horaires, quotidiens ou par visite. Cette application simplifie le calcul des heures supplémentaires.
2. Concourir Mobile
Ce type d'entreprise de suivi des dépenses est idéal pour suivre les dépenses de voyage dans une entreprise. Cette application de suivi convient à la création rapide et précise de notes de frais, ce qui est une nécessité pour le propriétaire d'une petite entreprise. Concur Mobile vous permet également d'intégrer les dépenses et de capturer les dépenses de votre entreprise. De plus, cette application organise les procédures de déclaration, ce qui facilite le suivi des dépenses de voyage ou le remboursement des travailleurs.
3 Expensifier
Expensify est une application de suivi des dépenses qui capture le mieux les reçus. Cette application offre le moyen ultime de gérer et d'enregistrer les reçus d'entreprise ainsi que d'enregistrer les dépenses. L'application de suivi des dépenses Expensify permet également la synchronisation de vos cartes de crédit afin que les dépenses de l'entreprise puissent généralement être extraites.
Avec l'aide de cette application, vous pouvez soumettre vos reçus commerciaux directement aux chefs d'entreprise ou au comptable de l'entreprise. Il permet également l'approbation immédiate des dépenses ou le rejet de l'application. Il existe également une fonction de remboursement le lendemain dans l'application qui permet de rembourser rapidement les employés. Bien que cette application gratuite de suivi des dépenses n'accepte qu'un nombre spécifique d'analyses gratuites pour chaque mois.
4. Bon budget
L'application de suivi Goodbudget est idéale pour les débutants. Cela commence à la maison et est conçu dans ce but. Goodbudget est l'une des meilleures applications de suivi des dépenses. Parce qu'il se synchronise entre les appareils mobiles et le Web, ce qui permet aux utilisateurs de planifier automatiquement les dépenses de leur ménage en utilisant la méthode de l'enveloppe.
Cette méthode consiste à répartir un montant spécifique de revenu dans de nombreuses catégories de dépenses avec un montant particulier dû chaque mois. Cela comprend le loyer/hypothèque, l'épicerie, la garde d'enfants, le transport et le remboursement de la dette. Parce que cette application a été développée dans le but d'aider ses utilisateurs à respecter les limites budgétaires sans avoir à placer de l'argent réel dans de vraies enveloppes. L'application avec cette méthode envoie automatiquement une notification à l'utilisateur lorsque son budget est faible.
5.wally
Je recommande généralement Wally pour la génération Y. Parce que cette application est conçue pour les sensibilités millénaires. L'application est également conçue avec des graphiques attrayants et des fonctionnalités sociales qui centralisent les comptes de l'utilisateur pour fournir une compréhension plus claire de vos habitudes de dépenses. Il accomplit généralement cet objectif en synchronisant vos comptes financiers, puis en utilisant l'intelligence artificielle pour se concentrer sur vos dépenses.
Maintenant, la partie amusante de Wally est que vous pouvez créer des groupes avec votre famille et vos amis et votre budget, et suivre au jour le jour vos dépenses. Vous pouvez également vous synchroniser pour atteindre des objectifs communs.
6. QuickBooks en ligne
Il s'agit d'un autre meilleur livre rapide de suivi des dépenses d'entreprise qui convient généralement à une gestion financière complète et est l'un des programmes de gestion financière les plus complets sur le marché pour les petites entreprises. L'une des principales fonctionnalités de l'application est sa capacité à télécharger des reçus avec une photo, ce qui permet à une application d'associer automatiquement le reçu aux dépenses existantes ou même d'en créer de nouvelles.
De plus, pour importer et catégoriser vos dépenses, Quickbooks a la capacité de créer des factures, de suivre votre inventaire et de recevoir des paiements. De plus, il existe également QuickBooks Capital, qui est une fonctionnalité qui vous permet d'accéder à votre pointage de crédit commercial en collectant des informations auprès des banques. Ainsi que les fournisseurs, l'utilisation des cartes de crédit professionnelles et d'autres sources tierces.
7. Everlance
Enfin, Everlance est le meilleur pour le remboursement et le kilométrage. C'est une application populaire parmi les entreprises indépendantes car elle offre des conseils sur la façon de suivre leurs dépenses professionnelles. Cette application vous permet de suivre le kilométrage, les dépenses et les reçus et de synchroniser vos cartes de crédit et vos comptes bancaires pour suivre les dépenses. L'application de dépenses Everlance suit également les revenus, y compris les revenus provenant de nombreuses sources utilisant la technologie GPS.
8. Spenmo
En plus de la liste, il y a aussi Spenmo. Un logiciel tout-en-un parfait pour les entreprises qui souhaitent suivre leurs dépenses en temps réel, automatise les paiements de factures, consolide les cartes d'entreprise, les fonctionnalités remboursement des frais de personnel aux notes de frais des employés et bien d'autres. Ce logiciel est parfait si vous souhaitez avoir une visibilité sur vos dépenses.
Suivi des dépenses gratuit
La plupart de ces logiciels de suivi d'entreprise permettent un essai gratuit pour les utilisateurs, ce qui vous aide automatiquement à prendre la meilleure décision adaptée à votre entreprise. Bien qu'il y ait eu une large gamme de ces logiciels ces derniers temps, il existe une caractéristique commune que vous devez rechercher dans les logiciels avant de décider de les utiliser.
Principales caractéristiques d'un outil de suivi des dépenses d'entreprise
Les fonctionnalités suivantes que vous devez rechercher dans votre application de suivi des dépenses professionnelles sont :
- Conformité
- Convivial
- Adapté aux mobiles
- Bonne synchronisation
- Système d'exploitation mobile
- Analytique
Puis-je utiliser Excel pour suivre les dépenses professionnelles ?
Vous devez créer une feuille de calcul et entrer les données nécessaires si vous souhaitez suivre les dépenses des entreprises dans Excel. Date, Description, Catégorie et Montant sont probablement les colonnes les plus importantes.
Comment les travailleurs indépendants suivent-ils leurs dépenses ?
Un grand livre de travail indépendant, souvent appelé «grand livre fiscal», est simplement un terme fantaisiste pour désigner l'endroit où vous enregistrez tous les revenus et dépenses de votre entreprise. Vous pouvez enregistrer des informations dans un livre manuscrit, un tableur en ligne ou un logiciel de comptabilité.
Qu'est-ce que la règle budgétaire 50-30 20 ?
La règle 50/30/20 est l'un des budgets basés sur un pourcentage les plus populaires. Dépenser 50% de votre argent sur les besoins, 30% sur les désirs et 20% sur les économies est un principe général. Renseignez-vous sur la règle budgétaire 50/30/20 et décidez si elle s'applique à vous.
Comment enregistrer mes dépenses quotidiennes ?
Dans un journal de dépenses, vous enregistrez toutes vos dépenses pour chaque jour de la semaine. Une excellente stratégie pour surveiller vos dépenses consiste à tenir un journal des dépenses. Dépenser moins n'est qu'un des nombreux avantages de tenir un journal des dépenses.
Puis-je faire de la comptabilité avec Excel ?
Excel comprend un certain nombre de caractéristiques et de fonctionnalités utiles qui peuvent vous aider à développer un système de comptabilité réussi pour une petite entreprise. Grâce à Excel, vous pouvez saisir et classer les transactions, créer différents modèles de comptabilité, suivre les factures et bien plus encore.
Microsoft a-t-il une application de suivi des dépenses ?
Spending Tracker est l'application de finances personnelles la plus simple et la plus conviviale disponible. La meilleure partie est que c'est gratuit! La simple vérité est que le suivi de vos dépenses peut vous aider à respecter votre budget et, en fin de compte, à économiser de l'argent.
Qu'est-ce que l'argent de la règle 70 20 10 ?
Vous divisez votre argent net en trois catégories en fonction d'un pourcentage spécifié en utilisant la méthode de budgétisation 70/20/10. Vos dépenses mensuelles et vos dépenses régulières représenteront 70 % de vos revenus, 20 % seront consacrés à l'épargne et aux investissements et 10 % seront utilisés pour rembourser des dettes ou faire des dons.
Suivi gratuit des dépenses des petites entreprises
Les petites entreprises sont les plus utilisatrices du suivi des dépenses, car elles les aident à suivre leurs dépenses professionnelles quotidiennes. Cependant, la plupart de ces petites entreprises optent souvent pour un outil de suivi des dépenses gratuit pour leur entreprise afin de réduire les coûts tout en continuant à gérer efficacement leur entreprise.
Certains logiciels non libres offrent des essais gratuits pendant un mois. Cependant, à la fin de la période d'essai, vous devez payer un prix spécifique pour continuer à utiliser le logiciel. Les prix de ces applications peuvent varier du type de votre entreprise aux caractéristiques et fonctions de l'application.
Exemples de suivi des dépenses gratuit pour les entreprises
Certaines de ces applications qui exécutent un outil de suivi des dépenses totalement gratuit pour les petites entreprises comprennent ;
Menthe
Il s'agit d'un suivi des dépenses personnelles populaire et d'un outil simple pour les petites entreprises. Il convient également aux indépendants de savoir où va leur argent. En plus de vous aider à créer des budgets et des objectifs pour votre entreprise dans l'application. Mint permet de suivre la cote de crédit de votre entreprise.
Mint facilite la configuration d'alertes pour les rappels de factures, les achats importants, etc. Il fonctionne efficacement sur les plates-formes Android, iPhone et les navigateurs Web.
Excel
Les feuilles de calcul Excel sont le logiciel de base et le plus ancien pour le suivi de vos dépenses commerciales. Tout ce que vous avez à faire est de trouver un bon modèle de comptabilité Excel et de saisir toutes vos dépenses au moins une fois par semaine. Il existe différentes formes de ces modèles en ligne pour vous permettre de choisir le meilleur pour votre type d'entreprise.
L'un des avantages d'Excel est que, dès que vous entrez toutes vos transactions, vous pouvez généralement générer des rapports et commencer à obtenir des informations sur la signification de ces chiffres. Ce logiciel fonctionne sur une plate-forme de bureau car il est généralement déjà installé sur la plupart des ordinateurs et est également totalement gratuit. Les deux mentionnées ci-dessus sont les principales applications qui offrent un suivi des dépenses totalement gratuit sous la forme d'un tracker pour les petites entreprises.
MileIQ
Idéal pour les entreprises de transport et gratuit jusqu'à 40 trajets par mois pour les utilisateurs individuels. Tandis que les équipes reçoivent une tarification basée sur des devis et des remises par volume, ainsi qu'une formation personnalisée.
Dépense Zoho
Zoho Expense est une autre option peu coûteuse qui offre le meilleur ensemble de fonctionnalités au moindre coût. Son forfait gratuit offre jusqu'à trois utilisateurs et s'intègre également à divers logiciels, notamment QuickBooks, G Suite, Slack, Evernote et Dropbox.
Voyages d'accord
Cette application est un autre outil de suivi des dépenses gratuit pour les entreprises avec de nombreuses fonctionnalités liées aux voyages. Il s'agit d'une application de tarification basée sur des devis qui contacte les utilisateurs pour une consultation gratuite. L'application propose également une gamme de différents produits de suivi des dépenses.
Applications d'essai gratuites pour le suivi des dépenses d'entreprise
Cependant, il existe des applications qui offrent un essai gratuit avant les paiements et j'en ai énuméré quelques-unes ci-dessous pour votre entreprise :
QuickBooks: Cette application gère les dépenses des entreprises averties en comptabilité.
FreshBooks: FreshBooks suit principalement les dépenses professionnelles du fonceur minimaliste.
Expensify: Une application de suivi des dépenses adaptée aux voyageurs d'affaires.
Banc: Un outil de suivi des dépenses pour une petite entreprise, en particulier pour le suivi des dépenses et la comptabilité.
Suivi des dépenses d'entreprise Excel
Il est essentiel, en tant que propriétaire d'entreprise, d'avoir une procédure ou un système de surveillance de votre santé financière. Les secteurs de la santé financière de votre entreprise comprennent les dépenses, les revenus et la budgétisation. En attendant, utiliser Excel comme outil de suivi des dépenses de votre entreprise, pour vous assurer que votre entreprise évolue et fonctionne correctement est une bonne idée.
Dans une situation où vous souhaitez configurer un outil de suivi des dépenses professionnelles dans Excel, vous devez d'abord créer une feuille de calcul, puis remplir correctement les bonnes informations nécessaires. Les colonnes qui sont majeures de grande importance comprennent; « date », « description », « catégorie » et « montant ». Cependant, si le besoin s'en fait sentir, vous pouvez également ajouter des colonnes supplémentaires telles que "numéro de véhicule" utilisées pour le suivi des dépenses de voiture.
Si vous connaissez déjà Microsoft Excel, vous pouvez généralement concevoir un modèle de suivi des dépenses Excel pour votre entreprise en utilisant les bonnes étapes et formules.
Étapes pour configurer un tracker pour vos dépenses professionnelles dans Excel
Je vais énumérer les trois principales étapes à suivre pour utiliser facilement Excel à des fins de suivi des dépenses de votre entreprise. Ils comprennent:
Catégorisation
Il s'agit de la première étape car la catégorie de colonnes de la feuille de calcul que vous utilisez déterminera comment vous décomposerez les méthodes à partir desquelles votre entreprise dépensera de l'argent. Ainsi, pour éviter tout problème avec l'Internal Revenue Service, il est préférable d'utiliser les catégories de leur formulaire fiscal de l'annexe C. Les catégories comprennent les fournitures, le coût des marchandises vendues, le loyer, l'amortissement et les services publics.
Création de la feuille de calcul
Si votre feuille de calcul peut généralement suivre les dépenses, elle peut également servir de grand livre pour votre entreprise. Suivez ces étapes simples pour créer une feuille de calcul pour votre entreprise ;
- La première ligne des colonnes est pour les catégories.
- Colonnes à l'extrême gauche pour la date et celles à côté de celles pour le nom du fournisseur.
- Tapez chaque montant de dépense dans les colonnes qui se connectent à leur catégorie.
- Calculez le montant total que votre entreprise dépense pour chacune des catégories en ajoutant généralement la bonne formule.
Si vous utilisez un journal manuscrit dans le même but, utilisez la calculatrice pour obtenir le total. Il est possible d'utiliser une feuille de calcul pour résumer vos dépenses et aussi pour comparer vos dépenses sur une période de temps. De nombreuses entreprises utilisent des feuilles de calcul pour obtenir un aperçu de leur activité. En effet, cela les aide à comprendre complètement et rapidement comment leurs dépenses dans chaque catégorie diffèrent d'un mois à l'autre.
Conclusion
Les propriétaires de petites entreprises ne sont pas les seuls à avoir besoin d'un outil de suivi des dépenses. Chaque propriétaire d'entreprise, qu'il soit petit ou grand, a besoin d'un outil de suivi des dépenses d'entreprise, alors allez en ligne dès aujourd'hui et découvrez ceux qui sont gratuits et payants et qui conviennent le mieux à votre entreprise. Pour les débutants qui commencent tout juste à connaître le suivi des dépenses professionnelles, je vous suggère d'abord d'explorer Excel avant de plonger dans d'autres applications et ,software dans ce but.
FAQ
Comment suivre ma petite entreprise ?
7 étapes pour suivre les dépenses des petites entreprises
- Ouvrir un compte bancaire
- Utiliser une carte de crédit professionnelle dédiée
- Choisissez la comptabilité de caisse ou d'exercice
- Choisissez un logiciel de comptabilité pour automatiser la tenue de registres et suivre les dépenses en un seul endroit
- Numérisez les reçus avec un scanner de reçus
Comment les entreprises assurent-elles le suivi des reçus ?
7 conseils pour organiser les reçus pour les propriétaires de petites entreprises
- Conservez tous les reçus
- Prenez des notes sur les reçus concernant leur objectif commercial
- Numérisez les reçus et conservez-les pendant au moins six ans
- Prenez une photo des reçus avec votre smartphone
- Faites-vous envoyer vos reçus par e-mail, si cela vous est proposé
Quelle est la meilleure application pour le suivi des dépenses ?
Les meilleures applications de suivi des dépenses pour 2023
- Le meilleur dans l'ensemble : menthe
- Idéal pour les petites entreprises : Comptabilité QuickBooks
- Spécialement pour les investisseurs : Capital personnel
- Parfait pour l'enregistrement des reçus : Expensify
- Meilleur pour le remboursement et le kilométrage : Everlance
- Meilleure option gratuite : NerdWallet
Puis-je numériser des reçus à des fins fiscales ?
Numérisez ou photographiez vos documents
Si vous avez tendance à perdre des papiers, voici une bonne nouvelle : l'IRS acceptera les reçus numérisés et/ou numériques à des fins fiscales. Cela signifie que vous pouvez prendre des photos de vos reçus en vrac avec votre smartphone
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