Un cadre est parfois considéré comme aussi bon que son assistant administratif, également appelé professionnel administratif, assistant de direction, secrétaire ou assistant personnel.
Un assistant administratif est « les yeux et les oreilles » d'une entreprise, s'occupant de l'administration quotidienne d'un ou plusieurs cadres, d'une équipe ou d'un réseau. Ils ont un aperçu unique et puissant de la culture, des performances et de l'orientation future de l'entreprise. Dans cet article, nous discuterons des compétences, des exigences en matière de formation et du salaire d'un assistant administratif.
Qu'est-ce qu'une assistante administrative ?
Les adjoints administratifs sont chargés de mener et de diriger les tâches administratives quotidiennes d'une organisation. Cette fonction essentielle assiste la direction et/ou le personnel du bureau en répondant aux communications entrantes, en distribuant la correspondance postale, en effectuant des tâches administratives générales telles que le classement, l'impression ou la photocopie, la saisie de données et d'autres tâches ad hoc.
Les employés administratifs sont extrêmement importants pour le bon fonctionnement d'une entreprise, d'une équipe ou d'un bureau. Un assistant administratif est souvent la première embauche en dehors de l'équipe fondatrice pour de nombreuses organisations, de nombreux PDG s'appuyant sur les compétences de leurs assistants pour accomplir leur travail efficacement.
Tâches et responsabilités d'un adjoint administratif
Les principales tâches et responsabilités d'un adjoint administratif se concentrent sur l'aide aux autres. Leurs tâches peuvent changer considérablement, non seulement d'un emploi à l'autre, mais aussi d'un jour à l'autre au même poste. Ils peuvent entreprendre une gamme d'emplois au cours d'une même journée, notamment :
- Répondre au téléphone et accueillir les visiteurs
- Planifiez des rendez-vous et tenez les calendriers à jour.
- Planifie et coordonne les réunions du personnel et autres.
- Collecte et distribue les courriers. .
- Préparez des notes de service, des courriels, des factures, des rapports et toute autre correspondance au besoin.
- Créer et modifier des documents allant des lettres aux rapports et au matériel pédagogique.
- Créer et maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques.
- Gère les comptes et la comptabilité.
Compétences et aptitudes de l'assistant administratif
Pour être un assistant administratif performant, vous aurez besoin de quelques compétences clés.
#1. Connaissances informatiques et logicielles :
Vous devez être familiarisé avec Microsoft Office, le courrier électronique et Internet. Si vous travaillez pour une petite entreprise, vous devrez peut-être vous familiariser avec QuickBooks ou d'autres logiciels de comptabilité.
#2. Compétences multitâches :
Ceci est particulièrement important si vous êtes également un gestionnaire. Vous devez être capable de gérer plusieurs demandes en même temps. .
#3. Compétences en communication
Les compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, sont essentielles. Vous devez avoir une bonne connaissance de la langue anglaise et d'excellentes compétences en relecture.
#4. Compétences personnelles
Des compétences interpersonnelles sont requises car vous travaillerez avec d'autres personnes, y compris des clients et des employés de bureau. Une bonne étiquette et un tempérament calme peuvent aller très loin.
#5. Capacités organisationnelles
Vous devez être minutieux et organisé, avec la capacité de localiser un document ou de rappeler un protocole à tout moment.
#6. Capacités décisionnelles :
Vous vous retrouverez souvent à gérer de nombreuses choses pratiquement simultanément, en particulier dans les bureaux occupés, vous devriez donc être en mesure d'établir des priorités et de prendre des décisions efficaces. Un client peut demander un rendez-vous tout de suite, mais en a-t-il vraiment besoin tout de suite ou peut-il attendre quelques jours ?
Échelle salariale des adjoints administratifs
La nature de l'entreprise où travaille un adjoint administratif, ainsi que l'étendue des tâches, peuvent influer sur le salaire. Le salaire d'assistant administratif le plus élevé est attribué à ceux qui occupent des postes de direction.
- Salaire médian annuel de l'adjoint administratif : 40,990 19.71 $ (XNUMX $/heure)
- Le salaire annuel de l'adjointe administrative dans le top 10 % : plus de 67,510 2.46 $ (XNUMX $/heure)
- Salaire annuel de l'adjoint administratif dans les 10 % inférieurs : moins de 26,880 12.92 $ (XNUMX $/heure))
Salaire moyen d'un assistant administratif par rapport aux autres meilleurs emplois
L'adjoint administratif gagnait un salaire moyen de 39,180 2019 $ en 2019. En 62,920, des postes comparables gagnaient le salaire moyen suivant : les adjoints de direction gagnaient 37,320 36,360 $ par an, les représentants du service à la clientèle gagnaient 31,250 XNUMX $ par an, les commis de bureau gagnaient XNUMX XNUMX $ par an et les réceptionnistes gagnaient XNUMX XNUMX $ par an. .
Exigences en matière d'éducation, de formation et de certification .
Cette carrière ne nécessite aucune formation avancée spécifique, cependant, elle peut être avantageuse.
Un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est requis, et vous pouvez obtenir un avantage dans la profession en vous inscrivant à un programme de diplôme d'associé ou à un programme de formation en secrétariat après le lycée. Dans un nombre croissant d'industries, les secrétaires détiennent fréquemment des diplômes de licence ou des certifications spécialisées telles que le secrétaire juridique accrédité ou l'assistant administratif médical certifié. Les assistants de direction et les secrétaires doivent avoir au moins quelques crédits universitaires, voire un baccalauréat.
Envisagez de commencer votre formation par une agence de travail temporaire. Ces organisations offrent occasionnellement une formation aux nouvelles recrues. Sinon, si vous avez des compétences de base en secrétariat ou en administration, vous pouvez recevoir une formation en cours d'emploi pour apprendre les tenants et les aboutissants d'une entreprise ou d'un secteur particulier.
Perspectives d'emploi
Malheureusement, le pronostic d'emploi pour ce poste n'est pas prometteur. Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, les développements technologiques commenceront à prendre en charge de nombreuses fonctions d'assistants administratifs entre 2019 et 2029, entraînant une réduction de 9 % de la croissance de l'emploi.
Environnement de travail
Presque toutes les industries exigent ce poste. Vous pourriez travailler dans un cabinet médical, un cabinet d'avocats, un bureau gouvernemental ou pour un petit entrepreneur local. Dans tous les cas, vous travaillerez probablement dans un bureau.
Parce que les assistants virtuels sont de plus en plus demandés, vous pourrez peut-être travailler à domicile.
Horaire de travail
Il s'agit presque toujours d'un emploi à temps plein pendant les heures normales de bureau, mais la nature de l'entreprise, par exemple si vous travaillez pour une clinique médicale, peut nécessiter du travail le week-end. En outre, les membres de la profession juridique peuvent être appelés à travailler de longues heures dans la préparation des procès et des délais.
Comment décrocher un emploi en tant qu'assistant administratif
#1. Obtenez des recommandations exceptionnelles
Les employeurs à la recherche d'une secrétaire ou d'une assistante administrative veulent quelqu'un avec qui ils peuvent travailler confortablement, qui s'intégrera au reste de l'équipe et à qui on peut confier des informations sensibles. Ces qualités peuvent être démontrées par de solides lettres de recommandation.
#2. Appliquez votre réseau
Utilisez votre réseau pour connaître les offres d'emploi. Contactez vos connaissances sur Facebook et LinkedIn, ainsi que les membres de votre famille, vos voisins et vos anciens employeurs. Informez-les que vous aimeriez être présenté à toute personne susceptible de recruter.
#3. Rechercher des ouvertures
Pour trouver des offres d'emploi, utilisez des mots-clés comme assistant administratif, assistant marketing, assistant éditorial, secrétaire médical, secrétaire juridique et assistant de bureau dans une recherche Google. De nombreux emplois administratifs seront également annoncés dans la section emploi du site Web de votre journal local ou de votre chambre de commerce.
#4. Perfectionnez votre CV
Cet exemple de CV peut servir de référence et garantir que tous les meilleurs mots-clés sont inclus. N'oubliez pas l'importance d'une superbe lettre de motivation pour l'accompagner.
#5. Passer un entretien
Savoir ce qu'on vous demandera probablement à l'avance vous aidera à réussir votre entretien. Considérez quelques exemples de questions typiques et planifiez vos réponses à l'avance.
Comment un CV peut-il être utilisé pour évaluer les qualifications d'adjoint administratif d'un candidat ?
Suivez ces méthodes pour voir si un candidat convient à votre poste d'assistant administratif :
- Faites une liste des responsabilités que votre adjoint administratif doit être capable d'accomplir.
- Examinez votre description de poste et les compétences mises en évidence du poste d'adjoint administratif.
- Pour établir la compatibilité, comparez les compétences répertoriées sur leur CV à celles répertoriées dans votre description de poste.
- Examinez leur part sur l'expérience de travail. Une expérience antérieure en tant qu'adjointe administrative ou dans une fonction connexe telle que réceptionniste ou assistante de bureau peut être avantageuse. Leur expérience de travail pertinente peut déterminer s'ils sont qualifiés pour le poste.
- Vérifiez si leur formation peut les aider dans leur poste d'adjoint administratif. Un candidat titulaire d'un diplôme d'associé en administration des affaires et de certificats en Outlook, Excel et en assistance professionnelle, par exemple, indique son admissibilité.
Quelles compétences les enquêteurs recherchent-ils lors de l'embauche d'assistants administratifs ?
Les entreprises recherchent des candidats possédant d'excellentes compétences non techniques, plutôt qu'un nombre spécifique d'années d'expérience ou une formation technique, pour des postes d'assistant administratif de niveau débutant et intermédiaire.
Les responsables du recrutement recherchent souvent des personnes capables de communiquer efficacement, de résoudre les problèmes de manière imaginative et de rester au fait des détails sans fin afin d'aider l'équipe et d'aider chacun à faire avancer l'organisation.
Voici les compétences les plus importantes que les responsables du recrutement recherchent chez les candidats assistants administratifs :
# 1. Aptitudes à la communication:
En tant qu'adjoint administratif, vous collaborerez avec le personnel à tous les niveaux de l'organisation. Il est essentiel de communiquer de manière collaborative, professionnelle et réussie. Les responsables du recrutement accordent la priorité aux candidats ayant de grandes compétences en communication, car ils comprennent à quel point la communication d'un adjoint administratif peut avoir un impact significatif sur l'organisation.
#2. Compétences organisationnelles:
À ce titre, vous serez responsable de l'organisation des calendriers, de la planification des événements, de la gestion des projets et du respect d'autres échéances. Les plus petites choses sont cruciales. Lorsque votre exécutif manque une réunion, de l'argent peut être en jeu. Garder un administrateur organisé aide l'entreprise à atteindre ses objectifs.
#3. Compétences collaboratives :
En tant qu'adjoint administratif, vous collaborerez avec votre ou vos gestionnaires, ainsi qu'avec des personnes d'autres départements, pour assurer le bon déroulement des choses et pour terminer les projets à temps. Vous devez être capable de le faire efficacement.
#4. Compétences informatiques:
Une grande partie du travail d'un assistant administratif implique l'utilisation d'un ordinateur, que ce soit pour vérifier ou écrire des e-mails, gérer des calendriers ou créer des présentations PowerPoint. Cependant, les compétences en informatique peuvent être acquises sur le tas, tandis que les compétences en communication sont beaucoup plus difficiles à enseigner. Donc, si c'est votre point faible, ne paniquez pas ! Vous pouvez toujours obtenir un travail formidable si vous démontrez votre volonté et votre capacité à apprendre.
Lorsque vous vous préparez à répondre aux questions d'un entretien avec un assistant administratif, gardez ces compétences à l'esprit. Les travailler là où ils ont du sens vous aidera à consolider votre position de meilleur candidat aux yeux d'un recruteur ou d'un responsable du recrutement.
Questions d'entretiens pour Assistant administratif
- Quels outils organisationnels utilisez-vous ?
- Décrivez une situation dans laquelle vous avez commis une erreur. Comment avez-vous accepté la responsabilité de votre erreur et qu'avez-vous appris en conséquence ?
- Avec quels programmes informatiques et logiciels vous sentez-vous le plus à l'aise ?
- Que feriez-vous si vous étiez bloqué sur un projet ?
- Parlez-moi d'une fois où vous avez dû faire preuve de discrétion.
- Quelle a été votre contribution la plus significative à une équipe précédente avec laquelle vous avez travaillé ?
- Qu'est-ce qui vous distingue des autres candidats?
- Parlez-moi d'un moment où vous avez eu un désaccord avec un patron ou un collègue. Que s'est-il passé et comment l'avez-vous vécu ?
- Quel est votre environnement de travail idéal ?
- Comment équilibrez-vous les projets conflictuels hautement prioritaires ?
#1. Quels outils organisationnels utilisez-vous ?
On s'attend à ce que les adjoints administratifs soient la personne la plus organisée du bureau par les gestionnaires d'embauche. Rester organisé est essentiel pour faire le travail correctement, qu'il s'agisse d'organiser des réunions, de respecter des délais ou d'avoir une documentation prête à tout moment. Les outils organisationnels, tels que Google Calendar, Asana et d'autres logiciels de gestion de projet, peuvent vous aider à vous épanouir à ce titre, alors n'hésitez pas à mentionner vos connaissances à leur sujet.
Rester organisé implique plus que simplement savoir où se trouve chaque fichier. « La gestion des calendriers peut sembler simple, mais elle a un impact significatif sur une entreprise et peut être difficile. "L'administrateur doit faire preuve d'un jugement solide et définir les bonnes priorités", déclare Treena Diebolt, vice-présidente de Peloton, Global Talent Attraction.
Comment répondre
Réfléchissez aux outils de gestion de projet, d'organisation et de calendrier que vous avez utilisés dans un emploi précédent ou dans votre propre vie avant votre entretien. Préparez-vous à décrire comment vous utilisez les outils pour rester organisé, comme l'e-mail quotidien d'Asana qui informe tout le monde sur un projet d'une échéance imminente.
#2. Décrivez une situation dans laquelle vous avez commis une erreur. Comment avez-vous accepté la responsabilité de votre erreur et qu'avez-vous appris en conséquence ?
Même les meilleurs assistants administratifs font des erreurs puisque personne n'est parfait. Les responsables du recrutement le comprennent et veulent savoir comment vous allez admettre une erreur, trouver une solution immédiatement et en tirer des leçons afin d'éviter de commettre des erreurs similaires à l'avenir.
Comment répondre
Vous devez apporter un exemple concret d'une situation dans laquelle vous avez commis une erreur. Prenez le temps de réfléchir à ce qui ne va pas, pourquoi cela s'est produit et ce que vous avez fait pour y remédier. Enfin, parlez de ce que vous avez appris et de ce que vous ferez différemment la prochaine fois pour éviter de refaire la même erreur.
Pour mieux expliquer votre histoire et vous assurer de transmettre tous les faits cruciaux, utilisez l'approche STAR pour construire votre réponse (à cette question et à d'autres questions comportementales). STAR est une abréviation qui signifie :
- Définissez le scénario et fournissez tous les détails requis.
- Décrivez ce dont vous étiez responsable dans ce cas.
- Action : Décrivez les mesures que vous avez prises pour y remédier.
- Partagez les résultats de vos actions.
#3. Comment gérez-vous plusieurs projets hautement prioritaires ?
Certains adjoints administratifs relèvent de nombreux superviseurs; d'autres peuvent avoir un large éventail de responsabilités, ce qui signifie qu'ils sont en charge d'un grand nombre de tâches hautement prioritaires. Les managers posent cette question pour savoir comment un candidat gère son temps et utilise son jugement pour prioriser les affectations.
Comment répondre
Vous devez démontrer votre capacité à jongler avec plusieurs projets, qu'ils soient liés au travail ou à l'école, en discutant de la façon dont vous partagez votre temps et hiérarchisez les différentes initiatives. C'est aussi une opportunité fantastique de démontrer vos compétences en matière de prise de décision.
#4. Avec quels programmes informatiques et logiciels vous sentez-vous le plus à l'aise ?
Les gestionnaires d'embauche ne voient pas d'inconvénient à ce que vous suiviez une formation en informatique, mais ils veulent voir que vous avez une certaine familiarité avec diverses applications et que vous êtes prêt à apprendre tout autre programme requis au travail.
Les personnes à la recherche d'assistants administratifs demandent fréquemment des connaissances avec la suite Microsoft Office, en particulier PowerPoint, pour leur permettre de créer des présentations internes ou externes pour l'équipe. Selon Stephanie Naznitsky, directrice exécutive d'OfficeTeam, une division de Robert Half spécialisée dans le placement de professionnels de bureau et administratifs hautement qualifiés, les responsables du recrutement peuvent vouloir un candidat qui maîtrise les médias sociaux, peut gérer des conférences en ligne, est compétent dans la création de documents, ou a de l'expérience dans l'utilisation de logiciels de collaboration, selon le travail.
Comment répondre
Vous devez être prêt à identifier les applications que vous avez utilisées dans le passé et à expliquer votre niveau de familiarité avec chacune. Ils utiliseront différents logiciels selon l'organisation, alors lisez la description de poste pour voir ce qu'ils recherchent. Si aucune application spécifique n'est mentionnée, mettez l'accent sur les logiciels bien connus tels que Salesforce, Slack, G Suite ou Microsoft Teams. Vous pouvez également mettre en évidence les programmes que vous avez appris le plus rapidement, démontrant que même si vous n'avez pas utilisé un programme sur lequel cette équipe s'appuie, vous êtes un apprenant rapide et désireux qui pourrait facilement le reprendre.
#5. Comment géreriez-vous un projet dans lequel vous êtes bloqué ?
Un patron stressé ou débordé peut confier un projet à une adjointe administrative sans bien clarifier les objectifs ou le processus attendu. Les gestionnaires recruteurs recherchent une adjointe administrative qui prendra l'initiative et demandera de l'aide plutôt que de mener à bien le projet à la légère.
Comment répondre
Décrivez les étapes à suivre et vos réflexions sur l'obtention d'aide. Vous devez d'abord expliquer comment vous mèneriez vos propres recherches et résolutions de problèmes. Vous pouvez également discuter de l'utilisation d'autres ressources et relations au sein de l'organisation, telles que la recherche d'exemples de projets comparables menés dans le passé ou la prise de contact avec une personne que vous connaissez qui a effectué un travail similaire dans le passé. Ensuite, expliquez comment vous demanderiez des éclaircissements à votre direction si nécessaire.
Vous devez déclarer qu'en tant qu'administrateur, vous êtes au courant de l'horaire de votre gestionnaire et savez quand il n'est pas disponible, selon Naznitsky. Ensuite, vous pourriez dire : « Soit vous utilisez votre réunion en tête-à-tête, soit vous réservez du temps pour demander des éclaircissements. » Réserver dix minutes maintenant peut vous faire économiser des heures de travail inutile ou de temps perdu plus tard.
#6. Quelle a été votre contribution la plus significative à une équipe précédente avec laquelle vous avez travaillé ?
Les assistants administratifs peuvent exceller dans la planification d'événements, la gestion de projets et les efforts d'organisation qui aident une équipe à travailler plus efficacement. Bien que les assistants administratifs aient des tâches spécifiques, on leur demande souvent de prendre en charge des projets supplémentaires ou de « combler le trou » si quelque chose doit être fait, mais personne d'autre ne le peut. Les responsables du recrutement recherchent des candidats capables de bien collaborer avec les autres et de contribuer à la performance globale de leur équipe.
Comment répondre
Préparez-vous à parler d'un projet majeur ou d'une contribution importante que vous avez apportée aux équipes précédentes sur lesquelles vous avez travaillé. Considérez tout projet de grand groupe que vous avez réalisé dans une classe ou dans le cadre d'un groupe parascolaire si vous êtes plutôt débutant.
Lorsque vous sélectionnez un projet à expliquer, choisissez quelque chose qui vous passionne afin que vos passe-temps, vos meilleurs attributs et votre personnalité puissent transparaître. "Pensez à ce que vous avez le plus apprécié, [puis] faites des points simples pour décrire ce que c'était, ce qu'on attendait de vous et les idées innovantes que vous avez proposées, puis décrivez le résultat", conseille Naznitsky. Préparez-vous à expliquer comment vous avez dirigé ou contribué au projet, pris en charge vos responsabilités et terminé le projet à temps. Ensuite, résumez comment cela a contribué à la croissance de l'équipe ou à la réalisation de ses objectifs.
#7. Parlez-moi d'une fois où vous avez dû faire preuve de discrétion.
Les assistants administratifs aident fréquemment à la gestion de la communication, de la planification et d'autres initiatives d'une entreprise sans divulguer les détails à l'ensemble de l'équipe. Pendant ce temps, le reste du personnel considère fréquemment les assistants administratifs comme des pairs à qui se confier, ce qui peut aider l'organisation à mieux fonctionner, mais exige également que les assistants administratifs exercent leur jugement dans certains scénarios.
Comment répondre
Faites preuve de discrétion lorsque vous répondez à une question concernant la discrétion. Divulguer tous les détails du problème vous nuira et démontrera que vous ne savez pas quand retenir des informations afin de protéger votre entreprise ou vos collègues.
"Pensez-y à l'avance, car révéler trop de faits ne fait pas preuve de discrétion !" conseille Julie Perrine, fondatrice et PDG de All Things Admin, une entreprise de formation pour les employés administratifs. Il faut de la pratique pour parler d'un problème de manière générale tout en fournissant suffisamment de détails pour faire valoir votre point de vue.
Si vous êtes un candidat débutant, les responsables du recrutement peuvent ignorer cette question, mais si elle vous est posée, pensez à un club dont vous étiez membre à l'université et donnez un exemple à partir de là.
#8. Parlez-moi d'un moment où vous avez eu un désaccord avec un superviseur ou un collègue. Que s'est-il passé et comment l'avez-vous vécu ?
Les désaccords et les confrontations sur le lieu de travail sont inévitables. Parce que vous vous engagez auprès d'un grand nombre d'employés en tant qu'adjoint administratif, le risque de formation d'un désaccord est accru. Les responsables du recrutement utilisent cette question pour déterminer votre capacité à réfléchir, à vous analyser et à apprendre des expériences précédentes.
Comment répondre
"Ne répondez pas, 'Je n'ai jamais de conflit, et je m'entends avec tout le monde.' C'est absurde. Tout le monde est en désaccord avec quelqu'un. S'il vous plaît, racontez-moi une histoire. "Comment as-tu géré ça?" explique Vasquez. Si les responsables du recrutement posent cette question, ils ne se soucient pas de savoir si le désaccord s'est produit ; ils veulent entendre ce que vous avez fait pour le résoudre et continuer à travailler sans avoir à s'en occuper à nouveau.
Vous pouvez utiliser des problèmes provenant de l'extérieur du travail pour les candidats débutants, comme une querelle lors du processus de recrutement de la sororité ou un camarade de classe qui n'a pas réussi à assumer son poids lors d'un projet de groupe. Préparez-vous à expliquer ce qui s'est passé, où le problème est survenu et comment vous êtes parvenu à une solution ou comment vous avez décidé de continuer s'il n'a pas pu être résolu. Ne vous moquez jamais d'un collègue ou d'un ancien patron. Au lieu de cela, concentrez-vous sur la façon dont vous avez utilisé votre créativité pour parvenir à cette conclusion et sur ce que vous avez appris en conséquence.
Pratiquez votre réponse afin de pouvoir éliminer une partie de l'émotion tout en racontant un récit sur un scénario tendu ou bouleversant.
#9. Qu'est-ce qui vous distingue des autres candidats ?
Les recruteurs veulent savoir quels sont vos principaux atouts et compétences, et en quoi ils vous sont propres, c'est pourquoi ils posent cette question.
Comment répondre
Avant l'entretien, vous devriez réfléchir à vos points forts. Commencez par lire attentivement la description de poste et déterminez le talent ou les compétences recherchés par le responsable du recrutement et ceux que vous illustrez le mieux. Donnez un exemple précis de la façon dont ces compétences ont profité à une équipe dont vous avez déjà fait partie.
#dix. Quel est votre environnement de travail idéal ?
Lors d'un entretien, les responsables du recrutement doivent déterminer non seulement si un prospect possède les compétences essentielles pour s'épanouir en tant qu'adjoint administratif, mais également s'il saura bien travailler avec l'équipe existante. Ce que le manager recherche sera déterminé par l'ambiance de travail de l'entreprise.
Comment un assistant administratif peut-il améliorer ses performances professionnelles ?
Un assistant administratif peut améliorer son rendement au travail en acquérant continuellement de nouvelles compétences, en restant organisé, en maintenant une attitude positive, en communiquant efficacement avec ses collègues et ses clients et en étant proactif dans l'anticipation et la résolution des problèmes.
Quel est le rôle d'un assistant administratif dans le service client ?
Un assistant administratif joue un rôle crucial dans le service client en servant de premier point de contact pour les clients et les clients, en traitant les demandes des clients, en fournissant des informations et en aidant à résoudre les problèmes qui peuvent survenir.
Quel est le rôle d'un assistant administratif dans la gestion des données ?
Un assistant administratif est chargé de maintenir des enregistrements de données et des informations exactes et à jour, d'organiser les fichiers et les bases de données, de mettre à jour les bases de données et d'assurer la confidentialité et la sécurité des données.
Quelle est l'importance de la communication pour un assistant administratif ?
Une communication efficace est essentielle pour un assistant administratif, car il doit être capable de communiquer efficacement avec les clients, les collègues et les supérieurs. De bonnes compétences en communication comprennent la capacité d'écrire de manière claire et concise, d'écouter activement et d'articuler efficacement des idées.
Quelle est la charge de travail type d'un assistant administratif ?
La charge de travail d'un assistant administratif peut varier en fonction de la taille de l'organisation et des responsabilités attribuées, mais elle implique généralement d'effectuer une gamme de tâches administratives, notamment répondre aux appels téléphoniques, planifier des rendez-vous, gérer les e-mails et la correspondance et organiser les fichiers.
Quelles sont les perspectives d'emploi pour les adjoints administratifs dans les 5 prochaines années?
Selon le Bureau of Labor Statistics, les perspectives d'emploi des assistants administratifs devraient augmenter de 3 % de 2019 à 2029. La demande d'assistants administratifs devrait rester forte, en particulier dans des secteurs tels que les soins de santé, le gouvernement et les services juridiques.
Comment répondre
Préparez votre entretien en vous renseignant à l'avance sur l'entreprise avec laquelle vous allez vous entretenir afin de saisir ses valeurs et sa culture. Si vous découvrez que vos objectifs sont similaires aux leurs au cours de votre enquête, vous pourrez répondre avec plus de passion. Faites une réponse honnête ici. Si vous aimez travailler avec les autres, faites-le savoir.
Par contre, si vous êtes un travailleur qui préfère travailler seul et la tête baissée, décrivez-le. Peu importe à quel point vous désirez le travail, si la culture n'est pas bonne, vous n'aimerez pas y travailler à long terme.
Les responsables du recrutement préfèrent les candidats qui communiquent bien. Par conséquent, vous entraîner à répondre aux questions d'entretien courantes peut vous aider à vous sentir préparé, confiant et prêt à expliquer pourquoi vous êtes le candidat idéal pour ce poste d'assistant administratif.
FAQ sur l'adjoint administratif
Que fait une assistante administrative au quotidien ?
Les responsabilités quotidiennes d'un assistant administratif comprennent l'organisation de plusieurs calendriers, l'acceptation d'appels téléphoniques et de messages, l'envoi de courriels, la préparation de grandes réunions et présentations, la prise de notes lors de réunions et diverses autres tâches connexes.
Quel est l'autre titre de l'assistant administratif ?
Certaines entreprises utilisent les termes « secrétaires » et « assistants administratifs » de manière interchangeable.
Comment lister les compétences administratives sur un CV ?
Mettez vos compétences administratives dans une zone distincte de votre CV pour attirer l'attention sur elles. Incluez des exemples de vos compétences en action tout au long de votre CV, y compris la section sur l'expérience de travail et le profil du CV. Mentionnez à la fois les soft skills et les hard skills pour paraître complet.
- Emplois d'entrée de gamme en finance : Top 21+ pour les débutants et les professionnels
- Chef d'état-major (COS) : Description du poste, compétences et salaire aux États-Unis
- Intelligence financière : Petits pas vers une bonne maîtrise (+ Comment guider et cours détaillés)
- Emplois d'assistant virtuel: un guide complet 2023 (+ premier choix)
- BUSINESS ASSISTANT VIRTUEL : Guide de démarrage détaillé 2023 (+ conseils gratuits)
- Agent fiscal : meilleures pratiques et guide détaillé 2023
