S'assurer d'avoir la bonne quantité d'ingrédients sous la main est la première étape de la préparation d'un gâteau. Votre gâteau aura sans aucun doute un goût un peu désagréable s'il vous manque un œuf ou si vous manquez un peu de sucre. Des principes similaires s'appliquent aux grands projets : si vous n'avez pas les ressources nécessaires pour terminer le projet, il ne se déroulera pas comme prévu. Utilisez le processus de planification des capacités pour vous assurer que vous disposez de tous les composants nécessaires (dans ce cas, les membres de l'équipe, les compétences et les outils) lorsque vous en avez besoin. Nous expliquerons la planification des ressources, agile et Jira dans cet article, ainsi que leurs outils respectifs.
Qu'est-ce que la planification des capacités (CP) ?
Au cours d'un processus de planification de la capacité, la quantité de capacité de production nécessaire pour satisfaire la demande changeante des consommateurs est déterminée. Dans CP, la « capacité de conception » fait référence à la capacité maximale d'une organisation à achever le travail dans un délai précis.
Les organisations utilisent le processus CP pour calculer leur capacité de production afin de s'adapter à l'évolution de la demande pour leurs produits. Dans le contexte de la planification de la capacité, une capacité de conception est la capacité maximale d'une organisation à terminer une quantité spécifique de travail dans un laps de temps spécifique.
CP est le processus d'équilibrage des ressources disponibles pour répondre aux demandes de capacité du projet ou aux demandes des clients. La quantité de travail qui peut être achevée dans un laps de temps spécifique est appelée capacité de gestion de projet et de production.
Le processus CP est essentiel dans les domaines d'expertise en gestion de projet tels que :
- La gestion des ressources
- La gestion du temps
- Gestion d'équipe
- Gestion du travail
La planification des stratégies, des projets et la capacité de production vont de pair. La planification des membres de l'équipe fait partie du processus de planification pour s'assurer que le travail est effectué à temps. Le processus de gestion de la capacité est flexible. Les chefs de projet peuvent utiliser une variété d'approches CP car chaque entreprise est unique et la demande évolue constamment.
Stratégies de planification des capacités
Vous pouvez utiliser trois types différents de planification de la capacité pour augmenter la capacité de production dans diverses situations.
#1. Gestion de la planification des capacités
L'augmentation de la capacité de production avant une forte demande est appelée «stratégie de capacité de plomb» ou stratégie de plomb.
#2. Planification de la stratégie de décalage
Le processus d'augmentation de la capacité de production tout en traitant la demande en temps réel est connu sous le nom de "planification de la stratégie de décalage".
#3. Planification de la stratégie de match
La planification de la capacité principale et la planification de la stratégie de décalage sont combinées dans la planification de la stratégie de match. Il est nécessaire d'augmenter progressivement la capacité par incréments modestes jusqu'à ce que vous atteigniez l'utilisation des ressources requise pendant la phase de conception de la stratégie de correspondance.
Processus de planification des capacités
Bien que le processus CP puisse différer d'une entreprise à l'autre, il y a quelques étapes fondamentales qui sont suivies dans chaque processus :
#1. Projetez votre demande attendue.
Faites une estimation éclairée du travail qui doit être fait pour les nouveaux projets si vous savez qu'ils sont à venir. Vous pouvez comparer cela à la capacité dont vous disposez actuellement pour avoir une idée de la capacité dont vous aurez besoin pour terminer le travail.
#2. Identifiez la capacité nécessaire.
Calculez la capacité dont vous aurez besoin pour terminer la tâche que vous avez projetée lors de la phase précédente en fonction de vos estimations initiales. Envisagez d'utiliser une unité de mesure standard, telle que l'heure, ou un outil d'estimation de projet, tel que la taille d'un t-shirt.
#3. Calculez la capacité des ressources de votre équipe existante.
Assurez-vous que votre équipe peut gérer la charge de travail supplémentaire avant d'ajouter un autre projet pour éviter l'épuisement professionnel. Si une personne peut travailler en moyenne 30 heures par semaine et travaille maintenant sur des projets, vous pouvez calculer le nombre d'heures qu'elle peut travailler par semaine en déduisant sa charge de travail actuelle de la moyenne.
#4. Mesurer l'écart de capacité
Mesurez l'écart entre vos ressources actuelles et la demande prévue en fonction de la capacité requise du projet.
#5. Aligner la capacité sur la demande.
Optimisez la capacité actuelle et disponible de manière à ce qu'elles soient équilibrées en fonction de l'écart de capacité précédent. Ajoutez rapidement de nouveaux membres à l'équipe pour terminer le projet si votre équipe est actuellement à pleine capacité et incapable d'entreprendre des travaux supplémentaires. Envisagez d'ajouter un deuxième projet si vous avez la capacité supplémentaire d'utiliser pleinement vos ressources.
Outils de planification des capacités
En suivant les capacités de vos employés actuels et en prédisant ce qui se passerait si vous employiez plus de travailleurs, les outils de planification des capacités aident les entreprises à élaborer des plans d'affaires stratégiques et réalistes. Les entreprises peuvent mieux juger de leurs objectifs, de leur production et, surtout, de leur personnel, en gérant efficacement leur main-d'œuvre.
L'effort de sélection d'un outil de planification de la capacité parmi les milliers d'outils sur le marché aujourd'hui peut sembler difficile, mais il est crucial d'entrer dans le processus en sachant exactement ce dont vous avez besoin. Heureusement, nous avons fait nos recherches et cherché sur le Web les meilleurs outils de planification de capacité disponibles actuellement. Parcourez cette sélection de ressources bien choisies pour commencer immédiatement à estimer la charge de travail de votre équipe.
#1. Cliquez vers le haut
ClickUp, les équipes de toutes tailles peuvent gérer des projets, collaborer plus efficacement et consolider tout leur travail à partir de diverses applications dans un hub central. En outre, ClickUp est le meilleur logiciel CP pour surveiller les charges de travail, gérer efficacement les ressources et augmenter l'efficacité globale, car il dispose de centaines d'options personnalisables.
#2. DELIMAWorks ERP de fabrication
DELIMAWorks Manufacturing ERP (Enterprise Resource Planning), anciennement connu sous le nom d'IQMS, est un outil CP pour les grandes entreprises des secteurs de l'emballage, de l'automobile et d'autres secteurs de la fabrication discrète.
Cette solution permet le suivi, la surveillance et la traçabilité des données initiales et de l'activité de fabrication à l'échelle de la chaîne d'approvisionnement.
#3. Mosaïque
Mosaic est une solution de gestion des ressources et de CP qui fait tout. Il aide à l'unité de l'équipe et garantit que les projets sont correctement planifiés. Pour des tâches telles que la surveillance du temps, la budgétisation, les rapports, la génération de feuilles de temps et la planification de projets, il offre une variété d'outils en temps réel. Vous pouvez également l'utiliser pour hiérarchiser les ressources et mieux gérer la planification des ressources.
#4. Prévision
Pour planifier, gérer et comparer des projets les uns par rapport aux autres, utilisez Forecast, un outil de planification de la capacité des projets et des ressources basé sur l'IA. Son interface utilisateur très visible et à code couleur facilite l'évaluation de l'état de votre projet et de l'avancement réalisé par chaque membre de l'équipe. Lorsqu'il s'agit de gérer votre ressource la plus précieuse, votre personnel, Forecast excelle !
#5. Courir
Runn est un outil de CP très apprécié qui fournit les informations nécessaires aux propriétaires d'entreprise, aux chefs de projet et aux équipes de direction pour planifier et anticiper des projets complexes en temps réel. Ce programme comprend également une feuille de temps intégrée pour suivre l'avancement de vos tâches et comparer votre emploi du temps avec les heures passées.
Planification de la capacité des ressources
Le processus de définition de la quantité de travail que les ressources d'une entreprise peuvent accomplir et d'identification des activités et des projets qui peuvent être exécutés par ces ressources, et de faire correspondre le travail qui doit être fait avec les ressources qui sont maintenant disponibles pour satisfaire les demandes actuelles et futures est connue sous le nom de planification de la capacité des ressources.
Rôle de la planification de la capacité des ressources dans la gestion de projet
Un modèle de planification de la capacité des ressources est essentiel à la gestion de projet. La planification et l'anticipation des opportunités de pipeline aident à aligner les ventes et la livraison. Le chef de projet calcule les besoins en ressources et lance le processus de demande une fois qu'un projet de pipeline atteint un stade de probabilité spécifique.
Le gestionnaire de ressources associé commence alors le processus de planification de l'exécution. Mais d'abord, il ou elle doit déterminer s'il y a suffisamment de ressources pour commencer le projet. Le responsable des ressources évalue la capacité des ressources disponibles à répondre aux exigences du projet sous divers angles, notamment le rôle, le service, l'équipe, les compétences, etc.
Il est avantageux d'anticiper les manques ou les excès. Les gestionnaires peuvent donc utiliser des techniques de ressourcement efficaces pour combler cet écart, par exemple en recrutant une main-d'œuvre permanente ou occasionnelle.
Quels sont les avantages commerciaux de la planification de la capacité des ressources ?
La planification de la capacité des ressources permet aux entreprises de prévoir les projets et de protéger leur personnel contre l'instabilité du marché. Voici quelques avantages de la planification de la capacité des ressources pour votre entreprise :
- Réduisez les coûts des ressources de projet dans toute l'organisation.
- Maximiser l'utilisation efficace de chaque ressource.
- Assurez-vous d'allouer des ressources qualifiées pour la réussite d'un projet.
- Identifier et combler le déficit de compétences.
- Alignez les ventes et la livraison grâce à la prévision des opportunités du pipeline.
Meilleures pratiques de planification de la capacité des ressources
La planification de la capacité des ressources devient de plus en plus importante dans la gestion de projet si une entreprise souhaite réduire les coûts de ressourcement et être plus réactive au marché. En conséquence, l'idée de la gestion de la capacité a évolué au-delà des fondamentaux de la comparaison de la demande à la capacité.
Voici quelques tactiques essentielles pour mettre en œuvre efficacement la planification de la capacité dans votre entreprise : –
- Prévoyez la capacité par rapport à la demande et créez un plan de ressources de projet avancé.
- Suivi et analyse de la matrice de compétences en temps réel
- Gérez efficacement le pipeline de projets.
- Améliorez la consommation globale des ressources en la prévoyant.
- Anticiper les ouvertures de projets et le personnel de banc.
Comment dois-je sélectionner la meilleure approche de planification de la capacité des ressources ?
La CP et les ressources sont essentielles pour que les entreprises modernes augmentent leurs performances. Il est crucial de rechercher une solution qui dépasse les capacités des feuilles de calcul actuelles. Une entreprise doit s'assurer que son logiciel CP est fiable et capable d'offrir les éléments suivants :
- Il devrait être possible de mettre à l'échelle, de personnaliser et d'étendre le système.
- Il doit projeter la rentabilité et la production.
- L'analyse BI en temps réel doit être offerte par le système.
- Il doit trouver un moyen de gérer la complexité d'une organisation matricielle.
- Il devrait fonctionner avec d'autres programmes.
La planification de la capacité des ressources est une composante essentielle de la gestion des ressources du projet. Les entreprises peuvent utiliser leurs ressources plus efficacement en utilisant les fonctionnalités d'outils de planification de capacité sophistiqués.
Planification agile des capacités
La planification agile de la capacité consiste à calculer la capacité de votre équipe Scrum pour un sprint spécifique avant d'estimer la quantité de backlog de produit que vous pouvez vous attendre à terminer. Parfois, on parle de « planification de sprint basée sur l'engagement » ou de « planification de sprint basée sur la capacité ».
L'objectif de la planification agile de la capacité est de maintenir les ressources engagées de manière optimale pour fournir leur meilleur travail, afin qu'elles puissent produire des fonctionnalités qui ravissent vos clients et utilisateurs, non seulement pour savoir quelle capacité vous avez, mais aussi combien vous pouvez vous engager de manière réaliste à livrer dans les délais. .
Avantages de la planification agile des capacités
#1. Amélioration de la prévisibilité et des prévisions
Il est logique que les leaders Scrum adoptent les données fournies par la planification agile des capacités, car l'objectif principal de l'approche Agile est la capacité d'évaluer les performances et de tirer les leçons du passé.
#2. Sécurité psychologique, satisfaction et rétention des employés
Il permet à votre personnel d'être utilisé de manière optimale sans être surmené. Un autre avantage de la planification agile de la capacité est de contrôler la charge de travail de votre équipe pour améliorer la productivité tout en limitant le risque d'épuisement professionnel.
#3. Capacité accrue de repousser et de prioriser
La planification agile des capacités établit des attentes fondées sur des données probantes quant à ce que votre équipe peut faire. 42 % des personnes interrogées dans le rapport sur l'état du marketing agile d'Agile Sherpa citent des difficultés à gérer le travail non planifié.
Défis de la planification agile des capacités
il est courant de faire trop de promesses et de sous-livrer sans CP. Malgré les avantages de la CP, la méthode peut présenter les défis typiques suivants :
- Livraison variable
- Absence de limites de sprint
- Des priorités mal définies
- Difficile à mettre à l'échelle
Planification des capacités Jira
La planification de la capacité des ressources dans Jira est une tâche sans fin car elle diffère d'une entreprise à l'autre et sera toujours unique en raison des différentes fonctionnalités prises en compte pour votre configuration Jira nécessaire.
Les
De nombreuses équipes agiles utilisent les fonctionnalités avancées de planification des capacités de la feuille de route Jira pendant le processus de développement de produits et pour la planification des sprints, mais Jira convient également aux équipes non techniques car il répond aux besoins d'équipes de différents types et tailles. La planification des capacités Jira est cruciale pour la gestion de projet car elle garantit que les projets reçoivent les ressources dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs.
Comment faites-vous la planification de la capacité Jira ?
Jira peut être utilisé comme outil de gestion de projet ou comme système de billetterie pour organiser vos activités, mais il y a quelques considérations importantes à prendre en compte avant de commencer le processus de planification des capacités Jira.
- Créez des projets et formez des équipes.
- Assurez-vous que les PM et leurs équipes restent sur la même longueur d'onde.
- Créez une visualisation distincte.
Faiblesses de la planification des capacités dans Jira
Vous devez être conscient des éléments suivants avant de procéder à la planification des capacités dans Jira, car ils peuvent encore être améliorés avec cet outil de gestion de projet.
- Gestion inadéquate du temps et des ressources
- Mauvaise fidélité visuelle
- Manque de fonctionnalités financières intégrées
Avantages de la planification des capacités
Les entreprises qui mettent en œuvre une méthodologie CP pour accroître leur efficacité et satisfaire la demande peuvent bénéficier de l'un ou de l'ensemble des avantages suivants :
#1. Limiter les ruptures de stock
Les clients n'aiment pas attendre, et être « en rupture » d'un produit ou d'un service ne fera que les inciter à passer à la prochaine entreprise qui peut répondre à leur demande. Heureusement, l'un des avantages du CP est que vous pouvez réduire les ruptures de stock et même les éviter complètement.
#2. Déterminez les zones d'inefficacité dans les processus de votre entreprise.
Peu importe ce que vous envisagez (qu'il s'agisse de produits, de personnes, d'équipements ou de ressources), vous saurez quelles variables peuvent limiter la capacité et comment les éviter pour vous assurer que vous avez toujours ce dont vous avez besoin. Connaître votre capacité de ressources minimale et maximale est un autre avantage de CP.
#3. Augmenter la capacité de livraison
CP est un excellent moyen d'évaluer votre capacité de livraison afin que vous sachiez que vous avez les travailleurs disponibles pour livrer vos produits dès qu'ils sont achetés, ce qui fait de vous un concurrent parmi la concurrence du marché. Les clients d'aujourd'hui veulent leurs produits immédiatement. Des délais de livraison rapides peuvent être synonymes de succès pour une entreprise, tandis que des délais de livraison plus lents peuvent faire perdre des affaires.
#4. Vérifier l'accessibilité
Avant de signer un nouveau contrat ou de soumettre une nouvelle proposition à un client potentiel, CP vous permet de vous assurer que vous disposez de la main-d'œuvre et des ressources nécessaires pour gérer vos nouveaux clients, projets, etc.
Quels sont les quatre types de planification des capacités ?
- CP du produit
- PC de la main-d'œuvre
- Outil CP
Quels sont les facteurs de planification des capacités ?
Évaluez les éléments de la demande de service qui peuvent affecter la capacité, tels que les capacités de processus : compétences, quantité et qualité, pour aider à satisfaire la demande.
Quel outil est appliqué pour la planification des capacités ?
En utilisant les données fournies par Runn, un outil CP bien connu, les propriétaires d'entreprise, les chefs de projet et les équipes de gestion peuvent planifier et prévoir des projets complexes en temps réel.
Quels sont les 8 déterminants de la planification des capacités ?
Les installations, les facteurs de produit et de service, les facteurs humains, les facteurs de processus, les facteurs d'exploitation, les facteurs de politique, les facteurs de chaîne d'approvisionnement et les variables externes sont les facteurs suivants qui déterminent la capacité effective.
Que sont les principes de planification des capacités ?
Plus précisément, la « capacité » fait référence à la quantité maximale de travail qui peut être accomplie au cours d'une période donnée. CP est le processus par lequel les organisations déterminent la quantité de travail qu'elles peuvent accomplir compte tenu de leur nombre total d'employés et des contraintes de temps à venir.
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Bibliographie
