À la fin de chaque mois, le service des ressources humaines réserve du temps pour calculer le salaire, les traitements et les retenues de chaque employé. La plupart des entreprises créent manuellement des fiches de paie et cela prend généralement des heures. Cependant, pour le rendre rapide, utilisez un générateur de modèle de fiche de paie gratuit avec une calculatrice pour fournir des informations détaillées sur le chèque de paie d'un employé. Essentiellement, des fiches de paie précises sont extrêmement importantes pour les employés, car elles sont nécessaires pour prouver leur capacité à payer ou à contracter un prêt. Il peut également être utilisé dans certains cas comme preuve d'emploi. Certains de vos employés sont nouveaux ou viennent de terminer leur intégration ? Avant de continuer, répondons à ces questions et plus comme comment générer des talons de paie et des talons de chèque avec vérification.
Qu'est-ce que les bulletins de paie ?
Un talon de paie est un dossier financier qui indique le revenu brut d'un employé au cours d'une période de paie spécifique, y compris les salaires, les commissions, les primes et les pourboires. Les fiches de paie répertorient également les retenues à la source détaillées pour les impôts, tels que l'assurance-maladie et la sécurité sociale (FICA), et les déductions pour des éléments tels que les primes d'assurance maladie et les régimes de retraite parrainés par l'employeur. Historiquement, les talons de paie étaient attachés aux chèques de paie physiques des employés, d'où leur nom. Désormais, les talons de paie sont généralement proposés sous forme numérique aux employeurs qui utilisent un service de paie sans papier disponible en ligne à télécharger si nécessaire.
Comment puis-je obtenir des talons de paie si j'ai un dépôt direct ?
Vous pouvez générer des talons de paie si vous avez un dépôt direct en y accédant en ligne ou en contactant les ressources humaines. Si vous avez un dépôt direct, vous devriez pouvoir accéder à vos talons de paie en ligne en vous connectant au portail de votre entreprise. Les talons de paie sont généralement générés à chaque période de paie et envoyés avec les chèques de paie.
Comment choisir un générateur de talons de paie
Voici les différents éléments à prendre en compte lors du choix d'un générateur de fiches de paie pour votre entreprise.
#1. Prix
L'un des principaux objectifs de la génération de générateurs de fiches de paie pourrait être de réduire les prix. Ceci est fait pour s'assurer que vous ne dépensez pas trop en fonction de la taille de votre entreprise. Les générateurs payants coûtent généralement entre 10 et 15 dollars par talon de paie. Cependant, vous pouvez l'obtenir pour moins cher avec Paystubsnow.
#2. Fiabilité
En raison de la délicatesse d'un talon de paie, vous en avez besoin d'un qui soit précis, rapide et fiable. Vous souhaitez envisager de vérifier les avis publics sur un générateur choisi avant de les choisir.
#3. Personnalisé
La possibilité de personnaliser un talon de paie est cruciale pour chaque marque. Sauf, bien sûr, que vous n'avez aucun intérêt pour l'image de marque. Si vous le faites, recherchez des fonctionnalités supplémentaires. Ceux-ci incluent des thèmes, des logos et des filigranes personnalisables.
#4. nombre d'employés
Bien que l'objectif de l'utilisation d'un générateur soit de gagner du temps, selon la taille de votre entreprise, vous pouvez ignorer le coût d'obtention d'un talon de paie en utilisant un modèle. Si vos employés ont moins de 5 ans, il n'est vraiment pas nécessaire de payer un talon de paie. Vous pouvez totalement en créer un manuellement avec un modèle et avoir suffisamment de temps à perdre.
Comment générer des talons de paie
Il existe plusieurs façons pour un employeur/propriétaire d'entreprise de générer des talons de paie professionnels, selon ses besoins. Si la conception du talon de paie n'est pas significative et que l'employeur souhaite avoir plus de contrôle sur les informations qui y figureront, il doit utiliser un logiciel tel que Microsoft Word ou Microsoft Excel. En outre, les programmes Web gratuits tels que Google Docs et Google Sheets sont d'autres excellentes options.
Guide sur la façon de générer des talons de paie pour les employés
Le moyen le plus simple de générer des talons de paie pour les employés est d'utiliser l'un des meilleurs fournisseurs de logiciels de paie, de comptabilité ou d'un générateur de talons de paie. Bien qu'il soit possible de générer manuellement des fiches de paie, ce n'est pas vraiment nécessaire. Mais, si vous souhaitez créer manuellement des fiches de paie pour les employés W-2, voici le processus :
- Commencez par le salaire brut total de l'employé pour la période de paie.
- Ajoutez des déductions pour les impôts retenus (fédéraux, étatiques et locaux le cas échéant, ainsi que FICA).
- Déduisez la partie payée par l'employé des primes d'assurance maladie.
- Déduire les cotisations au régime de retraite choisies par les employés.
- Ajoutez toute autre déduction (comme pour d'autres couvertures d'assurance).
- Calculez le salaire net (le montant qui figure sur le chèque de paie de l'employé).
Après avoir généré un talon de paie pour un employé pour une période de paie donnée, joignez ce talon de paie au chèque (si vous émettez un chèque physique). Ou vous pouvez fournir des talons de chèque de paie numériquement par e-mail ou via un portail en ligne.
Générateur de talons de paie gratuit
Un talon de paie est la preuve d'un chèque de paie émis à un employé. En effet, il identifie des informations sur l'employé et les détails de son salaire. Contrairement à un chèque ou à un dépôt direct qui contient le salaire net, un talon de paie fournit des informations importantes sur le salaire brut et les retenues effectuées sur les chèques de paie à chaque période de paie. Par conséquent, certaines lois des États exigent un certain type de relevé de paie documenté, même si cela n'est pas obligatoire en vertu de la loi fédérale.
Dans la mesure où la génération d'un talon de paie peut être une tâche ardue pour de nombreux propriétaires de petites entreprises. Cela implique de nombreux calculs, ainsi que le suivi des informations et des impôts des employés. Cependant, avec l'aide d'un générateur de fiche de paie gratuit, ce processus peut être rendu beaucoup plus facile et plus efficace, vous permettant d'économiser du temps et de l'argent tout en servant votre objectif.
Meilleur générateur de talon de paie gratuit
Vous trouverez ci-dessous le meilleur générateur de talons de paie gratuit adapté aux entreprises,
# 1. Shopify
Le générateur de fiches de paie gratuit de Shopify vous permet de créer des fiches de paie et de les imprimer rapidement en ligne. Le générateur de talons de paie de Shopify est parfait pour créer des talons de paie d'aspect professionnel et pouvant être publiés rapidement et facilement.
#2. Conception Apple Pi
Il s'agit d'un générateur en ligne gratuit et facile à utiliser qui permet aux utilisateurs de créer rapidement et facilement des fiches de paie professionnelles. Avec une interface simple et intuitive, les utilisateurs peuvent saisir toutes les informations nécessaires, y compris le nom de l'employé, le taux de rémunération, les heures travaillées et les déductions. L'outil génère ensuite un talon de paie détaillé qui peut être téléchargé et imprimé.
#3. Générateur de talons de paie EZ
EZ Paystub est un générateur de fiche de paie gratuit où vous pouvez ajouter des informations commerciales, un logo, des couleurs de marque et des images. Le créateur de talons de paie vous permet de gérer votre paie tout en concevant des talons de paie avec les champs corrects et la mise en page parfaite à l'aide de leur logiciel de bureau. De plus, le créateur de talons de paie vous permet d'automatiser le calcul des paiements et de concevoir des talons de paie en masse pour de nombreux employés.
#4. Générateur de talons de paie Wix
Cet outil de génération de fiches de paie gratuit de Wix vous permet de créer des fiches de paie et de les personnaliser selon vos besoins uniques. Comme tous les autres outils Wix, le créateur de talons de paie en ligne est facile à utiliser. Les fiches de paie que vous réalisez sont facilement téléchargeables sur votre ordinateur et remplies en interne avant de les imprimer.
#5. Maintenant
Ce générateur de talons de paie vous permet également de créer d'autres documents de paie, comme les formulaires W-2 et 1099. Tout ce que vous avez à faire est de remplir toutes les informations sur vos employés et votre entreprise. Prévisualisez le document et vérifiez s'il ressemble exactement à ce qu'il devrait. Une fois que vous êtes satisfait de l'apparence de votre talon de paie, vous pouvez choisir de le recevoir à votre adresse e-mail.
Modèle de fiche de paie gratuit avec calculatrice
Un modèle de talon de paie gratuit avec une calculatrice est disponible avec le créateur de talon qui est prêt à être téléchargé et utilisé. En effet, les modèles de talons de chèque gratuits vous donnent une idée claire du format exact que vous recevrez dans les talons de paie générés. Comme vous avez le privilège de choisir le modèle de votre choix, vous pouvez sélectionner le format dans lequel vos employés recevront le talon. En outre, chaque modèle de talon de chèque de paie a une mise en page professionnelle qui classe étroitement la façon dont les détails de votre talon sont reflétés.
L'exemple du modèle de fiche de paie gratuit avec une calculatrice peut être téléchargé à titre de référence. En outre, les exemples de modèles consistent en un filigrane de créateur de stub qui sera supprimé dès que vous paierez pour le même. Étant donné que vous offrez de la valeur à vos employés sous forme de talons, il est bon que vous choisissiez un modèle de talon de paie favorable pour eux. Il existe de nombreux modèles de fiches de paie que vous pouvez utiliser pour imprimer vos fiches de paie. Cependant, il n'y en a aucun qui puisse tout faire pour vous. Vous devez faire tous les calculs vous-même ou vous devez utiliser un logiciel compliqué.
Qu'est-ce qu'un modèle de fiche de paie gratuit ?
Un modèle de talon de chèque de paie est un formulaire à remplir prédéfini dans lequel vous pouvez répertorier tous les revenus et déductions de votre employé sur une période donnée. Les modèles sont généralement disponibles dans différentes conceptions, ce qui permet à l'utilisateur de choisir l'apparence de son talon de chèque de paie. De nos jours, les employeurs de petites entreprises et les entrepreneurs indépendants peuvent créer instantanément et gratuitement des talons de paie à l'aide d'un talon de paie à remplir en ligne.
Facteurs à prendre en compte lors du choix d'un modèle de fiche de paie gratuit avec calculatrice
Voici les éléments à surveiller lors de la sélection d'un modèle de talon de paie gratuit,
#1. Format
Décidez de ce que vous voulez ou de ce dont vous avez besoin, afin de pouvoir décider du format dans lequel enregistrer vos modèles. Avez-vous besoin d'envoyer une copie électronique du document comme preuve de revenu ? Ensuite, enregistrez le talon de paie au format PDF. En avez-vous besoin pour suivre vos revenus et vos déductions fiscales ? Ensuite, enregistrez-le sous forme de fichier Excel pour le modifier et le calculer ?
#2. Personnalisé
Avec un modèle en ligne, vous pouvez le personnaliser pour le rendre plus professionnel. Vous pouvez facilement le modifier pour ajouter le logo de votre entreprise et les couleurs de votre marque.
#3. Informations
De quels détails avez-vous besoin et n'avez-vous pas besoin dans votre formulaire de modèle de talon de chèque à remplir ? Est-ce sa description de poste, sa date d'embauche ou ses saisies ? Modifiez le champ du formulaire comme bon vous semble.
#4. Mise en page
Un talon de chèque de paie détaillé ou simple en dit long sur vous et votre entreprise, alors assurez-vous que si vous ou votre employé en avez besoin pour quelque chose d'aussi important qu'un prêt hypothécaire, vous devez utiliser un modèle approprié.
Puis-je faire des fiches de paie pour moi-même ?
Si vous êtes travailleur indépendant, vous ne recevrez pas de talon de paie comme vous le feriez d'un employeur. Faire un talon de chèque de paie pour un travailleur indépendant peut se faire de différentes manières et le processus ne prend pas longtemps. À condition d'avoir un chèque ou un relevé bancaire récent, vous pouvez commencer à les faire.
Vérifier les talons avec vérification
Lors de la vérification des antécédents professionnels d'un candidat potentiel, vous recevrez très probablement des talons de paie et d'autres documents pour confirmer les informations fournies. De préférence, les candidats fourniront des informations précises sur leurs revenus et leur employeur, mais cela peut ne pas toujours être le cas en raison de la facilité avec laquelle il est possible de créer de faux bulletins de paie en ligne. Pour cette raison, il est important de savoir comment éviter les faux talons de chèque en utilisant des documents de vérification et financiers lors du processus de sélection des locataires.
À quoi ressemble un talon de chèque ?
Les talons de chèque comprennent le nom et l'adresse d'une personne, le titre du poste, les revenus bruts pour une période de paie définie, le total des retenues, les impôts, un résumé de la paie et des informations sur leur employeur. La structure globale des talons de chèque avec vérification varie selon l'entreprise, mais ils doivent tous partager les mêmes détails. Mais si vous recevez un talon de paie auquel il manque des informations clés, telles que l'employeur ou le titre du poste de la personne, vous devrez peut-être effectuer des recherches supplémentaires pour confirmer que les informations sont exactes.
Vérifier les talons avec vérification : étapes pour vous guider
Voici trois façons de vérifier les souches par vérification,
#1. Vérifiez que le candidat travaille actuellement dans l'entreprise
Il peut y avoir des cas où un candidat peut créer une entreprise ou en lister une dont il n'est pas un employé actuel. Pour cette raison, il est conseillé de confirmer d'abord l'existence de l'entreprise ou de demander une lettre d'offre avec la description de poste du candidat, le taux de rémunération et la date de début officielle des talons de chèque en utilisant la méthode de vérification.
#2. Enquêter sur le total des nombres à leur revenu annuel
Une erreur courante dans les fausses fiches de paie consiste à ajouter des montants de paie qui ne totalisent pas le revenu annuel indiqué sur leur demande. Pour vérifier si les montants indiqués sur leur demande correspondent, vous pouvez multiplier le salaire brut par 12 mois pour leur revenu brut annuel. Le revenu brut n'inclut pas les impôts ou les déductions, il devrait donc généralement correspondre.
#3. Rechercher des informations supplémentaires auprès de l'équipe des ressources humaines de l'entreprise
Si vous n'êtes toujours pas sûr de la validité de l'emploi ou du revenu d'un candidat, vous pouvez contacter l'employeur actuel pour parler à un représentant des ressources humaines.
Comment puis-je obtenir mes talons de paie en ligne ?
Demandez à votre responsable ou au service des ressources humaines où vous pouvez les localiser par voie électronique. En règle générale, les entreprises qui les hébergent électroniquement les ont sur un site Web de service de paie qui nécessite un identifiant et un mot de passe pour les employés.
Bibliographie
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