Nous sommes rarement avertis à l'avance qu'une tragédie se prépare. Même avec une prévoyance considérable, plusieurs choses peuvent mal tourner; chaque événement est unique et se déroule de manière imprévue.
C'est là qu'une stratégie de continuité des activités devient utile. Pour offrir à votre organisation les meilleures chances de succès lors d'une crise, mettre un plan actuel entre les mains de toutes les personnes qui seront responsables de l'exécution de tout aspect de ce plan. Généralement, l'absence de plan n'implique pas seulement que votre entreprise prendra plus de temps que nécessaire pour se remettre d'une catastrophe ou d'une crise. Vous devrez peut-être fermer définitivement vos portes. Voyons comment développer une stratégie efficace de continuité des activités et ce que le plan devrait inclure.
Qu'est-ce que la continuité des activités?
La continuité des activités (BC) fait référence à la préservation ou à la reprise rapide des fonctions commerciales en cas de perturbation catastrophique, telle qu'un incendie, une inondation ou une cyberattaque malveillante. Un plan de continuité d'activité définit les méthodes et consignes qu'une organisation doit suivre en cas de crise. Il comprend des informations sur les processus métier, les actifs, les ressources humaines, les partenaires commerciaux et d'autres sujets.
Existe-t-il une méthode pour obtenir les ressources humaines, la production, vente, et une assistance fonctionnellement opérationnelle afin que l'entreprise puisse continuer à produire de l'argent immédiatement après une catastrophe ? Par exemple, savez-vous comment votre personnel de service à la clientèle gérerait les appels des clients si le bâtiment où ils travaillent était détruit par une tornade ? Vont-ils travailler à domicile ou à un autre endroit temporairement ? Ces types de problèmes devraient être inclus dans le plan de continuité des opérations.
Le plan de continuité des activités doit également inclure une analyse d'impact sur les activités (BIA). UNE analyse d'impact sur l'entreprise (BIA) détermine l'impact d'une perte soudaine de fonctions commerciales, qui est généralement en termes d'argent. De plus, ce type d'analyse vous aide également à déterminer si vous devez externaliser les fonctions non essentielles dans votre stratégie de continuité des activités. Cependant, cela peut venir avec son propre ensemble de dangers. Le BIA vous aide simplement à évaluer l'importance des procédures de votre organisation.
Pourquoi un plan de continuité d'activité est-il important ?
La continuité des activités est cruciale à une époque où les temps d'arrêt sont inacceptables. Les temps d'arrêt peuvent provenir d'une multitude d'endroits. Certains dangers, tels que les cyberattaques et les conditions météorologiques extrêmes, semblent s'aggraver. Il est essentiel de disposer d'un plan de continuité des opérations qui tienne compte de toute perturbation potentielle des opérations.
Au cours d'une crise, la stratégie doit permettre à l'organisation de fonctionner au strict minimum. La continuité des activités contribue à la résilience d'une organisation en lui permettant de réagir rapidement à une interruption. Strong BC permet d'économiser de l'argent, du temps et la réputation de l'entreprise. Une panne prolongée représente un danger financier, personnel et de réputation.
La continuité des activités nécessite qu'une entreprise se penche sur elle-même, analyse les zones de faiblesse potentielles et recueille des informations essentielles - telles que des listes de contacts et des schémas techniques du système - qui peuvent être bénéfiques en dehors des scénarios de catastrophe. Une organisation peut renforcer son communication, la technologie et la résilience en mettant en œuvre la planification de la continuité des activités.
Vous pouvez également exiger un plan BC pour des raisons légales ou réglementaires. Il est essentiel de comprendre quelles réglementations s'appliquent à une organisation spécifique, en particulier à une époque de réglementation croissante.
Éléments essentiels d'un plan de continuité des activités
Une stratégie de continuité des activités se compose de trois éléments principaux : la résilience, la reprise et la contingence.
#1. Résilience
Vous pouvez augmenter la résilience d'une organisation en concevant des services et des infrastructures vitaux en tenant compte de plusieurs scénarios de catastrophe, tels que la rotation du personnel, la redondance des données et le maintien d'un surplus de capacité. Assurer la résilience face à diverses éventualités peut également aider les entreprises à maintenir des services clés sur site et hors site sans interruption.
#2. Récupération
Il est essentiel de récupérer rapidement après une catastrophe afin de reprendre les fonctions de l'entreprise. La définition d'objectifs de temps de récupération pour divers systèmes, réseaux ou applications peut aider à hiérarchiser les éléments qui doivent être récupérés en premier. Autre tactiques de récupération comprennent des inventaires de ressources, des accords avec des tiers pour assumer l'activité de l'entreprise et l'utilisation de locaux adaptés pour les fonctions critiques.
#3. Contingence
Un plan d'urgence comprend des procédures pour un certain nombre d'événements externes, ainsi qu'une chaîne de commandement qui répartit les tâches au sein de l'entreprise. Ces obligations peuvent inclure le remplacement du matériel, la location d'un espace de bureau d'urgence, l'évaluation des dommages et l'embauche de fournisseurs tiers pour obtenir de l'aide.
Reprise après sinistre vs continuité des activités
La planification de la reprise après sinistre, comme la planification de la continuité des activités, définit les tactiques planifiées d'une organisation pour les processus post-panne. Un plan de reprise après sinistre, en revanche, n'est qu'un sous-ensemble de la planification de la continuité des activités.
Les plans de reprise après sinistre sont principalement axés sur les données, en se concentrant sur le stockage des données sous une forme qui permet d'y accéder plus rapidement après un sinistre. La continuité des activités tient compte de cela, mais se concentre également sur la gestion des risques, la surveillance et la planification nécessaires pour qu'une marque continue de fonctionner pendant une interruption.
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Processus de continuité des activités
Le démarrage du projet de planification est la première étape pour assurer la continuité des activités. Les étapes de l'analyse d'impact sur l'entreprise (BIA) ainsi que son évaluation des risques sont essentielles à l'acquisition d'informations pour le plan.
Un BIA peut exposer tous les défauts potentiels ainsi que les effets d'une calamité sur de nombreux départements. Le rapport BIA indique à une entreprise les fonctions et les systèmes les plus importants à prioriser dans un plan de continuité des activités.
Une évaluation des risques détecte les menaces potentielles pour une entreprise, telles que les catastrophes naturelles, les cyberattaques ou les défaillances technologiques. Les risques peuvent avoir un impact sur les employés, les clients, les opérations de construction et la marque de l'entreprise. L'évaluation précise également qui ou quel risque pourrait blesser, ainsi que la probabilité des dangers.
La BIA et l'évaluation des risques sont indissociables. Le BIA renseigne sur les conséquences probables des perturbations identifiées dans l'évaluation des risques. Nous pouvons résumer le processus ci-dessus en quatre à savoir ;
#1. Évaluation
#2. Reprise d'activité
#3. Récupération informatique
#4. Gestion de crise
Gestion de la continuité des affaires
Il est essentiel d'identifier qui sera en charge de la continuité des activités. Il peut s'agir d'une seule personne dans le cas d'une petite entreprise ou de toute une équipe dans le cas d'une grande organisation. Un logiciel de gestion de la continuité des activités est une autre alternative. Les logiciels, qu'ils soient sur site ou dans le cloud, facilitent la conduite des BIA, la création et la mise à jour des plans et l'identification des zones à risque.
La continuité des activités est une activité vivante et respirante. Par conséquent, le plan BC d'une entreprise ne devrait pas être laissé sur l'étagère. Le contenu de l'organisation doit être communiqué au plus grand nombre de personnes possible. La mise en œuvre de la continuité des activités n'est pas réservée qu'aux temps de crise ; la société devrait organiser des exercices de formation afin que le personnel sache quoi faire en cas de perturbation réelle.
L'importance des tests BC est énorme. Il est difficile de déterminer si un plan réussira s'il n'a pas été testé. Un test de continuité des activités peut être aussi simple qu'un exercice sur table dans lequel les employés discutent de ce qui se passerait en cas d'urgence. Une simulation d'urgence complète est incluse dans des tests plus rigoureux de la stratégie de continuité des activités. Pour mieux simuler une crise, une entreprise peut organiser le test à l'avance ou le faire sur un coup de tête.
Lorsqu'une organisation termine un test, elle doit examiner les résultats et réviser le plan si nécessaire. Certaines parties de la stratégie devraient bien fonctionner, mais d'autres activités devront peut-être être modifiées. Un programme de tests réguliers est bénéfique, surtout si les activités et le personnel de l'entreprise changent souvent. La continuité complète des activités est testée, révisée et mise à jour régulièrement.
Que comprend un Plan de Continuité d'Activité ?
La BC traite de la planification et de la préparation nécessaires pour assurer la capacité d'une organisation à fournir des services commerciaux importants lors de sinistres. Le plan de continuité des activités comprend, identifie, planifie et/ou génère les éléments suivants :
- Comment communiquer avec les consommateurs, les fournisseurs et d'autres tiers pour fournir des informations et une assistance précises.
- Comment s'assurer que les clients peuvent continuer à obtenir des services ou des produits.
- La séquence et le calendrier requis pour rétablir les processus commerciaux.
- Comment fournir une assistance aux employés en cas d'urgence.
- La technologie nécessaire pour soutenir les processus métier (la reprise après sinistre – ou DR – appliquera des solutions de récupération technologique).
- Lorsque la technologie n'est pas disponible, appliquez des processus de contournement. En cas de perturbation ou d'indisponibilité des sites commerciaux, où et comment les personnes et les processus doivent-ils être relocalisés ?
- Les équipes et les organisations qui seront nécessaires pour gérer les situations d'urgence.
- Dépendances dans les processus métier (sur quoi ou sur qui chaque processus métier s'appuie-t-il pour faire son travail).
- Des exercices réguliers pour s'assurer que les plans et les actions respectent les normes et fonctionneront en cas d'incident réel.
- Assurez-vous que les effectifs sont suffisants pour les besoins externes et internes lors d'un événement.
- Documentation des processus et des actions à entreprendre lors d'un événement afin de compléter les éléments énumérés ci-dessus.
L'équipe de gestion de la continuité des activités
Un solide programme de continuité des activités commence par une équipe de gestion de la continuité des activités (BCM). L'équipe BCM est dirigée par les personnes figurant dans la liste ci-dessous. Ils sont chargés de faire appliquer les politiques et de diriger les activités de BCM dans l'ensemble de l'organisation.
La personne de la haute direction qui a la responsabilité globale et l'obligation de rendre compte du programme BCM est connue sous le nom de parrain.
#1. Le Responsable de la Continuité d'Activité : Il s'agit de la personne responsable du programme BCM.
#2. Assistante Responsable Continuité d'Activité : La sauvegarde du Business Continuity Manager. Il peut s'agir d'un poste titré ou d'un poste qui vous a été attribué.
#3. Assistant administratif: La personne chargée d'assister l'équipe BCM. Il s'agit souvent d'un assistant administratif du bureau de la continuité des activités s'il en existe un, ou d'un autre membre de l'équipe d'assistants administratifs.
En plus de ce personnel, des représentants des unités d'affaires et de l'informatique doivent être inclus afin de fournir une rétroaction sur la création de stratégies de reprise acceptables pour les activités commerciales et technologiques. Les membres du personnel non membres du BCM effectueront le travail de préparation au rétablissement, tandis que l'équipe du BCM fournira des conseils et une assistance.
Comment puis-je m'assurer que mes employés sont préparés à une interruption d'activité ?
La formation et l'éducation sont essentielles pour s'assurer que vos employés sont préparés à une interruption d'activité. Assurez-vous de les informer sur le plan de continuité des activités et les procédures à suivre en cas de perturbation.
Comment garder mon plan de continuité d'activité confidentiel ?
La confidentialité est importante pour les plans de continuité des activités afin de garantir que les informations critiques ne soient pas divulguées en cas de perturbation. Assurez-vous de sécuriser toutes les copies physiques et numériques du plan et d'en limiter l'accès à ceux qui en ont besoin.
Comment puis-je communiquer avec mes employés, clients et parties prenantes lors d'une interruption d'activité ?
Avoir un plan de communication clair et efficace est essentiel lors d'une interruption d'activité. Assurez-vous d'avoir un plan en place sur la façon dont vous communiquerez avec vos employés, clients et parties prenantes, et assurez-vous de les tenir régulièrement au courant de l'état des efforts de perturbation et de récupération.
Comment continuer à faire fonctionner mon entreprise pendant une interruption d'activité ?
La mise en place d'un solide plan de continuité des activités et la formation de vos employés sont essentielles pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise en cas de perturbation. Envisagez d'utiliser des solutions technologiques, telles que des systèmes basés sur le cloud, pour soutenir les opérations commerciales pendant une interruption.
Comment puis-je me remettre d'une interruption d'activité ?
La reprise après une interruption d'activité est un processus qui comprend plusieurs étapes, notamment l'évaluation de l'étendue de l'interruption, la sécurisation de la zone touchée, la restauration des systèmes et processus critiques et la reprise des opérations commerciales normales.
Conclusion
Cela peut sembler intimidant au premier abord, mais l'identification des processus et des applications importants, ainsi que l'adoption de méthodes et de plans de récupération fondamentaux, est une nécessité pour toute stratégie de continuité des activités fonctionnelle et efficace. Votre plan doit inclure une structure organisationnelle de base pour votre équipe, ainsi que les conseils et listes de contrôle essentiels pour vos unités commerciales, votre service informatique et votre équipe de direction, permettant une réponse et une action rapides.
Même si vous n'êtes pas en mesure de mettre vos idées en pratique, la mise en place d'un plan de base fournira une structure indispensable en cas d'urgence. Rappelez-vous qu'il est plus nécessaire d'avoir quelque chose en place que d'avoir la perfection ; en cas d'urgence, la structure sera plus vitale que la perfection. Rappelez-vous que quelque chose est préférable à rien ; parfait est l'ennemi de l'excellence.
FAQ sur la continuité des activités
Qu'est-ce qu'un exemple de continuité d'activité ?
Un plan de continuité des activités (PCA) est un document qui décrit comment une entreprise continuera à fonctionner pendant une interruption de service imprévue. Les plans peuvent fournir des stratégies détaillées sur la façon dont les opérations commerciales peuvent être maintenues pour les pannes à court et à long terme.
Objectif de la continuité d'activité ?
Quel est l'objectif principal Un plan de continuité des activités (PCA) est un processus qui décrit l'impact potentiel des situations de catastrophe sur les opérations commerciales. Il crée des politiques qui répondent à diverses situations pour s'assurer qu'une entreprise est en mesure de se rétablir rapidement après une crise. L'objectif principal d'un PCA est pour protéger les personnes, les biens et les biens.
Comment rédiger un rapport PCA ?
Cela implique six étapes générales :
- Identifiez d'abord la portée du plan.
- Deuxièmement, identifiez les domaines d'activité clés.
- Troisièmement, identifiez les fonctions critiques.
- Quatrièmement, identifiez les dépendances entre les différents domaines d'activité et fonctions.
- Cinquièmement, déterminez les temps d'arrêt acceptables pour chaque fonction critique.
- Puis enfin, Créer un plan pour maintenir les opérations.
Comment rédigez-vous les objectifs de continuité d'activité ?
Principaux objectifs du plan de continuité des activités
- Guider les équipes de reprise après sinistre de l'entreprise. …
- Identifier le personnel de reprise après sinistre.
- Évaluer les risques et l'impact. …
- Fournissez les protocoles étape par étape.
- Identifiez l'emplacement des données et des actifs critiques. …
- Prioriser les communications d'urgence.
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