Lorsque vous n'êtes pas au travail, les messages d'absence du bureau sont des réponses automatiques par e-mail qui sont envoyées aux clients, clients et collègues. Ils font savoir aux autres quand ils peuvent anticiper une réponse à leur e-mail et quand vous serez disponible. Vous devrez peut-être inclure certaines informations dans votre message en fonction de la raison pour laquelle vous vous absenterez du bureau. Dans cet article, nous définissons les messages d'absence du bureau, donnons des exemples et expliquons quand vous pouvez utiliser un message d'absence du bureau.
Message d'absence du bureau
Lorsque vous ne serez pas en mesure de lire ou de répondre aux e-mails pendant une durée prédéterminée, vous pouvez utiliser un message d'absence du bureau, également appelé message « OOO » ou e-mail de répondeur automatique. Ils expliquent à vos contacts la raison du retard de votre réponse et comment ils pourraient obtenir les informations ou les services dont ils ont besoin pendant votre absence.
Quand utilisez-vous un message d'absence du bureau ?
Les collègues, les clients et les abonnés veulent souvent des réponses rapides à leurs demandes et des résolutions de leurs problèmes, en particulier de la part de ceux qui occupent des postes de service à la clientèle, de marketing et de communication. Un message d'absence du bureau donne aux clients une justification courtoise, succincte et experte de la raison pour laquelle vous ne pouvez pas réagir immédiatement. Par conséquent, si vous vous absentez pendant un jour, une semaine ou plusieurs mois, vous pouvez laisser un message « OOO ». Voici quelques raisons pour envoyer un message d'absence du bureau :
- Faire des plans de voyage
- Assister à une conférence, un atelier ou une réunion d'affaires
- Prendre un congé sabbatique, un congé de maladie ou un congé parental
- Obtenir un jour de congé
- Visite au cabinet d'un médecin
Ce qu'il faut inclure dans un e-mail envoyé depuis l'extérieur du bureau
Les détails clés des avis d'absence du bureau pourraient inclure :
- Pourquoi tu es parti?
- Combien de temps serez-vous absent ?
- L'heure à laquelle tu reviendras
- Qui appeler pour une assistance immédiate ou en cas d'urgence.
En fonction de vos responsabilités professionnelles et des informations dont vous pensez que vos contacts auront besoin pendant votre absence, vous pouvez donner plus de détails. Par conséquent, vous pouvez établir simultanément deux messages OOO - un pour les collègues internes et un pour les contacts professionnels externes - dans la majorité des systèmes de messagerie professionnels.
Ce qu'il faut éviter dans un message d'absence du bureau
Les notifications d'absence du bureau doivent être réalistes et professionnelles à tout moment. Vous devriez penser à éviter :
- Donner des informations excessives : Des réponses simples et directes devraient être fournies automatiquement. N'incluez aucune information superflue dans l'e-mail.
- En précisant que vous répondrez dès votre retour : Lorsque vous reprenez le travail, rattraper les e-mails, les appels téléphoniques et les projets peut prendre un certain temps. Il faut éviter de s'attendre à ce que vous puissiez répondre à un message manqué immédiatement après votre retour.
- Demander l'aide d'un collègue sans autorisation : Incluez les coordonnées d'un collègue au cas où une situation urgente surviendrait pendant votre absence. Avant d'inclure les informations de votre collègue, vous devez obtenir son consentement.
Voir aussi: E-mail de confirmation d'entretien : comment en rédiger un (+ modèles)
Exemples de messages d'absence du bureau
Si votre entreprise exige des délais d'exécution plus longs, vous n'êtes pas obligé de laisser un message d'absence du bureau lorsque vous prenez un rendez-vous rapide, mais vous devez en utiliser un chaque fois que vous prenez de longues vacances, un congé de maladie ou tout autre type de congé. d'absence. Voici des exemples de message d'absence du bureau.
#1. Interne
Ceci est l'un des exemples d'un message d'absence du bureau. Ici, vous pouvez inclure des détails particuliers aux projets sur lesquels vous travaillez si vous essayez de configurer un message « OOO » à utiliser exclusivement au sein de votre entreprise ou de votre service. Selon la culture de votre entreprise, vous pourriez également être en mesure d'utiliser un ton moins professionnel. Par exemple
Bonjour il
Je ne serai pas de retour au bureau avant le 9 janvier, mais je répondrai alors aux courriels. J'ai téléchargé des doublons des plans du projet Apex Architecture sur le serveur dans le dossier Projet actuel au cas où vous en auriez besoin. Veuillez contacter Stéphanie si vous avez besoin d'une assistance urgente.
Merci,
Jeff
#2. Vacances
Ici, faites-leur savoir précisément quand vous serez absent afin qu'ils puissent prendre d'autres dispositions ou attendre votre réponse.
Bonjour!
Je pars en voyage du 5 au 15 avril et je ne consulterai pas mes e-mails pendant cette période. Si votre communication peut attendre, je vous répondrai tout de suite. Veuillez contacter le coordinateur des ressources humaines Han Weedin pour les problèmes urgents au [email protected] ou 946-555-6319.
Sincèrement,
Gestionnaire des ressources humaines Lucky Lee
#3. Conférence
C'est également l'un des exemples de message d'absence du bureau. Créez un message d'absence du bureau si vous assistez à une conférence d'affaires pour faire savoir aux autres participants que vous êtes disponible pour des possibilités de réseautage. De plus, c'est une occasion pour vous de démontrer aux autres votre engagement envers la croissance professionnelle.
Bonjour,
J'apprécie votre message. Je ne suis pas au travail car je suis à Denver, Colorado, pour la réunion annuelle de l'Association of Engineering Professionals. Si vous avez besoin d'une assistance d'urgence, veuillez contacter mon assistant, Cliff Cord, au [email protected] ou 934-555-1940. Je vérifierai fréquemment mes e-mails.
J'aimerais communiquer avec vous si vous êtes également à Denver cette semaine ! Visitez-moi au kiosque 618 ou appelez-moi au (934) 555-1059 sur un téléphone cellulaire.
Meilleur, Jake, Han
#4. Court terme
Il peut être nécessaire de configurer des messages « OOO » chaque fois qu'un professionnel censé communiquer et consulter fréquemment ses e-mails quitte le bureau pendant quelques heures. Si vous devez partir pour un rendez-vous mais que vous ne reviendrez que plus tard dans la journée ou si vous devez vous rendre à une réunion, ce type de communication peut être utile.
Bonjour,
J'apprécie votre message. Aujourd'hui, le 7 mars, de 11 h à 3 h, je serai absent de mon bureau lors d'une réunion. Comme je n'aurai pas beaucoup de temps pour consulter mes e-mails, si vous avez une demande urgente, veuillez contacter Stacey Moden au [email protected] ou 938-555-2819. Je répondrai à votre e-mail dès que je serai de retour au bureau si cela peut attendre.
Merci,
Représentant des ventes Mei Wang
#5. Absent du bureau mais vérifiant les e-mails
Lorsqu'ils sont loin de leur lieu de travail, certains professionnels surveillent les courriels et y répondent même. Faites savoir aux expéditeurs qu'ils peuvent anticiper une réponse, mais qu'elle peut être retardée, si vous avez l'intention de consulter régulièrement votre messagerie.
Bonjour il
J'apprécie votre message. Du 1er au 4 décembre, je dirigerai un atelier en dehors du bureau. Je surveillerai ma boîte de réception tout au long de la journée et je ferai de mon mieux pour répondre à tout le monde (veuillez signaler les messages urgents comme étant de grande importance). Cependant, si vous avez besoin d'aide en ce moment, contactez Johnny Woo au 465-555-1098 ou [email protected].
J'apprécie ta patience.
García, Daniel
#6. Vacances
C'est également l'un des exemples d'un message d'absence du bureau qui a différentes procédures de vacances. Faites savoir à vos contacts dans quelle mesure vous serez joignable dans les jours précédant et suivant les vacances, même s'ils ne s'attendent peut-être pas à ce que vous soyez au bureau. Par exemple
Salut!
Durant la semaine du 21 au 25 décembre, nos bureaux seront fermés. Lorsque je reviendrai à mon bureau le lundi 28 décembre, je répondrai à votre message. Cependant, vous pouvez appeler mon cellulaire au 829-555-1958 pour me joindre en cas d'urgence.
Salutations de vacances,
Spencer Tan
#7. Congé de maternité ou de paternité
Selon l'endroit où vous vivez et travaillez, le congé de maternité peut durer de moins de 10 semaines à six mois ou plus. Vous devez orienter les personnes vers le travailleur qui assumera vos fonctions.
Bonjour,
Du 24 février au 18 mai, je serai absente en raison d'un congé de maternité. Patrick Heiner, notre graphiste principal doué, s'occupera de mes comptes pendant cette période. Au 958-555-8265 ou [email protected], vous pouvez entrer en contact avec lui.
Salutations,
Directeur artistique Alex Backer
#8. Congé de santé
Pour vous assurer que vos contacts respectent votre espace et votre temps pendant votre convalescence, vous souhaiterez peut-être inclure ces informations dans votre message d'absence du bureau si vous subissez une intervention chirurgicale ou si vous souffrez d'une maladie qui nécessite un traitement prolongé ou une convalescence.
Bonjour,
J'apprécie votre message. Du 2 mars au 27 mars, je serai en congé de maladie. En attendant, si vous avez des besoins de conseil, veuillez contacter Amy Dunn au 395-555-9981 ([email protected]). Je vérifierai régulièrement mes e-mails.
J'apprécie votre coopération.
Kiplinger, Harper
#9. Promotion
C'est également l'un des exemples de message d'absence du bureau. Même lorsqu'ils sont à l'étranger, les professionnels du marketing et des ventes peuvent également vouloir faire la publicité de leur blog, site Web ou services. Dans leurs messages OOO, ils peuvent ajouter des liens vers des ressources ou des éléments.
Bonjour il
J'apprécie votre message. Je ne serai pas de retour au bureau avant le 20 juillet, mais quand je le ferai, je répondrai à votre e-mail. Veuillez profiter d'un extrait gratuit de notre nouveau livre électronique, "10 étapes vers le succès marketing", dans l'intervalle. Si vous aimez ce que vous lisez, visitez 10stepstosuccess.com pour acheter et télécharger le livre en entier. David Tapper, notre assistant marketing, est joignable au [email protected] ou 420-555-2933 pour les problèmes urgents.
Sincèrement,
Lisa López
Responsable de la marque numérique
Qu'est-ce qu'un bon message pour l'absence du bureau ?
J'apprécie votre e-mail. Je serai absent du lieu de travail jusqu'au [date de retour] en raison de [cause]. A mon retour, je me ferai un plaisir de répondre à votre message. Veuillez contacter [nom du collègue + titre du poste] à [email, téléphone, etc.] si vous avez besoin d'assistance dans l'intervalle.
Que dites-vous dans un e-mail de réponse automatique ?
Des réponses simples et directes devraient être fournies automatiquement. N'incluez aucune information superflue dans l'e-mail. indiquant que vous répondrez dès votre retour. Lorsque vous reprenez le travail, rattraper les e-mails, les appels téléphoniques et les projets peut prendre un certain temps.
Comment définir le statut d'absence du bureau ?
En choisissant Définir le message d'état > Planifier l'absence du bureau à partir de votre photo de profil ou en accédant à Paramètres > Général > Absent du bureau. Sélectionnez le bouton Enregistrer après avoir désactivé la bascule à côté de Activer les réponses automatiques.
Dois-je définir un message d'absence du bureau ?
La mise en place d'une réponse d'absence du bureau est une étiquette de politesse chaque fois que vous ne pouvez pas lire les e-mails pendant les heures normales de bureau. En outre, un message « OOO » est acceptable, que vous preniez des vacances de plusieurs semaines, une excursion d'une journée à un événement de l'industrie ou une réunion hors site.
Comment rédiger un modèle d'e-mail d'absence du bureau ?
J'apprécie votre e-mail. J'aurai un accès intermittent au courrier électronique pendant mon absence du bureau du (jour/mois) au (jour/mois). Veuillez contacter [Nom] à [email] ou [téléphone] si vous avez des questions urgentes. Je vais essayer de répondre à votre e-mail aussi rapidement que possible.
Comment lancer une réponse automatique ?
Créez une réponse automatique :
- Fichier > Réponses automatiques doit être sélectionné.
- Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques dans la zone Réponses automatiques.
- Rédigez la réponse que vous souhaitez envoyer à vos collègues ou coéquipiers lorsque vous n'êtes pas au bureau dans l'onglet À l'intérieur de mon organisation.
- Pour enregistrer vos paramètres, cliquez sur OK.
Comment configurer un exemple de réponse automatique ?
Les modèles suivants peuvent être utilisés pour créer des réponses automatisées efficaces aux personnes à l'intérieur et à l'extérieur de votre entreprise :
- "J'apprécie votre e-mail. Je ne serai pas au bureau du 8 au 12 août.
- « Du 25 juillet au 29 juillet, je serai absent. Vous pouvez contacter ma collègue Marilyn Morales pour des problèmes urgents à [email and phone number].
- "J'apprécie votre e-mail.
Que dois-je écrire dans et hors du bureau pour la réponse automatique ?
Un excellent message d'absence du bureau contient spécifiquement les trois informations suivantes :
- Les jours où vous serez absent.
- Une brève justification de votre absence.
- Point(s) de contact pour une aide supplémentaire si la situation l'exige ; si vous avez plusieurs points de contact, précisez lequel(s) contacter pour quelle(s) situation(s).
Comment puis-je me retirer du bureau sur Whatsapp Business ?
- Utilisation des messages d'absence
- Lancez WhatsApp pour les entreprises.
- Sélectionnez Outils professionnels > Message d'absence sous Plus de possibilités.
- Sur le bouton Envoyer un message.
- Touchez le message sous « Message d'absence » pour le modifier, puis touchez « OK ».
- Cliquez sur ENREGISTRER.
Bibliographie
- prowritingaid.com
- indeed.com
- support.google.com
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