Un calendrier d'équipe est un calendrier harmonisé auquel les collaborateurs ont accès et que les entreprises ou les entreprises utilisent pour suivre les réunions, les dates de congé, les tâches, les échéanciers des projets et tout ce dont l'ensemble des travailleurs doit être conscient. Cependant, les meilleurs calendriers d'équipe ont évolué et ont plus de fonctionnalités qu'auparavant, par exemple, en partageant certaines informations uniquement avec les personnes nécessaires pour les voir. L'application de calendrier d'équipe est utilisée pour créer des canaux pour chaque section de votre entreprise, contenant différents types d'outils de planification, etc. Restez à l'écoute pour savoir comment définir la confluence du calendrier d'équipe et ceux qui sont gratuits.
Conseils pour créer un calendrier d'équipe
Les conseils suivants vous aideront à créer le calendrier parfait pour votre équipe
#1. Allouer l'entretien du calendrier
Il est important que chaque travailleur mette à jour le calendrier avec certains événements qui peuvent affecter toute l'équipe. Par conséquent, affectez un certain employé pour contrôler et gérer les événements récurrents qui se produisent sur le calendrier et assurez-vous qu'il reste à jour. De plus, assurez-vous d'affecter quelqu'un qui est le mieux équipé pour la tâche.
#2. Utiliser les caractéristiques du calendrier
L'utilisation des fonctionnalités du calendrier rend le calendrier de votre équipe plus constructif. Jetons un coup d'œil aux fonctionnalités nécessaires à la création d'un calendrier d'équipe
- Code de couleurs: Utiliser des couleurs pour coder vos agendas permet de mieux comprendre les informations programmées
- Filtres: Vous pouvez utiliser des filtres en collaboration avec des balises d'événements qui divisent les tâches, les événements et d'autres sections planifiables en horaires facilement lisibles en fonction du contexte.
- Tags de l'événement: les balises d'événement sont similaires aux codes de couleur, sauf si vous pouvez filtrer, allouer et gérer les balises dans un calendrier. De plus, vous pouvez également utiliser des balises pour diviser les événements en différents groupes.
- Événement récurrents : Projets avec des réunions constantes qui se reproduisent ou des événements annuels, la planification d'événements récurrents aide le responsable à éviter les erreurs.
- Utiliser les rappels : Les calendriers en ligne ont des fonctions de rappel qui informent tous les employés des choses importantes par e-mail ou par SMS.
#3. Ajouter tous les événements non négociables
Un calendrier d'équipe est utile pour planifier des réunions qui sont une priorité absolue pour votre groupe. Cependant, pour rendre votre calendrier plus efficace, créez uniquement des événements non négociables sur un calendrier à l'échelle de l'équipe. L'équipe peut effectivement le déplacer en faveur d'une rencontre non négociable. Par exemple, si votre équipe rencontre des clients, cela signifie que la réunion du client peut avoir priorité sur une réunion interne.
#4. Nommez les éléments de manière constructive
Les calendriers d'équipe sont très utiles si les éléments sont effectivement nommés. Envisagez de construire une structure de nommage lors de la création de vos calendriers, qui sont des calendriers reproductibles, vifs et pouvant appliquer autant d'étiquettes que possible. Pour un étiquetage efficace, faites de votre calendrier un outil utile dans la gestion de projet, Par exemple,
- Réunion-client
- Vérification de la progression de la réunion
- Vacances-Sandy
- Événement d'entreprise-pique-nique
- Événement d'entreprise-fête des fêtes
- Délai-Pitch client
En nommant chaque élément de manière constructive, chaque personne sait automatiquement combien de réunions, d'échéances ou de vacances il y a dans une semaine et planifie correctement.
#5. Inclure une journée « sans réunion »
Améliorez le flux de travail et la productivité en planifiant une journée ou une période de jours où il n'y aura pas de réunions, ce qui augmente la productivité des employés et soulage également le stress du service. De plus, placez des réunions des jours lors de la création de votre calendrier d'équipe.
Qu'est-ce que la gestion du calendrier ?
La gestion du calendrier consiste à créer et à programmer des réunions, à résoudre des conflits, à accepter des invitations à des réunions et à utiliser le calendrier pour optimiser la gestion du temps dans le but d'utiliser notre temps le plus précieux. Permettez-moi de partager avec vous brièvement, des conseils pour gérer votre calendrier d'équipe.
Conseils pour la gestion du calendrier de l'équipe
#1. Concentrez-vous sur vos créneaux horaires
Concentrez-vous sur votre créneau horaire en utilisant la matrice pour noter les tâches, les rendez-vous, les réunions et les horaires en fonction de l'influence potentielle et des efforts nécessaires. Assurez-vous que votre calendrier comporte de nombreux gains rapides (impact élevé, effort faible) et une bonne quantité de projets majeurs (impact élevé, effort élevé). De même, vous pouvez gérer votre calendrier régulièrement à l'aide de l'audit de calendrier léger, qui est,
- Comprendre la qualité du temps passé en réunion
- Évaluez l'importance de vos réunions
- Identifier les opportunités de passer votre temps plus efficacement
#2. Protégez votre temps de concentration
Une chose importante dans l'esprit de chacun est le temps de se concentrer sur les tâches. Les experts en productivité disent qu'un temps de travail rentable nécessite au moins deux heures de temps ininterrompu ou plus ; sinon, cela vous imposera des coûts de commutation inutiles qui prendront beaucoup de temps pour revenir à votre niveau formel d'efficacité avant l'heure d'interruption.
#3. Automatisez la gestion du calendrier
Une autre façon d'automatiser votre calendrier consiste à utiliser l'aide à la planification comme dans le sens des aiguilles d'une montre. Une fois que vous souhaitez planifier une réunion avec l'un des membres de votre équipe, le planificateur choisit le meilleur moment approprié en fonction des heures de travail de chacun, des heures de réunion, du fuseau horaire, du temps de concentration, etc.
#4. Utilisez votre calendrier pour la gestion des tâches
Assurez-vous que toutes vos tâches sont planifiées sur votre calendrier comme tous les autres rendez-vous. Le blocage du temps de votre calendrier aide à réduire la négligence envers les tâches prioritaires, beaucoup de temps sur des tâches moins importantes et à se demander sur quoi travailler ensuite.
Application de calendrier d'équipe
Il s'agit d'un calendrier en ligne permettant aux groupes d'organiser les personnes, de planifier et de visualiser l'utilisation des ressources, de planifier le travail, de partager des événements et de simplifier les inscriptions. L'application de calendrier d'équipe nous rappelle les événements à venir, élimine toutes sortes de chevauchements et aide l'équipe à rester informée de l'emploi du temps de l'autre. Ci-dessous, je vais énumérer les fonctionnalités clés à surveiller lors de la création d'une application de calendrier d'équipe.
Caractéristiques d'une bonne application de calendrier d'équipe
- Fonctionnalités de collaboration et de partage
- Synchronisation automatique
- Outils de planification simples
- Facile à utiliser.
- Disponibilité multiplateforme
Comment puis-je ajouter une application de calendrier à l'équipe ?
- Cliquez sur le bouton Ajouter des applications et sélectionnez l'application de calendrier.
- Redémarrez votre client de bureau MS teams pour voir l'onglet calendrier
- Ajouter le SharePoint aux onglets d'équipe
- Accéder à SharePoint dans le navigateur
- Créer l'application de calendrier sur le site SharePoint
- Modifiez les paramètres du calendrier. par défaut
- Demandez à tous les membres de votre équipe de faire de même, après avoir ajouté l'autorisation
- Connecter le calendrier à Outlook
Quelles sont les utilisations de l'application Team Calendar ?
Les propriétaires d'entreprise et les entrepreneurs utilisent les applications de calendrier d'équipe pour gagner et gérer leur temps. Essentiellement, un excellent point de départ consiste à trouver une application de calendrier saine pour améliorer la communication et le travail d'équipe. Jetons un coup d'œil aux utilisations ou à l'importance des applications de calendrier d'équipe.
- Amélioration de l'organisation des réunions
- Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
- Gestion et délégation des tâches
- Transparence
- Grande productivité
Exemples d'applications de calendrier d'équipe
Pour chaque organisation prévoyant de créer une application de calendrier d'équipe, toutes les applications mentionnées ci-dessous disposent de toutes les fonctionnalités nécessaires pour les aider.
#dix. Asana
Asana est plus qu'une application de calendrier partagé, elle simplifie la gestion des projets et des tâches d'équipe. Les fonctionnalités montrent toutes les sections du projet et comment elles s'emboîtent et suivent souvent les modifications. Asana propose également une application mobile et plus de 100 intégrations.
Les événements du calendrier Asana peuvent être regroupés par projet ou initiative, et peuvent également être attribués à des membres individuels de l'équipe.
#2. Tissé
Les meilleures applications de calendrier conviennent aux équipes, aux startups ou aux personnes qui souhaitent équilibrer leur travail et leur vie personnelle à l'aide d'une application de calendrier. Woven a des aspects incroyables que l'on ne voit nulle part ailleurs, par exemple, des modèles intelligents, des sondages de groupe intégrés, des analyses de gestion du temps et plusieurs intégrations de calendrier.
#3. Calendement
Calendly est la meilleure solution pour les allers-retours constants dans la planification des réunions. Tout ce que vous avez à faire est de définir vos préférences de disponibilité, de partager votre lien Calendly avec votre client ou vos coéquipiers, puis Calendly leur présentera l'heure et les dates correctes parmi lesquelles choisir. Ce calendrier est simple, intelligent et comporte des tonnes d'intégrations avec des calendriers tiers.
#4. Équipe
TeamUp est une application de calendrier conçue avec une interface colorée pour afficher parfaitement les événements ou projets à venir sans avoir à configurer des comptes et des autorisations et à simplifier la collaboration en équipe. Il a été utilisé par tout le monde, de l'industrie de l'éducation à la technologie, y compris l'Université de Harvard.
#5. Microsoft Outlook
De nombreuses entreprises disposant d'ordinateurs de bureau continuent d'utiliser Outlook pour son intégration à Microsoft Office, ce qui leur permet de gérer les e-mails et les contacts, et de partager des comparaisons d'horaires et des événements côte à côte dans une configuration uniforme. Contrairement à Apple Calendar, Outlook peut être utilisé sur les appareils Windows et Apple.
Confluence du calendrier de l'équipe
Les calendriers d'équipe dans Confluence permettent à votre équipe de rester organisée et de communiquer les disponibilités avec un calendrier d'événements personnels et d'équipe liés aux calendriers de travail individuels et aux pages Confluence. Cela permet de tenir les équipes informées de la prise de décision, ou simplement de suivre les participants dans les notes de réunion, simplement @mentionner une équipe sur n'importe quelle page Confluence du calendrier de l'équipe ou commenter.
La confluence du calendrier d'équipe est une solution intéressante pour les équipes de toutes tailles et spécialisations qui apporte un nouveau niveau de transparence à votre travail d'équipe. De la même manière, la confluence du calendrier de l'équipe est un outil utile qui vous fait gagner du temps et des efforts lorsque vous devez comprendre comment votre emploi du temps affectera le travail à venir.
Conseils pour créer un calendrier d'équipe Confluence
#1. Ouvrir le calendrier de l'équipe
Pour commencer, vous devrez créer un calendrier ou en ajouter un existant. Tout d'abord, sélectionnez Ajouter un calendrier pour créer rapidement un nouveau calendrier, ou sélectionnez à côté de Ajouter un calendrier pour ajouter un calendrier existant des manières suivantes :
- Ajouter un calendrier existant – pour vous abonner à un autre calendrier dans votre instance Confluence.
- Calendrier d'importation – pour importer un fichier ICS.
- Abonnez-vous par URL – pour vous abonner à des calendriers tiers à partir des calendriers d'équipe.
#2. Ajouter des événements à un calendrier
Pour ajouter un événement au calendrier, les étapes suivantes vous aideront
- Selectionnez Ajouter un évènement
- Cliquez sur une date du calendrier dans la vue mensuelle ou hebdomadaire (ou cliquez et faites glisser pour choisir une plage de dates)
- Double-cliquez sur la vue Chronologie
Il vous sera demandé d'entrer un titre, une heure et d'autres détails. Après avoir ajouté les détails, choisissez OK pour ajouter l'événement au calendrier. S'il y a plusieurs calendriers sur votre page Mes calendriers, vous devrez sélectionner le calendrier auquel vous ajoutez l'événement.
#3. Choisissez une vue
Vous pouvez afficher vos événements de quatre manières différentes : mois, semaine, liste et chronologie. La confluence du calendrier de l'équipe se souvient de votre dernière vue sélectionnée, vous n'avez donc pas besoin de la sélectionner à nouveau la prochaine fois que vous revenez.
#4. Placer des calendriers sur des pages de confluence
Vous pouvez insérer un calendrier sur n'importe quelle page de Confluence de votre choix, vous assurant ainsi que vos équipes d'être toujours à jour. Vous trouverez ci-dessous des façons d'intégrer votre calendrier sur des pages de confluence,
- Collez le lien du calendrier
- Utiliser le navigateur de macros
- Utilisez Wiki balisage
Calendrier de la meilleure équipe
Votre calendrier est votre budget. C'est pourquoi votre entreprise doit avoir le meilleur calendrier autant que possible. Le meilleur calendrier d'équipe aide à se coordonner avec d'autres personnes de votre équipe, surtout si vous travaillez à distance au moins une partie du temps. Voici quelques exemples du meilleur calendrier d'équipe :
#1. Google Agenda
Ce calendrier est solide et facile à utiliser. Il ne faut pas de temps pour apprendre à ajouter des événements, passer de la vue hebdomadaire par défaut à une vue mensuelle ou quotidienne, inviter d'autres contacts ou ajouter une vidéoconférence Google Meet. Tout cela est facilité avec cette application.
Plus important encore, avec les calendriers Google et ses fonctionnalités uniques, vous pouvez partager des calendriers entiers, créer autant de calendriers que vous le souhaitez et vous abonner à n'importe quel calendrier compatible iCal tout en choisissant les calendriers que vous souhaitez voir et ceux que vous ne souhaitez pas voir. De plus, vous pouvez utiliser une application tierce et la possibilité de fractionner vos heures de travail.
#2. Basculer le plan
Le plan de Toggl est un calendrier d'équipe entièrement fonctionnel conçu pour la collaboration. Il permet à votre équipe de visualiser qui travaille sur quoi et quand, afin que vous sachiez qui est occupé et qui pourrait avoir la bande passante pour un nouveau projet.
Semblable à Asana, Toggl Plan peut vous montrer quel jour un coéquipier travaille sur un projet, mais vous devrez travailler ensemble pour trouver une heure convenue pour une réunion. Avec un plan Toggl, vous pouvez définir un temps pour un projet, vous chronométrer pour être sur la bonne voie et créer des tâches récurrentes.
#3. Jusqu'à
Un calendrier à vocation sociale contrairement aux autres ressemble à un réseau social fermé pour la planification d'événements, ce qui vous permet de voir le calendrier de votre collège en temps réel. UpTo vous permet de créer des groupes pour le travail, la famille, les projets, etc. De plus, UpTo s'intègre à vos calendriers existants, y compris Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook et Facebook Events.
#4. Monde des tâches
Taskworld est un autre meilleur calendrier d'équipe qui offre plus qu'un simple calendrier partagé pour les équipes, car il dispose d'un calendrier partagé et d'une vue chronologique du projet pour vous permettre de gérer les projets et les tâches d'équipe en même temps, affiche chaque élément d'un projet et aide vous suivez les différences dans le temps. Plus important encore, Taskworld fournit des fonctionnalités de calendrier partagé avec d'autres outils de collaboration tels que la gestion des tâches, la communication et les outils de création de rapports.
#5. I-Cloud
Les calendriers iCloud sont flexibles à utiliser et leurs intégrations avec les appareils Apple permettent aux équipes de partager des informations, de planifier des réunions et de combiner facilement. Les calendriers iCloud vous permettent de vérifier les tâches et les projets quotidiens en affichant votre calendrier "Aujourd'hui". Il fonctionne parfaitement pour les appareils Apple et perd ses fonctionnalités pour les appareils Android. Si toute votre équipe possède des produits Apple, cela rendrait vos projets commerciaux plus efficaces.
Application gratuite de calendrier d'équipe
Dans ce chapitre, nous avons répertorié l'application gratuite de calendrier d'équipe qui partage presque les fonctionnalités répertoriées ci-dessus. Les entreprises ou les entreprises l'utilisent pour suivre les réunions, les dates de congé, les tâches, les délais de projet et tout ce dont l'ensemble des travailleurs doit être conscient.
- ActiPLANS
- ÉquipeUP
- Conserver et partager
- Pont d'équipe
- Dans le sens horaire
- Cozi
- Quelconque. Faire
- TimeTree
- Google Agenda
- Microsoft Outlook
Avantages des calendriers d'équipe
- Demande de congé simplifiée
- Gestion de projet de niveau supérieur
- Collaboration d'équipe améliorée
- Amélioration de l'assiduité et du moral des employés
- Avantages sociaux transparents
Pour conclure, le calendrier de l'équipe est un calendrier harmonisé auquel les collègues ont accès et que les entreprises ou les entreprises utilisent pour suivre les réunions, les dates de congé, les tâches, les échéanciers de projet et tout ce qui est nécessaire pour que l'ensemble du travail soit au courant, créer des canaux pour chaque section de vos entreprises, contenant différents types d'outils de planification.
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