Parce qu'il n'y a qu'un certain nombre d'heures dans une journée, il est essentiel de tirer le meilleur parti de votre temps. Il existe deux façons d'augmenter votre productivité au travail ou dans n'importe quel aspect de la vie : travailler plus d'heures ou travailler plus intelligemment. Je ne sais pas pour vous, mais je préfère la deuxième option.
Être plus productif au travail n'est pas sorcier, mais cela nécessite d'être plus délibéré dans la gestion du temps. Cet article vous guidera à travers des stratégies simples mais efficaces pour augmenter la productivité de votre lieu de travail. Mais en attendant, couvrons quelques concepts de base.
Qu'est-ce que la productivité et pourquoi est-ce important ?
En termes simples, la productivité est une mesure de la performance économique ou commerciale qui indique avec quelle efficacité les individus, les entreprises, les industries et les économies entières convertissent des intrants comme le travail et le capital en extrants comme des biens ou des services.
Quelle est l'importance de la productivité ?
La productivité est importante dans un marché concurrentiel ou au travail parce qu'elle est une mesure d'efficacité. Augmentez votre productivité et vous pouvez gagner plus d'argent ou pratiquer des prix plus bas et voler des clients à vos concurrents. À l'inverse, si votre productivité chute ou augmente plus lentement que celle de vos concurrents, vous risquez de ne pas être en mesure d'opérer de manière rentable ou de connaître une croissance lente.
Qu'est-ce qu'un objectif de productivité ?
La productivité peut être mesurée en termes d'unités produites, de clients servis ou d'autres mesures de la production. L'établissement d'objectifs de productivité individuels pour les employés a pour effet à long terme d'augmenter la productivité globale de l'entreprise, permettant à une entreprise d'accomplir plus de travail dans le même laps de temps et avec le même nombre d'employés.
En utilisant les quatre caractéristiques d'un objectif efficace, un exemple d'un excellent objectif de productivité pour un ouvrier à la chaîne pourrait être "d'augmenter le nombre d'unités produites par heure de 5 % entre chaque évaluation semestrielle des performances". Un grand objectif de productivité pour un commis à la saisie de données pourrait être « d'augmenter la vitesse de frappe de cinq mots par minute chaque mois jusqu'à atteindre 60 mots par minute ».
Quels sont les 4 composants essentiels de la productivité ?
Si et quand vous décidez d'augmenter la productivité de votre lieu de travail, que vous travailliez depuis un bureau ou à domicile, voici 4 éléments essentiels à garder à l'esprit.
#1. Votre capacité de planification (stratégique)
Quels sont vos projets pour demain?
En surface, cela semble être une question ridiculement simple - mais ce n'est pas le cas.
En tant qu'êtres humains, nous nous fixons souvent des objectifs et des objectifs irréalistes, parfois sans même nous en rendre compte. En conséquence, il est impossible d'aller au fond d'une liste de tâches croissante.
Pour éviter cela, faites un plan stratégique pour chaque jour. Notez tout ce que vous voulez accomplir, puis réduisez-le aux tâches que vous savez pouvoir accomplir et qui sont les plus importantes. Tout le reste peut être reporté.
#2. Votre désir de vous concentrer (sur un projet à la fois !)
C'est peut-être l'aspect le plus difficile de la productivité, mais c'est celui que vous pouvez maîtriser avec le temps. Pour rester concentré, vous ne devez travailler que sur un projet à la fois, ce qui revient à la planification de la liste de tâches mentionnée précédemment.
Vous pouvez vous attaquer à chaque tâche une par une si vous savez ce que vous devez faire chaque jour. Au lieu de passer d'une tâche à l'autre, consacrez toute votre attention et vos efforts à une tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Répétez ce processus tout au long de la journée, tous les jours, et vous travaillerez rapidement sur votre liste de tâches.
#3. Prendre les meilleures décisions
Nous n'avons qu'un temps limité pour jouer avec chaque jour, il va donc de soi qu'il doit être utilisé à bon escient. Cela n'est possible que si vous prenez les bonnes décisions.
Qu'est-ce qui est vraiment important ? Quelles tâches ou projets peuvent être reportés à demain, la semaine prochaine ou le mois prochain ? Où êtes-vous le plus susceptible de gagner de l'argent et de plaire à vos clients ?
Donnez toujours la priorité à ce qui compte en sélectionnant les tâches qui vous en donnent le plus pour votre argent dans votre temps limité.
#4. Votre fiabilité
Nous travaillons tous à des rythmes différents, mais garder un rythme constant est la clé pour rester productif. Cela pourrait être rapide comme l'éclair pour vous. D'autres peuvent le trouver beaucoup plus lent. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise manière; c'est ce qui fonctionne le mieux pour chaque individu. Alors, gardez à l'esprit que peu importe la vitesse à laquelle vous vous déplacez tant que vous n'arrêtez pas de faire ce que vous faites.
Comment pouvons-nous augmenter votre productivité ?
Essayez d'intégrer ces stratégies pour augmenter votre productivité et travailler plus intelligemment au travail ou à quelque titre que ce soit !
#1. Quitter le multitâche
Il peut être tentant d'accomplir plusieurs tâches à la fois, surtout si elles semblent mineures ou simples. Cependant, cela ne fonctionne tout simplement pas.
"Le multitâche n'est pas humainement possible", déclare le professeur de neurosciences Earl K. Miller.
Nous sommes illusoires si nous pensons que nous pouvons facilement jongler avec les appels téléphoniques, les présentations et le déjeuner. Mon conseil est de vous concentrer sur une tâche à la fois et vous la terminerez plus rapidement.
#2. Faites des pauses fréquentes
Nous pouvons croire que travailler plus d'heures signifie que nous en faisons plus, mais nous ne travaillons jamais aussi bien lorsque nous sommes épuisés.
Il a été démontré dans des études que des pauses régulières améliorent la concentration et l'humeur.
Alors, faites une promenade de cinq minutes autour du bureau ou prenez 15 minutes pour prendre ce café en milieu d'après-midi.
#3. Établir de petits objectifs
Regarder nos objectifs peut parfois être accablant. Avoir un certain nombre de grands projets sur votre calendrier peut être stressant.
Cependant, si vous le divisez en tâches plus petites, vous vous sentirez plus en contrôle et serez beaucoup plus productif. Plutôt que d'écrire "finir le projet", décomposez-le en toutes les tâches qui seront nécessaires.
Cela vous gardera sur la bonne voie dans vos activités quotidiennes et rendra les projets plus importants moins intimidants.
#4. Effectuez les tâches les plus importantes lorsque vous êtes le plus alerte
Nous repoussons tous les grands objectifs parce que nous ne sommes pas sûrs de pouvoir les atteindre. Et au moment où nous arrivons à eux, nous sommes trop épuisés par la journée pour leur accorder l'attention dont ils ont besoin. C'est ainsi que les projets finissent par s'étendre sur des jours supplémentaires, donnant l'impression que la productivité a disparu.
Ainsi, comprendre quand et comment vous travaillez le mieux est essentiel pour terminer de grands projets à temps. Mais alors, il n'y a pas de calendrier unique. Si vous êtes du matin, attaquez-vous aux tâches principales dès le matin.
#5. Suivez la « règle des deux minutes »
Remplissez ces petites fenêtres avec des tâches réelles pour tirer le meilleur parti de votre temps au travail.
Trouver et accomplir des tâches qui prennent deux minutes ou moins, selon l'entrepreneur Steve Olenski, vous fait en fait gagner du temps. Donc, si cela ne prend que deux minutes, faites-le maintenant.
La règle des deux minutes stipule également que tout objectif ou habitude peut être démarré en moins de deux minutes. Fixer de nouveaux objectifs n'implique pas que vous serez capable de terminer chaque tâche en 120 secondes, mais c'est la première étape vers leur réalisation !
#6. Soyez proactif plutôt que réactif
Le terme réactif implique que vous n'utilisez pas ou n'avez pas d'initiative. Vous laissez les autres vous dire quoi faire et prendre des décisions au travail, alors que vous êtes le « faiseur » qui fait avancer les choses.
En revanche, le terme « proactif » implique que vous anticipez les choses, trouvez de nouvelles façons de travailler et proposez de nouvelles idées par vous-même. Personne n'a besoin de vous dire quoi faire car vous avez toujours une longueur d'avance.
Pour devenir plus proactif et utiliser votre temps de manière plus productive et efficace, sans oublier d'impressionner davantage vos collègues, rappelez-vous trois points clés :
- Demandez-vous ce qui est susceptible de se produire et faites des plans pour y faire face avant qu'il ne se produise.
- Considérez la situation dans son ensemble et prenez les mesures nécessaires à l'avance.
- Gardez votre niveau d'énergie élevé et votre jeu sur le point.
Être proactif est aidé en faisant quelque chose que vous aimez parce que vous voudrez vraiment être le meilleur dans ce que vous faites.
#sept. Tirez le meilleur parti des déplacements
Quelle que soit la façon dont vous vous rendez au travail - que vous conduisiez, preniez le bus, le vélo, la marche ou le scooter - l'Américain moyen passe plus de 100 heures par an à se déplacer.
Soyons honnêtes : cela fait beaucoup d'heures, et elles s'additionnent vraiment. Selon le Bureau du recensement des États-Unis, plus de 139 millions de travailleurs ont fait la navette en 2014. Il faut en moyenne 26 minutes pour se rendre au travail chaque jour, cinq jours par semaine, 50 semaines par an.
En un an, cela équivaut à 29.6 milliards d'heures, 1.2 milliard de jours ou 3.4 millions d'années passées à se déplacer. Considérez ce que vous pourriez accomplir avec autant de temps. Au lieu de cela, vous êtes coincé dans un train ou coincé dans la circulation.
Votre trajet, en revanche, est inévitable; nous devons tous nous mettre au travail, et même si c'est une corvée, vous avez la possibilité d'en faire un moment productif pendant la journée. Nous ne parlons pas de faire défiler votre fil d'actualité Facebook ; nous voulons dire commencer tôt votre journée de travail.
Vous pourriez, par exemple,
- Planifiez votre journée – nous avons déjà mentionné à quel point ce point est important pour votre productivité, alors pourquoi ne pas le faire sur le chemin du travail ?
- Répondre aux e-mails – Commencez votre journée en répondant à tous les e-mails qui consomment votre temps dès le matin. Lorsque vous arriverez au bureau, vous pourrez commencer vos tâches avec une boîte de réception propre… plutôt cool, non ?
- Passez du temps à alimenter votre carrière par l'auto-apprentissage– Écoutez un podcast pertinent ou lisez les actualités les plus récentes dans votre domaine. Vous allez vous éduquer et faire fonctionner votre cerveau dès que possible.
#8. Réduire les distractions
Pour augmenter votre productivité au travail, vous devez éliminer toutes les choses qui consomment votre temps. Il peut s'agir d'e-mails, de notifications téléphoniques ou de réseaux sociaux pour beaucoup d'entre nous. Nous nous sommes tous tellement habitués à être constamment en ligne, les téléphones en main et à regarder quelque chose que nous perdons la notion du temps.
Il est également très facile d'être distrait par des collègues au travail. L'un veut prendre un café avec vous, et l'autre est juste "venu" pour discuter, pendant que vous essayez de vous concentrer et de terminer votre travail. Toutes ces interruptions entraînent une modification des habitudes de travail et une baisse de la productivité.
Alors, comment éviter ces distractions ? Pour commencer, apprenez à travailler plus intelligemment plutôt que plus durement et commencez à fixer des limites. Cela pourrait inclure :
- Établir des heures de bureau pour faire savoir aux gens quand vous êtes et n'êtes pas disponible en
- désactiver les notifications du téléphone.
- Prévoyez du temps pour consulter les réseaux sociaux et les e-mails afin de ne pas le faire pendant que vous travaillez sur autre chose.
- Pour tirer le meilleur parti de votre journée et minimiser les distractions, utilisez des outils tels que les fonctionnalités de planification et de mode de travail de BlockSite pour travailler et prendre des pauses planifiées. Ils bloquent les sites Web qui attirent votre attention et affectent ainsi négativement l'augmentation de la productivité sur le lieu de travail.
En réduisant les distractions, vous remarquerez à quelle vitesse votre productivité augmentera, et il n'y a pas de meilleur sentiment que de savoir à la fin d'une longue journée de travail que vous avez terminé tout ce que vous deviez faire.
#9. Dormez suffisamment
Saviez-vous que 70 % des Américains avouent s'assoupir au travail ? Selon une enquête menée par William A. Anthony, Ph.D., psychologue clinicien et directeur du Center for Psychological Rehabilitation de l'Université de Boston, les Américains dorment tout en travaillant simplement parce qu'ils en ont besoin. Les gens ne dorment pas assez à cause des trajets tôt le matin, des longues heures de travail et des trop nombreuses responsabilités à la maison.
Nous sommes tous conscients que le manque de sommeil affecte nos performances dans tous les aspects de notre vie. Cependant, cela a un impact encore plus important sur notre productivité au travail, car le manque de sommeil affecte le cortex préfrontal, qui nous aide dans les tâches qui nécessitent un raisonnement logique et une pensée complexe et nous nuira lorsque nous tenterons d'accomplir de telles tâches.
Par conséquent, il est essentiel que nous dormions tous suffisamment chaque nuit afin de maintenir une productivité maximale. Si vous êtes un adulte âgé de 26 à 64 ans, cela signifie dormir entre 7 et 9 heures par nuit, selon la National Sleep Foundation.
#dix. Établir des délais auto-imposés
Alors que nous associons généralement le stress à la négativité, un niveau gérable de stress auto-imposé peut en fait être bénéfique pour nous concentrer et nous aider à atteindre nos objectifs.
Essayez de fixer un délai et respectez-le pour les tâches ou les projets à durée indéterminée. Vous pourriez être surpris de voir à quel point vous pouvez être concentré et productif lorsque vous regardez l'horloge.
#11. Refuser simplement les réunions
Les réunions sont l'une des activités qui prennent le plus de temps, mais nous continuons à les réserver, à y assister et, inévitablement, à nous en plaindre.
Selon Atlassian, l'employé de bureau moyen perd plus de 31 heures par mois dans des réunions inefficaces.
Avant de programmer votre prochaine réunion, demandez-vous si vous pouvez atteindre les mêmes objectifs ou tâches par e-mail, téléphone ou via une réunion sur le Web (ce qui peut être légèrement plus productif).
#12. Laissez tomber l'illusion de la perfection
Les entrepreneurs deviennent souvent obsédés par la tentative de perfectionner une tâche ; cependant, rien n'est jamais parfait. Au lieu de perdre du temps à chasser cette illusion, accomplissez votre tâche au mieux de vos capacités et passez à autre chose.
Il est préférable de terminer la tâche et de l'enlever de votre assiette; vous pouvez toujours revenir en arrière et l'ajuster ou l'améliorer plus tard.
#13. Travailler par incréments de 90 minutes
Des chercheurs de la Florida State University ont découvert que les artistes d'élite (athlètes, joueurs d'échecs, musiciens, etc.) qui travaillent par tranches de 90 minutes sont plus productifs que ceux qui travaillent plus de 90 minutes. Ils ont également découvert que les plus performants ne travaillaient pas plus de 4.5 heures par jour. Sa sonne bien pour moi!
#14. Faites quelque chose d'agréable à regarder
Bien que cela puisse sembler peu probable, certaines recherches indiquent que l'aménagement d'un lieu de travail avec des éléments esthétiques, tels que des plantes, peut augmenter la productivité jusqu'à 15 %.
Décorez votre bureau avec des photos, des bougies, des fleurs ou tout ce qui vous rend heureux.
#15. Écoutez de la musique stimulant la productivité
Les distractions doivent être évitées, mais la musique de fond peut parfois vous aider à vous concentrer.
Bien sûr, il n'est pas nécessaire que ce soit de la musique rock lourde, mais un peu de Beethoven pourrait aider.
#16. Planifiez à l'avance comment vous prioriserez vos tâches
Vous pouvez vous assurer que vous accomplissez toutes vos tâches les plus importantes au cours de la journée en les listant par ordre d'importance.
#17. Combiner les tâches connexes en un seul lot
La rédaction de blogs, les appels téléphoniques, les e-mails et les courses peuvent tous être combinés en un seul lot. En accomplissant des tâches similaires en une seule session, vous gagnerez du temps. Todoist, une application qui peut vous aider à organiser toutes ces choses, est une option. C'est un moyen simple et rapide de planifier votre journée, de définir des rappels et d'organiser toutes vos tâches les plus importantes en un seul endroit.
#18. Récompensez-vous pour avoir accompli une tâche majeure
Récompensez-vous de temps en temps pour rester motivé dans tout ce que vous faites.
Gardez une trace de vos petites victoires et jalons et célébrez-les. Ainsi, chaque fois que vous êtes découragé par vos progrès, vous pouvez regarder en arrière et voir jusqu'où vous êtes arrivé !
#19. Gardez toujours un carnet et un stylo à portée de main
De cette façon, vous pouvez noter vos idées, vos tâches et vos pensées à tout moment. L'important est de tout sortir de votre tête et de le mettre sur papier. Votre subconscient ne vous le rappellera pas à chaque seconde.
Une autre chose à laquelle penser est de télécharger l'application Evernote. Non seulement cela vous fera économiser de l'encre et du papier, mais cela vous permettra également de noter des notes et des réflexions, puis de les partager avec l'équipe. Si vous êtes le genre de personne qui a beaucoup d'idées à partager, cela peut être utile dans certaines situations.
#20. Créez un blog pour documenter votre croissance personnelle et vos réalisations.
Le blog vous tient responsable de travailler constamment sur l'amélioration de soi et la croissance personnelle.
Lorsque vous écrivez toutes vos petites réalisations, vous devenez plus motivé pour aller de l'avant.
#21. Autant que possible, externalisez
Apprenez à déléguer ou à externaliser le travail si vous voulez accomplir plus en moins de temps. Voici quelques entreprises qui peuvent vous aider à externaliser vos tâches quotidiennes :
- Obtenir vendredi
- Upwork
- Guru.com
- ScénarioLancle
#22. Consommer des podcasts
Lorsque vous conduisez pour vous rendre au travail, que vous nettoyez la maison, que vous faites de l'exercice ou que vous préparez le dîner, écoutez des podcasts éducatifs ou des livres audio.
L'apprentissage audio a le potentiel de prolonger votre journée de plusieurs heures. Sans compter que votre crâne vous en sera reconnaissant.
Meilleurs outils de productivité 2023
Dans le monde trépidant et trépidant d'aujourd'hui, vous aurez peut-être besoin de certains outils pour vous aider à maximiser votre temps et à accomplir des tâches dans un délai raisonnable.
Ces outils aident à augmenter notre productivité car il est difficile de rester sur la bonne voie lorsque nous jonglons avec plusieurs tâches et responsabilités. Donc, heureusement, il existe des applications et des services disponibles pour nous aider.
Les outils de productivité sont adaptés à divers styles de vie et intérêts. Voici nos 5 meilleurs outils et services pour vous aider à optimiser votre temps et vos efforts.
Any.do :
Cette application combine des listes, des rappels, des calendriers, des notes et la synchronisation dans le cloud. Il vous permet de rester organisé et d'accomplir beaucoup plus. Toujours pas convaincu ? Il a également remporté des prix, ce qui montre à quel point il est bon.
Remarques:
Notion est essentiellement tout ce dont vous avez besoin dans un seul outil. Si vous rencontrez des difficultés pour traiter un grand nombre d'e-mails ou si vous avez simplement besoin de vous organiser, Notion peut vous aider. Il analyse et priorise les e-mails pour vous en utilisant l'intelligence artificielle et un algorithme propriétaire.
Horloger :
Cet outil vous aide à garder une trace de tout votre temps et fournit des informations sur vos performances de productivité. Vous pouvez choisir de suivre automatiquement votre temps ou de le saisir manuellement pour voir votre productivité. Vous pouvez également générer des rapports récapitulatifs et détaillés pour toutes vos activités, à la fois liées au travail et non liées au travail.
Visionneuse d'équipe:
Il s'agit d'un logiciel qui permet aux équipes de se connecter à distance afin de tenir des réunions en ligne, de faire des présentations en ligne et de collaborer sur des projets. L'un des avantages les plus importants de cet outil est qu'il prend en charge le partage de bureau et de fichiers, ainsi qu'une télécommande. Vous pouvez accéder à toutes les données sur l'ordinateur de votre collègue et afficher tous les documents pertinents une fois que vous avez obtenu l'autorisation.
Evernote:
Un outil fantastique pour partager des informations et prendre des notes rapides tout en travaillant. Ces notes peuvent être des fichiers audio ou vidéo, des images, des clips Web ou des pages Web, et elles peuvent être partagées et accessibles depuis n'importe quel appareil. Pour rendre vos notes écrites plus concises, vous pouvez ajouter des notes "à l'encre" et dessiner des diagrammes, des graphiques et des flèches. PS Si vous avez besoin de suivre votre temps et votre productivité, Clockify dispose d'une intégration Evernote qui vous permet de suivre le temps sur vos notes en un seul clic.
Augmenter la productivité FAQ
Quels sont les 4 facteurs qui ont augmenté la productivité ?
Voici 4 facteurs qui augmentent la productivité au travail
- Attitude positive et implication de la direction
- Employés proactifs
- Bonnes conditions de travail
- Outils et équipements pour augmenter la productivité
Quels sont les exemples de productivité ?
La productivité est la capacité de créer, en particulier avec une qualité élevée et un rythme rapide. Être capable de réaliser des projets de travail de haute qualité en peu de temps est un exemple de productivité. La productivité peut être mesurée par la rapidité avec laquelle une usine de jouets peut produire des jouets.
Quelle est la meilleure mesure de productivité ?
Le produit intérieur brut (PIB) par heure travaillée est l'une des mesures de productivité les plus largement utilisées et une base pour une augmentation de la productivité sur le lieu de travail. Cette mesure rend mieux compte de l'utilisation des intrants de main-d'œuvre que de la production par employé.
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