En règle générale, lorsque vos activités commerciales impliquent l'utilisation, la transmission et le stockage de dossiers de santé et d'autres dossiers médicaux, votre organisation doit répondre aux exigences de conformité HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Par définition, la conformité HIPAA fait référence au respect de certaines normes réglementaires pour l'utilisation et la divulgation sûres et sécurisées d'informations de santé protégées par les entités couvertes et les associés commerciaux.
Ainsi, si votre entreprise est régie par la HIPAA règles et politiques, vous devez vous conformer à ladite réglementation fédérale pour éviter à votre organisation des problèmes majeurs. En bref, vous devez vous assurer que toutes les informations de santé que votre entreprise traite sont sûres et protégées contre les risques de cybersécurité.
Continuez à lire cet article pour savoir comment vous assurer que votre entreprise reste conforme à la loi HIPAA.
# 1. Définissez clairement votre politique de confidentialité
Comme mentionné, la violation des règles et réglementations HIPAA pourrait entraîner le paiement de lourdes amendes et pénalités. Non seulement cela, mais cela peut également mettre votre entreprise sous un mauvais jour. Pour cette raison, il est crucial d'élaborer une politique de confidentialité claire pour assurer le respect dudit règlement fédéral. Par exemple, vous pouvez établir une politique interdisant de vendre des informations médicales protégées à qui que ce soit, y compris à des tiers, ou d'interdire la transmission d'informations confidentielles à l'aide d'une source non sécurisée.
N'oubliez pas que lorsque vous avez une politique de confidentialité claire en place, vous pouvez vous attendre à une adhésion stricte de la part de vos employés, ce qui garantit que vous restez une entité commerciale conforme à la HIPAA dans votre état.
# 2. Éduquer les employés sur la conformité HIPAA
Éduquer vos employés à ce sujet peut également être une excellente idée pour assurer la conformité avec HIPAA. Vous pouvez le faire en mettant en place une formation annuelle sur sensibilisation à la sécurité et d'autres sujets liés à la sécurité pour tous vos travailleurs ayant accès à des informations de santé protégées.
Lorsque ces sessions de formation sont en place, votre organisation peut s'assurer que vos employés sont informés de la manière dont ils doivent utiliser, partager et stocker les informations de santé protégées. De plus, en organisant une formation, ils peuvent être mis à jour avec les nouveaux protocoles, processus et politiques qui peuvent être utilisés pour rester conformes aux règles et réglementations HIPAA.
# 3. Utilisez le bon logiciel
Étant donné que la plupart des informations de santé protégées sont stockées électroniquement, votre entreprise doit investir dans la technologie logicielle appropriée pour rester conforme à la loi HIPAA. En règle générale, la conformité à cette réglementation fédérale signifie que toutes les informations sensibles doivent rester confidentielles et protégées contre les cyberattaques et les violations de données.
Si les informations sont conservées sans mesures de sécurité, il existe un risque accru qu'elles soient volées par des personnes non autorisées. Lorsque cela se produit, vous mettriez plus probablement votre entreprise en grand danger en payant des amendes et autres pénalités. Pour cette raison, il est préférable d'utiliser le bon logiciel en fonction des besoins de votre entreprise. Qu'il s'agisse d'un programme cloud accrédité par HIPAA ou d'un serveur interne, leur utilisation peut garantir que toutes les informations sont sécurisées contre les menaces de cybersécurité et autres accès non autorisés.
De plus, si votre entreprise utilise des applications Web pour gérer des informations de santé protégées, vous devez également vous assurer que celle que vous choisissez est dotée de fonctionnalités de sécurité avancées. Vérifiez si la conception, le développement et le déploiement des applications sont exempts de vulnérabilités pouvant menacer votre sécurité et votre conformité à la loi fédérale concernée.
# 4. Mettre en place un processus d'audit interne
Votre organisation doit également développer et mettre en œuvre un processus d'audit interne pour garantir la conformité HIPAA. Lorsque vous serez en mesure de vérifier le niveau d'efficacité de vos politiques de confidentialité et de sécurité existantes, vous découvrirez s'il existe des points faibles dans votre système et vous pourrez prendre les mesures nécessaires pour y remédier. En outre, il est conçu pour vous fournir, à vous et à votre entreprise, l'expertise, la formation et le soutien dont vous avez besoin pour assurer la confidentialité et la sécurité de vos informations de santé protégées. Cependant, ce faisant, vous devez vous assurer que tout est documenté pour prouver aux auditeurs et aux régulateurs que vous êtes conforme.
De plus, il est important de se rappeler que la conduite d'un processus d'audit joue un rôle essentiel dans le respect de ladite loi fédérale. Plus vous auditez vos politiques de confidentialité et de sécurité, plus vous avez de contrôle sur elles, ce qui peut vous aider à vous assurer que votre entreprise respecte toujours les normes appropriées à tout moment.
# 5. Travailler avec une équipe de professionnels
Une autre façon pour votre entreprise de rester conforme à la réglementation fédérale concernée est de travailler avec une équipe de professionnels. À moins que vous ne soyez vous-même un expert, vous avez probablement besoin de l'aide d'autres personnes expérimentées dans la gestion des questions de sécurité et de confidentialité des réseaux. Ces professionnels peuvent inclure :
Équipe de sécurité:
Vous pouvez engager une équipe de sécurité fiable qui sait identifier les violations de données et les attaques de cybersécurité, ainsi que développer des protocoles si une violation est détectée. Bien qu'il semble correct de respecter strictement les directives HIPAA, l'expertise et les compétences d'une équipe de sécurité expérimentée peuvent vous donner la tranquillité d'esprit, sachant que vous avez des personnes qui surveillent la sécurité du réseau et la confidentialité de toutes les informations sensibles de votre organisation. Outre les stratégies générales de protection des données que vous connaissez, y compris l'utilisation du chiffrement et de la sauvegarde et de la récupération des données, vous pouvez garantir la conformité HIPAA en engageant une équipe de sécurité qui propose des fonctionnalités de sécurité spécialisées, telles que l'authentification fédérée.
Auditeur informatique externe (technologie de l'information):
Vous pouvez également travailler avec un auditeur informatique externe pour aider votre service informatique interne à mettre en œuvre les premières analyse de risque et d'autres aspects de la conformité en matière de cybersécurité, tels que les politiques et procédures et les analyses de vulnérabilité.
Avocat spécialisé dans la conformité HIPAA :
Votre entreprise peut également bénéficier d'un avocat qui s'occupe des cas de conformité HIPAA. Ils peuvent vous aider en vous fournissant des conseils juridiques précieux, une assistance en matière d'audit et des conseils sur les risques et expositions potentiels.
Réflexions finales
En effet, étant donné le nombre croissant de cybermenaces de nos jours, assurer la sécurité de votre organisation à l'aide de la conformité HIPAA est devenu plus important. Cependant, si vous pensez que votre entreprise a du mal à rester conforme à la loi HIPAA, gardez à l'esprit les moyens mentionnés ci-dessus et vous êtes prêt à partir. Plus vous savez ce qu'il faut pour optimiser vos efforts de conformité, plus vous pouvez empêcher d'autres personnes et entités de menacer votre entreprise. N'oubliez pas que rester conforme aux règles et réglementations de ladite loi peut contribuer à renforcer la réputation de votre organisation à long terme.
