Conformément à la loi, il est vital pour chaque entreprise d'enregistrer les informations relatives à son entreprise, et on peut y parvenir avec un registre d'entreprise. Un livret d'entreprise est essentiel pour chaque entreprise pour enregistrer des informations. Ici, dans cet article, nous décrivons un livret d'entreprise et un modèle pour LLC et comment l'obtenir.
Qu'est-ce qu'un livret d'entreprise
Un livret d'entreprise est un livre que les entreprises utilisent pour enregistrer tous les documents nécessaires. Un livret d'entreprise contient
- Statuts constitutifs,
- Règlements,
- Minutes de réunion
- Le registre des certificats d'actions
- Certificats d'actions
- Talons de certificat d'actions
- Documentation de transfert de stock
Il est important de conserver le registre des entreprises de votre organisation à votre siège social.
Vous pouvez également conserver les enregistrements de votre entreprise « dans le cloud », mais vous devez vous assurer que votre serveur est sûr car ces enregistrements peuvent contenir des données sensibles et des procédures propriétaires.
Importance du registre corporatif
Un livret d'entreprise est important et essentiel à tenir dans chaque entreprise. L'importance ne peut être sous-estimée et c'est pourquoi nous discuterons de la raison pour laquelle un livret d'entreprise est une nécessité pour toutes les sociétés.
#1. Preuve historique.
Un registre d'entreprise peut servir d'enregistrement historique des transactions commerciales importantes qui ont eu lieu au cours d'une organisation, y compris, mais sans s'y limiter, les acquisitions, ventes, prêts et baux importants.
Cela peut également aider à prévenir les objections des actionnaires minoritaires et à soutenir les étapes qui peuvent suivre en cas d'audit de l'IRS.
#2. Un contrôle fiscal.
L'un des premiers éléments qu'un agent de l'IRS demandera à examiner lors d'un audit de l'IRS d'une société est le registre de l'entreprise. La société se trouvera dans la situation embarrassante de devoir mettre à jour le registre des sociétés avant l'audit s'il n'a pas été mis à jour ou maintenu du tout.
La mise à jour du livre des procès-verbaux à temps pour l'audit peut être une tâche coûteuse et difficile, selon son degré d'obsolescence. Un dirigeant ou un administrateur peut soutenir leur bon comportement et l'exécution de leurs obligations et responsabilités envers l'organisation en tenant à jour un livre des procès-verbaux de l'entreprise.
#3. Évaluation par un tiers
Les banques et les prêteurs demandent fréquemment à consulter le livre des procès-verbaux d'une société, ou à tout le moins ses statuts constitutifs, ses règlements et les procès-verbaux de réunion les plus récents ou les résolutions par consentement. Et cela constituera une menace potentielle s'il n'est pas disponible ou à jour, car lors d'une tentative de reconstruction ultérieure de ce qui s'est réellement passé au cours d'une année donnée, le fait de ne pas tenir à jour un livre des minutes peut poser des problèmes.
Lorsque vous essayez de commémorer un événement qui s'est produit il y a plusieurs années, il est courant que les actionnaires, les administrateurs et les dirigeants ne soient pas d'accord sur ce qui s'est passé, quand cela s'est produit et pourquoi. La mise à jour annuelle du livre des minutes permet d'éviter ce problème.
Malgré le fait que les critères précis peuvent varier légèrement en fonction de votre état et du secteur dans lequel vous travaillez, il existe un certain nombre de documents que toutes les organisations doivent avoir dans leurs dossiers. Cependant, en général, voici quelques-unes des choses que vous devriez mentionner :
Registre d'entreprise pour LLC
Un choix courant pour les entreprises est une LLC car un registre LLC est plus simple que les autres formalités d'entreprise.
Un livret d'entreprise pour LLC peut nécessiter moins de paperasse, mais il doit toujours respecter certaines directives afin de maintenir son statut de responsabilité limitée (les documents requis varient dans chaque État en fonction de leurs lois).
Chaque registre d'entreprise pour LLC doit au moins conserver et conserver les registres suivants, car la tenue de bons registres vous aide à suivre vos progrès. Chaque entreprise aura un système unique de tenue de dossiers qui lui convient. Vous pouvez réaliser vos plans tant qu'ils sont légaux et fonctionnels.
L'IRS établit des réglementations concernant la durée pendant laquelle vous devez conserver des dossiers, en particulier ceux qui se rapportent aux questions fiscales. Sept ans est la durée la plus longue. Par conséquent, à moins qu'il n'y ait une bonne raison commerciale de ne pas le faire, il est généralement recommandé de conserver tous les dossiers pendant sept ans.
En conservant ces registres, vous protégez votre « voile corporatif », que les créanciers et les justiciables pourraient autrement tenter d'exploiter en démontrant que vous n'avez pas respecté le protocole de l'entreprise. Ils pourraient même tenter de saisir votre propriété privée dans le cadre du règlement.
Quel livre d'entreprise pour LLC devrait contenir
Le livret d'entreprise doit contenir des documents que vous devez soumettre au bureau du secrétaire d'État lors de la création d'une LLC.
Chaque LLC doit conserver une copie de ses documents fondateurs. Ceux-ci sont connus sous le nom d'articles d'organisation dans la majorité des États. Ils comprendront au moins les éléments suivants :
- Nom de la LLC
- Les objectifs de l'entreprise
- Adresse d'affaires
- Nom et adresse de l'agent enregistré de la LLC.
Les seuls autres enregistrements que vous devez généralement conserver pour l'État sont les rapports annuels et bisannuels. Vous devez conserver une copie de chaque document si vous apportez des modifications.
Vous recevrez également un certificat ou un autre document similaire du Secrétaire d'État reconnaissant la création de votre LLC ; vous devriez le conserver avec votre documentation de formation.
#1. Accord d'exploitation
Le registre de coopération doit également contenir l'accord d'exploitation. L'accord d'exploitation d'une LLC est un document clé qui décrit la façon dont vous gérez votre entreprise. Vous devez en conserver une copie au siège social de l'entreprise, ainsi que toute modification. En règle générale, l'accord d'exploitation comprendra les détails suivants :
- Investissement en capital que chaque membre fait et compréhension concernant les contributions supplémentaires (le cas échéant).
- Le processus de répartition des gains et des pertes.
- La capacité de chaque membre à recevoir des paiements.
- Droit de vote pour les membres.
- Procédures d'admission et de retrait pour les nouveaux membres et les anciens membres.
#2. Informations sur les membres et la direction
Informations sur les membres et la direction : Il est important de tenir à jour les informations sur les membres et les gestionnaires. Le minimum est de conserver une liste de tous les membres actuels et anciens, avec leurs noms et adresses. Les gestionnaires doivent également conserver les mêmes informations.
#3. Comptes rendus des réunions
La plupart des LLC ne sont pas tenues par la loi de l'État de tenir des réunions, selon les procès-verbaux des réunions. Cependant, un mandat pour les réunions pourrait être placé dans l'accord d'exploitation. Le meilleur plan d'action dans cette situation est de demander à quelqu'un d'enregistrer un procès-verbal précis de la réunion qui comprend les détails suivants :
- Les noms des participants.
- Les décisions sont prises par vote.
- Toute autre information utile.
Même si les réunions ne sont pas obligatoires, certaines lois d'État peuvent vous obliger à enregistrer les débats par écrit.
#4. Finances et impôts
Les états financiers, les documents financiers et les contrats commerciaux qu'une LLC développe doivent être conservés pendant au moins trois ans.
#5. Retours d'impôts
Au cours des trois dernières années, l'IRS a eu le droit de vérifier toute déclaration de revenus. Toutes les déclarations de revenus LLC aux niveaux fédéral, étatique et local doivent être conservées pendant au moins aussi longtemps. Si une fraude est suspectée, il existe un vide juridique sans délai de prescription, vous devez donc conserver vos documents fiscaux pour toujours.
Tous les dossiers pertinents doivent être conservés en tant que dépenses, crédits et revenus liés à l'impôt. Conserver les éléments suivants pendant au moins trois ans en fait partie.
- Reçus de dépôt pour l'entreprise.
- Relevés pour tous les comptes utilisant des cartes de crédit.
- Toute facture.
- Les chèques étaient annulés.
- Frais payés.
Le paiement des taxes sur l'emploi est nécessaire si votre LLC emploie des employés. L'IRS vous conseille de conserver tous les documents fiscaux sur l'emploi pendant au moins quatre ans. De plus, vous devez conserver leurs formulaires W-4, leurs informations de paiement, leurs informations de paiement et leurs informations personnelles.
Modèle de registre d'entreprise
Un modèle de registre d'entreprise contient le format et les informations qu'un enregistrement d'entreprise doit contenir. Il peut être facilement accessible et utile, notamment pour l'orientation. Un modèle de livret d'entreprise original devrait avoir où vous devez enregistrer tous vos travaux papier nécessaires comme
- Vos documents de constitution (et toute modification de ceux-ci)
- Vos statuts d'entreprise par écrit
- Procès-verbaux de la réunion du conseil d'administration et de l'assemblée annuelle des actionnaires
- Déclaration d'impôts sur le revenu (et documents justificatifs pour toutes les déductions que vous effectuez)
- Registres des taxes sur l'emploi
- Une liste de vos résolutions (décisions importantes prises par le conseil), telles que celles concernant l'achat de l'immobilier, les modifications des règles du conseil et un nombre important de licenciements ou d'embauches
- Une copie de chacun de vos rapports annuels
- Données sur les bourses (et autres titres)
- Registres monétaires
- Relevés de carte de crédit et relevés bancaires
- Dossiers du personnel (embauches, licenciements, candidatures
Le temps passé en réunions d'affaires ou professionnelles est documenté dans les procès-verbaux de l'entreprise. Pour qu'une société conserve son statut juridique, elle doit enregistrer ces procès-verbaux dans un dossier. Cela s'applique en particulier aux organisations à responsabilité limitée ou à but non lucratif. Un enregistrement formel de ces procès-verbaux d'entreprise garantira que votre organisation respecte la loi et peut conserver son caractère d'entreprise unique.
Le document du procès-verbal de l'entreprise doit inclure les détails de la réunion. Celui-ci contiendra des informations sur l'heure et le lieu de la réunion ainsi que sur son objectif. Si nécessaire, les résultats de la réunion peuvent être inclus. Aux fins de tenue de dossiers, le formulaire doit également inclure le nom et les coordonnées de la personne qui le remplit. Tant que l'entreprise est en activité, tout document de procès-verbal d'entreprise doit être conservé dans les archives.
Quand devriez-vous utiliser un modèle de procès-verbal d'entreprise ?
Si vous devez rédiger ce qui a été discuté lors de votre réunion et les décisions qui ont été prises lors d'une réunion du conseil d'administration ou d'actionnaires, vous devez utiliser un modèle de procès-verbal d'entreprise.
Qui doit conserver les procès-verbaux de réunion ?
Toutes les sociétés C sont tenues par la majorité des États de tenir des registres des décisions importantes de l'entreprise et des réunions importantes.
Le Delaware, le Kansas, le Nevada, le Dakota du Nord et l'Oklahoma sont les États qui n'imposent plus la tenue de procès-verbaux de réunion. Les procès-verbaux ne sont pas nécessaires pour les entreprises organisées en SARL.
Quels détails doivent être consignés dans les procès-verbaux de réunion ?
Les informations cruciales qui ont été échangées, tous les choix importants qui ont été faits et toutes les actions qui ont été effectuées doivent tous être inclus dans les procès-verbaux des réunions. Bien que les procès-verbaux n'aient pas besoin d'être exacts, ils doivent contenir suffisamment d'informations pour agir comme la « mémoire institutionnelle » de l'entreprise.
- La date, l'heure et le lieu des réunions sont souvent inclus dans le procès-verbal.
- Liste des personnes absentes de la réunion, avec leurs noms et si elles ont manqué l'un des débats de la réunion
- Les actes de vote et le vote de chacun
- Lorsque la réunion a été appelée à sa fin
Quels actes ou décisions pourriez-vous être tenu d'enregistrer ?
Voici des exemples de types d'informations que vous devez enregistrer :
- Les réunions du conseil d'administration et des actionnaires ont lieu chaque année.
- Présentation des nouveaux officiers
- Augmenter la rémunération ou embaucher plus de personnel
- Transactions monétaires : ouverture de nouveaux comptes bancaires, prêts et cartes de crédit
le nouveau stock est sorti
Comment obtenir un livret d'entreprise
Vous pouvez obtenir un livret d'entreprise en l'achetant dans les magasins. Malgré le fait que la plupart magasins de fournitures de bureau fournir les composants que vous pouvez dans les kits d'entreprise, vous voudrez peut-être acheter un "kit d'entreprise" auprès de l'une des nombreuses entreprises.
Assurez-vous de documenter la première date de dépôt de la société, la date de dépôt et le paiement des frais. Ces documents seront parmi les premiers que vous inscrirez dans le registre de l'entreprise.
Demandez à l'état un certificat de qualité alimentaire. Mettez ça dans les registres de l'entreprise. Inclure des copies des règlements administratifs et de toutes les révisions déposées, ainsi que les statuts constitutifs.
Faites une copie de vos statuts et écrivez les vôtres également. Faites un enregistrement formel de chaque opération sur titres. Chaque action de la société doit être appuyée par une documentation dans le registre.
Comment préparer votre registre d'entreprise
Vous pouvez créer le procès-verbal de la réunion inaugurale de la société dans la première section. Il devrait également inclure
- Le choix des dirigeants et des administrateurs également.
- La résolution approuvant les droits des actionnaires et la convention de vote dans la convention écrite des droits des actionnaires et de vote.
- Tous les contrats initiaux de services que la société a conclus avec des avocats et des comptables.
Pendant que la société est en activité, gardez cette section ouverte pour héberger toutes les réunions et les procès-verbaux. De même, gardez une trace de toutes les élections ou démissions à venir ici.
Ajoutez tous les certificats d'actions émis ici. Le propriétaire de chaque certificat doit être indiqué avec la date d'émission du certificat, le destinataire et ses coordonnées (âge, résidence, personne physique ou morale).
Conservez ici également toutes les transactions d'actions ou d'actionnaires de la société. Indiquez également ici le nombre d'actions de la société détenues par chaque personne ou entité. Les modifications de partage seront également notées ici.
Inclure tous les prêts ou cadeaux que la société a reçus de ses membres, de ses dirigeants ou de ses administrateurs. Cela est particulièrement vrai lorsque le financement est d'abord fourni pour un démarrage d'entreprise. C'est là que vous pouvez documenter les décisions, les accords de prêt et leur acceptation doit b.
Dressez la liste des adresses des comptables, des avocats, des agents d'assurance et des autres professionnels de l'entreprise que l'entreprise embauche pour faire des affaires. La quatrième partie doit contenir ces informations.
Incluez l'emplacement, la date d'achat et la réception de l'argent pour les acomptes et les classeurs pour tous les documents juridiques et d'assurance.
Vous devez documenter toute acquisition, vente, constitution ou modification significative d'un contrat, ainsi que toute extension ou résiliation par résolution des mandataires sociaux.
Tout accord entre la société et d'autres personnes ou entités doit être formalisé à l'aide de votre sceau ou d'un notaire. Inclure dans cette zone tous les documents qui ont ces sceaux.
Un livret d'entreprise est-il nécessaire ?
Pour démontrer que la société fonctionne correctement conformément aux exigences de l'Internal Revenue Service, pour établir la société en tant qu'entité juridique distincte et pour maintenir la protection de l'entreprise contre la responsabilité, des registres d'entreprise sont nécessaires.
Comment rédiger un livret d'entreprise ?
Vous pouvez commencer à écrire un livre des records en suivant les étapes suivantes. Commencez par fournir le nom réel de votre entreprise, ainsi que la date, l'heure et le lieu de la réunion.
- Il est important de garder une trace de qui assiste. Notez tous les participants qui ne sont pas présents. Toute personne arrivant en retard ou partant tôt doit être notée. Gardez une trace de l'animateur de la réunion et si oui ou non un quorum était présent.
- Notez les objectifs de la réunion, tels que l'élection de nouveaux dirigeants, l'émission d'actions, la discussion de l'activité financière, l'assemblée annuelle des actionnaires ou des administrateurs, ou l'embauche de nouveaux employés.
- Récapitulez la discussion des points de l'ordre du jour. Prenez note de tous les documents que les participants examinent. Joignez une copie de la documentation au procès-verbal.
- Vous devez garder une trace de tous les votes que vous avez.
- Prenez note de l'heure d'ajournement ainsi que de l'heure et de la date de la prochaine réunion.
- Complétez le procès-verbal de la réunion en tapant les notes de la réunion
- Suivez les exigences de votre entreprise pour savoir qui doit examiner le projet de remarques.
- Les procès-verbaux sont fréquemment distribués au conseil avant la réunion suivante.
- Le point « voter pour » est généralement le premier point à l'ordre du jour de la prochaine réunion. Vérifiez la politique de votre entreprise pour savoir qui doit signer le procès-verbal de la réunion.
- Les procès-verbaux approuvés doivent être conservés au même endroit que les autres documents importants de votre entreprise.
Les livres d'entreprise ont-ils besoin d'un sceau ?
Le sceau de la société sert de marque officielle de la société. Le sceau de la société fait office de signature de la société. Chaque document légal ou officiel délivré par la société nécessite un sceau de la société.
Cependant, à mesure qu'une entreprise devenait plus flexible et que la technologie faisait son entrée dans l'ère numérique, le sceau de l'entreprise devenait obsolète et, dans une certaine mesure, un fardeau. Les sociétés, les LLC et les États des États-Unis ne sont plus tenus d'avoir un sceau d'entreprise. Malgré le fait que les certificats d'actions officiels et un sceau d'entreprise étaient autrefois requis pour les sociétés, comme des éperons sur une botte, ces artefacts historiques ne sont plus fonctionnels ou significatifs.
L'autorité légale d'un sceau d'entreprise est encore largement reconnue par les États, mais la technologie moderne a entraîné une diminution de ces pouvoirs, et le sceau d'entreprise et les certificats d'actions officiels finiront par devenir obsolètes.
Quel est le but d'un sceau d'entreprise ?
Selon la loi de l'État, l'utilisation d'un sceau de société ou d'entreprise peut avoir des ramifications juridiques variables. Il peut être considéré comme une preuve que le document a été autorisé, ou il peut fournir une preuve de la validité d'un document, mais il peut ne pas être une preuve suffisante en soi pour étayer l'authenticité du document. Et il est possible qu'il ne s'agisse que d'un acte symbolique sans influence sur sa légitimité.
À quoi devrait ressembler un sceau d'entreprise ?
Les sceaux d'entreprise ont généralement une face circulaire de 38 mm avec un espace pouvant contenir jusqu'à 50 caractères. Il doit contenir
- Le nom légal de la société
- Le type d'entreprise (une abréviation telle que LTD au lieu de LIMITED serait acceptable)
- Année de formation et état de formation
Où placez-vous le sceau de l'entreprise ?
Considérez le sceau corporatif de votre entreprise comme sa signature légale. Vous pouvez apposer le sceau de l'entreprise sur le siège social de l'entreprise.
Conclusion
Dans toutes les entreprises, la tenue de registres est cruciale. Il vous sera plus facile de conserver des registres exacts et complets maintenant que vous connaissez la valeur d'un registre d'entreprise et comment en établir un. N'oubliez pas que la mise à jour du registre de votre entreprise est essentielle si vous voulez éviter les erreurs.
FAQ
Qui a la responsabilité de gérer les affaires d'une société?
Une société est dirigée par ses administrateurs et ses dirigeants. Un conseil d'administration est un groupe d'administrateurs qui travaillent en équipe. Le conseil d'administration est l'organe directeur de la société. Il a le pouvoir d'exercer toutes les fonctions de la société et de gérer les opérations et les affaires de la société.
Dois-je déposer le nom de mon entreprise ?
Pour avoir une marque, vous n'avez pas besoin de l'enregistrer ; les marques deviennent valides dès lors qu'elles sont utilisées à des fins commerciales. Cependant, l'enregistrement d'une marque offre une protection plus large et facilite l'application.
Comment rédigez-vous les statuts ?
- Le nom et l'adresse postale de la société.
- Nom et adresse de l'agent enregistré
- Délai d'inclusion
- la nature de l'entreprise
- Le type et le nombre d'actions émises.
- Pouvoirs de constitution en société
- Lignes pour la date et la signature
Bibliographie
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- CONFIANCE DES ENTREPRISES : définition, avantages et inconvénients, et comment la mettre en place
- Comptabilité d'entreprise : description du poste et salaire
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