Engagement des parties prenantes et la gestion sont essentielles pour définir et réaliser le succès du projet. La cartographie des parties prenantes est un outil important pour vous aider dans cette tâche. Cet article vous guidera pas à pas tout au long du processus à l'aide d'un exemple de cartographie des parties prenantes. Vous apprendrez à catégoriser les parties prenantes en fonction de leur intérêt et de leur impact pour identifier les acteurs critiques, les saboteurs potentiels, les défenseurs et les gaspilleurs de temps. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez créer un plan solide pour impliquer les personnes les plus importantes dans votre projet - vos parties prenantes.
Que sont les parties prenantes ?
Les parties prenantes peuvent être définies comme « toute personne qui a un intérêt dans le projet », bien que ce soit un peu large. Une définition plus pratique pourrait être : "Quiconque peut créer ou ruiner votre projet".
Cet ensemble de parties prenantes plus spécifiques est divisé en quatre grandes catégories :
1) Les commanditaires sont souvent ceux qui lancent le projet en organisant les ressources nécessaires et en affectant des personnes à la tâche de le mener à bien. Les sponsors contrôlent les exigences du projet, et si ces exigences changent, ils doivent diriger le projet en conséquence.
2) L'équipe de projet est chargée de mener à bien le projet et de veiller à sa réalisation. L'équipe de projet est chargée de développer une solution aux exigences du projet.
3) Un groupe de référence est composé de personnes que les équipes de projet doivent consulter pour arriver à la meilleure solution. Ils assurent que la solution fonctionnera correctement.
4) Les utilisateurs sont un ensemble diversifié d'individus qui bénéficient de la solution du projet.
Conseil: Le groupe de référence et certains membres de l'équipe de projet peuvent également être classés comme utilisateurs. C'est souvent une idée très intelligente.
Cartographie des parties prenantes : qu'est-ce que c'est ?
La cartographie des parties prenantes est un processus collaboratif d'étude, de débat et de discussion qui s'appuie sur de nombreux points de vue pour développer une liste critique des parties prenantes de l'ensemble du spectre des parties prenantes.
La cartographie peut être divisée en quatre étapes :
1) Identification : une liste des groupes, organisations et individus concernés
2) Analyse : comprendre les points de vue et les intérêts des parties prenantes
3) Cartographie : décrivant les liens entre les objectifs et les autres parties prenantes.
4) Priorisation implique de classer l'importance des parties prenantes et d'identifier les défis.
L'importance de l'outil de cartographie des parties prenantes
La cartographie des parties prenantes est cruciale car les parties prenantes sont essentielles au succès d'un projet. Il y a généralement beaucoup de parties prenantes, ce qui signifie beaucoup d'attentes différentes. Vous aurez du mal à vous connecter avec les parties prenantes et à les satisfaire si vous ne cartographiez pas leur influence et leur intérêt pour le projet.
Il s'agit cependant d'une rue à double sens. Une bonne communication avec les parties prenantes fournit aux chefs de projet des informations indispensables sur le projet, ce qui leur profite de diverses manières. Il aide à atténuation des risques et déterminer les véritables objectifs du projet des parties prenantes.
En d'autres termes, la cartographie des parties prenantes est la première étape de l'élaboration d'un stratégie de communication efficace. Les projets échoueront s'il y a peu ou pas de communication. Plus la communication est bonne, plus le projet se déroulera sans heurts et plus il sera facile de comprendre les désirs de vos parties prenantes.
La cartographie des parties prenantes est un autre outil de gestion des attentes. Vous pouvez en savoir plus sur les points de vue de vos parties prenantes sur le projet en les cartographiant. Par conséquent, au fur et à mesure que le projet progresse, un chef de projet peut traiter ces attentes progressivement, en les alignant sur le projet afin que tout le monde soit d'accord avec les livrables.
Un exemple de cartographie des parties prenantes
Les cartes des parties prenantes sont destinées à vous aider à évaluer votre environnement en montrant qui peut soutenir ou entraver le succès de votre projet.
L'exemple de cartographie précédent illustre une méthode de création d'une carte des parties prenantes. Veuillez garder à l'esprit que cet exemple de cartographie des parties prenantes n'est qu'une des nombreuses façons de décrire les parties prenantes et leur effet.
Bien que les cartes des parties prenantes puissent prendre différentes formes et formats, elles doivent toujours inclure les informations suivantes :
- Ils sont simples à lire car leur objectif est d'être utilisés comme un outil d'aide à la décision rapide.
- Complet, car seule une connaissance approfondie des acteurs essentiels peut fournir des informations utiles.
- Les nombreuses parties prenantes sont organisées en catégories selon leur type, leurs intérêts mutuels et leur degré d'influence.
Vous pouvez gérer votre communication avec les parties prenantes de quatre manières : les gérer étroitement, les satisfaire, les tenir informées ou simplement les surveiller.
Si une partie prenante a une influence significative mais pas autant d'intérêt pour le projet, elle doit être satisfaite, ce qui signifie qu'elle a besoin de mises à jour régulières et que son opinion est essentielle.
Une partie prenante avec un haut niveau d'influence et d'intérêt doit être étroitement surveillée. Cela implique de les rencontrer plus fréquemment que le groupe de la catégorie « rester satisfait », et leurs commentaires sont également essentiels à toute prise de décision.
Votre clientèle est constituée de personnes peu influentes mais très curieuses. Eux aussi nécessitent des mises à jour sur les progrès, mais pas aussi fréquemment que les groupes « gérer étroitement » et « rester satisfait ». Ceux qui ont peu de pouvoir et d'intérêt nécessitent une surveillance, mais ils ne devraient probablement être informés que des principales étapes du projet.
Comment faire une carte des parties prenantes
Lorsque vous êtes prêt à créer votre carte des parties prenantes et à commencer le processus de cartographie des parties prenantes, suivez les quatre étapes suivantes :
#1. Déterminer les parties prenantes
Un projet peut avoir un grand nombre de parties prenantes. La liste que vous créerez sera en adéquation avec votre organisation, l'impact du projet, ainsi que ses objectifs. Cela signifie que vous devrez peut-être réviser la liste tout au long du projet.
#2. Examiner les parties prenantes
L'étape suivante nécessite une investigation considérable. Cela vous permet de déterminer leur pertinence par rapport au projet et la perspective qu'ils apportent. Définissez le type de partie prenante qu'ils sont, combien ils pourraient donner au projet et leur légitimité à le faire. Sont-ils prêts à participer ? Dans quelle mesure ont-ils leur mot à dire et leur implication dans le projet ?
#3. Participants sur une carte
C'est l'étape à laquelle vous concevez votre boîte et la divisez en quatre sections, l'axe y mesurant le niveau d'effet de bas (bas) à haut (haut) (haut). Vous cartographiez la quantité d'intérêt sur l'axe des x, du bas (gauche) au haut (droite) (droite). Tracez vos parties prenantes ainsi que les résultats de votre analyse sur les deux axes en utilisant votre liste de parties prenantes et les résultats de votre analyse.
#4. Les parties prenantes doivent être prioritaires.
Maintenant que vous avez identifié, analysé et tracé vos parties prenantes sur une carte, vous pouvez commencer à planifier la façon dont vous allez interagir avec elles tout au long du projet. Selon l'endroit où ils atterrissent sur la carte, vous les contrôlerez de près ou simplement les surveillerez. Il s'agit de la première étape de l'élaboration de votre stratégie de communication avec les parties prenantes et de la gestion globale des parties prenantes.
Meilleures pratiques de cartographie des parties prenantes
Il est avantageux que vous puissiez obtenir autant d'informations que possible sur toutes vos parties prenantes. Vous êtes curieux de savoir qui ils sont et comment ils préfèrent communiquer. Certains voudront peut-être que vous leur envoyiez des mises à jour par SMS, tandis que d'autres préféreront des présentations en personne ou une conversation téléphonique. Déterminez la méthode de communication qu'ils préfèrent et la fréquence qui leur convient le mieux.
#1. Avoir l'esprit ouvert
Comprendre la diversité culturelle ou linguistique de vos parties prenantes est un autre élément de votre cartographie des parties prenantes. S'ils ne parlent pas votre langue maternelle, vous devrez modifier votre messagerie. Il est essentiel d'être inclusif et de comprendre que ce qui est bon pour une partie prenante peut être mauvais pour une autre.
#2. Communiquer efficacement
Le contenu de Vos communications doit être clair. Vous visez à éviter le jargon et fournissez également des faits. Lorsque vous parlez, soyez ouvert et honnête, et gardez une trace de ce qui est certain et de ce qui ne l'est pas. Soyez ouvert aux commentaires de vos parties prenantes et comprenez comment ils pourraient influencer vos décisions.
#3. Soyez ouvert et honnête.
Ne cachez jamais d'informations, en particulier de mauvaises nouvelles. Plus tôt vous le diffuserez, plus vite vous serez en mesure de répondre aux attentes des parties prenantes et de répondre à leurs éventuelles préoccupations.
#4. Continuer à être disponible
Enfin, maintenez des canaux de communication ouverts. Maintenez le contact avec vos parties prenantes, mais fournissez-leur également un mécanisme par lequel elles peuvent vous joindre si nécessaire. Écoutez ce qu'ils ont à dire, communiquez avec eux et posez vos propres questions lorsqu'ils le font. La communication est l'échange d'informations.
Le processus de cartographie des parties prenantes est aussi important que le résultat, et la qualité du processus dépend fortement de la compréhension des personnes impliquées.
La cartographie des parties prenantes permet aux initiatives de se dérouler sans heurts.
Négliger gestion des parties prenantes peut conduire à des barrages routiers et à des revers sur toute la ligne, c'est pourquoi la cartographie des parties prenantes devrait être un outil essentiel dans la boîte à outils de chaque chef de projet.
Le succès d'un projet dépend de l'engagement et de la collaboration avec des parties prenantes de tous horizons. Comprendre leurs motivations et les catégoriser en différentes catégories à l'aide du matrice pouvoir/intérêt et les cartes des parties prenantes peuvent grandement contribuer à garantir que votre travail est sur la bonne voie.
FAQ sur la cartographie des parties prenantes
Qu'est-ce que l'outil de cartographie des parties prenantes ?
Généralement, la cartographie des parties prenantes est un outil utilisé dans l'analyse des parties prenantes pour catégoriser les personnes en fonction de leur pouvoir et de leurs intérêts.
Qu'est-ce qu'un modèle d'engagement des parties prenantes ?
L'engagement des parties prenantes fait référence à l'identification, l'analyse, la planification et également l'exécution systématiques d'initiatives destinées à affecter les parties prenantes.
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