Les chefs de projet passent leurs journées à gérer les budgets et à respecter les délais, en se concentrant principalement sur la réalisation d'un projet aussi rapidement et à moindre coût que possible. S'il est vrai que les chefs de projet sont souvent concernés par les calendriers et les budgets des projets, un vrai bon chef de projet considère également d'autres problèmes. La gestion de la communication, la gestion des risques et l'engagement des parties prenantes sont tous des aspects essentiels du travail. Ce troisième point, l'engagement des parties prenantes, est souvent omis, en particulier par les chefs de projet novices. Ils n'apprécient pas toujours le pouvoir qu'ont les parties prenantes sur le succès ou l'échec d'un projet. Donc, ci-dessous, nous examinerons le plan d'engagement des parties prenantes, discuterons des composants de la stratégie et vous guiderons à travers les étapes que vous pouvez suivre pour en rédiger un pour la première fois. Vous apprendrez également à gérer efficacement votre stratégie d'engagement des parties prenantes.
Qu'est-ce qu'une stratégie d'engagement des parties prenantes ?
Certaines actions organisationnelles auront un impact sur et intéresseront de nombreux groupes d'intervenants distincts.
Par exemple, si un conseil souhaitait créer un mémorial pour honorer les soldats de guerre locaux, il pourrait discuter de l'idée avec des proches. Ils peuvent également s'engager avec un sculpteur local sur la conception et informer les médias pour aider à faire connaître son introduction.
Cependant, tous les groupes de parties prenantes ne sont pas égaux. Certains peuvent avoir besoin d'être régulièrement tenus au courant des changements. Pour les autres, il faut garder un contact occasionnel.
Une stratégie d'engagement des parties prenantes vous aidera à déterminer la fréquence à laquelle vous devez communiquer avec chaque groupe et les technologies à utiliser pour chacun.
Pourquoi avez-vous besoin d'une stratégie d'engagement des parties prenantes ?
Selon le secteur, un bon engagement des parties prenantes peut se traduire par davantage de clients, des politiques mieux formulées, des projets bien gérés, l'innovation, etc.
Qu'est-ce qu'un plan d'engagement des parties prenantes ?
Un plan d'engagement des parties prenantes est un document subsidiaire qui est souvent développé parallèlement au plan de projet principal pour un ensemble de travaux spécifique. C'est un document écrit qui est créé avant le début d'un projet. Il est conservé dans un dossier et vous pouvez le modifier lorsque vous en avez besoin tout au long du projet. Ainsi, son objectif est d'identifier les principales parties prenantes d'un projet et de décrire une technique et une approche de la manière dont l'équipe du projet interagira et communiquera avec ces parties prenantes.
"L'engagement des parties prenantes consiste simplement à déterminer comment communiquer, collaborer et se connecter avec succès avec des personnes clés qui ont une influence positive ou négative et peuvent avoir un impact sur le résultat de votre projet",
La source: Tim Mills
L'importance d'un plan d'engagement des parties prenantes
Tous les projets ont des parties prenantes. Ce sont les personnes, généralement des cadres, qui ont un intérêt personnel et professionnel dans la réussite du projet.
Les parties prenantes peuvent avoir une grande influence sur la progression d'un projet. Ils autorisent et fournissent des ressources au projet. En outre, ils peuvent même décider de retarder ou d'arrêter complètement un projet s'ils estiment qu'il n'atteint pas les résultats escomptés ou escomptés. L'équipe de projet doit spécifier une méthode pour gérer ces attentes. En effet, toutes les parties prenantes seront impliquées à des degrés divers et peuvent avoir leurs propres motivations ou attentes vis-à-vis d'un projet.
"La communication avec le client principal diffère de la communication avec l'équipe de projet, qui peut être plus préoccupée par ce qu'elle doit faire pour exécuter efficacement le projet", explique Mills. Le plan d'engagement des parties prenantes permet au chef de projet de développer une approche systématique pour s'assurer que les attentes, les décisions, les risques/problèmes et les informations sur l'avancement du projet sont fournis à la bonne personne au bon moment avec le niveau d'information le plus efficace et le plus efficace.
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Que contient un plan d'engagement des parties prenantes ?
Un plan d'engagement des parties prenantes comporte trois sections :
#1. Identification des parties prenantes
Cette section identifiera toutes les parties prenantes du projet par leur nom. Au minimum, la section décrit leurs tâches et responsabilités en rapport avec le projet. Cependant, il peut être considérablement plus approfondi dans certaines circonstances.
Un plan complet d'engagement des parties prenantes classerait également les parties prenantes par pouvoir, influence, relation (interne ou externe) ou toute autre catégorie que le chef de projet pourrait trouver utile dans la gestion des communications.
#2. Intention d'interagir avec les parties prenantes
La section suivante identifie comment l'équipe du projet interagira et s'engagera avec les parties prenantes définies dans la première section du plan. Selon Mills, cela impliquera fréquemment une évaluation plus approfondie de chaque partie prenante, qui sera utilisée pour informer le reste du plan.
Par exemple, nous pourrions évaluer la partie prenante en fonction de l'étendue de l'engagement perçu. Sont-ils conscients, résistants, neutres, soutenant ou en charge du projet ? Cette connaissance aidera le chef de projet à concevoir des moyens d'engager les parties prenantes d'une manière qui les sensibilise aux préoccupations essentielles du projet ou les encourage à devenir plus solidaires de la réussite du projet.
#3. Activités d'engagement des parties prenantes
La dernière section du plan est essentiellement un résumé des nombreuses activités que l'équipe du projet effectuera pour communiquer avec les parties prenantes, gérer leurs attentes et les maintenir engagées dans le projet. Cela couvre des actions telles que des réunions pré-planifiées avec les parties prenantes ou des rapports cruciaux.
De plus, avoir un aperçu des activités d'engagement connues permet au chef de projet et à l'équipe de percevoir et de répondre rapidement aux demandes changeantes des parties prenantes.
Cette section du document détaillera également souvent les types de communication qui seront utilisés tout au long du projet, tels que les e-mails, les réunions périodiques, les conférences téléphoniques, etc., ainsi que pour qui chaque forme de communication est la plus adaptée.
Comment faire un plan d'engagement des parties prenantes
#1. Déterminez qui fera partie des parties prenantes de votre projet.
La première étape de l'élaboration de votre plan d'engagement des parties prenantes consiste à définir clairement qui doit être inclus. Bien qu'il existe de nombreuses stratégies que vous pouvez utiliser pour compiler cette liste, je vous propose de commencer par trois tactiques spécifiques.
Tout d'abord, rencontrez en tête-à-tête le parrain du projet (la personne responsable de la réussite du projet). Utilisez cette discussion pour définir explicitement leurs attentes en matière de projet, ainsi que les risques ou les difficultés qu'ils pourraient avoir avec le plan défini.
Deuxièmement, vous pouvez prendre un bon départ en examinant un projet similaire précédent et en le comparant au vôtre. Tenez compte de facteurs tels que :
- Qui étaient les parties prenantes du projet ?
- Devraient-ils faire partie de celui-ci?
- Si non, qui devraient être leurs homologues ?
- Y a-t-il quelqu'un qui a été exclu du projet original et qui, selon vous, devrait faire partie de celui-ci ?
Enfin, une carte mentale, qui est une représentation visuelle de ceux qui peuvent avoir un impact sur le projet, sera créée.
#2. Créer et mettre en œuvre des méthodes efficaces d'interaction avec chaque partie prenante.
Avec votre liste d'intervenants en main, vous pouvez planifier la façon dont vous communiquerez et interagirez avec chacune des personnes que vous avez identifiées. Vous devez modifier ce plan en fonction de chaque individu, en tenant compte de ses préférences de communication spécifiques ainsi que de son niveau d'engagement dans le projet.
Évaluez les domaines suivants lors de l'évaluation de chaque partie prenante :
- Ce qu'ils savent déjà du projet
- Ce dont ils doivent être conscients
- Leur capacité à influencer ou affecter le projet
- Leur enthousiasme pour l'idée est palpable.
#3. Gardez une trace de votre travail.
La dernière étape de l'élaboration de votre plan d'engagement des parties prenantes consiste à documenter et à formaliser l'effort. À ce stade, vous distribuez le document à toute votre équipe de projet afin que chacun puisse vérifier et modifier les données collectées, ainsi qu'évaluer les ajustements ou ajouts de dernière minute.
Quelles stratégies utilisez-vous pour gérer l'engagement des parties prenantes ?
La création d'une stratégie d'engagement des parties prenantes est assez facile, mais sa gestion est plus difficile.
Voyons ensemble la procédure de gestion de votre stratégie d'engagement des parties prenantes.
#1. Examinez vos parties prenantes.
Ne présumez jamais que vous savez qui sont toutes vos parties prenantes ; toujours confirmer. Cambridge Dictionaries Online définit une partie prenante comme :
"Une personne, telle qu'un employé, un consommateur ou un citoyen, qui est associée à une organisation, une société ou une autre entité et a donc des responsabilités envers elle et un intérêt dans son succès."
Vous pouvez rapidement identifier les parties prenantes internes et externes à l'aide de ce critère. L'étape suivante consiste à classer ces parties prenantes en quatre groupes :
- Intérêt et influence faibles : Ceux qui ont peu d'intérêt et d'influence doivent être tenus informés.
- Intérêt élevé, faible influence : Ce sont les personnes que vous devriez impliquer et consulter.
- Intérêt faible et influence élevée : Vous devez engager des parties prenantes puissantes qui ont peu d'intérêt mais beaucoup de pouvoir.
- Grand intérêt, grande influence : Partenaires avec qui vous devez collaborer
Cela vous permet d'identifier les stratégies les plus efficaces pour engager et communiquer avec chaque groupe. Pour vous aider à gérer la stratégie, vous pouvez créer une matrice de stratégie d'engagement des parties prenantes simple, telle que celle-ci, basée sur les priorités d'un groupe de mise en service du NHS.
#2. Définissez votre objectif.
Un objectif clair est essentiel pour gérer efficacement l'engagement des parties prenantes. Lorsque vous avez un objectif clair en tête, le processus d'engagement devient plus pertinent pour toutes les personnes impliquées.
Les résultats que vous devez atteindre grâce à l'engagement des parties prenantes varieront en fonction de votre secteur et de votre activité particulière. Les objectifs courants dans le secteur public, par exemple, incluent :
- La formulation des politiques
- Création de services partagés
- Croissance du tourisme
- Initiatives pour protéger l'environnement
- Création de cursus
- Campagnes pour les soins de santé
- Initiatives pour réduire la criminalité
De même, si vous travaillez dans le commerce de détail, vous souhaiterez peut-être rencontrer des parties prenantes pour :
- Créer des éléments
- Créer des offres spéciales.
- Développer une stratégie de prix.
- Créer de nouveaux points de vente.
- Améliorer les niveaux de service
- L'aménagement intérieur des établissements de vente au détail
Avec un objectif clair en tête, vous pouvez utiliser votre matrice pour identifier les parties prenantes pertinentes et gérer leur engagement de la manière la plus appropriée - coopérer, faire preuve de considération, les informer - en fonction de leur degré d'activité et d'influence.
#3. Aligner les outils disponibles avec les parties prenantes spécifiées.
Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes et défini vos objectifs, il est temps de trouver les meilleurs outils pour les informer, les consulter ou collaborer avec elles.
Lorsqu'il s'agit de sélectionner des outils numériques pour la collaboration des parties prenantes, nous vous proposons de réaliser une carte similaire à celle ci-dessous et de la superposer à votre matrice d'origine. Les outils traditionnels d'engagement des parties prenantes, tels que les questionnaires papier, les tournées d'information, les réunions en face à face et les annonces dans les journaux, peuvent être utilisés de la même manière.
#4. Sélectionnez les meilleures méthodes et technologies pour le travail.
Il peut être intimidant de construire une matrice d'outils d'engagement numériques ou traditionnels pour la première fois. Il peut sembler que vous deviez investir dans une variété de procédures et de technologies, qui peuvent être coûteuses, chronophages et inefficaces.
De plus, investir dans un package de collaboration en ligne polyvalent vous permet de voir grand et de commencer petit, en élargissant la portée de votre plan d'engagement des parties prenantes à mesure que de nouveaux projets émergent.
FAQ sur l'engagement stratégique
Quels sont les cinq niveaux d'engagement des parties prenantes ?
Les parties prenantes peuvent être classées dans l'un des cinq degrés d'engagement : « Ignorant », « Résistant », « Neutre », « Soutien » ou « Directeur ». Il est essentiel d'évaluer le niveau actuel d'engagement de chaque partie prenante et de s'assurer qu'ils soutiennent tous le projet.
Quel est le but de l'engagement des parties prenantes ?
L'engagement des parties prenantes est le processus par lequel les organisations communiquent avec leurs parties prenantes et apprennent à les connaître. Les entreprises peuvent mieux comprendre ce que les gens veulent quand ils le veulent, à quel point ils sont impliqués et comment les plans et les activités des entreprises affecteront leurs objectifs en apprenant à les connaître.
À quoi ressemble un plan d'engagement des parties prenantes ?
Un plan d'engagement des parties prenantes inclut les parties prenantes, y compris leurs intérêts, met l'accent sur leur pouvoir et leur influence, et définit les méthodes à utiliser pour mener à bien l'engagement des parties prenantes.
