Vous avez croqué les chiffres. Vous avez développé votre business case pour un nouveau projet ou un investissement technologique. De plus, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour y arriver. Mais il vous manque encore une étape cruciale : l'approbation et l'adhésion des parties prenantes. Chaque organisation comprend des parties prenantes pour s'assurer que le message est exact, que le travail est terminé à temps et que les nouvelles initiatives sont également alignées sur les objectifs d'entreprise convenus. Bien que leurs intentions soient nobles, les parties prenantes sont souvent perçues comme un frein à la croissance. C'est pourquoi il est essentiel de comprendre le processus d'analyse des parties prenantes et de s'assurer que vos objectifs seront soutenus. Ainsi, dans cet article, nous verrons comment identifier et obtenir le soutien des principales parties prenantes au sein de votre organisation à l'aide d'un modèle d'analyse des parties prenantes ainsi que son objectif.
Qui est une partie prenante ?
Un nombre croissant de personnes influencées par vos actions et vos décisions est une indication d'une carrière en développement. De plus, les individus seront affectés par votre travail à mesure que votre popularité, votre responsabilité ou votre influence augmenteront. Ces personnes peuvent apparaître à différents niveaux : certaines peuvent être vos amis ou vos collègues, certaines peuvent également être vos supérieurs, et d'autres encore peuvent être vos subordonnés. De plus, vos amis et votre famille peuvent être influencés par vos décisions d'emploi, en profitant des victoires et en pleurant les défaites à vos côtés.
Par conséquent, pour maintenir une trajectoire ascendante cohérente, il est prudent de considérer les types de relations qui affectent votre vie professionnelle et vos initiatives, car une grande partie du succès professionnel dépend d'une gestion efficace des relations. Une partie prenante est toute personne affectée par le résultat de votre travail.
Qu'est-ce que l'analyse des parties prenantes ?
L'approbation et l'adhésion des parties prenantes concernent autant la communication, l'éducation et la visibilité que l'alignement de la stratégie. Les parties prenantes doivent être en mesure de comprendre rapidement et simplement où un nouveau projet ou investissement s'intègre dans l'image globale de l'entreprise.
Une analyse des parties prenantes vous permet de cartographier et également de développer le bon niveau de contact avec vos parties prenantes en fonction de leur niveau d'influence et d'intérêt pour votre projet. Une analyse approfondie des parties prenantes vous préparera soit pour le plaidoyer dont vous avez besoin, soit pour le refus que vous attendez.
Modèle d'analyse des parties prenantes
Un modèle d'analyse des parties prenantes, souvent appelé grille d'intérêt du pouvoir, peut vous aider de quatre manières importantes :
#1. Obtention d'informations critiques :
Vous n'avez aucune idée de ce que vous ne savez pas. Les principales parties prenantes peuvent souvent fournir des informations utiles qui peuvent aider à maintenir votre projet sur la bonne voie et à réussir.
#2. Obtenir des ressources supplémentaires :
Si votre partie prenante comprend parfaitement ce qu'il faudra pour faire démarrer votre projet, elle pourra peut-être vous aider à obtenir les personnes, les outils et les ressources dont vous avez besoin pour réussir.
#3. Construire de la confiance:
En engageant continuellement et en intégrant également les parties prenantes dans votre processus, vous établissez la confiance, ce qui peut les inciter à soutenir de futurs projets.
#4. Planifier à l'avance :
Une contribution cohérente des principales parties prenantes vous permet d'anticiper les commentaires et les exigences sur les initiatives futures, ce qui vous permet d'obtenir une adhésion plus rapidement.
Quel est le but de l'analyse des parties prenantes
Si l'analyse des parties prenantes n'a pas d'importance, alors aucun chef de projet n'y prêtera attention. Quel est le but de l'analyse des parties prenantes et pourquoi les managers la jugent-elle importante ?
#1. Résolution de conflit ou de désaccord
L'un des objectifs de l'analyse des parties prenantes est sa capacité à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Par exemple, il peut identifier les parties clés qui ne soutiennent pas entièrement un projet avant qu'il ne progresse. Il identifie également les partis qui se tiennent à l'écart parce qu'ils manquent de clarté et entraînent ensuite tout le monde. Ce faisant, il met fin à un conflit qui pourrait éventuellement survenir à l'avenir.
#2. Identifie les influenceurs clés qui accélèrent le projet
L'un des objectifs de l'analyse des parties prenantes est sa capacité à identifier également les influenceurs clés au sein de l'organisation. Ces influenceurs sont des personnes qui guideront le projet jusqu'à son aboutissement grâce à la richesse de leur sagesse. Ce sont aussi des personnes qui apporteront un soutien pertinent à votre projet.
#3.Il fournit une compréhension claire des objectifs et des stratégies
C'est encore un autre objectif de l'analyse des parties prenantes. Il est utile d'avoir les bons joueurs d'équipe qui donneront tout pour atteindre vos objectifs. Identifier tôt les bonnes personnes, comprendre l'objectif, ainsi que les stratégies axées sur la réalisation de l'objectif, est la première marque de réussite de votre projet.
Étapes de l'analyse des parties prenantes
Ce sont les trois étapes impliquées dans la réalisation d'une analyse des parties prenantes.
Étape 1 : Déterminez qui sont vos parties prenantes.
Pensez à qui sont vos parties prenantes. Pour ce faire, faites une liste de tous ceux qui sont touchés par votre travail ou qui ont un intérêt direct dans son succès ou son échec. Certaines de ces relations pourraient être avec des investisseurs, des conseillers, des coéquipiers ou même des parents.
Étape 2 : Déterminez l'importance de vos parties prenantes.
Ensuite, hiérarchisez vos parties prenantes en fonction de leur niveau d'influence et d'intérêt. La Stakeholder Power Interest Grid est la technique la plus efficace pour l'analyse visuelle des parties prenantes.
La position de grille que vous attribuez à une partie prenante indique les actions que vous devez entreprendre avec elle :
- Personnes avec beaucoup d'influence et beaucoup d'intérêts : engager pleinement ces personnes et tout mettre en œuvre pour les satisfaire.
- Personnes avec beaucoup d'influence mais pas beaucoup d'intérêt : Gardez ces parties prenantes heureuses, mais pas au point qu'elles s'ennuient avec votre message.
- Individus de faible puissance et extrêmement intéressés : Informez et consultez également ces personnes pour vous assurer qu'aucun problème grave ne survient. Dans une capacité de soutien, les personnes de ce groupe peuvent souvent être très utiles avec les subtilités de votre projet.
- Les personnes peu puissantes et peu intéressées : Encore une fois, gardez un œil sur eux, mais ne les ennuyez pas avec une communication excessive.
Étape 3 : Renseignez-vous sur vos principales parties prenantes.
Maintenant que vous avez identifié et hiérarchisé vos parties prenantes, vous devez savoir ce qu'elles pensent de votre projet. Voici quelques bonnes questions à poser :
- Ont-ils un intérêt direct dans le résultat de votre travail, que ce soit financièrement ou émotionnellement ? Est-ce favorable ou défavorable ?
- Quel est le plus grand facteur de motivation pour eux ?
- Parmi les informations de votre projet, lesquelles sont pertinentes pour eux et comment ces informations doivent-elles leur être communiquées ?
- Quelles sont leurs réflexions actuelles sur votre travail ? Cette opinion est-elle fondée sur des informations fiables ?
- Qui a un impact sur leurs décisions, et ces décideurs sont-ils également des parties prenantes ?
- Que pouvez-vous faire pour obtenir leur soutien s'il est peu probable qu'ils soutiennent votre projet ?
- Que pouvez-vous faire pour gérer leur résistance si vous ne pouvez pas gagner leur soutien ?
Après avoir hiérarchisé vos parties prenantes et pris en compte leurs attitudes envers votre projet, vous devriez penser à développer une gestion de projet /ménage. Une matrice de communication informera toutes les personnes impliquées à quelle fréquence elles doivent inclure les parties prenantes.
Parties prenantes les plus fréquemment rencontrées
Une liste des parties prenantes communes rencontrées dans l'analyse des parties prenantes est fournie ci-dessous, ainsi que quelques exemples de bonnes tactiques de communication avec elles.
#1. Votre superviseur/gestionnaire immédiat
Haute autorité, grand intérêt
La productivité des personnes qu'ils dirigent détermine la réputation de votre patron. Votre responsable peut également avoir le pouvoir d'approuver ou de rejeter votre (vos) projet(s). Cela implique que vous devez gérer étroitement cette relation, en communiquant fréquemment et en sollicitant et en agissant sur les commentaires.
Puissance élevée, intérêt modéré
Les actionnaires et les investisseurs possèdent souvent plusieurs entités, ce qui dilue leur intérêt unique pour votre projet/entreprise. Par conséquent, afin de tirer parti de leur implication dans votre travail, vous devez leur parler fréquemment, les consulter et les inclure, dans le but de susciter leur intérêt au fil du temps. Cela dépend certainement du type d'emploi d'investissement disponible, ainsi que du fait que votre projet soit un investissement isolé ou fasse partie d'un portefeuille d'investissements.
#3. Gouvernement
Puissance élevée, mais très probablement faible intérêt
Le gouvernement est responsable des lois et règlements qui pourraient mettre votre entreprise ou votre projet hors service. Par exemple, les inspecteurs du code de la santé pour les restaurants, les auditeurs de l'IRS pour les entreprises générales, etc. Étant donné que les institutions gouvernementales surveillent tout et tout le monde, il est peu probable qu'elles s'intéressent à votre entreprise ou à votre projet spécifique. Par conséquent, votre objectif devrait être de les satisfaire en interagissant fréquemment avec eux, en discutant avec eux et en les impliquant afin d'éviter qu'ils ne représentent un risque pour votre projet.
#4. La haute direction
Faible intérêt, puissance élevée
Les cadres supérieurs de votre entreprise prennent les décisions les plus importantes, leur donnant beaucoup de pouvoir mais pas beaucoup de temps pour se concentrer sur les résultats de votre projet. Cela signifie que votre plan devrait être de les satisfaire en leur parlant aussi souvent que nécessaire, en les consultant et en leur demandant des commentaires, dans le but de stimuler leur intérêt pour vous et votre travail.
#5. Tes collègues
Force moyenne, intérêt moyen
Les collègues ont divers degrés d'influence, mais la majorité de leur pouvoir provient de leur capacité à obtenir plus de ressources pour vos projets, comme le soutien d'autres collègues et de vos supérieurs. Autrement dit, vous voulez garder les clients satisfaits et informés. Informez-les de votre initiative et soyez prêt à convertir leur enthousiasme en une position de soutien, car cela vous aidera également dans votre analyse des parties prenantes.
Comment l'analyse des parties prenantes peut-elle être adaptée pour une utilisation dans différents contextes et industries ?
Selon les spécificités de la situation, l'analyse des parties prenantes peut être adaptée pour être utilisée dans une variété de domaines et de contextes. Il peut y avoir des différences importantes entre les personnes impliquées dans un projet de développement logiciel et un projet de construction, ainsi qu'entre les besoins et les attentes des parties prenantes d'une organisation de soins de santé et ceux des parties prenantes d'une entreprise de services financiers. Les résultats sont plus susceptibles d'être applicables et utiles si l'analyse est adaptée au contexte spécifique.
Quelles sont les meilleures pratiques pour mener une analyse des parties prenantes ?
Impliquer les parties prenantes dans le processus, examiner et mettre à jour régulièrement l'analyse, adopter une approche structurée pour identifier et catégoriser les parties prenantes, et communiquer de manière claire et concise pour impliquer les parties prenantes et gérer les attentes sont tous des exemples de bonnes pratiques lors de la réalisation d'une analyse des parties prenantes.
Comment l'analyse des parties prenantes peut-elle être utilisée pour mesurer l'impact d'un projet ou d'une organisation sur les parties prenantes ?
Recueillir les commentaires des parties prenantes, suivre l'évolution des besoins et des attentes des parties prenantes au fil du temps et garder un œil sur ce qu'elles pensent du projet ou de l'organisation sont autant de moyens de mener une analyse des parties prenantes et d'évaluer l'impact du projet ou de l'organisation sur les personnes impliquées. Les informations tirées de cette analyse peuvent être utilisées pour affiner l'engagement des parties prenantes et les tactiques de gestion.
Comment l'analyse des parties prenantes peut-elle être utilisée pour identifier et gérer les attentes des parties prenantes ?
Une méthode pour identifier et gérer les attentes des parties prenantes consiste à utiliser un processus appelé « analyse des parties prenantes », qui consiste à recueillir des informations sur divers groupes de parties prenantes et à communiquer avec eux pour en savoir plus sur leurs besoins et attentes individuels, ainsi qu'à garder un œil sur la manière dont ces besoins et attentes peut évoluer dans le temps. À la suite de cette analyse, nous pouvons mieux comprendre nos parties prenantes, définir des attentes réalistes et travailler pour prévenir ou résoudre tout conflit potentiel qui pourrait survenir.
Quel est le rôle de l'analyse des parties prenantes dans la gestion des risques ?
En identifiant ceux qui ont un intérêt direct dans le projet ou l'organisation et en apprenant à quel point ils sont investis dans l'atténuation des risques, l'analyse des parties prenantes peut contribuer à la gestion des risques. Grâce à ces connaissances, nous pouvons mieux communiquer avec les principales parties prenantes au sujet des risques et des efforts de gestion des risques, et concevoir des stratégies de gestion des risques qui tiennent compte de leurs besoins et de leurs attentes.
Comment l'analyse des parties prenantes peut-elle être intégrée à d'autres outils et techniques de gestion de projet ?
Les résultats d'une analyse des parties prenantes peuvent être utilisés pour éclairer la prise de décision et le développement de stratégies dans d'autres domaines de la gestion de projet, tels que la gestion des risques, la gestion du changement et la planification de la communication. Par exemple, vous pouvez utiliser les résultats d'une analyse des parties prenantes pour anticiper et vous préparer aux changements dans les besoins et les attentes des parties prenantes, ou pour élaborer des plans stratégiques pour communiquer avec les principales parties prenantes qui tiennent compte des intérêts de ces groupes.
Résumé
Les projets de l'entreprise nécessitent la participation, la direction et l'approbation d'un groupe diversifié de personnes de toute l'organisation. N'importe laquelle de ces parties prenantes peut constituer un obstacle au succès du projet si elle ne comprend pas ou n'est pas d'accord avec les objectifs ou le plan d'exécution du projet.
Cependant, si vous recherchez l'aide et la permission de ces parties prenantes dès le début, vous pouvez convertir nombre de ces personnes en champions enthousiastes de vos projets. C'est pourquoi, avant de se lancer dans une initiative compliquée de l'entreprise, il est prudent de faire une analyse des parties prenantes, d'identifier toutes les parties prenantes potentielles et de déterminer la meilleure façon d'obtenir leur soutien.
FAQ sur l'analyse des parties prenantes
Pourquoi une analyse des parties prenantes est-elle importante ?
L'analyse des parties prenantes identifie et supprime plusieurs obstacles à la compréhension du développement du projet. Il supprime également les obstacles à la publication effective des projets en recueillant des informations sur les partisans du projet, les opposants et leur niveau d'importance dans le projet.
A quoi sert une carte des parties prenantes ?
La cartographie des parties prenantes est la technique visuelle consistant à représenter toutes les parties prenantes d'un produit, d'un projet ou d'une idée sur une seule carte. L'avantage fondamental d'une carte des parties prenantes est qu'elle fournit une représentation visuelle de toutes les personnes qui peuvent avoir un impact sur votre projet et de la manière dont elles sont liées.
Quelle est la partie prenante interne la plus importante ?
Les actionnaires/propriétaires sont les parties prenantes les plus essentielles car ils sont propriétaires de l'entreprise. S'ils ne sont pas satisfaits, ils peuvent licencier les administrateurs ou les dirigeants de l'entreprise, voire vendre l'entreprise à quelqu'un d'autre.
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