La masse salariale est le salaire qu'un employeur verse aux travailleurs pendant une période prédéterminée ou un jour précis. Le terme « paie » peut également s'appliquer à la liste des employés d'une société et au salaire dû à chacun d'eux. C'est également le processus de paiement des employés d'une entreprise, qui comprend le suivi des heures travaillées, la détermination des salaires et l'envoi de chèques ou de dépôts directs sur les comptes bancaires des employés, ainsi que le total de tous les documents financiers pour le salaire d'un employé, primes, impôts et déductions. Dans le contexte de la comptabilité, la masse salariale est la somme versée aux employés pour les services rendus sur une période de temps spécifique. Jetons un coup d'œil aux services d'externalisation de la paie et aux services RH.
Vue d’ensemble
La paie est de plus en plus sous-traitée par la plupart des employeurs à des sociétés spécialisées qui gèrent le traitement des chèques de paie, des avantages sociaux, des assurances et des tâches comptables, y compris la retenue d'impôt. C'est ce qu'on appelle l'externalisation de la paie.
Dans une entreprise, l'externalisation de la paie consiste à embaucher un tiers pour gérer toutes les tâches liées à la paie. Pour les entreprises qui choisissent de sous-traiter leurs opérations de paie à un fournisseur de paie entièrement géré ou à un bureau de service de la paie, cela peut généralement baisser ; le prix des systèmes et logiciels de traitement de la paie, les coûts d'embauche en interne de travailleurs formés à la paie et le temps libéré pour gérer les activités financières liées à la paie pour l'entreprise. Quelle que soit la taille de l'organisation, qu'elle soit grande, moyenne ou petite, l'externalisation des activités de paie est avantageuse pour tous les types d'entreprises.
La complexité croissante du droit de la paie est un autre facteur qui pousse les entreprises à externaliser. Pour être en conformité avec la loi, il est souvent nécessaire de se tenir au courant des modifications annuelles des codes fiscaux, des tranches Pay as You Earn (PAYE) et de l'assurance nationale, ainsi que des paiements et retenues obligatoires qui doivent passer par la paie.
Alternativement, au lieu d'embaucher plus de spécialistes de la paie et d'externaliser une société de paie, les entreprises peuvent plutôt choisir d'utiliser un logiciel de paie pour soutenir le travail d'un comptable ou d'un bureau de paie. L'horloge électronique Bundy et d'autres instruments RH numériques essentiels sont intégrés au logiciel de paie, qui a basé ses calculs sur le taux soumis et les données approuvées acquises à partir de cet équipement.
Fonctions de paie externalisées ;
Presque toutes les tâches liées à la paie peuvent être déléguées à une agence extérieure, bien que cela ne soit pas toujours souhaité. Il appartient donc à l'entreprise de décider quelles parties du processus de paie elle souhaite confier à l'entreprise de sous-traitance. Les responsabilités de paie qui pourraient être externalisées peuvent inclure ;
- Mise en place d'un compte de paie.
- Mise en place des moyens de paiement.
- Suivi des heures travaillées.
- Calcul des salaires impayés.
- Assurer le paiement des travailleurs.
- Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les informations de l'entreprise et du personnel.
- Assurer le respect des exigences légales.
- Retenues à la source, cotisations d'impôt sur le revenu et saisies sur salaire.
- Le contrôle des retenues salariales.
- Paiements des charges sociales.
- Achèvement des travaux fiscaux de fin d'année.
Il est important de noter que certaines responsabilités en matière de paie, telles que le paiement des travailleurs, ne sont pas possibles à l'échelle mondiale, car certains pays exigent que les salaires et traitements soient payés directement par l'employeur.
Comment fonctionne l'externalisation de la paie
Il y a quelques facteurs à garder à l'esprit pour assurer le succès de l'externalisation de la paie, qu'une entreprise souhaite externaliser sa paie nationale ou cherche une solution pour externaliser sa paie multi-pays. Ces facteurs comprennent;
#1. Stratégie claire d'externalisation de la paie :
Pour l'entreprise, déterminer quels services d'externalisation de la paie sont nécessaires est la première étape. L'équipe interne et le partenaire de paie trouveront que la mise en place d'une stratégie solide facilite les choses. La majorité du travail réel d'une entreprise dans le processus d'externalisation se prépare à externaliser les fonctions de paie. L'entreprise doit d'abord choisir son niveau d'externalisation préféré.
En d'autres termes, comment l'entreprise répartirait-elle les responsabilités si elle choisissait de cosous-traiter plutôt que de sous-traiter entièrement ? Par exemple, une entreprise peut décider qu'elle souhaite qu'un prestataire tiers s'occupe uniquement des aspects fiscaux de la paie, du suivi des heures travaillées par ses employés ou de toute autre responsabilité de choix légalement autorisée dans le lieu de l'entreprise.
#2. Choisir le bon partenaire de paie :
Il existe de nombreux "fournisseurs d'externalisation de la paie" disponibles en 2023, tant au niveau national qu'à l'étranger. Bien que chaque entreprise ait des normes différentes pour ce qui constitue une correspondance appropriée, elles sont toutes tenues de s'assurer que le fournisseur maintient une sécurité suffisante pour les données des employés et se conforme aux lois applicables, et examine également attentivement leurs options avant de sélectionner leur fournisseur de services de paie.
Les « conditions d'engagement » doivent être convenues par les deux parties lorsqu'un fournisseur d'externalisation de la paie a été choisi. L'établissement formel des obligations spécifiques du fournisseur se produit à ce stade, ainsi qu'une discussion sur le paiement des services fournis. Enfin, le client fournit au prestataire de services toutes les données nécessaires à l'exécution des tâches liées à la responsabilité de la paie qu'il assumera.
#3. Planification de la paie et notification des employés :
Les services de paie sont souvent les plus occupés à la fin de l'année. Le moment optimal pour passer à un modèle d'externalisation de la paie devrait être à un moment différent. Comme la masse salariale impacte l'ensemble de la main-d'œuvre, il est essentiel d'informer tout le monde de tout changement qui est prévu. Des instructions claires doivent être données à tous les membres de l'équipe, en particulier ceux qui sont impliqués dans le processus de paie (que ce soit pour des raisons administratives ou autres).
#4. Traitement de la paie:
Après avoir échangé des données et mis en place des procédures, le prestataire d'externalisation de la paie commence à assumer ses responsabilités réelles. Le salaire doit presque toujours être distribué selon un calendrier fixe (toutes les deux semaines est typique). Comme lors de la gestion de la paie en interne, le fournisseur doit retenir toutes les taxes appropriées avant l'émission des paiements.
Sur une base régulière et planifiée, les fournisseurs font souvent rapport au client, confirmant les services fournis et décrivant les performances. C'est l'occasion pour le client de vérifier que tout se déroule comme prévu. L'externalisation des obligations fiscales de fin d'année est la dernière étape importante du processus. Cela implique à la fois d'envoyer aux autorités fiscales des preuves que le fournisseur a tenues à jour pendant les activités et d'envoyer les paiements d'impôts réels.
#5. Traitement parallèle de la paie :
Il est toujours judicieux d'exécuter au moins une paie simultanément pour s'assurer que les deux paies produisent les mêmes résultats, en particulier lors de la migration du traitement interne de la paie vers l'externalisation de la paie.
Externalisation de la paie et des services RH
L'externalisation de la paie et des RH consiste à confier la gestion des processus RH dits durs à une entreprise extérieure. Ce service vise à rendre les opérations dans ce secteur plus efficaces et moins coûteuses. Parmi les services que les entreprises sont susceptibles d'externaliser, les fonctions RH arrivent en tête de liste car cela aide à libérer les experts en ressources humaines pour qu'ils se concentrent sur des efforts plus stratégiques.
L'externalisation RH est également un accord juridique entre un employeur et un prestataire de services extérieur dans lequel l'employeur confie au prestataire de services extérieur le contrôle et la gestion de certaines tâches RH.
Les employeurs ont accès à un large éventail d'options d'externalisation des ressources humaines. Des solutions étroites et larges sont disponibles, telles que l'externalisation d'une partie seulement d'une seule fonction RH, comme le suivi des candidatures pour les exigences d'action positive. Alors que les professionnels des RH cherchent des moyens de consacrer moins de temps et d'argent aux transactions et à l'administration afin de pouvoir se concentrer sur des opérations plus stratégiques, l'externalisation a pris de l'importance.
L'entreprise économisera également de l'argent grâce à cette diminution du temps et des ressources. La paie, l'administration des avantages sociaux et d'autres opérations banales sont souvent déléguées à des fournisseurs externes, tandis que la gestion des talents, le recrutement et la planification de la relève sont souvent confiés aux services des ressources humaines. En plus de laisser plus de temps aux spécialistes RH internes pour se concentrer sur la stratégie, l'externalisation peut :
- Offrez aux entreprises l'accès à des connaissances spécialisées en RH.
- Aide à assurer la conformité réglementaire.
- Réduisez le temps nécessaire pour répondre aux tâches transactionnelles des RH telles que la paie et l'inscription aux avantages sociaux.
Externaliser la paie et les avantages sociaux
Il existe diverses raisons pour lesquelles les entreprises pourraient décider d'externaliser la paie. Le plus souvent, c'est le moyen le plus intelligent pour les entreprises de déléguer des tâches compliquées et lourdes. L'externalisation de la paie de l'entreprise est un excellent choix car elle fournit également à l'entreprise une assistance qualifiée. Examinons donc quelques-uns des avantages les moins évidents de l'externalisation de la comptabilité.
Avantages de l'externalisation de la paie
#1. Amélioration de la sécurité des données :
Les données de paie doivent être conservées avec le plus haut niveau de sécurité, et aucune grande organisation ne prendra le risque de le faire sur son propre réseau privé. Malheureusement, les violations de données sont un risque courant pour les entreprises du monde entier. La paie interne présente des dangers tels que le vol d'identité et le détournement de fonds.
En stockant les données sur des systèmes et des technologies sécurisés basés sur le cloud, les fournisseurs de paie externalisés protègent vos données sensibles et empêchent les activités frauduleuses de paie internes, protégeant ainsi l'entreprise de tout danger potentiel qui en résulterait.
#2. Économies de coûts:
Les entreprises externalisent fréquemment la paie car elles ont trouvé que c'était plus économique que de gérer la paie en interne. Cela a souvent été l'une des principales motivations de l'externalisation en général, et les activités de paie ne sont pas différentes. L'entreprise cliente peut économiser beaucoup d'argent en externalisant ces tâches à un fournisseur d'externalisation de la paie dans un pays où les salaires et traitements sont souvent inférieurs. Cela permet à l'entreprise cliente de récupérer une grande partie de la différence de rémunération des employés.
Même lorsque la paie est externalisée au niveau national, cela peut toujours être le cas. En confiant le traitement de la paie à un fournisseur de paie au lieu de le faire vous-même, les coûts de traitement de la paie peuvent être réduits. De plus, les coûts cachés tels que les congés annuels et PRSI employeur. Les coûts liés aux personnes et aux infrastructures pourraient ainsi être réduits. Cela réduit les dépenses initiales de démarrage pour les nouvelles entreprises. Alors que pour les entreprises établies, cela signifie une augmentation des bénéfices pour les parties prenantes et les actionnaires.
#3. Professionnalisme et erreurs réduites :
Les professionnels qui savent bien gérer la paie peuvent s'occuper des tâches de paie, ce qui est un autre avantage de l'externalisation. La majorité des entreprises considèrent que le traitement interne de la paie n'est guère plus qu'une corvée d'entretien nécessaire, car leurs compétences de base se situent ailleurs. En revanche, un « bureau de service de la paie » ou un fournisseur d'externalisation de la paie ne peut traiter que des tâches liées à la paie. S'il fournit plus de services, ils sont probablement dans des domaines connexes.
Cela implique non seulement une plus grande expérience générale de la paie, mais également que le fournisseur tiers doit disposer de systèmes de gestion efficaces pour l'ensemble de la gamme des services de paie. Avec l'utilisation fréquente de l'automatisation de la paie par les entreprises de services de paie, il y a moins de risques d'erreur humaine. De plus, la paie étant leur principale activité commerciale, un prestataire de services de paie compétent est une véritable autorité sur tout ce qui concerne la paie.
#4. Améliore la conformité internationale de la paie :
L'accès direct aux experts de la paie est un avantage majeur de travailler avec des fournisseurs internationaux d'externalisation de la paie. Les fournisseurs de services de paie sont des autorités en matière de lois et d'ordonnances fiscales locales et connaissent les calendriers de paie et de conformité de chaque pays qu'ils desservent. Les règles régissant les taxes, les données et les normes de conformité, ainsi que les emplois, sont assez complexes. Ils sont flexibles et diffèrent d'une juridiction à l'autre. Les pénalités pour erreurs, omissions et divulgations tardives pourraient être assez coûteuses.
Les spécialistes de la paie externalisés se tiennent au courant des nouvelles lois et réglementations aux niveaux fédéral et étatique. Ils respectent les délais légaux de dépôt et de traitement des données salariales. Laisser la paie entre leurs mains compétentes ; réduit la probabilité d'erreur et élimine toute préoccupation concernant les délais importants pour la paie et les autres dangers associés à la conformité internationale de la paie.
Risques liés à l'externalisation de la paie
#1. Perte de contrôle des données de l'entreprise :
Le risque accru de violation d'informations privées provoqué par l'externalisation est peut-être encore plus inquiétant. Alors que de nombreuses applications de gestion des données de paie basées sur le cloud incluent des pare-feu et des serveurs cryptés pour la sécurité, elles constituent des cibles attrayantes pour les activités néfastes. Les informations sur la paie des employés de l'entreprise peuvent être constituées de blocs de données volumineux, encombrants et difficiles à traiter. Dans la mesure où ces données ont été transmises à des prestataires de services de paie, elles restent des informations d'entreprise. Lorsqu'une entreprise conserve ces processus en interne, ces types de risques sont réduits.
#2. Correction des erreurs et assistance client
En raison des différences de fuseau horaire et de langue, le fait d'avoir des partenaires de paie dans de nombreux pays du monde peut ralentir la communication et les procédures de correction des erreurs de paie.
En cas d'erreurs ou d'erreurs dans le traitement de la paie, le tiers doit être digne de confiance pour résoudre tout problème qui survient. Cela peut rendre la correction des défauts une procédure plus difficile que nécessaire, selon le degré de service à la clientèle offert.
Entreprises nationales de paie
Voici une liste de quelques sociétés nationales de paie qui ont les meilleurs services de paie externalisés du secteur.
#1. ADP
ADP (NASDAQ : ADP), dont le siège social se trouve dans le New Jersey, propose des services d'externalisation, de HCM mondial et de paie dans plus de 140 pays et marchés.
#2. Enthousiasme
Gusto, anciennement connu sous le nom de ZenPayroll, a été lancé en 2012 en tant que plateforme en ligne pour la gestion du personnel. Son siège social est à San Francisco, en Californie, et il fournit des services à plus de 100,000 XNUMX entreprises dans tout le pays.
#3. Intuitif
Le fournisseur mondial de plateformes financières Intuit (NASDAQ : INTU) est basé à Mountain View, en Californie. Il a été créé en 1983 et compte maintenant 20 sites dans 9 pays.
#4. Paiement
Paychex (NASDAQ : PAYX), dont le siège social est à Rochester, New York, a été créé en 1971 et propose des solutions intégrées de gestion du capital humain pour la paie, les avantages sociaux, les ressources humaines et les services d'assurance.
#5. BizChecks Paie
BizChecks Payroll, une entreprise du Massachusetts ayant la plupart de ses clients sur la rive sud, Cape Cod et les îles de Nantucket et Martha's Vineyard, gère les paies dans toute la Nouvelle-Angleterre.
#6. Payeur du SCC
La société CSC Paymaster, basée à Warwick, dans le Rhode Island, est en activité depuis 56 ans et fournit des solutions pour la paie, la gestion du temps et de la main-d'œuvre et les ressources humaines.
Quelle est l'externalisation la plus populaire ?
Les services externalisés les plus populaires sont ; Programmation informatique et emplois informatiques, ressources humaines, assistance téléphonique/clientèle, externalisation des processus métier (BPO), rédacteurs, etc.
Combien d'entreprises externalisent la paie ?
On estime que plus de 12 % des organisations dans le monde ont des fonctions de paie entièrement externalisées, et 26 % supplémentaires ont des fonctions de paie co-externalisées.
Quelle est la taille de Paychex Peo ?
La société américaine Paychex, Inc. compte environ 670,000 100 clients payroll et plus de 30.155 bureaux aux États-Unis et en Europe. Il a actuellement une capitalisation boursière de XNUMX milliards de dollars.
Voir aussi SERVICES D'EXTERNALISATION INFORMATIQUE : Signification, Exemples, Bénéfices & Entreprise
Conclusion
Le traitement de la paie est une tâche difficile et chronophage qui doit respecter des lois et réglementations fédérales et étatiques strictes. Cela nécessite une tenue de registres méticuleuse et une concentration sur les petits caractères. La planification de l'externalisation de la paie présente de nombreux avantages. Un fournisseur mondial de paie fiable peut offrir des services que la plupart des entreprises ne peuvent pas gérer seules. Cela leur permet de gagner du temps et d'avoir une meilleure assurance qu'avec une solution de paie interne. De plus, il y a des économies financières et un risque moindre de non-conformité.
Vous pouvez laisser vos questions, le cas échéant, sur l'externalisation des services de paie et de RH dans la section commentaires.
FAQ sur les services d'externalisation de la paie
Qu'est-ce qu'un service d'externalisation de la paie ?
Les services d'externalisation de la paie sont les services liés à la paie fournis par des entreprises externes pour diverses entreprises.
Quelle est la plus grande société d'externalisation de la paie ?
Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ : ADP), est la plus grande société d'externalisation de la paie.
Quelle est la meilleure société de paie ?
ADP est la plus grande société de paie, avec la plus grande part de marché dans les logiciels de service de paie.
Qu'est-ce que l'externalisation de la paie et des services RH ?
Les services d'externalisation de la paie et des RH consistent à confier la gestion des processus RH dits durs à une entreprise extérieure.
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