Entre combien d'applications, d'écrans et d'onglets de navigateur Web différents pensez-vous basculer tout au long de votre journée de travail ? Probablement beaucoup, non ? Maintenant, pensez au temps que vous passez à le faire. Vous pensez peut-être que basculer entre tant d'outils différents est une partie inévitable de votre travail, mais ce n'est pas le cas.
Il existe des moyens de reprendre le contrôle de votre temps et d'améliorer votre efficacité en utilisant moins d'applications, d'écrans et d'onglets pour de simples tâches professionnelles.
Combien de temps les gens perdent-ils vraiment à passer d'une application à l'autre sur le lieu de travail ?
Selon le Harvard Business Review, chaque personne impliquée dans une transaction de la chaîne d'approvisionnement des biens de consommation qu'elle a étudiée a basculé environ 350 fois entre une moyenne de 22 applications et sites Web différents.
En regardant cet exemple, un seul employé peut basculer entre différentes applications et fenêtres environ 3600 fois au cours d'une journée. Le nom de ce type de basculement entre différentes applications, sites et écrans est le changement de contexte.
Et, même si cela peut sembler inoffensif à première vue, il ne faut pas le rejeter comme une simple partie de la conduite des affaires - le changement de contexte fait perdre énormément de temps sur les lieux de travail.
Pourquoi vous devriez vous soucier de réduire le changement de contexte
Lorsque vous passez d'une application à l'autre et d'un site Web à un autre, ce n'est pas seulement la quantité de temps passé cliquant entre eux que vous gaspillez.
Chaque fois que vous regardez quelque chose de nouveau sur votre écran, il faut du temps pour s'y adapter et commencer à travailler dans le nouveau contexte.
Chaque application ou site a un objectif et une interface différents, de sorte que la transition entre différents outils n'est jamais un processus transparent et instantané. Si vous devez entrer des informations de connexion (que vous avez peut-être oubliées) et ouvrir une application pour la première fois un jour particulier, vous perdez encore plus de temps. Non seulement le changement de contexte fait perdre du temps, mais il peut également nuire à votre productivité en sollicitant votre cerveau et en rendant la concentration plus difficile.
Selon la même étude de HBR, la personne moyenne sur le lieu de travail passe jusqu'à 9 % de son temps à changer de contexte de travail — c'est beaucoup de temps qui pourrait être consacré à l'exécution de tâches importantes.
Utilisez une application de messagerie tout-en-un (comme Spike) pour en faire plus, en moins de temps
Bien que l'utilisation d'un certain nombre d'applications et de sites différents soit inévitable dans la plupart des lieux de travail modernes, vous pouvez réduire considérablement le temps et l'énergie consacrés au changement de contexte en utilisant les outils optimaux pour le travail.
Selon une autre étude de HBR, l'employé moyen passe jusqu'à 28 % de sa journée de travail à traiter ses e-mails. Si nous ajoutons cela aux 9 % consacrés au changement de contexte, nous constatons qu'un employé peut passer jusqu'à 37 % de son temps uniquement à envoyer des e-mails et à basculer entre diverses applications et sites Web.
L'un des meilleurs moyens de réduire le temps perdu et d'augmenter la productivité consiste à utiliser une application de messagerie tout-en-un, telle que Spike email, qui optimise vos communications par e-mail et réduit le nombre d'outils dont vous avez besoin pour certaines tâches et fonctions.
Spike est le premier conversationnel au monde application de messagerie. Le courrier électronique conversationnel est un terme qui désigne la façon dont Spike transforme vos fils de discussion traditionnels en conversations de type chat. Cela élimine les formalités et les répétitions, ce qui facilite et accélère la lecture et la réponse aux e-mails. Donc, vous pouvez voir comment cela vous permettrait de passer moins de temps à traiter les e-mails, mais qu'en est-il de la réduction du changement de contexte ?
Eh bien, Spike regorge d'autres fonctionnalités intégrées qui éliminent le besoin d'avoir des tonnes d'applications et d'outils différents ouverts en même temps. Par exemple, il existe des visioconférences intégrées, ce qui vous permet d'appeler rapidement une réunion d'équipe directement depuis votre client de messagerie, sans avoir à passer à une autre application de visioconférence.
Il existe également des discussions de groupe et des messages vocaux intégrés, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin d'applications distinctes pour l'une ou l'autre de ces formes de communication. Ensuite, vous avez des tâches collaboratives et des listes de tâches, ainsi que des notes collaboratives, qui font de Spike une forme de logiciel de gestion de projet.
Pouvoir créer rapidement une tâche et l'attribuer à un membre de l'équipe en fonction du contenu d'un e-mail peut être un gain de temps considérable. Les notes collaboratives en ligne (avec chat intégré dans la barre latérale) rendent la collaboration en temps réel encore plus efficace. Compte tenu du fait que la plupart des petites entreprises utilisent des dizaines, voire des centaines, d'applications et de sites différents pour faire des affaires, il est essentiel de disposer d'un outil comme Spike qui en réduit le besoin.
À partir des fonctionnalités mentionnées ci-dessus, vous pouvez voir comment vous pouvez vous débarrasser d'environ six ou sept autres applications en utilisant Spike pour optimiser la communication et la collaboration de votre équipe.
Conclusion
Réduire le changement de contexte et faciliter le traitement des e-mails sont deux des meilleurs moyens d'augmenter la productivité et d'en faire plus en moins de temps sur le lieu de travail.
Bien qu'il n'y ait actuellement aucune application qui le fasse TOUTE, l'utilisation d'une application de messagerie multifonctionnelle, telle que Spike, contribue grandement à améliorer les flux de travail pour vous et votre équipe.
