Les factures sont un élément important de la gestion d'une entreprise, et savoir comment rédiger et envoyer une facture correctement vous aidera à améliorer votre efficacité et à être payé plus rapidement. Pour commencer, créez une facture contenant votre nom et vos coordonnées, le nom et les coordonnées de votre client, les dates, le numéro de facture, les services effectués, le montant total et les modalités de paiement. Lorsque vous avez terminé, envoyez-le par e-mail, courrier ou logiciel de facturation pour être récompensé de vos efforts.
Qu'est-ce qu'une facture
Une facture est une lettre que les entreprises envoient aux clients pour demander le paiement des biens et services rendus. Les éléments suivants doivent être présents pour qu'une facture soit considérée comme un document juridique :
- Coordonnées des clients et des entreprises
- Un numéro de charge
- Date de facturation et date de paiement
- Nom et détails des biens et services
- Montant payé globalement et pour chaque unité du produit
- Conditions de paiement
Comment dois-je préparer une facture avant de l'envoyer ?
Informez toujours vos clients des détails d'un achat avant de remettre une facture. Rien dans le journal ne doit les choquer ou les étonner.
Le montant de la facture est l'aspect le plus crucial à prendre en compte. Ceci est simple à déterminer car les prix sont souvent fixes. Si le client n'est pas satisfait de vos tarifs professionnels, vous pouvez essayer de trouver un accord en suggérant des remises ou des réductions.
Spécifiez ensuite les dates de facturation et d'échéance afin que votre client sache quand attendre la facture et combien de temps il doit vous rembourser. Donnez-leur simplement une estimation si vous travaillez sur un projet où le délai de livraison varie afin qu'ils sachent à quoi s'attendre.
En ayant ces discussions dès le début, vous pouvez améliorer vos relations avec vos clients et augmenter la probabilité qu'ils vous paient à temps.
Comment envoyer une facture
#1. Par e-mail
Le courrier électronique est la méthode la plus rapide et la plus pratique pour envoyer des factures. Pour éviter les fraudes, vous pouvez joindre votre facture dans un format PDF non modifiable. Assurez-vous également de décrire clairement et succinctement votre entreprise et la facture dans l'objet et le corps de l'e-mail.
Différents clients et consommateurs peuvent avoir différentes méthodes pour obtenir des factures. Découvrir s'il y a des informations spécifiques à fournir dans la ligne d'objet pour accélérer le paiement peut être une bonne idée.
#2. Par courrier postal
La méthode courante d'envoi de la facture ici est par courrier ou par télécopieur.
Le document doit être imprimé, placé dans une enveloppe, timbrée et remis en main propre ou déposé dans un bureau de poste. Pour diverses raisons, nous considérons cette approche comme une manière désuète de faire des affaires.
Pour commencer, la procédure prend beaucoup de temps. Au fil du temps, la gestion de votre entreprise passerait au second plan pour servir de facteur. Pour commencer, la procédure prend beaucoup de temps. Au fil du temps, la gestion de votre entreprise passerait au second plan pour servir de facteur.
En raison du coût plus élevé du papier, de l'encre et des frais de port par rapport à d'autres moyens, l'envoi de quelque chose par courrier postal est également plus cher. De plus, utiliser autant de papier pour poster une simple facture est difficile pour votre entreprise et l'environnement.
#3. Utilisation du logiciel de facturation
Pour créer votre facture, vous pouvez utiliser l'un des nombreux programmes de facturation disponibles, tels que PayPal. L'avantage d'utiliser un logiciel de facturation est l'abondance de modèles disponibles et la simplicité de l'image de marque.
Les clients peuvent vous payer plus facilement car ils ont un accès simple aux liens de paiement.
Comment envoyer une facture sur PayPal
Quelques éléments sont nécessaires pour faire une facture PayPal. Vous devez d'abord avoir un compte PayPal Business. Heureusement, il n'y a pas de frais supplémentaires et ces comptes sont simples à configurer. Ensuite, vous aurez besoin de l'adresse e-mail de votre client. Un fichier image approprié est également requis si vous prévoyez d'inclure un logo pour votre facture.
Suivez ces procédures pour établir votre facture après avoir eu ces deux ou trois choses en votre possession :
- Ouvrez un PC, un Mac ou un iPad et connectez-vous à votre compte PayPal.
- Sélectionnez "Facturation" dans le menu déroulant sous "Outils", puis cliquez sur "Créer une facture".
- Saisissez l'adresse e-mail de votre client. Dans le champ cc, indiquez toute adresse supplémentaire.
- Le nom du client et d'autres informations seront remplis automatiquement lorsque vous cliquerez sur "Ajouter des données client". Ainsi que, le cas échéant, l'adresse d'expédition.
- Incluez des articles, des quantités et des prix spécifiques sur la liste de vente. Inclure tous les frais de retard ou autres frais supplémentaires.
- Assurez-vous de revoir la facture deux fois pour vous assurer de son exactitude.
- Appuyez sur "Envoyer".
Maintenant, PayPal créera une facture et informera votre client par e-mail. Ensuite, vos consommateurs peuvent effectuer un paiement en utilisant la méthode de leur choix. Ils peuvent utiliser leur solde PayPal ou une carte de crédit ou de débit à la place.
Comment envoyer une facture sur eBay
- Accédez à la page d'accueil d'eBay, connectez-vous, puis cliquez sur le lien "Mon eBay" dans le coin supérieur droit et choisissez "Vendre" dans le menu déroulant.
- Sélectionnez "En attente de paiement" en mettant en surbrillance le lien "Commandes" sous "Seller Hub".
- Pour envoyer une facture, cliquez sur le bouton "Envoyer la facture" en bas de l'écran après avoir vérifié les frais de livraison, le mode d'expédition sélectionné et l'ajout d'une note au client sur la page suivante.
- Sur la commande concernée, sélectionnez "Envoyer la facture. Vous pourriez persuader l'acheteur de payer rapidement si vous incluez un message sur votre facture.
- Cliquez sur « Envoyer la facture » lorsque vous avez terminé de saisir vos informations.
- Ensuite, vous devriez idéalement attendre une réponse avec paiement de votre client.
Comment envoyer une facture par e-mail
À l'aide d'un e-mail de facturation, vous pouvez envoyer des factures numériques à vos clients et garantir un paiement rapide. Votre e-mail concernant la facture doit être succinct, clair et informatif.
Vous trouverez ci-dessous des conseils pour envoyer une bonne facture par e-mail
Écrivez un bon sujet :
]La chose la plus importante et la première que votre client verra est la ligne d'objet. Vos chances de recevoir le paiement à temps pour votre facture augmentent si vous la rendez concise et précise. Vos factures doivent comporter le numéro de facture, le nom du projet et le nom de l'entreprise dans la ligne d'objet de l'e-mail.
Sélectionnez le ou les destinataires appropriés :
L'envoi d'un e-mail de facturation aux bons destinataires nécessite d'inclure tous les destinataires appropriés. Par exemple, si vous envoyez un e-mail avec une facture à une entreprise, vous devez copier le service concerné, la personne qui vous a confié le projet et le service comptable.
Joignez toutes vos factures :
N'oubliez pas de joindre la facture dans votre email ! Vous devez le convertir en PDF si vous l'avez écrit dans Word. Une fois joint, donnez-lui un nom qui comprend à la fois le nom de votre entreprise et le numéro de facture approprié.
Corriger le corps de l'e-mail
Sans une phrase pour l'accompagner, l'envoi d'une facture par email n'est qu'à moitié efficace. C'est un comportement inapproprié et non professionnel. Cependant, il ne doit pas s'agir d'un texte long ou ostentatoire.
Un email contenant une facture doit être clair et informatif
Vous devez informer votre client de la facture qui a été envoyée et lui demander de bien vouloir respecter sa part du marché tout en le remerciant pour sa coopération.
Comment envoyer une facture en tant que pigiste
Lorsque vous travaillez pour des clients en tant qu'indépendant, c'est à vous de percevoir le paiement pour la tâche que vous avez accomplie. La facturation est la meilleure technique pour obtenir les paiements.
Vous avez peut-être remis à votre client un devis décrivant le coût des travaux qu'il vous a demandés. Une fois votre travail terminé, vous recevrez une facture détaillant le travail effectué et le montant du paiement que vous prévoyez d'être payé.
Quelles informations doivent figurer sur une facture de freelance ?
Coordonnées:
Indiquez votre nom (ou, le cas échéant, le nom de votre entreprise) et votre adresse. Indiquez votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail au cas où le client aurait besoin de vous contacter. Si votre entreprise a un logo, incluez-le dans votre facture pour lui donner une apparence plus soignée. Vous devez également inclure le nom et l'adresse de votre client ou de l'entreprise de votre client. Indiquez le nom de la personne qui examine ses factures si vous en avez connaissance.
Un numéro de facture :
Vous devez garder une trace de vos numéros de facture, que vous les fassiez manuellement ou que vous utilisiez un programme de comptabilité qui les crée. Vous devrez peut-être savoir où se trouvent les factures impayées ou répondre aux demandes des clients concernant votre travail en tant que pigiste. Lorsque ces demandes surviennent, le fait d'avoir des enregistrements organisés des factures vous aidera à répondre. Une référence à un numéro de facture garantira que vous et le client discutez de la même transaction.
Date d'émission et date d'échéance :
Il est crucial de mettre la date d'émission sur vos factures car c'est le jour où commence le délai de paiement. Faire référence à la date d'émission peut également aider à distinguer une facture d'une autre si vous avez accidentellement numéroté vos factures de manière erronée.
Détails de l'élément de ligne et montant dû :
La ventilation des biens et services que vous avez rendus est l'information la plus cruciale sur la facture. Incluez une ventilation précise du montant total dû pour chaque article de la liste, ainsi qu'une description du travail ou du bien qui a été effectué ou livré, sa quantité, son prix et son tarif.
Procédures de paiement :
Simplifiez autant que possible le paiement de vos clients. Incluez les choix des clients pour vous payer, ainsi que toutes les informations nécessaires pour qu'ils puissent exécuter ce paiement. Si vous prenez des chèques, assurez-vous d'indiquer clairement où les clients peuvent les soumettre. Incluez tout e-mail lié au compte PayPal de votre entreprise et toutes les coordonnées bancaires nécessaires aux transactions bancaires.
Détails supplémentaires:
Au bas de votre facture, indiquez tous les frais supplémentaires, remises ou termes ambigus. Cela pourrait avoir quelque chose à voir avec des pénalités de retard ou des remises pour paiement anticipé.
Comment puis-je envoyer une facture par e-mail.
Pour envoyer une facture par e-mail, vous devez écrire un bon sujet puis sélectionner un destinataire approprié. Après cela, vous devez joindre tous vos numéros de facture, puis vous assurer d'écrire un corps détaillé et simple.
Comment envoyez-vous une facture simple ?
La numérotation séquentielle des factures est la manière la plus simple d'envoyer une facture simple. Vous pouvez envoyer la facture 001 comme première facture, la facture 002 ensuite, et ainsi de suite.
Conclusion
Les entreprises sont tenues de tenir des registres pour presque tout. Les détails clés tels que la date de la facture, le montant total dû et si le client a effectué un paiement en totalité ou non sont tous instantanément disponibles grâce aux factures.
- Comment construire et réussir en affaires avec un modèle PDF de facture vierge
- Financement de facture ; Définition, types, avantages et inconvénients.
- Logiciel de facturation gratuit ; Les 15 meilleures applications logicielles de facturation en 2023.
- Facture pro forma; Qu'est-ce que la facture Profoma et exemples?
Bibliographie
