Qu'est-ce que la conformité FCRA ? Eh bien, pour commencer, le "Fair Credit Reporting Act" est l'alternative à l'abréviation "FCRA". Cette loi fédérale est entrée en vigueur en 1970 dans le but d'aider les clients à résoudre les inexactitudes dans leurs rapports de crédit. Le champ d'application de la FCRA a été modifié en 1996 pour inclure d'autres études de clients, telles que des rapports d'historique préparés à des fins de sélection d'emplois. En d'autres termes, tout employeur qui fait appel à un tiers pour effectuer des vérifications des antécédents doit être conforme à la FCRA. Bientôt, nous découvrirons pourquoi il est important d'être conforme à la FCRA.
Contexte de la FCRA
Fondamentalement, les consommateurs sont couverts par l'application de la FCRA. Les employeurs qui utilisent des rapports sur les antécédents et les agences de renseignements sur les consommateurs (ARC) (également appelées sociétés de vérification des antécédents) qui fournissent les informations sont tous réglementés par la FCRA.
Lorsqu'un employeur obtient une vérification des antécédents d'un tiers à des fins d'emploi, la FCRA s'applique. En outre, les antécédents criminels, les vérifications du travail et de l'éducation, les dossiers des véhicules à moteur, les sanctions en matière de soins de santé et les licences professionnelles peuvent également être inclus dans ces rapports. De plus, il convient de noter que, bien que le mot « crédit » apparaisse dans le nom de la loi, il fait référence à tous les documents historiques, qu'ils contiennent ou non des détails sur le crédit.
L'employeur et l'entreprise de vérification des antécédents sont responsables de se conformer à la FCRA.
Cependant, les employeurs doivent informer les employés qu'ils procéderont à une vérification des antécédents et obtenir un consentement écrit. S'ils prennent une décision d'emploi basée sur des détails négatifs dans l'étude, ils doivent également suivre des procédures strictes d'action défavorable.
Aperçu de la conformité FCRA
Du point de vue de l'ARC, la conformité implique la mise en place de processus pour s'assurer que les dossiers sont aussi fiables que possible lorsqu'ils respectent les exigences de déclaration des États et du gouvernement fédéral.
La FCRA s'applique également dans d'autres cas, tels que les vérifications des antécédents des locataires.
Pour comprendre le FCRA, il faut être familier avec une partie de son jargon. Voici quelques-uns des termes les plus pertinents :
Rapport du consommateur
Un rapport d'antécédents, également appelé « vérification des antécédents ». Seules des informations exactes, telles que les dates d'emploi, les casiers judiciaires et les dossiers de conduite, sont incluses dans un rapport du consommateur.
Rapport d'enquête sur les consommateurs
Contrairement à une enquête auprès des consommateurs, un rapport d'enquête sur les consommateurs contient des détails recueillis lors d'entretiens personnels. Une entrevue personnelle, par exemple, est une discussion sur les résultats de l'emploi. Une autre forme d'entretien personnel est la recherche de références personnelles ou techniques.
Consommateur
La personne qui est la cible de la vérification des antécédents est appelée le consommateur. Il peut s'agir d'un candidat à un emploi, d'un employé actuel, d'un entrepreneur, d'un travailleur temporaire ou même d'un bénévole non rémunéré sur le lieu de travail.
Agence de renseignements sur la consommation (ARC)
L'organisation qui effectue la vérification des antécédents et prépare le rapport d'antécédents
Utilisateur
La personne qui demande et utilise le rapport d'historique est l'utilisateur en question. Il s'agit généralement d'un employeur ou d'un employeur potentiel. Une organisation, telle qu'un organisme à but non lucratif ou un district scolaire, peut également être le bénéficiaire.
Divulgation
Le document informe l'acheteur qu'il pourrait être la cible d'une vérification des antécédents.
Un document signé par le client autorisant la préparation d'une vérification des antécédents.
Action indésirable
La procédure à suivre lorsqu'un employeur envisage de prendre une décision d'emploi négative sur la base du rapport de fond en tout ou en partie.
Pourquoi est-il essentiel que les employeurs se conforment à la Fair Credit Reporting Act (FCRA) ?
Le non-respect de la Fair Credit Reporting Act (FCRA) peut être un risque coûteux. Lorsqu'il reçoit des rapports d'antécédents d'un tiers, un employeur est tenu par la FCRA de faire certaines choses au cours du processus d'embauche initial. Les employeurs sont régulièrement poursuivis devant un tribunal fédéral pour des violations présumées de la Fair Credit Reporting Act. Selon les rapports, environ 409 poursuites FCRA ont été déposées, rien qu'en juin 2016.
Les employeurs paient un prix élevé pour les litiges en termes de temps, de frais juridiques, de règlements financiers, d'atteinte à la marque et de temps passé loin de leur entreprise principale.
Graphique de conformité FCRA
Graphique de conformité FCRA du début à la fin, une procédure de vérification des antécédents conforme est une expérience positive pour le demandeur ou l'employé. Cela montre que l'entreprise prend au sérieux ses obligations éthiques et valorise ses employés. Cela aide également à éviter la perte involontaire d'un prospect ou d'un employé prometteur.
Comment effectuer une vérification des antécédents conformément à la Fair Credit Reporting Act (FCRA)
Tout employeur qui utilise une société de vérification des antécédents pour effectuer des vérifications préalables à l'emploi doit se conformer à la FCRA.
Ironiquement, certaines des dispositions les plus élémentaires de la FCRA deviennent souvent la base de poursuites. En d'autres termes, ils deviennent un outil pour les mauvaises intentions. Dans ce cas, v]les problèmes d'application les plus importants dont les employeurs devraient être conscients sont les suivants :
Divulgation
Avant d'obtenir un rapport d'antécédents d'un ARC, l'employeur doit aviser le sujet qu'il s'agit d'une condition d'admissibilité. Le contenu et le format de la divulgation sont extrêmement importants. Seul le langage de divulgation doit être utilisé dans la divulgation, qui doit être publiée dans un texte séparé. Il ne doit pas, par exemple, être inclus dans une demande d'emploi ou caché dans un paquet d'informations.
De plus, le vocabulaire de la divulgation ne devrait inclure que la divulgation; sans autre matériel en vue. Le terme «étranger» peut faire référence à tout, des avantages sociaux aux comportements au travail en passant par un lieu de travail sans drogue. Donc, y compris une exonération de responsabilité dans la divulgation, le langage est particulièrement gênant - et le fondement de nombreux litiges en recours collectif.
Cependant, avant d'obtenir un rapport de fond d'un ARC, l'employeur doit obtenir le consentement écrit du sujet. (Les signatures électroniques qui suivent les directives E-SIGN sont acceptables.)
La FCRA n'a besoin que d'un contenu et d'un format uniques, pas d'un langage spécifique. Le langage de divulgation et d'autorisation, que ce soit dans des documents séparés ou ensemble, doit être clair et visible. Le lecteur doit savoir qu'il fera l'objet d'un rapport de fond et qu'il approuve la préparation du rapport.
Action indésirable
Les employeurs doivent obéir à la procédure d'action défavorable en plusieurs étapes de la FCRA s'ils envisagent une action négative en matière d'emploi - ne pas recruter, ne pas promouvoir ou ne pas retenir - basée en tout ou en partie sur les détails d'une étude de fond.
Aviser le demandeur qu'il peut être victime d'une décision négative
Ensuite, remettez une copie de l'étude ainsi qu'une copie du sommaire fédéral des droits. Informez-les qu'ils ont la possibilité de contester l'étude. Assurez-vous de mettre de côté une période de temps définie pour commencer le différend.
Veuillez tenir vos chevaux
Pendant le temps imparti au demandeur pour contacter l'ARC et contester l'étude, vous ne devez prendre aucune décision.
Si vous prenez une décision défavorable après l'expiration du délai imparti, vous devez recontacter le demandeur. Cette fois, vous clarifierez la marche à suivre, fournirez les coordonnées de l'ARC qui a rempli le rapport, une déclaration selon laquelle l'ARC n'a pas pris la décision et des déclarations leur indiquant qu'ils peuvent obtenir une copie du rapport et continuer à contester son contenu.
La conformité au contrôle des antécédents est difficile et la FCRA est « l'éléphant dans la pièce ». Les employeurs ne peuvent pas se permettre de fermer les yeux.
La bonne nouvelle est que les composants les plus à risque de la FCRA sont les plus faciles à respecter. Les employeurs ont besoin d'un programme de dépistage bien conçu, d'audits réguliers et de l'aide d'un partenaire de dépistage compétent.
Qui doit se conformer à la FCRA ?
L'employeur et l'entreprise de vérification des antécédents sont responsables de la conformité à la FCRA. Les employeurs doivent indiquer qu'ils procéderont à une vérification des antécédents et obtiendront une autorisation écrite.
Comment puis-je devenir conforme à la FCRA ?
Quatre étapes de base pour se conformer à la FCRA
- Étape 1 : Faites une divulgation et obtenez un consentement écrit. Un employeur doit faire ce qui suit avant de demander un rapport de consommation ou d'enquête :…
- Étape 2 : Soumettre la certification à une agence de renseignements sur les consommateurs.
- Étape 3 : Fournissez les documents préalables à l'action défavorable au demandeur.
- Étape 4 : Informez le demandeur de l'action défavorable.
Quel est l'objectif principal du FCRA ?
Le Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC 1681 et suivants, régit l'accès aux dossiers de crédit des consommateurs tout en promouvant l'exactitude, l'équité et la confidentialité des informations personnelles recueillies par les agences d'évaluation du crédit (ARC).
Qu'est-ce que le processus FCRA?
La Fair Credit Reporting Act (FCRA) est une loi fédérale qui régit la collecte d'informations sur le crédit des particuliers et leur accès à leurs rapports de crédit. Elle a été promulguée en 1970 pour assurer l'équité, l'exactitude et la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers des organismes d'évaluation du crédit.
Quelles sont les violations FCRA les plus courantes ?
La rétention d'avis, les violations de la vie privée, la recherche de rapports à des fins inappropriées, le non-respect des processus de divulgation de dettes requis, la fourniture et la communication d'informations erronées, la fourniture et la communication d'informations anciennes et la combinaison de fichiers sont les sept violations FCRA les plus courantes.
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