En affaires, vous ferez face à une concurrence féroce non seulement en termes de ventes, mais également en termes d'efficacité, de productivité et d'efficience. C'est là qu'intervient l'automatisation des tâches commerciales. Si vous n'automatisez pas, il y a de fortes chances que vos concurrents le fassent déjà, vous poussant à la faillite. Heureusement, l'automatisation est désormais largement disponible pour la plupart des industries et des fonctions commerciales, y compris l'industrie des services sur le terrain.
Les entreprises de toutes tailles peuvent créer des tâches automatisées pour améliorer l'efficacité, la productivité et, surtout, la rentabilité. Cependant, l'automatisation des tâches peut mal tourner si elle n'est pas abordée de la bonne manière. Heureusement, cet article partage des conseils sur la façon de bien automatiser les tâches et de créer une entreprise plus efficace et plus rentable.
#1. Commencez par organiser vos tâches quotidiennes
Lorsque vous automatisez des tâches dans votre entreprise de service sur le terrain, par exemple, vous devez identifier et répertorier les tâches que vous entreprenez quotidiennement. Lors de la création de cette liste, incluez quelques détails sur les tâches. En outre, il serait également utile d'indiquer la durée moyenne de chaque tâche et la fréquence de la tâche. La fréquence peut être horaire, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc. Assurez-vous que chaque département effectue cet exercice.
Ensuite, identifiez les domaines où l'automatisation peut intervenir et les outils dont vous pourriez avoir besoin pour accomplir les tâches efficacement. Vérifiez les tâches que vous avez couvertes et celles que vous n'avez pas couvertes. Réfléchissez à ce que serait une solution idéale et au résultat que vous souhaitez.
Une fois que chaque fonction d'affaires et la tâche ont été identifiées et que les solutions idéales ont été présentées, organisez une réunion avec votre équipe et proposez des solutions possibles.
#2. Rechercher et explorer les outils d'automatisation
Maintenant que vous avez déterminé les domaines et les tâches nécessitant une automatisation, vous pouvez maintenant commencer à rechercher des outils appropriés. Identifiez ce que vous pouvez utiliser en fonction de vos besoins. Outils spécialisés tels que Jobber's logiciel de plomberie sont spécialement conçus pour faciliter ce processus pour les entreprises de services sur le terrain. Vous pouvez trouver des applications conçues pour prendre en charge tous les types d'industries, alors investissez du temps pour trouver la bonne. Une nouvelle technologie intelligente peut non seulement rationaliser l'automatisation de vos tâches de cette manière, mais également vous aider à planifier, créer et suivre des devis et des estimations, et gérer les relations avec les clients, pour n'en citer que quelques-unes.
Si vous disposez déjà d'autres outils et logiciels, assurez-vous que les outils que vous avez choisis peuvent facilement s'intégrer les uns aux autres. Vous souhaitez obtenir une solution qui s'adapte à votre infrastructure existante et s'intègre de manière transparente sans rendre vos logiciels et outils hérités inutiles. À moins que votre objectif ne soit de réviser l'ensemble de la technologie de votre entreprise et de recycler votre personnel, votre technologie d'automatisation doit s'intégrer à d'autres applications et outils.
En outre, vous ne pouvez pas automatiser efficacement les flux de travail lorsque les systèmes ne communiquent pas entre eux. Si votre tableau de bord de devis n'est pas lié au logiciel de comptabilité, vous ne pourrez pas suivre et suivre efficacement les devis. Bien que ce processus puisse prendre un certain temps, il est nécessaire. Vous voulez vous assurer que la solution que vous proposerez sera la plus adaptée à votre entreprise.
#3. Définissez vos cibles d'automatisation
Il ne serait pas judicieux de dépenser de l'argent dans des outils d'automatisation, d'investir du temps dans l'apprentissage et de créer un nouveau système qui ne profitera pas à votre entreprise. C'est pourquoi il est essentiel de définir des objectifs spécifiques pour vous aider à mesurer les progrès, à identifier les lacunes et à affiner le processus. L'automatisation des tâches peut avoir de nombreux objectifs. Le vôtre peut être d'améliorer la productivité et de libérer du temps pour que votre équipe puisse effectuer d'autres tâches.
Par exemple, vous pouvez automatiser la création et le suivi des devis. Cela vous aidera à améliorer la productivité, mais surtout, vous libérerez du temps que votre équipe pourra consacrer à d'autres tâches. Il faut aussi savoir quoi faire du temps libéré qui ajoute de la valeur à l'entreprise. Créez des cibles spécifiques et utilisez-les pour mesurer le succès de l'automatisation des processus. Lorsque vous aurez défini des cibles, vous serez en mesure d'évaluer l'impact de l'automatisation.
#4. Gardez votre vision entière
Bien qu'il soit essentiel de se concentrer sur ce que la technologie et l'automatisation des processus métier peuvent faire, n'oubliez pas de vous concentrer sur l'entreprise. Lorsque l'accent est trop mis sur la technologie et non sur l'entreprise, l'échec est imminent. L'automatisation n'est pas seulement un problème technologique. Avant de vous engager dans une plate-forme technologique, examinez l'entreprise dans son ensemble, y compris vos clients et vos employés.
Pendant que vous cherchez à améliorer le flux de travail, assurez-vous d'améliorer le service client et d'être également sur la même longueur d'onde avec votre équipe. L'automatisation de n'importe quelle partie de votre entreprise doit servir des objectifs à court et à long terme. En tant que propriétaire d'entreprise, vous détenez la clé pour maintenir la vision de l'entreprise en vie. Ne laissez pas la technologie et l'automatisation vous dissuader d'atteindre vos objectifs. Assurez-vous que tout correspond bien à votre vision d'entreprise.
#5. Commencez petit et construisez à partir de là
Devoir faire face à de nombreuses nouvelles automatisations, dont certaines peuvent être complexes, peut être difficile. Mais les petites bouchées sont faciles à mâcher et facilitent la digestion. Avec ce concept, la meilleure façon d'automatiser votre entreprise est de commencer petit et de développer avec le temps. Commencez par une tâche, suivez les résultats, affinez-la et assurez-vous qu'elle fonctionne comme prévu avant de passer à la suivante.
De plus, avec une automatisation à la fois, vous aurez une courbe d'apprentissage plus progressive, ce qui facilitera et accélérera l'adaptation de votre équipe. Tout en gardant votre vision à l'esprit, décomposez le processus d'automatisation en livraisons gérables. Au début, tout le monde veut voir et expérimenter les petites victoires, ce qui contribue à renforcer la confiance et l'acceptation de l'automatisation.
De plus, il est plus facile de faire face aux défis qui peuvent survenir en cours de route. Il y a des choses que vous ne pouvez peut-être pas anticiper et que vous ne pouvez gérer qu'au fur et à mesure qu'elles surviennent. Garder les jalons gérables fait partie de la bonne automatisation de votre entreprise.
#6. Évaluez et testez vos outils
Vous ne pouvez pas vous arrêter une fois que l'automatisation est opérationnelle. Vous devez évaluer et tester le système pour vous assurer qu'il fait ce que vous vouliez qu'il fasse. Assurez-vous que les domaines que vous avez automatisés ajoutent réellement de la valeur à votre entreprise, font gagner du temps à votre équipe et la rendent efficace et productive.
Assurez-vous que tout fonctionne correctement dès le début et que l'automatisation n'a pas entraîné d'autres problèmes de flux de travail et d'arriérés.
L'automatisation est-elle adaptée à votre entreprise ?
L'automatisation est une approche rapide pour augmenter l'efficacité et la productivité dans n'importe quel secteur. Les technologies d’automatisation améliorent à la fois les performances de l’entreprise et des employés, elles ne sont donc plus une technologie « agréable à avoir ».
Quels sont les meilleurs processus métiers à automatiser ?
Le service client, les finances, les ventes, le marketing, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, les ressources humaines, la gestion des stocks, la gestion des commandes, la gestion des documents et l'analyse sont les dix principales opérations d'entreprise à automatiser.
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Comment les gens automatisent-ils les tâches ?
Des tâches individuelles peuvent être créées, attribuées aux membres de l'équipe et suivies à l'aide d'outils tels que Hive ou ClickUp. Vous pouvez également utiliser des règles automatisées pour transférer des tâches entre étapes ou tableaux en fonction de critères prédéfinis.
Conclusion
L'automatisation de votre entreprise peut vous aider à rester compétitif et à améliorer votre efficacité et votre productivité. Cependant, cela n'est possible que si vous le faites correctement. Bien faire les choses signifie connaître vos tâches et ce que vous voulez retirer de l'automatisation. Assurez-vous d'avoir les bons outils d'automatisation, gardez votre vision à l'esprit, commencez petit et n'oubliez pas de suivre vos progrès.
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