Avez-vous entendu parler de la fatigue des e-mails ?
C'est l'un des sous-produits du travail à domicile. Le manque d'interactions en face à face a obligé tout le monde à envoyer de nombreux e-mails et messages à la place. En conséquence, plus d'un tiers des employés disent qu'ils pourraient quitter leur emploi en raison d'une surcharge.
Les e-mails font partie intégrante de votre vie professionnelle quotidienne. Il est temps que nous prêtions attention à la façon dont nous les écrivons.
Vous pouvez contribuer à réduire la fatigue liée aux e-mails et à améliorer les taux de réponse. Découvrez ces erreurs courantes dans les e-mails professionnels et apprenez à les éviter.
Vérifiez aussi PROTECTION DES E-MAILS : pourquoi est-ce important ?
#1. Mauvaises lignes d'objet
Écrire des lignes d'objet d'e-mail est une lutte pour la plupart. Parfois, c'est une réflexion après coup - nous écrivons ce qui nous semble approprié avant d'appuyer sur le bouton d'envoi.
Cette erreur courante peut vous stigmatiser comme non professionnel. Vos e-mails peuvent plutôt aller dans le dossier spam, d'autant plus si vous incluez des mots déclencheurs.
Rédigez de meilleures lignes d'objet en le faisant avant le reste de votre message. Soyez bref, mais incluez les détails essentiels, tels que la date limite ou une question. Soyez clair sur l'intention de votre e-mail.
#2. Marques de priorité
Marquez-vous tous vos e-mails comme urgents ? Nous savons que vous souhaitez une réponse rapide. Évitez cette erreur courante. Il y a de fortes chances que vous puissiez attendre la plupart du temps.
Lorsque chaque e-mail est urgent, rien ne l'est. Bientôt, vos collègues sauront ignorer tous vos messages, même si vous avez besoin d'une réponse immédiate cette fois-ci.
#3. Copier le PDG ou tout le monde
Vous pourriez penser que le fait d'inclure les plus hauts dans votre e-mail fera que le destinataire vous donnera la priorité, mais tout cela ne fait qu'ennuyer tout le monde. Votre patron ou le PDG n'a pas besoin de tout savoir.
Une autre erreur de messagerie professionnelle consiste à cliquer sur le bouton Répondre à tous. N'incluez personne d'autre lorsqu'une seule personne a besoin de savoir.
Pour éviter ces erreurs, vérifiez vos champs "à", "cc" et "bcc". Évitez le bouton "Répondre à tous" lorsque vous répondez à des e-mails, sauf si c'est ce que vous devez faire.
#4. Salutations et fermetures manquantes
Lors de la rédaction d'e-mails professionnels, nous manquons souvent les mots de salutation et de clôture dans l'urgence de répondre. Cependant, c'est une courtoisie commune que vous devez toujours pratiquer. Ils procurent un sentiment de professionnalisme et de formalité.
#5. Ne pas revérifier
Avez-vous pensé à joindre le document ? L'envoyez-vous à la bonne personne ?
Même pressé, prenez le temps de revérifier ces détails. Vérifiez la grammaire, l'orthographe et à peu près tout le reste.
#6. Utiliser une grammaire et un ton inappropriés
Un environnement au rythme rapide nous rend plus sujets aux erreurs de grammaire des e-mails. Un ou deux sont excusables, mais faire constamment des erreurs vous fait paraître non professionnel. Quiconque lit vos e-mails perdra confiance en vous.
En plus de la double vérification, vous pouvez utiliser une extension qui vérifie votre courrier électronique pour vous. Un exemple est Grammarly, qui aide à l'orthographe, à la grammaire, à la ponctuation, etc. Vous pouvez être sûr que vous envoyez un réponse professionnelle par mail à chaque fois.
Évitez ces erreurs courantes d'e-mail professionnel maintenant
Êtes-vous coupable d'une ou plusieurs de ces erreurs de messagerie professionnelle ? Vous avez probablement déjà porté atteinte à votre réputation ou à vos relations de travail dans une certaine mesure. Pourtant, il n'est pas trop tard pour le défaire.
Devenir meilleur dans la rédaction d'e-mails vous aide à avoir l'air professionnel et digne de confiance.
Avez-vous trouvé ce guide utile? Pour plus de conseils, consultez nos autres publications aujourd'hui.
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