Lorsque vous avez toutes les informations, le remboursement de la consommation d'essence peut être simple à calculer, mais le concept est souvent mal compris. Il est essentiel de se familiariser avec tous les termes et conditions pour se conformer pleinement aux réglementations de l'IRS et utiliser le remboursement du kilométrage à votre avantage pour réduire les frais fiscaux. C'est aussi une bonne idée d'être conscient du taux IRS, car la situation économique mondiale actuelle a entraîné des changements importants et des prix du gaz encore plus élevés. Dans cet article, nous verrons comment calculer le taux de remboursement de la consommation d'essence en Californie pour 2023, ainsi que les meilleurs outils de suivi du kilométrage afin de réduire la charge administrative tout en restant conforme aux réglementations IRS.
Qu'est-ce que le remboursement de la consommation d'essence ?
Les employés qui utilisent leur véhicule pour des déplacements liés au travail ont droit à une déduction fiscale connue sous le nom de remboursement de la consommation d'essence. Si vous êtes remboursé pour le kilométrage, vous pouvez minimiser le montant des impôts sur le revenu que vous devez sur votre salaire.
Le remboursement du kilométrage professionnel est une déduction fiscale souvent mal comprise. Que vous soyez propriétaire d'une entreprise ou employé régulier, vous pouvez déduire vos dépenses en utilisant votre véhicule pour des déplacements professionnels.
Types de remboursement de la consommation d'essence : taux fixes ou taux variables
Selon que votre voiture est conduite à un tarif fixe ou variable, le montant du remboursement de l'essence varie.
Un taux fixe permet à un conducteur de calculer son kilométrage en fonction du nombre de kilomètres parcourus. Une allocation à «taux variable» calcule l'essence en fonction de facteurs tels que l'efficacité énergétique, le temps de conduite et l'emplacement du véhicule, mais son montant de remboursement est inférieur.
L'Internal Revenue Service permet aux contribuables de déduire les dépenses réelles du véhicule ou un taux fixe basé sur le taux de consommation d'essence standard de l'IRS.
Comment fonctionne le remboursement de la consommation d'essence ?
Selon l'IRS, vous pouvez déduire le kilométrage professionnel sur vos déclarations de revenus, mais uniquement si vous êtes admissible. Et cette qualification est basée sur le nombre de voyages d'affaires que vous effectuez en un an.
Taux de remboursement du gaz 2023
Pour conduire une voiture à des fins professionnelles, caritatives, médicales ou liées au déménagement en 2023, l'Internal Revenue Service (IRS) a établi un nouveau taux standard de remboursement de la consommation d'essence.
À compter du 1er janvier 2023, le nouveau taux de remboursement de la consommation d'essence de l'IRS est en vigueur.
- 65.5 cents par mile à des fins professionnelles
- 22 cents par mile à des fins médicales ou de déménagement
- 14 cents par mile à des fins caritatives
L'augmentation du taux de remboursement de la consommation d'essence est de 62.5 cents par mile à des fins professionnelles au second semestre 2022, contre 58.5 cents par mile à des fins commerciales et 18 cents par mile à des fins médicales ou de réinstallation au début de 2022. Le nouveau taux de kilométrage a augmenté en raison des variations des prix de l'essence, de l'économie de carburant et des dépenses d'assurance.
Les taux de kilométrage IRS s'appliquent à tous les véhicules, y compris les modèles à essence, diesel, électriques et hybrides. En 2023, l'amortissement représentera 28 cents par mile du taux de remboursement de la consommation d'essence des entreprises, le même qu'en 2022 (26 cents par mile).
Si les coûts réels d'un employé pour l'utilisation d'un véhicule à des fins professionnelles sont plus élevés, il peut déduire un montant plus élevé s'il documente les dépenses réelles. Chaque année, l'IRS établit un nouveau taux de kilométrage pour les voyages d'affaires et médicaux/de déménagement. Le taux philanthropique est mandaté par la loi [26 USC 170(i)] et reste constant.
Quelles exigences l'IRS a-t-il pour le remboursement de la consommation d'essence des entreprises ?
Les employeurs ne sont pas tenus de rembourser les employés pour la conduite de leurs véhicules à des fins professionnelles en vertu des normes de remboursement du kilométrage de l'IRS. Cela signifie qu'un employeur peut n'offrir aucune compensation du tout, et ce serait parfaitement légal. Naturellement, de nombreuses organisations offrent le remboursement des dépenses comme moyen d'attirer et de retenir les talents. Une allocation d'essence, une carte de visite et d'autres frais remboursables courants en sont des exemples.
Calculer le remboursement du gaz
Vous pouvez vous familiariser avec les taux de kilométrage standard actuels avant d'entrer dans le guide raisonnablement simple sur la façon de calculer la consommation d'essence pour les taxes et le remboursement. Si vous êtes un employé, gardez à l'esprit que votre employeur peut utiliser un taux différent de celui fixé par l'IRS. Pour votre kilométrage professionnel, ils peuvent également utiliser un mode de remboursement différent.
Si vous êtes travailleur indépendant, vous devez calculer le kilométrage pour votre déduction fiscale en utilisant les taux de kilométrage de l'année correspondante. Enregistrez vos déplacements professionnels et nous calculerons automatiquement vos remboursements d'essence.
Comment calculer le remboursement de la consommation d'essence
Nous examinerons les deux scénarios les plus courants pour le remboursement du kilométrage :
R : Vous utilisez votre véhicule à des fins professionnelles et votre entreprise calcule votre remboursement en fonction du taux de kilométrage standard de l'IRS.
Vous avez conservé des registres pour tout le mois de janvier 2023, et ils montrent également que vous avez parcouru 175 milles pour affaires. Le taux de kilométrage standard de 2023 est de 65.5 cents par mile. Vous multipliez le nombre de miles par le tarif pour calculer votre remboursement :
[miles] x [taux], ou 175 miles x 0.655 $ = 114.63 $
B : Vous conduisez un véhicule de société pour votre travail et payez les charges courantes (essence, fioul, entretien, etc.).
Vous ne pouvez pas utiliser le taux de kilométrage habituel dans ces circonstances. En effet, il est destiné à couvrir les coûts de possession et d'exploitation d'une voiture, mais dans ce cas, vous ne payez que le taux d'exploitation. Au lieu de cela, votre entreprise a fixé un taux de, disons, 21 cents par mile.
Vous répétez l'opération précédente pour calculer votre remboursement : [miles] x [taux], ou 175 miles x 0.21 $ = 36.75 $.
Par conséquent, nous pouvons constater que le fait de posséder la voiture que vous conduisez pour votre entreprise entraîne davantage de remboursements, mais également des coûts plus élevés, en particulier lorsque l'amortissement est inclus.
Comment calculer le kilométrage pour les taxes
En tant qu'indépendant, vous pouvez calculer et réclamer le kilométrage sur votre déclaration de revenus annuelle. Vous devez utiliser le taux de kilométrage IRS pour l'année concernée ; par exemple, si vous réclamez un kilométrage professionnel parcouru en 2022, vous devez utiliser les taux de kilométrage IRS pour 2022.
Par exemple, en 2022, vous avez parcouru 1200 milles d'affaires dans votre véhicule. Le taux de kilométrage IRS pour la possession et l'exploitation d'une voiture à des fins professionnelles en 2022 était de 62.5 cents par mile (au 1er juillet 2022).
[miles] x [rate], ou 1200 miles x 0.625 $ = 750 $, peuvent être déduits de votre déclaration de revenus.
Remboursement du gaz en Californie
La Californie a des règles de travail rigoureuses qui garantissent que les employés sont payés pour toutes les dépenses engagées au travail.
L'utilisation de son véhicule pour des raisons professionnelles fait partie de ces dépenses.
Selon la loi, "l'employeur doit indemniser son employé de toutes les dépenses ou pertes nécessaires encourues par l'employé en conséquence directe de l'exercice de ses fonctions ou de son obéissance aux instructions de l'employeur, même si elles sont illégales. à moins que l'employé n'ait cru que les instructions étaient illégales au moment où il s'y est conformé. »
Le remboursement de la consommation d'essence est requis par la loi en Californie ; les employeurs doivent payer le remboursement du kilométrage pour se conformer.
Enregistrez vos déplacements professionnels et nous calculerons vos remboursements pour vous. Le logiciel de suivi de la consommation d'essence est toujours au courant de la législation californienne et des taux de kilométrage.
Remboursement de la consommation d'essence en Californie
En Californie, les employeurs peuvent indemniser les employés pour les miles de différentes manières, notamment :
- Paiements forfaitaires
- Un tarif en cents par mile d'affaires
- Remboursement des dépenses réelles
- Un mélange de ce qui précède
En Californie, le remboursement de l'essence est destiné à couvrir tous les coûts associés à la possession et à l'exploitation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles. Ces dépenses comprennent l'amortissement, l'assurance, la taxe routière, les paiements de location, l'amortissement, l'essence et l'entretien, etc.
Les employeurs demandent généralement aux travailleurs de fournir des documents et/ou des reçus de leurs frais de voyage d'affaires pour être remboursés.
Taux de kilométrage en Californie 2023
En raison de sa facilité d'administration, le taux de «cents par mile d'affaires» est l'un des plans de remboursement d'essence les plus populaires. Les travailleurs sont rémunérés à un taux fixe par mile et sont payés chaque mois. Parce qu'il n'est pas considéré comme un avantage, le remboursement du kilométrage n'est généralement pas imposé.
Chaque année, l'IRS établit un taux de kilométrage standard. De même, les employeurs ne sont pas obligés de fournir le taux officiel ; ils peuvent payer un taux inférieur ou supérieur par mile. Si vous êtes remboursé à un taux supérieur à celui officiel, la différence est imposée comme un revenu.
Puis-je bénéficier d'une déduction kilométrique si j'obtiens un remboursement kilométrique ?
Non, car les nouvelles lois fiscales ont éliminé les déductions pour les dépenses d'entreprise non remboursées telles que le kilométrage.
Les remboursements kilométriques sont-ils déductibles des impôts ?
Bien qu'il n'existe pas de système national de remboursement du kilométrage, il est d'usage dans de nombreuses entreprises d'indemniser les employés pour les trajets domicile-travail.
Selon l'Internal Revenue Service, "en vertu de la loi actuelle, un contribuable ne sera généralement pas tenu d'inclure dans son revenu les remboursements ou les paiements effectués par un employeur à un employé pour les dépenses éligibles engagées dans le cadre de l'emploi, à moins que les remboursements ou les paiements ne soient exclure du revenu brut en vertu d'une autre disposition du Code, telle que l'article 122. » Si les remboursements ou les paiements sont qualifiés d'avantages sociaux liés aux conditions de travail, ils sont exclus et l'employeur peut les déduire en tant que dépenses d'entreprise.
Quelle est la meilleure façon de suivre le kilométrage professionnel ?
Beaucoup de gens ne savent pas quelle est la meilleure méthode pour suivre le kilométrage de l'entreprise. Les propriétaires d'entreprise ont souvent du mal à comptabiliser les kilomètres parcourus pour leur entreprise, et les propriétaires de voitures qui utilisent leur voiture pour le travail peuvent être incapables de documenter correctement leur kilométrage en raison d'un manque de temps, gaspillant potentiellement des milliers de dollars.
La meilleure façon de suivre le kilométrage professionnel est de conserver une sorte de trace de votre conduite. Cependant, cela doit être fait d'une manière facile à entretenir afin que ce ne soit pas une gêne. Il est également crucial de savoir quel type de système de surveillance du kilométrage vous souhaitez utiliser. En général, il existe trois types :
- Informatisé (via une application comme Zoho Expense, Everlance, Rydoo ou Shoeboxed, MileIQ)
- Manuel (feuille de calcul Excel ou Google)
- Papier (impression)
Comment fonctionne le remboursement des gaz ?
Pour calculer un remboursement de kilométrage, vous multipliez le taux de kilométrage par le nombre de miles parcourus sur une période de paiement.
Mon entreprise doit-elle me rembourser l'essence ?
Au niveau fédéral, il n'y a aucune obligation pour les employeurs de rembourser les employés pour le kilométrage lorsque les travailleurs utilisent des véhicules personnels à des fins professionnelles. Cependant, tous les employeurs sont tenus par le gouvernement fédéral de rembourser les employés pour toute dépense liée au travail jusqu'à un certain point.
Quel est le taux de remboursement des gaz pour 2023 ?
65.5 cents par mile
Le taux de kilométrage standard pour les frais de transport ou de déplacement est de 65.5 cents par mile pour tous les miles d'utilisation professionnelle.
Le remboursement du carburant est-il un salaire ?
Non. Le remboursement du kilométrage n'est pas considéré comme un avantage, il n'est donc pas imposable en tant que revenu. Cependant, si vous êtes remboursé à un taux plus élevé que les taux standard de l'IRS, tout excédent est imposé dans le cadre de votre revenu.
Comment demander le remboursement de l'essence ?
Voici comment demander le remboursement du kilométrage à votre employeur
- Déterminez à l'avance votre kilométrage actuel/prévu.
- Déterminez le coût.
- Terminez votre calcul.
- Passez en revue les taux de remboursement disponibles.
- Passez en revue la procédure de tenue de registres.
- Déduisez-le de vos revenus.
Comment demander un remboursement au travail ?
- La première étape consiste simplement à se renseigner.
- Faites votre demande aussi précise que possible.
- Informez votre employeur de l'argent que vous économisez pendant la pandémie.
- Fournissez des exemples de la façon dont d'autres organisations paient les dépenses de travail à distance et comment cela a amélioré la productivité et le bonheur des employés.
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Bibliographie
