Vous avez participé au processus d'autorisation de carte si vous avez déjà utilisé une carte de crédit ou de débit pour effectuer un achat. Il en va de même si vous dirigez une entreprise qui accepte les paiements des clients par carte de crédit ou de débit. Chacune des plus d'un milliard de transactions par carte de crédit traitées quotidiennement dans le monde doit d'abord recevoir une autorisation. Cependant, la plupart des gens ne connaissent pas grand-chose à la procédure d'autorisation de carte, malgré le fait qu'elle fait partie intégrante de la conduite des affaires et fait partie intégrante de la vie quotidienne de la plupart des gens. L'autorisation d'une carte de crédit est un processus beaucoup plus complexe et important que la simple vérification que le titulaire de la carte dispose de fonds suffisants. Ici, nous parlerons du formulaire d'autorisation de carte de crédit et de la façon dont Hyatt, Hilton et d'autres chaînes hôtelières l'ont traité dans différents États.
Avant de discuter des détails du formulaire lui-même, examinons ce qu'est l'autorisation de carte de crédit et ce qu'elle implique.
Qu'est-ce que l'autorisation de carte de crédit ?
L'autorisation d'une carte de crédit est la vérification de l'autorisation d'un titulaire de carte à utiliser sa carte de crédit pour un achat spécifique. Lorsque vous utilisez votre carte de crédit pour effectuer une transaction, ou chaque fois qu'une carte de crédit est glissée, les données de la carte sont lues par une machine et envoyées à la société émettrice de la carte de crédit. Cependant, l'émetteur de la carte de crédit vérifie ensuite que les détails sont corrects et que le compte est en règle. Si tout se vérifie, la vente sera approuvée et vous pourrez poursuivre l'achat.
Du point de vue du client, l'approbation de la carte de crédit ne prend que quelques secondes.
De plus, lorsque les cartes de crédit ont été introduites pour la première fois dans les années 1950, le concept d'autorisation d'achat avec ces cartes a émergé. Les clients devaient remplir un formulaire d'autorisation de carte de crédit physique, qui était ensuite envoyé à la société de carte de crédit pour examen. Les développements technologiques récents ont rendu la procédure beaucoup plus efficace et rapide. Cela peut être accompli de deux manières différentes, à savoir en glissant la carte dans un lecteur de carte ou en saisissant le numéro de la carte dans un terminal.
L'autorisation pour les cartes de débit suit les mêmes étapes et l'argent est transféré instantanément du compte du client vers celui du commerçant.
Comment fonctionne l'autorisation d'une carte de crédit ?
Tout d'abord, présentons brièvement les nombreux participants à la procédure d'autorisation de la carte. Pour autoriser une carte, quatre personnes doivent participer :
- Le client, également appelé titulaire de la carte dans ce contexte
- cette entreprise
- Banque qui "émet" le titre
- L'acheteur est souvent appelé la banque acquéreuse
Dans la plupart des cas, un processeur de paiement gérera l'autorisation de carte dans le cadre des services qu'il offre aux commerçants. De plus, en plus de leur fonction principale, de nombreux processeurs de paiement agissent également en tant qu'acquéreur pour les entreprises qu'ils desservent. Par exemple, Stripe offre à ses clients professionnels les fonctionnalités d'un compte marchand et d'un acquéreur en plus du traitement des paiements. Dans le cadre de la connexion avec les banques des titulaires de carte (appelées émetteurs ou banques émettrices) pour autoriser les transactions, un acquéreur (également appelé banque acquéreuse) est une banque ou une institution financière qui gère les paiements effectués par cartes de crédit ou de débit pour le compte d'entreprises. .
Procédures d'autorisation de carte de crédit
La procédure par laquelle les différentes entités parviennent à un consensus sur l'approbation ou non d'une transaction est la suivante :
- A la caisse, le client paie par carte de crédit. Les achats en personne et en ligne doivent faire autoriser les détails de leur carte de crédit.
- Lorsqu'un client effectue un achat, le système de point de vente (POS) du magasin informe immédiatement le processeur de paiement ou l'acquéreur de l'entreprise et demande l'autorisation de la vente.
- L'acquéreur soumettra ensuite la demande à l'émetteur pour autorisation via le réseau de cartes.
- La banque émettrice examinera le compte du titulaire de la carte pour deux raisons principales :
- Vérification de la validité de la carte
- Vérifier la disponibilité des finances ou du crédit pour s'assurer qu'il y en a assez pour couvrir le prix d'achat.
- La banque acquéreuse recevra l'un des deux résultats de la banque émettrice :
- Vérifié par un code d'approbation : Si l'émetteur vérifie que la carte est légitime et dispose de fonds suffisants, l'émetteur réagira à la demande de l'acquéreur en autorisant la transaction. Un code d'autorisation sera fourni avec cette autorisation.
- Refusé avec un code d'erreur : L'émetteur notifiera l'acquéreur via un code d'erreur s'il considère que l'autorisation de la transaction est impossible pour l'une des raisons que nous évoquerons plus loin.
Dans la plupart des cas, l'autorisation de la carte ne prend pas plus de quelques secondes. Toutes les actions ci-dessus ont lieu dans la fraction de seconde entre l'insertion de votre carte dans le lecteur et l'écoute du message « approuvé » du lecteur.
Comment les autorisations de carte peuvent-elles échouer ?
Il est possible que les autorisations de cartes échouent pour des raisons économiques ou technologiques. Cependant, la plupart des processeurs en ligne informeront immédiatement les acheteurs si une transaction échoue. Un code d'erreur d'autorisation spécifie la raison de l'échec. Des codes d'erreur spécifiques à l'acquéreur sont utilisés. Un échec d'autorisation est le facteur le plus critique pour empêcher une vente de se concrétiser. Le numéro d'autorisation est requis avant que le vendeur n'envoie la marchandise ou ne termine la transaction.
De plus, si le numéro d'erreur indique un problème technique, il incombe généralement au fournisseur de le résoudre. Le vendeur peut subir des retards si l'acquéreur rencontre des difficultés techniques et a besoin de temps pour les résoudre. La plupart du temps, un problème avec les données introduites dans l'ordinateur est à blâmer. Une valeur saisie par erreur ou absente dans les paramètres ou la soumission en ligne pourrait être à blâmer. La responsabilité du vendeur ici est de résoudre le problème sans délai. Si un acheteur reçoit un code d'erreur financière, cela indique généralement un problème avec son compte.
Formulaire d'autorisation de carte de crédit
Il est logique pour une entreprise d'accepter les cartes de crédit, mais un formulaire d'autorisation de carte de crédit est-il nécessaire ? Bien que la grande majorité des Américains possèdent désormais au moins une carte de crédit, accepter le plastique n'est qu'une des nombreuses options ouvertes aux propriétaires d'entreprise. Vous devrez faire certains choix tels que les terminaux de paiement à utiliser, l'intégration ou non du panier d'achat d'une boutique en ligne et le logiciel de rétrofacturation à mettre en œuvre.
Utiliser ou non un formulaire d'autorisation de carte de crédit est un autre choix que vous devrez faire. Avant de décider si l'autorisation de carte de crédit est le choix approprié pour votre entreprise, vous devriez en savoir plus sur le contenu du formulaire.
Qu'est-ce qu'un formulaire d'autorisation de carte de crédit ?
Un formulaire d'autorisation de carte de crédit est un outil utilisé pour traiter les achats lorsqu'un titulaire de carte n'a pas sa carte de crédit physique avec lui. Ceci est utile pour les personnes qui n'ont peut-être pas leur carte de crédit avec elles lorsqu'elles effectuent une transaction. Ce formulaire d'autorisation agit essentiellement comme un substitut de carte de crédit, permettant à la transaction de se poursuivre.
À l'aide du formulaire d'autorisation de carte de crédit, le vendeur peut obtenir rapidement les données nécessaires du titulaire de la carte. Si l'acheteur fournit les détails de sa carte de crédit, le détaillant sera autorisé à utiliser cette carte pour de futurs achats.
De plus, un formulaire d'autorisation de carte de crédit sert de preuve que le titulaire de la carte dispose de suffisamment de liquidités sur son compte pour couvrir l'achat. Pour cette raison, le titulaire de la carte a fourni les informations nécessaires pour confirmer la transaction. Le processus d'approbation des achats commence par cette étape.
Un consommateur effectue un achat chez un détaillant et glisse ou plonge sa carte de crédit dans une machine. Lorsque la carte est plongée ou glissée, la transaction et les données associées sont communiquées rapidement. Les informations saisies dans le formulaire d'autorisation de carte de crédit sont transmises à l'institution financière qui gère les transactions.
Les informations suivantes sont requises pour un formulaire d'autorisation de carte de crédit :
- Nom complet du titulaire de la carte
- Lieu de facturation
- Coordonnées (y compris e-mail)
- Numéro de carte de crédit
- Date d'expiration de votre carte de crédit
- Valeur de vérification du code (CVV)
- Identifiant d'un compte bancaire, le cas échéant
- Le coût qui sera engagé
- Signature
Quand utiliser un formulaire d'autorisation de carte de crédit ?
Un accord de paiement préautorisé par carte de crédit aurait été présenté pour votre approbation avant de fournir votre autorisation finale lors de la configuration des paiements. En raison de la longueur de ces formulaires, de nombreux clients se contenteront de les scanner ou de cliquer sur « accepter » sans les lire attentivement.
Un cas d'utilisation populaire pour un accord de paiement préautorisé concerne les dépenses mensuelles récurrentes comme un forfait téléphonique, un service de streaming ou un abonnement aux nouvelles numériques.
De plus, la pré-autorisation des frais de chambre d'hôtel (également connue sous le nom de retenue) est une pratique courante lors de l'enregistrement. L'hôtel voudra toujours une carte de crédit au dossier en cas d'incidents, tels qu'un nettoyage supplémentaire ou des dommages, même si vous avez déjà payé la totalité de votre séjour avant votre arrivée. Dans certains cas, les suspensions peuvent continuer à être actives même après que vous ayez réglé votre compte.
En outre, un formulaire d'autorisation de carte de crédit est utilisé par certaines entités gouvernementales. Supposons que vous ayez choisi de renouveler votre passeport par la poste. La partie consacrée aux transactions monétaires servirait également de formulaire d'autorisation des transactions financières. De plus, les cartes de crédit seront débitées par le gouvernement après réception des demandes de passeport. Aussi, lisez Qu'est-ce que le solde/transfert d'une carte de crédit : comment ça marche, solde positif et négatif.
Alternatives au formulaire d'autorisation de carte de crédit
Le paiement par carte de crédit présente de nombreux avantages.
Selon le fournisseur de services, vous pourrez peut-être effectuer des paiements pour des choses comme Internet et les services publics en personne dans un magasin ou une banque, ou par mandats ou virements bancaires. Il peut être possible de créer un solde négatif sur votre compte de facturation en effectuant un prépaiement. Vous n'auriez aucune obligation financière ici jusqu'à ce que le solde de votre compte redevienne positif.
Vous pouvez également configurer des paiements préautorisés directement à partir de votre compte bancaire pour régler votre dette de carte de crédit par d'autres moyens, comme les paiements automatiques par carte de crédit. Le loyer peut être payé par carte de crédit via un certain nombre de services.
De plus, un formulaire d'autorisation de carte de crédit est généralement choisi car il vous fait gagner du temps ainsi qu'au commerçant et élimine le besoin de ces autres méthodes.
Formulaire d'autorisation de carte de crédit Hôtel
Pendant des décennies, les hôtels du monde entier ont été tenus par la loi de collecter les formulaires d'autorisation de carte de crédit auprès des clients. Néanmoins, les formulaires d'autorisation traditionnels ne sont plus aussi efficaces qu'avant. Un formulaire d'autorisation de carte de crédit au format papier ou PDF n'est plus conforme à la norme PCI, laissant un hôtel vulnérable aux rétrofacturations et aux amendes potentiellement massives. À quel point est-il énorme ? Les pénalités pour non-conformité PCI peuvent coûter à une entreprise entre 5,000 100,000 $ et XNUMX XNUMX $ par mois jusqu'à ce qu'elle soit en conformité. Cependant, il existe des options disponibles, et les hôtels seraient avisés d'en être conscients.
Qu'est-ce qu'un formulaire d'autorisation de carte de crédit d'hôtel ?
Un formulaire d'autorisation de carte de crédit d'hôtel est un morceau de papier qui permet à un client de séjourner dans un lieu lorsque quelqu'un d'autre ou un groupe le paie. Ils sont généralement utilisés pour payer une chambre, une salle de banquet, une salle de réunion, etc. lorsque le client n'a pas la carte sur lui mais est autorisé à l'utiliser par le titulaire de la carte.
De plus, un formulaire d'autorisation de carte de crédit est souvent utilisé pour payer les services et l'espace dans un hôtel par des clients professionnels, des parents payant pour leurs enfants, des organisateurs d'événements et d'autres personnes.
Dans le passé, les hôtels exigeaient que les titulaires de carte et le personnel envoient à plusieurs reprises des e-mails et/ou faxent des formulaires papier ou PDF dans les deux sens. Alors que de nombreux hôtels utilisent encore des formulaires PDF et papier, il existe désormais des alternatives en ligne sûres qui peuvent être utilisées pour transmettre les informations de carte de crédit. La solution d'autorisations numériques de Canary Technologies, par exemple, permet aux hôtels de créer facilement des formulaires d'autorisation cryptés auxquels les visiteurs peuvent accéder via des URL spéciales.
Quelles informations sont incluses dans un formulaire d'autorisation de carte de crédit d'hôtel ?
Un formulaire d'autorisation de carte de crédit d'hôtel doit contenir un certain nombre d'informations cruciales. Bien qu'il puisse y avoir quelques différences d'un hôtel à l'autre, la plupart des formes ont une structure similaire.
Passons maintenant en revue chaque élément de ce à quoi cela ressemble.
#1. Informations de base sur les clients
Le nom du titulaire de la carte, le numéro de la carte, l'adresse de facturation, le code postal de facturation, le code pays du code postal de facturation, l'indicatif régional du code postal de facturation, l'indicatif régional du code postal de facturation, l'indicatif régional du code postal de facturation, le code postal de facturation l'indicatif régional du code postal, l'indicatif régional du code postal de facturation et toute instruction spéciale pour le séjour doivent tous être inclus sur le formulaire d'autorisation.
#2. Données relatives à votre séjour
Vous n'aurez pas seulement besoin du nom, de l'adresse et du numéro de téléphone d'un invité ; vous aurez également besoin d'informations concernant leur séjour. Une caractéristique standard du formulaire d'autorisation de l'hôtel est un espace permettant au titulaire de la carte de spécifier les restrictions sur les types de frais pouvant être effectués à l'aide de la carte de crédit. Les frais d'hébergement et de boissons d'un client seront débités de sa carte de crédit uniquement s'il autorise spécifiquement l'hôtel à le faire.
Outre le numéro de confirmation et le type d'autorisation, d'autres informations peuvent être fournies dans cette section.
#3. Détails du mode de paiement
Le numéro de carte de crédit et la date d'expiration sont les prochains éléments d'information demandés sur un formulaire d'autorisation de carte de crédit. Numéro, date d'expiration et code de sécurité (CVV) sur une carte de crédit. Les marques de cartes de crédit acceptées (Visa, MasterCard, etc.) seront répertoriées ici, et il peut y avoir une case à cocher que le client doit sélectionner.
#4. Informations de facturation du titulaire de la carte
Les informations de facturation et l'adresse du titulaire de la carte figurent souvent dans la partie qui suit les détails de la carte de crédit. Dans la plupart des cas, vous devrez inclure votre nom complet, le nom de votre entreprise et votre adresse postale.
#5. Signature et reconnaissance
Un formulaire d'autorisation de carte de crédit d'hôtel, comme la plupart des autres documents juridiques, fournit un emplacement pour la signature du titulaire de la carte à la fin. Il peut également lui être demandé de confirmer que les coordonnées de la carte qu'il a fournies sont correctes et qu'il accepte d'utiliser la carte pour régler son séjour.
Formulaire d'autorisation de carte de crédit Hilton
Si vous souhaitez utiliser une carte de crédit dans un établissement Hilton mais que vous ne trouvez pas de formulaire d'autorisation générique en ligne, vous pouvez téléphoner à l'établissement dans lequel vous souhaitez séjourner et lui demander de vous en envoyer un par e-mail. À l'aide de ce formulaire, vous pouvez autoriser l'hôtel Hilton à débiter le tarif de votre chambre sur la carte de crédit d'un autre client ou à accepter le paiement du tarif de la chambre d'un autre client avec votre propre carte de crédit. Afin de s'enregistrer au Hilton, les clients doivent fournir les documents d'autorisation de carte de crédit que Hilton leur a envoyés. L'hôtel saura alors que la carte de crédit utilisée pour la réservation est légitime et non volée.
Que vous souhaitiez payer la salle de conférence d'un employé avec une carte de crédit d'entreprise ou offrir des vacances à quelqu'un en cadeau, un formulaire d'autorisation de carte de crédit Hilton peut vous aider. En outre, le numéro de confirmation de réservation, le numéro de carte de crédit, les noms et les coordonnées du client et du titulaire de la carte figureront tous sur le document. L'autorisation du titulaire de carte détaillera également les types de frais qu'il est d'accord d'avoir portés à sa carte ; par exemple, vous pouvez autoriser le paiement des frais de chambre sur la carte, mais demander au client de payer les frais accessoires. De plus, les documents doivent également être signés par le titulaire de la carte.
Comment remplissez-vous le formulaire d'autorisation de carte de crédit Hilton ?
Voici quelques étapes simples pour remplir le formulaire d'autorisation de carte de crédit Hilton.
- Utilisez le bouton Remplir et signer en ligne ou la case à cocher à côté de l'exemple de page de signature pour commencer.
- En utilisant les capacités complexes de l'éditeur, vous pouvez facilement modifier l'exemple de fichier PDF fourni.
- Veuillez fournir votre nom complet et une pièce d'identité officielle.
- Utilisez une coche pour indiquer la bonne réponse.
- Vérifiez l'exactitude de tous les champs modifiables en les remplissant deux fois.
- Le formulaire d'autorisation de carte de crédit pour le Hampton Inn peut être signé numériquement à l'aide de l'outil de signature.
- Une fois le document terminé, sélectionnez Terminé pour enregistrer vos modifications.
- Il est maintenant possible d'imprimer, d'enregistrer ou de distribuer le fichier.
- Si vous avez des questions, veuillez vous référer à la page d'assistance ou contacter notre équipe d'assistance.
Formulaire d'autorisation de carte de crédit Hyatt
Les clients qui souhaitent effectuer des réservations et payer par carte de crédit peuvent le faire en remplissant le formulaire d'autorisation de carte de crédit Hyatt. Passez un coup de fil à l'hôtel ou à un autre hébergement de votre choix pour garantir une réservation pour votre invité. Assurez-vous d'avoir un numéro de réservation/confirmation, la documentation nécessaire et le numéro de fax pour transmettre les informations de paiement avant de raccrocher le téléphone.
Comment remplir un formulaire d'autorisation de carte de crédit Hotel Hyatt
#1. Étape 1
Sélectionnez « PDF », « ODT » ou « Word » à droite du « Formulaire d'autorisation de carte de crédit Hyatt » pour télécharger une version PDF à remplir, Open Document Format (.odt) ou Microsoft Word (.doc) du former. Vous pouvez télécharger le même formulaire dans une variété de formats pour votre propre commodité. Le choix de la version à télécharger vous appartient entièrement.
#2. Étape 2
Vous ou votre invité devez contacter directement le Hyatt pour effectuer une réservation. Pour une communication efficace, cela devrait se faire par téléphone. Vous aurez besoin du numéro de fax de l'établissement et du numéro de confirmation de réservation pour lui envoyer ce formulaire. Tout en bas de la page se trouve un espace vide où vous pouvez taper le numéro de fax.
#3. Étape 3
Si vous remplissez un formulaire de réservation dans un lecteur PDF ou un navigateur compatible avec les formulaires, vous pouvez choisir le Hyatt spécifique dans un menu déroulant appelé « Hôtel ».
#4. Étape 4
Veuillez saisir le nom de la personne ou du groupe qui s'enregistrera à l'hôtel en utilisant ce numéro de confirmation de réservation dans la zone de texte intitulée « Nom de la personne/de l'entreprise/du groupe ou de l'événement ». Si cette réservation est effectuée dans le cadre d'un événement plus important (comme un salon professionnel), veuillez indiquer le nom de l'événement après le nom de la personne, de l'entreprise ou du groupe effectuant la réservation.
#5. Étape 5
Le numéro de confirmation qui vous a été donné lors de votre réservation par téléphone doit être saisi dans le champ « Numéro de confirmation de réservation ».
#6. Étape 6
Pour effectuer cette réservation, veuillez saisir la ou les dates d'arrivée ou d'événement du ou des invités en utilisant ce numéro de réservation dans la zone de texte appropriée.
#7. Étape 7
Trouvez votre adresse de facturation de carte de crédit sur votre relevé de carte de crédit et saisissez-la dans la case intitulée « Adresse de facturation de carte de crédit ». Les adresses incluent souvent le numéro du bâtiment, le nom de la rue et le numéro de la suite ou de l'unité, qui appartiennent tous ici. Veuillez indiquer la ville, l'état, le code postal et le pays de l'adresse de facturation dans l'espace prévu à cet effet.
Devriez-vous remplir un formulaire d'autorisation de carte de crédit ?
Le client et le commerçant bénéficient d'un formulaire d'autorisation de carte de crédit. Cependant, le principal avantage est la réduction du risque de fraude et de rétrofacturation pour les commerçants. Une rétrofacturation peut être utilisée pour annuler des frais frauduleux ou autrement douteux portés au compte d'un client.
Conclusion
Les formulaires de carte de crédit peuvent être utiles pour une grande variété d'entreprises. Cependant, un formulaire d'autorisation de carte de crédit est généralement utilisé par les organisations dont les services nécessitent des paiements récurrents, tels que les services d'abonnement, les boutiques en ligne et les agences de voyage. Que vous deviez ou non utiliser ces formulaires dépend de votre niveau de confort face aux dangers associés à l'acceptation de paiements sans carte de la part des clients.
Les moyens par lesquels les gens effectuent leurs achats évoluent et, par conséquent, les consommateurs anticipent désormais des options de paiement plus flexibles. Par conséquent, réfléchissez un peu au formulaire d'autorisation de carte de crédit.
FAQ sur le formulaire d'autorisation de carte de crédit
Les formulaires d'autorisation de carte de crédit sont-ils légaux ?
L'utilisation de formulaires d'autorisation de carte de crédit par les détaillants est recommandée. Ce n'est pas requis par la loi, mais vous devriez quand même en discuter avec votre avocat pour voir si c'est dans votre meilleur intérêt.
Devriez-vous remplir un formulaire d'autorisation de carte de crédit ?
Le client et le commerçant bénéficient d'un formulaire d'autorisation de carte de crédit. Le principal avantage est qu'il empêche les rétrofacturations et la fraude pour les entreprises. Une rétrofacturation peut être utilisée pour annuler des frais frauduleux ou autrement douteux portés au compte d'un client.
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Référence
