L'achat de produits et de services pour une entreprise auprès d'un fournisseur extérieur à l'entreprise est connu sous le nom d'approvisionnement d'entreprise. Le processus d'approvisionnement implique de localiser les choses, de négocier les conditions de la vente, d'acheter les marchandises, de les vérifier soigneusement et de conserver des enregistrements méticuleux de chaque étape. Vous pouvez maintenir le bon fonctionnement de l'entreprise pour laquelle vous travaillez en vous renseignant davantage sur l'approvisionnement des entreprises. Cet article vous expliquera ce qu'est l'approvisionnement dans le cycle économique, les types d'approvisionnement, la chaîne d'approvisionnement et en quoi il diffère de l'achat.
Qu'est-ce que l'approvisionnement dans les affaires
L'acte d'une entreprise qui achète un article ou un service à usage interne est connu sous le nom d'approvisionnement commercial. Afin de mener à bien leur routine, les entreprises achètent fréquemment des biens et des services. Par rapport aux grandes organisations, les petites entreprises effectuent souvent des achats de biens et de services beaucoup moins importants. Les matières premières, les fournitures d'entretien, les produits de consommation, les matériaux transformés, l'équipement de bureau, la conception de sites, les services de marketing et le recrutement ne sont que quelques exemples des biens et services qu'une entreprise peut acheter.
Comment fonctionne l'approvisionnement
La gestion des achats et des processus d'approvisionnement peut consommer un pourcentage important des ressources d'une entreprise. Généralement, les budgets d'approvisionnement fournissent aux responsables un montant fixe qu'ils peuvent utiliser pour acheter les produits ou services dont ils ont besoin. Étant donné que la capacité d'acheter des biens ou des services particuliers peut avoir un impact sur la rentabilité des opérations, le processus d'approvisionnement est souvent un élément important de la stratégie d'une entreprise. Les processus d'approvisionnement en biens et services sont souvent régis par des normes d'entreprise, qui sont souvent centralisées par des contrôles comptables de la division des comptes fournisseurs (AP). La préparation et le traitement d'une demande ainsi que la réception finale et l'approbation du paiement font tous partie du processus d'approvisionnement.
Cela peut englober un large éventail d'activités, y compris la recherche et la sélection des fournisseurs, l'établissement de normes, la négociation des prix et le contrôle des stocks. Par conséquent, pour un approvisionnement réussi, de nombreuses grandes entreprises peuvent avoir besoin de l'aide de quelques départements différents de l'entreprise. Le processus d'approvisionnement comprend plusieurs étapes, notamment :
- Sélection des biens et services nécessaires
- Remplissez un formulaire de demande d'achat et demandez des devis à plusieurs fournisseurs.
- Établissez un accord et un prix avec le fournisseur, puis terminez le bon de commande.
- Obtenez la livraison, puis effectuez le paiement.
Comptabilité des achats
Étant donné que l'approvisionnement implique l'achat de biens et/ou de services pour les objectifs de revenus de l'organisation, les dépenses d'approvisionnement sont généralement incluses dans la comptabilité financière d'une entreprise. Par conséquent, certaines entreprises peuvent employer un directeur des achats (CPO) pour superviser ces initiatives. Un CPO donc :
- Contrôle les exigences en matière d'approvisionnement
- Collabore avec les comptes fournisseurs pour garantir un paiement efficace et l'intégration des normes d'approvisionnement
- Participe à des équipes qui portent des jugements sur l'approvisionnement lorsqu'il y a plusieurs offres concurrentielles
Il existe différentes manières de diviser et d'examiner le traitement des achats. Ainsi, les entreprises et les industries gèrent l'acquisition des dépenses directes et indirectes de différentes manières. De plus, les entreprises qui vendent des biens par opposition aux entreprises qui fournissent des services géreront également les coûts différemment.
Cycle d'approvisionnement
Il y a plusieurs étapes dans le cycle de passation des marchés qui nécessitent une préparation et une exécution minutieuses. La stratégie d'approvisionnement de l'entreprise dépend en grande partie de chaque étape. Les six phases du cycle d'approvisionnement sont les suivantes :
#1. Cycle de planification des achats
À ce stade, le problème est reconnu et un examen préliminaire est effectué pour confirmer les spécificités du problème. Les exemples incluent le type de produit requis et la meilleure approche pour le problème à résoudre.
#2. Cycle d'approvisionnement de la définition des exigences
L'étape suivante après la planification est la définition des exigences. Un énoncé de travail est un document qui répertorie toutes les conditions préalables à la résolution de problèmes. C'est une phase importante car le cahier des charges montre à quel point les vendeurs potentiels appréhendent la problématique.
#3. Cycle d'approvisionnement
L'entreprise prendra alors contact avec le fournisseur et lui communiquera toutes les spécificités de l'approvisionnement, telles que les conditions générales, les dates de livraison et les spécifications du bien ou du service. Les fournisseurs inspecteront, enquêteront et soumettront une proposition en réponse à l'offre d'une entreprise.
#4. Cycle de passation des marchés d'évaluation et de sélection
L'entreprise choisira la meilleure offre parmi celles soumises par les fournisseurs après les avoir évaluées. La décision est prise en fonction de la clarté avec laquelle la solution est présentée dans la proposition.
#5. Cycle d'attribution des marchés
Le fournisseur sélectionné reçoit le contrat. Si l'entreprise veut plus de détails concernant un domaine particulier du plan, d'autres discussions auront lieu.
#6. Cycle d'approvisionnement de l'administration des contrats
Une fois le contrat délivré au fournisseur, il est crucial de le gérer afin de régler d'éventuels problèmes juridiques. L'objectif est de vérifier que le fournisseur respecte toutes les conditions du contrat. Tout à ce stade est géré, depuis les livraisons effectuées dans les délais jusqu'au coût des livrables.
Types d'approvisionnement
Les achats directs, indirects et de services sont les trois catégories différentes. L'utilisation d'un bon de commande ou d'un contrat pour obtenir des produits ou des services directement auprès d'un fournisseur est connue sous le nom d'approvisionnement direct. L'achat de produits ou de services auprès d'une source implique indirectement de passer par un intermédiaire, comme un agent ou un distributeur. Le processus d'achat de services auprès d'un fournisseur de services est appelé achat de services. Examinons les types d'approvisionnement suivants énumérés ci-dessous :
#1. Achats indirects
Le processus d'acquisition de biens et de services qui ne sont pas directement liés à l'activité principale de l'organisation est connu sous le nom d'approvisionnement indirect. Des articles comme les fournitures de bureau, les services de conciergerie et le matériel informatique sont tous des types d'approvisionnement indirect.
Il implique souvent un ensemble différent de procédures et de normes pour le choix des fournisseurs, et il est contrôlé par une équipe extérieure à l'équipe d'approvisionnement direct. L'approvisionnement indirect vise à accroître l'efficacité et à réduire les coûts sans sacrifier la qualité.
#2. Approvisionnement direct
Le processus d'achat de biens et de services directement auprès de fournisseurs qui font partie de la chaîne d'approvisionnement de votre entreprise est appelé approvisionnement de premier niveau ou approvisionnement direct. En d'autres termes, l'approvisionnement direct fait référence à la pratique consistant à acheter des biens ou des services directement auprès d'un fournisseur ou d'un fabricant, généralement sans recourir à un intermédiaire. Les types d'approvisionnement direct présentent divers avantages, notamment des prix moins chers et un meilleur contrôle de la qualité. Les types d'approvisionnement direct peuvent également présenter certains inconvénients, tels que de longs délais et moins de flexibilité.
#3. Achats de services
Le processus d'obtention de services auprès d'un tiers est connu sous le nom d'approvisionnement en services. La principale distinction entre l'achat de produits et celui de services est qu'avec les services, vous achetez une certaine fin ou un certain résultat par opposition à une marchandise tangible. Avant d'acheter des services, il est crucial de déterminer exactement ce que vous attendez du fournisseur. Vous pouvez commencer à créer des critères d'évaluation des fournisseurs de services possibles une fois que vous avez une bonne compréhension de vos demandes.
Qu'est-ce que l'approvisionnement dans la chaîne d'approvisionnement
Un service d'approvisionnement performant contribue à accroître la rentabilité de l'entreprise. L'approvisionnement est un élément essentiel de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Il s'agit notamment de l'approvisionnement, du marchandage, de l'achat et du suivi des fournitures en plus de l'approvisionnement en biens et services. Alors que les améliorations technologiques nous ont poussés vers un style de vie trépidant ces dernières années, l'importance de l'approvisionnement dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement a augmenté. Même si nous avons parcouru un long chemin depuis l'époque des enregistrements physiques de chaque achat, il est toujours crucial de choisir avec soin les produits et services nécessaires aux transactions commerciales.
Indicateurs clés de performance des achats :
Une organisation doit adhérer régulièrement à un certain nombre de KIP pour améliorer l'efficacité du processus d'approvisionnement, suivre les progrès et aligner l'équipe sur les objectifs commerciaux. Ces KPI comprennent les éléments suivants :
- Temps de cycle d'un bon de commande
- Délais, taux de défauts et disponibilité des fournisseurs
- Nombre de vendeurs
- Précision d'exécution
- ROI du processus d'approvisionnement
Étapes du processus d'approvisionnement :
- Identification : la première étape est l'identification, au cours de laquelle une équipe d'approvisionnement détermine le besoin initial de l'organisation en produits et articles spécifiques. Un réapprovisionnement peut être nécessaire pour les produits neufs ou déjà commandés.
- Soumission de la demande : l'équipe d'approvisionnement doit soumettre une demande officielle à l'entreprise avec des détails concernant l'article, la quantité et le prix pour tout achat de produits à volume élevé. Suite à l'approbation de l'équipe des finances, l'équipe des achats peut procéder au plan d'achat.
- Évaluation des fournisseurs : l'équipe doit décider quelles choses doivent être achetées avant de déterminer les fournisseurs auprès desquels effectuer des achats.
- Négociation : L'équipe d'approvisionnement négocie avec le vendeur pour baisser le prix au meilleur prix ou pour renégocier la vente après avoir reçu le devis.
- Bon de commande : Une fois la quantité et le prix convenus, un bon de commande est créé avec toutes les spécificités de la commande spécifiées pour que le fournisseur l'exécute.
- Inspection des produits fournis : l'équipe d'approvisionnement doit examiner la quantité de produits fournis et toute marchandise endommagée une fois qu'ils ont été livrés.
- Génération de factures et tenue de registres : une fois les marchandises livrées, une facture est créée et le personnel financier de l'organisation la paie.
Approvisionnement vs Achats
Les mots approvisionnement et achat semblent signifier la même chose en langage courant. Cependant, ils sont loin de l'être en entreprise. Bien qu'ils aient tous deux certains parallèles, l'un s'intéresse davantage aux tâches transactionnelles et l'autre au processus d'approvisionnement stratégique en produits. Dans les discussions sur l'approvisionnement par rapport à l'achat, la confusion n'est pas inhabituelle. En réalité, cette distinction n'a pas vraiment d'importance pour les petites entreprises. Ne pas comprendre la distinction entre les deux, cependant, pourrait nuire à votre entreprise à mesure qu'elle se développe. Ici, nous examinons cette distinction plus en détail.
Qu'est-ce que les achats en entreprise ? Approvisionnement vs Achats
La procédure utilisée chaque fois que votre entreprise ou organisation acquiert des articles ou des services pour atteindre ses objectifs est appelée achat. Si cela est fait avec les fonds de l'entreprise, le paiement des salaires du personnel, la location de nouveaux bureaux ou même l'achat d'un nouveau micro-ondes pour le garde-manger du bureau sont tous considérés comme des achats.
Qu'est-ce que l'approvisionnement en entreprise ? Approvisionnement vs Achats
L'approvisionnement, la négociation et la sélection de biens et de services qui revêtent généralement une plus grande importance pour l'organisation sont appelés achats dans un langage plus technique. Une méthode plus délibérée d'acquisition de biens et de services dans l'entreprise est l'approvisionnement.
Principales différences entre les achats et l'approvisionnement
Tout en travaillant dans un environnement similaire, les achats et l'approvisionnement ne sont pas la même chose. Pour avoir un système efficace en place, il est essentiel d'avoir une compréhension approfondie de la façon dont les deux varient. Voici quelques distinctions clés entre les achats et (vs) les achats :
#1. Buts
L'achat se concentre sur le prix de votre commande, tandis que l'approvisionnement se concentre sur la valeur générée et le coût total de possession.
#2. Prix et valeur
L'approvisionnement des entreprises est davantage axé sur la valeur à long terme que les produits ou services achetés apportent à l'entreprise. D'un autre côté, l'achat est axé sur le prix ou le coût des matériaux souhaités.
#3. Partenariat fournisseur
L'établissement de liens avec les fournisseurs n'est généralement pas une priorité absolue dans la gestion des achats, car cela ne fonctionne qu'avec la base de fournisseurs actuelle. D'autre part, l'une des principales responsabilités de la gestion des achats est de développer des partenariats de coopération à long terme avec des fournisseurs recrutés de manière stratégique.
#4. Focus transactionnel VS relationnel
Une autre différence entre les procédures d'achat et d'approvisionnement est que les processus d'achat sont relationnels, tandis que les processus d'approvisionnement sont transactionnels.
#5. Approche : proactive ou réactive
Les processus, les justifications et les objectifs des deux indiquent que l'approvisionnement adopte une approche proactive tandis que l'achat est plus réactif. Dans la mesure où ils impliquent un niveau supérieur de planification et de stratégie avant, pendant et après l'obtention des ressources nécessaires, les processus d'approvisionnement sont proactifs.
#6. Évaluation et atténuation des risques
En tant qu'activité strictement transactionnelle, l'achat ne permet pas d'évaluer et de réduire les risques. Lors de ses interactions avec des vendeurs ou des fournisseurs, une organisation peut être confrontée à un certain nombre de risques liés à la chaîne d'approvisionnement. Risque opérationnel, risque financier, risques liés à la sécurité des données, etc.
#7. Séquence des opérations
Le flux de processus d'approvisionnement est nettement plus complexe que celui d'achat. Cela implique tout, y compris l'identification des exigences, l'approvisionnement, la clôture du contrat et la tenue de registres. La commande, l'expédition et le paiement sont les trois étapes qui constituent la majorité du processus d'achat.
Quels sont les 5 éléments principaux de l'approvisionnement ?
Chacun d'entre eux offre une part du secret d'un approvisionnement réussi :
- Flux de la chaîne d'approvisionnement
- Gestion des risques fournisseurs
- Développer une capacité d'analyse prédictive
- Une base de données fournisseurs centralisée
- Intégration dans le système d'innovation collective de l'entreprise.
Quels sont les 4 principaux rôles de l'approvisionnement ?
L'approvisionnement, la négociation, la gestion des contrats et la gestion des relations avec les fournisseurs sont les quatre principales fonctions de l'approvisionnement.
Quel est le but de l'approvisionnement ?
Une variété d'actions sont incluses dans la fonction commerciale cruciale de l'approvisionnement, qui aide une organisation à acquérir des biens et des services. L'objectif de l'approvisionnement est de trouver des fournisseurs à des coûts compétitifs qui offrent la plus grande valeur.
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Bibliographie
