Rien dans la vie n'est certain, sauf la mort et les impôts, ou c'est ce que dit le vieil adage. Même si vous devez faire face à la préparation des déclarations de revenus chaque année, cela ne devient jamais plus facile. Après tout, peu de particuliers créent une entreprise parce qu'ils aiment remplir des formulaires fiscaux (à moins qu'ils ne se lancent dans le domaine de la comptabilité, bien sûr). C'est à vous de décider de l'ampleur d'une saison de taxes de nuisance. Les entreprises qui se préparent pour la saison des impôts en rassemblant à l'avance tous les documents et dossiers nécessaires (et peut-être même en employant un expert fiscal pour aider à la déclaration) auront un temps d'arrêt minimal. Si vous ne collectez pas les données à l'avance, vous serez stressé d'essayer de trouver des documents et des e-mails importants pour respecter les délais de dépôt. Dans cet article, nous verrons à quoi sert W9 en entreprise, dans une organisation à but non lucratif, et comment remplir le formulaire.
Qu'est-ce que W9 ?
Un formulaire W9 est un formulaire IRS qui est utilisé pour donner le numéro d'identification fiscale (TIN) d'une personne à son payeur ou à toute personne chargée de faire une déclaration de renseignements auprès de l'IRS. Le formulaire W9 est appelé formulaire de demande de numéro d'identification fiscale et de certification par son nom complet.
Un W9 est utilisé par une entreprise pour déclarer les paiements effectués à des sous-traitants, des pigistes et d'autres fournisseurs à l'Internal Revenue Service. Quel formulaire (W-9 ou W-4) devez-vous remplir ? La réponse variera si vous êtes un entrepreneur indépendant ou un employé.
De plus, une demande de numéro d'identification fiscale et de certification, ou formulaire W9, est utilisée par une entreprise pour acquérir des informations fiscales auprès de pigistes, de consultants et d'autres fournisseurs. Le formulaire W-9 doit être rempli par l'entrepreneur ou le fournisseur et envoyé à l'entreprise qui les paie.
Quelles informations se trouvent sur le formulaire W-9 ?
Votre nom tel qu'il apparaît sur votre déclaration de revenus apparaît sur la première ligne. Cette section est simple si vous êtes un particulier et que vous inscrivez vos revenus d'emploi contractuel à l'annexe C, Bénéfice ou perte d'entreprise. Votre propre nom doit figurer sur la ligne 1 si vous êtes un propriétaire unique ou une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (LLC). Si vous déposez en tant que société de personnes, une LLC avec de nombreux membres, une société C ou une société S, utilisez le nom légal de la société.
De plus, si vous possédez une entreprise, vous pouvez l'inscrire ici sur la deuxième ligne. La ligne 2 est l'endroit où les propriétaires uniques et les sociétés à responsabilité limitée à un seul membre doivent inscrire leur entreprise ou leur nom "faisant affaire sous" (DBA). La ligne 2 est l'endroit où une société de personnes, une LLC à plusieurs membres, une société C ou une société S doit indiquer son nom commercial, son DBA ou d'autres noms alternatifs.
Dans la troisième section, vous indiquerez comment le particulier ou l'entreprise à la ligne 1 est imposé par le gouvernement fédéral. Veuillez n'en choisir qu'un. Si vous sélectionnez l'option Société à responsabilité limitée, vous devrez justifier du statut fiscal de votre entreprise. Vous pouvez choisir entre :
- Fiducie/ Succession
- Individuel/Propriétaire unique ou SARL unipersonnelle
- S corporation
- LLC
- Société C
- Partenariat
À la ligne 4, vous pouvez insérer un code pour expliquer pourquoi vous êtes exempt de retenue à la source.
De plus, votre adresse doit figurer à la ligne 5. Veuillez fournir votre adresse complète, y compris les numéros d'appartement ou de suite. Votre adresse (ville, état et code postal) est sur la ligne 6. L'IRS enverra votre 1099-NEC ou 1099-MISC à cette adresse. De plus, si vous avez l'intention de soumettre vos impôts, vous voudrez inclure ces données.
Qui a besoin de remplir un W9 ?
Un formulaire W9 doit être rempli par tout entrepreneur indépendant dont les revenus annuels dépasseront 600 $. Un W9 est également requis pour toute personne qui reçoit plus de 600 $ de revenus annuels non imposés provenant de redevances, de loyers, de prix et de récompenses.
Au lieu de remettre les W9 à l'IRS, l'entreprise qui les demande les conserve dans ses dossiers pour la période des impôts. Les situations suivantes nécessitent un formulaire W9 :
- Les prêteurs annulent ou réduisent considérablement les dettes telles que les soldes de cartes de crédit et les paiements d'intérêts hypothécaires.
- Lorsqu'une entreprise doit embaucher un travailleur qui rapportera plus de 600 $ de revenu, elle se tourne vers des entrepreneurs indépendants.
- Transaction immobilière, telle que la vente d'une maison ou d'un autre bien, à laquelle participe un contribuable.
- Une institution financière qui gère le portefeuille d'investissement d'un contribuable.
Comment remplir un W9
Si remplir des formulaires fiscaux vous donne la chair de poule, ne vous inquiétez pas ; Le formulaire W-9 est l'un des documents IRS les plus simples. Nous vous montrerons la bonne façon de le terminer. Le site Web de l'IRS contient toutes les pages du formulaire W-9. En outre, le formulaire IRS peut être accompagné de son propre ensemble d'instructions. Voici quelques étapes simples sur la façon de remplir un W9.
#1. W-9, Ligne 1
Tapez votre nom exactement tel qu'il apparaît sur votre déclaration de revenus.
#2. W-9, Ligne 2
Si le nom de votre entreprise ou le nom de votre « entité » diffère de celui que vous avez utilisé à l'étape 1, insérez-le ici. Si vous êtes un propriétaire unique mais que vous ne souhaitez pas utiliser votre propre nom lors de la promotion de votre entreprise, vous pouvez utiliser un nom fictif en « faisant affaire » autrement. C'est l'endroit pour taper ce surnom.
Les sociétés unipersonnelles à responsabilité limitée sont souvent oubliées. De plus, la classification des entreprises individuelles et des sociétés S en tant qu'entités ignorées n'est jamais utilisée.
#3. W-9, Ligne 3
Veuillez indiquer si votre entreprise est une entreprise individuelle, une société de personnes, une société par actions, une société à responsabilité limitée, une fiducie, une succession ou « autre » aux fins de l'impôt fédéral. Une seule catégorie doit être sélectionnée, alors assurez-vous de cocher la bonne case.
De plus, dans le cadre des instructions pour le formulaire W9, l'IRS fournit un tableau récapitulatif pour vous aider à décider quelle organisation commerciale répertorier.
#4. W-9, Ligne 4
Exemptions. Il est probable que vous laisserez simplement ces champs vides. Il existe cependant les deux cas suivants :
- Dans certaines circonstances, le champ « Code du bénéficiaire exonéré » doit être utilisé pour indiquer que le bénéficiaire est exempté de la retenue de réserve, comme dans le cas des sociétés. Les bénéficiaires exonérés et leurs codes respectifs, ainsi que les catégories de paiements qui nécessitent ces codes, sont détaillés dans les instructions du formulaire W-9. Le code « 5 » serait saisi sur un W-9 par les sociétés qui ont reçu des paiements d'intérêts ou de dividendes.
- Le champ "Exemption du code de déclaration FATCA" est destiné aux bénéficiaires qui sont exemptés de produire des déclarations de revenus en vertu de la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). La plupart des entrepreneurs indépendants ne rentrent dans aucune de ces catégories.
#5. W-9, lignes 5-6
Votre adresse postale, votre ville, votre état et votre code postal sont tous nécessaires. Utilisez l'adresse postale indiquée dans votre déclaration de revenus. Par souci de simplicité, disons que vous êtes un propriétaire unique qui loue des bureaux mais qui déclare ses impôts en utilisant son adresse personnelle. Dans ce cas, vous devez fournir votre adresse personnelle sur le formulaire W-9 afin que l'IRS puisse faire correspondre plus facilement vos 1099 et 1040.
De plus, le formulaire W9 pourrait être le seul mécanisme par lequel une entreprise obtient vos données individuelles. Lorsque vous êtes enregistré en tant que fournisseur dans leurs dossiers, ces informations peuvent être saisies dans leur système comptable et vous pouvez recevoir votre 1099 ou d'autres formulaires fiscaux par la poste à cette adresse.
#6. W-9, Ligne 7
L'identification du demandeur par son nom et son code postal est facultative. Cochez cette case si vous souhaitez un enregistrement des entités avec lesquelles vous avez partagé votre numéro d'identification fiscale.
De plus, au bas de cette première partie du formulaire W-9, vous pouvez inclure des numéros de compte si nécessaire. Pour identifier un utilisateur spécifique dans le système du client, fournissez son numéro de compte ici. Vous pourriez être invité à remplir un formulaire W-9, par exemple. Étant donné que vous êtes le fournisseur n° 45 dans leur système, il se peut que l'on vous demande d'écrire ce numéro ici.
#7. W-9, partie I
L'IRS appelle la section suivante Partie I. Si vous êtes un propriétaire solo, entrez votre propre numéro de sécurité sociale ici ; si vous êtes une société ou une autre entité commerciale, fournissez votre numéro d'identification d'emploi (EIN).
Alors que certaines entreprises individuelles ont des EIN, l'IRS conseille aux particuliers d'utiliser leur SSN à la place lorsqu'ils remplissent le formulaire W-9. Si vous produisez vos impôts en utilisant votre numéro de sécurité sociale, il sera plus simple de faire correspondre les 1099 que vous recevez avec votre déclaration de revenus.
Que faire si vous n'avez pas encore d'EIN pour votre entreprise ? Le formulaire W-9 est toujours disponible pour être complété. L'IRS demande aux contribuables de remplir la demande de TIN et de noter «demandé» dans le champ approprié. Jusqu'à ce que vous fournissiez ce numéro, vous serez soumis à une retenue de réserve, alors recevez-le dès que possible. Le site Web de l'IRS est l'endroit où vous devez vous rendre pour demander un EIN. Pour plus d'informations sur la retenue de réserve, veuillez vous référer à la partie II de l'étape 8 ci-dessous.
#8. W-9, partie II
Avant de signer le formulaire W-9, vous devez vérifier l'exactitude des informations fournies dans la partie II. Si vous soumettez sciemment une fausse déclaration de revenus, vous pourriez faire face à de graves conséquences, notamment des amendes et peut-être des peines de prison. Vous devez jurer (sous peine de parjure) que les déclarations suivantes sont vraies avant de signer le formulaire W-9.
- Je certifie que le numéro d'identification fiscale indiqué ici est le mien (ou que j'en demande un actuellement). Des numéros légaux d'identification fiscale doivent être utilisés. Mentir sous serment en utilisant un numéro d'identification fiscale "emprunté", volé ou fabriqué entraîne de lourdes sanctions.
- Je n'ai pas à m'inquiéter de la retenue à la source parce que (a) la loi m'en exempte spécifiquement, (b) l'IRS ne m'a pas informé que je devais déclarer tous mes intérêts et dividendes, ou (c) l'IRS a informé moi que je ne suis plus soumis à la retenue de sauvegarde.
- Je suis un résident légal ou un citoyen des États-Unis. Si vous êtes un résident permanent légal, vous êtes en sécurité. L'Internal Revenue Service classe également comme « personne américaine » toute succession ou fiducie nationale, ainsi que tout partenariat, société, entreprise ou association constituée ou structurée en vertu de la loi américaine. Lisez attentivement les instructions du formulaire W-9 si votre entreprise est associée à un partenaire étranger. Le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 peut être nécessaire pour les citoyens non américains.
- Je confirme que le ou les codes d'exemption FATCA que j'ai fournis sur ce formulaire sont exacts. Celui-ci, pertinent pour la loi sur la conformité fiscale des comptes étrangers, n'est probablement pas quelque chose sur lequel vous devez insister.
A quoi sert un W9 en entreprise ?
Les informations présentées sur les formulaires W9 sont utilisées par une entreprise pour préparer et soumettre le formulaire 1099, une déclaration de renseignements fiscaux utilisée par les entrepreneurs indépendants pour enregistrer les revenus, et par l'IRS pour surveiller la déclaration des revenus gagnés par les non-employés.
Les employeurs qui ont des travailleurs sont légalement tenus par la loi de retenir une partie du salaire de leurs employés pour payer la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Cependant, les entrepreneurs indépendants sont responsables de remplir leurs propres déclarations de revenus et n'ont souvent aucun impôt retenu sur leur salaire. Pour cette raison, les entreprises doivent émettre des formulaires 1099 à tous les pigistes, consultants et entrepreneurs indépendants payés plus de 600 $ au cours d'une année d'imposition donnée.
Il est recommandé à tous les entrepreneurs indépendants, par exemple, de produire un formulaire W9 entièrement rempli avant de commencer à travailler avec votre entreprise. Cela vérifie la légitimité de l'entrepreneur et fournit à votre entreprise les données dont elle a besoin à des fins de comptabilité et de reporting.
W9 pour les associations
De nombreux dirigeants du secteur à but non lucratif sont susceptibles d'être frustrés par le fait que leurs organisations doivent pratiquement respirer la bureaucratie afin de conserver leur statut d'exonération fiscale et d'atteindre leurs objectifs. Aussi, lisez COMMENT DÉMARRER UNE ORGANISATION À BUT NON LUCRATIF EN 2023 : Guide étape par étape.
Alors que la version à but non lucratif du formulaire W9 ajoute encore un autre formulaire à la pile sans fin, au moins il est facile à comprendre et à remplir.
Qu'est-ce que le formulaire W9 pour les organisations à but non lucratif ?
La « Demande de numéro d'identification fiscale et de certification » (formulaire W-9) est le document à utiliser lorsqu'une autre entreprise ou un organisme gouvernemental demande le NIF de votre organisation à but non lucratif. Lors de l'inscription auprès de l'IRS pour un EIN à l'aide du formulaire SS-4, une organisation à but non lucratif reçoit un TIN en même temps. Bien qu'il s'agisse de la donnée la plus importante transmise, le formulaire comprend également :
- Le nom de votre organisation à but non lucratif
- L'adresse de l'organisme
- Le type d'entité
- Le NIF de l'organisation
Qu'est-ce qu'un W9 utilisé pour les organisations à but non lucratif
Si votre organisation à but non lucratif doit partager son numéro d'identification fiscale (et les informations qui l'accompagnent) avec une autre organisation afin qu'elle puisse déposer une déclaration de renseignements auprès de l'IRS, vous devrez remplir W9. Le numéro d'identification fiscale (TIN) de votre entreprise peut être requis pour diverses utilisations, telles que :
- Vous recevez de l'argent d'une autre société.
- Transitions organisationnelles et immobilières
- Paiement du principal de l'hypothèque
- Acheter, vendre ou céder un bien
- Allégement de la dette
- La cotisation au compte Investir dans la retraite
Comment remplir un W-9 pour une société à but non lucratif
Les détails suivants expliquent comment remplir les sections pertinentes du formulaire W9 pour une société à but non lucratif.
- Prénom. Donnez le nom légal complet de l'organisation tel qu'il apparaît sur les formulaires IRS 990 et autres documents organisationnels.
- Nom commercial/nom d'entité ignoré. Vous devez inclure un "dba" ou un nom commercial ici si votre organisation à but non lucratif opère sous un nom autre que celui indiqué dans ses statuts. Laissez ce champ vide si votre organisation n'utilise pas de dba.
- Classement fiscal fédéral. Choisissez « autre » et écrivez « Société à but non lucratif exemptée en vertu de la section du code IRS ____ ». pour la désignation fiscale fédérale. Entrez 501(c)(3) pour connaître le statut d'exonération fiscale de votre organisation.
- Dérogations. Entrez un code ici pour éviter de produire un rapport de retenue à la source ou un rapport de la Foreign Account Tax Compliance Act. Les entreprises éligibles en vertu de l'article 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code peuvent ignorer cet article. Consultez les instructions pour le formulaire IRS W-9 ou parlez à un comptable si vous avez des questions sur les exemptions.
- Adresse. Veuillez remplir les sections suivantes avec l'adresse postale de votre organisation.
- Numéro d'identification fiscale. Aux fins de l'impôt fédéral, le TIN ou l'EIN d'une organisation à but non lucratif est comme le numéro de sécurité sociale d'une personne. Le dépôt du formulaire IRS SS-4 donnera à votre organisation à but non lucratif un EIN s'il n'en a pas déjà un. Un EIN peut être demandé en ligne et obtenu instantanément. Si vous avez un EIN, vous pouvez remplir le formulaire W-9 avec ces informations. Vous pouvez indiquer "demandé" sur le formulaire W-9 si vous avez demandé un EIN mais ne l'avez pas encore obtenu. Ne fournissez pas votre numéro de sécurité sociale dans les espaces prévus.
- Attestation. Mettez votre nom et la date sur la déclaration. Vous pouvez être sûr que vous n'avez pas fait l'objet d'une retenue à la source car vous avez fourni le bon numéro d'identification fiscale.
Est-ce qu'un W9 est le même qu'un 1099 ?
Les entrepreneurs remplissent un formulaire W-9 pour donner leurs informations à l'entreprise pour laquelle ils travaillent, et l'entreprise utilise ensuite ces informations pour remplir un formulaire 1099 afin de déclarer les revenus annuels de l'entrepreneur à l'IRS.
Comment un W9 affectera-t-il mes impôts ?
L'employeur ne retiendra aucun de vos impôts si vous soumettez un W-9. Vous devez vous assurer que les impôts corrects sont payés au gouvernement. Cependant, vous devez également couvrir les moitiés employeur et employé des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
Conclusion
Si vous êtes un travailleur contractuel, un pigiste ou un entrepreneur solo, vous avez besoin d'un formulaire W9 pour déclarer vos impôts. Votre employeur n'a aucune obligation de retenir des impôts sur vos chèques de paie, et en remplissant un W9, vous confirmez que vous serez responsable de le faire vous-même.
Cependant, vous ne devez pas soumettre ce formulaire à l'Internal Revenue Service. Vous le remettez aux employeurs solliciteurs. Remplir un W9 est simple, mais vous devez toujours faire une dernière vérification pour vous assurer que tout est correct. Si vous avez besoin d'aide pour comprendre vos formulaires fiscaux, vous pouvez consulter un fiscaliste.
FAQ
Puis-je refuser de remplir un W9 ?
Oui, vous avez le droit de refuser de remplir un formulaire W-9 si vous avez des doutes sur la légitimité de l'entreprise qui le demande. Ne vous précipitez pas pour remplir un W-9 si l'entreprise ne l'utilise pas à des fins fiscales. De plus, les travailleurs à temps plein sont dispensés de remplir un formulaire W-9.
Que se passe-t-il si je ne dépose pas de W9 ?
Pour chaque formulaire qui ne se présente pas, une amende de 50 $ à 270 $ peut être imposée. Cependant, si vous êtes le bénéficiaire, l'entrepreneur ou le fournisseur d'une entreprise, vous devez remplir un formulaire W-9 ou faire face à des amendes potentielles de l'IRS.
Combien pouvez-vous gagner sans W9 ?
Toute personne ou organisation qui reçoit plus de 600 $ en paiements de votre petite entreprise au cours de l'année d'imposition particulière doit remplir un formulaire W-9.
Pourquoi quelqu'un aurait-il besoin d'un W9 de votre part ?
Dès que vous commencez à travailler avec un client ou une organisation en tant qu'entrepreneur, ils doivent vous demander un formulaire W-9. Les informations sur le formulaire indiquent au recruteur s'il doit ou non déposer 1099 en votre nom auprès de l'IRS.
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