Les factures sont un élément essentiel de toute entreprise. Ils sont utilisés pour suivre les ventes, enregistrer les paiements et gérer les stocks. Mais qu'est-ce qu'une facture exactement ? Et quelles informations doit-il inclure ?
Dans cet article, nous répondrons à toutes vos questions sur les factures. Donc, que vous soyez un propriétaire d'entreprise qui découvre les factures ou que vous recherchiez simplement un rappel, lisez la suite pour tout ce que vous devez savoir.
Qu'est-ce qu'une facture exactement
Une facture est un document commercial horodaté qui répertorie les détails d'une transaction entre un acheteur et un vendeur et l'enregistre. La facture détaille souvent les conditions du contrat et énumère les modes de paiement acceptables si les biens ou les services ont été acquis à crédit.
Les fondamentaux d'une facture
Une facture doit clairement s'identifier comme telle au recto du document. Il a souvent un numéro de facture, une identité distinctive qui peut être utilisée pour des références internes et externes. Les factures incluent souvent les coordonnées du vendeur ou du prestataire de services en cas de problème de facturation.
Sur la facture, les conditions de paiement peuvent être indiquées avec les remises applicables, les informations de paiement anticipé ou les frais financiers pour les retards de paiement. Il affiche également le coût de chaque unité, le nombre total d'unités achetées, les frais de transport, de manutention et d'expédition, ainsi que les taxes applicables, et il répertorie le montant total dû.
La valeur de la date de facturation
La date de facturation indique l'heure et la date auxquelles les articles ont été facturés et la transaction a été formellement documentée. Étant donné que la date de la facture détermine la période de crédit et la date d'échéance de la facture, elle contient des informations importantes sur les paiements. Ceci est particulièrement important pour les entreprises qui accordent du crédit. La date d'échéance réelle de la facture est généralement de 30 jours après la date de facturation. De même, les entreprises qui offrent aux clients le choix de retourner des articles ont généralement un délai basé sur un nombre spécifique de jours suivant la preuve d'achat, comme indiqué sur la facture.
Facturation électronique
Les particuliers et les entreprises ont trouvé plus simple de s'appuyer sur la facturation électronique comme alternative aux papiers papier depuis l'aube de l'ère informatique. La facturation électronique, souvent appelée facturation électronique, est un type de facturation électronique utilisé pour créer, stocker et suivre les enregistrements liés aux transactions entre les parties et garantir que les conditions de leurs contrats sont respectées.
À quoi sert une facture
Les factures sont plus qu'un simple enregistrement formel qui contient les détails nécessaires pour demander des paiements aux clients. Ils peuvent vous aider à maintenir l'organisation et une apparence professionnelle lors de la soumission de vos impôts. Voici les principales justifications pour lesquelles les factures sont nécessaires :
#1. Facilite une comptabilité précise
Pour faciliter le suivi des ventes, les factures gardent une trace de l'argent entrant. Ils enregistrent quand un produit a été vendu ou quand un projet a été terminé, ainsi que le montant d'argent gagné. Ces informations sont nécessaires pour tenir des registres comptables précis et pour additionner les revenus et les dépenses afin de déterminer des paramètres importants tels que le bénéfice net, la marge nette et le taux de rotation des actifs.
#2. Offre une Défense Juridique
Que feriez-vous si un client affirmait à tort que vous n'aviez pas livré les produits comme promis ? Ou que se passe-t-il si un client refuse de vous payer pour les services que vous avez fournis ?
Vous êtes sauvé par une facture professionnelle qui fonctionne comme un document légal. Des factures correctes peuvent protéger votre entreprise des réclamations frivoles. Les clients paient généralement des factures non signées sans aucun problème.
Cependant, les factures doivent porter une signature pour être considérées comme officielles si vous voulez qu'elles soient considérées comme des documents légaux. La preuve que les deux parties ont compris les règles commerciales et ont accepté de les respecter est une facture signée avec toutes les informations nécessaires. Il sert d'enregistrement fiable de la transaction qui prouve le droit du vendeur à une indemnisation.
#3. Simplifie la préparation des déclarations
Les factures prennent en charge les informations que vous incluez sur vos formulaires fiscaux et agissent comme une source de données fiable pour les audits. Lorsque vous documentez et conservez toutes vos factures, le dépôt des taxes devient un processus sans tracas dans n'importe quel pays. Par exemple,
L'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis conseille aux entreprises de conserver la documentation nécessaire pour justifier les revenus, les crédits et les déductions figurant sur les déclarations de revenus pendant au moins sept ans après la date de dépôt des déclarations. L'IRS a le droit de vérifier les déclarations et de demander à voir tous les documents justificatifs. Une déclaration fiscale précise et la préparation à l'audit sont faciles si votre entreprise conserve un enregistrement organisé de ses factures de vente.
#4. Aide à l'analyse commerciale
Parce que les factures servent d'enregistrement des ventes que vous avez réalisées, elles incluent des détails importants comme les prix unitaires de vos produits ou services, la somme totale et les dates auxquelles les transactions ont eu lieu, etc. Ces enregistrements vous donnent des informations sur les achats des consommateurs. les tendances, les habitudes de paiement et les périodes de pointe d'achat.
Best-sellers, époques et bien plus encore. Prévoir la demande et créer des tactiques de marketing efficaces vous aide à ajuster votre inventaire afin que les bons clients reçoivent les bons produits au bon moment.
Types de factures
Voici quelques formes typiques de factures :
#1. Un exemple de facture
Il s'agit d'une facture envoyée par le vendeur à l'acheteur avant qu'il ne propose un produit ou un service. Il comprend des faits sur le coût prévu du produit ou du service, la date de livraison prévue et d'autres informations sur les marchandises livrées. Une fois que l'acheteur a examiné la facture proforma et donné son approbation, le vendeur se met au travail sur la livraison du produit.
#2. Facture de vente
Le vendeur fournit à l'acheteur une facture de vente afin d'encaisser le paiement des biens et services que l'acheteur a achetés. Il contient des informations sur le vendeur, l'adresse de l'acheteur, la date de livraison du produit, les conditions de paiement, les articles et leur prix, ainsi que le montant total dû. De plus, il comprend des détails de paiement tels que les informations de compte bancaire qui faciliteront les paiements pour l'acheteur.
#3. Facture impayée
L'acheteur reçoit généralement une facture, qui précise également le délai de paiement. Lorsque l'acheteur reçoit une facture pour les articles qu'il a achetés et ne paie pas la facture dans le délai imparti. Dans cette situation, la facture devient échue.
#4. Paiement intégral de la facture
Une facture combinée est envoyée par le vendeur chaque fois qu'un consommateur effectue plusieurs transactions avec lui. Il rassemble toutes les factures de ce client spécifique et les combine en un seul document avec le montant total. Puisqu'il n'aura pas à payer chaque facture séparément, cela fera gagner beaucoup de temps à l'acheteur.
#5. Mémo de retrait
Une note de crédit est émise à l'acheteur dans les circonstances où le vendeur lui doit de l'argent. C'est une lettre écrite à l'acheteur accusant réception de la somme d'argent que le vendeur lui doit. L'acheteur peut utiliser ce type de crédit pour d'autres transactions.
Facture Vs. Reçu
Une facture est une déclaration du vendeur décrivant la somme due pour les produits ou services achetés auprès de lui. Dans un scénario B2C, tel qu'un restaurant ou un point de vente, le client est censé payer la facture immédiatement. En revanche, les factures à payer sont utilisées dans les transactions interentreprises pour refléter le montant que les consommateurs doivent pour des produits et services achetés à crédit et qui sont dus à une date précise. Il peut s'agir de factures de services publics, de factures de téléphone et de factures de service. Les factures sont utilisées comme preuve légale de la transaction, tout comme les factures.
Ce qui distingue la réception des factures
Les termes « reçu » et « facture » font référence au même document qui détaille la dette contractée lors d'une transaction commerciale. Que vous soyez un acheteur ou un vendeur, cela fait une différence dans la façon dont il est perçu.
#1. Selon le point de vue
L'acheteur recevra une facture du vendeur qui demande le paiement sous forme de facture. Par exemple, un designer indépendant peut remettre une facture à son client après avoir terminé son travail conformément au contrat. Le document reçu servirait de facture au client. En conclusion, envoyer une facture signifie demander de l'argent, et recevoir une facture signifie payer le ou les articles achetés.
#2. Considérant les conditions de paiement
En plus de cela, le délai de paiement estimé du client fait également une différence. Peu d'entreprises et de vendeurs, en particulier dans l'environnement B2B, fournissent des biens ou des services à crédit, permettant aux clients de les acheter et de payer le vendeur plus tard conformément aux conditions de paiement spécifiées. Dans de telles circonstances, le fournisseur émet une facture suite à la livraison des produits ou services.
Distinction majeure entre une facture et un reçu
Les reçus et les factures servent tous deux d'enregistrements des ventes et contiennent généralement les mêmes données. Le moment où ils sont accordés et la façon dont ils sont utilisés à des fins comptables font une différence. Un reçu est envoyé après avoir reçu le paiement du client, pas avant d'émettre une facture pour demander le paiement du client.
A quoi sert une facture
Une facture est un relevé qui permet à votre entreprise d'être rémunérée pour les produits et services qu'elle rend. Une facture contient spécifiquement le titre de l'article qu'un acheteur achète, ainsi que son prix et ses conditions de paiement. Le délai maximum dont dispose un acheteur pour envoyer l'argent qu'il doit est généralement appelé délai de paiement. Par exemple, si les produits et services sont achetés à crédit, les conditions de paiement de la facturation précisent la durée de validité de ce crédit.
A quoi sert une facture
L'objectif le plus fondamental d'une facture est de servir de preuve d'achat. La facturation sert également d'autres objectifs et offre d'autres avantages, tels que :
- Pour suivre les inventaires : Les entreprises peuvent suivre leurs besoins actuels et futurs en matière d'inventaire à l'aide de factures de vente.
- Tenue de livre compte: Les factures enregistrent à qui, quand et à quel prix un bien ou un service a été vendu. Cela facilite le suivi des paiements pour les acheteurs et les vendeurs.
- Justification légale : Les factures sont utilisées comme documentation officielle des détails d'un contrat entre deux parties. Ils défendent la société contre tout éventuel litige erroné.
- Déclarations de revenus: La tenue de registres précis de vos factures aide l'entreprise à enregistrer ses revenus et à calculer avec précision les taxes.
- L'analytique en entreprise : Vous pouvez découvrir les biens et services les plus populaires, les saisons de magasinage les plus chargées, les habitudes d'achat typiques des clients et bien plus encore en étudiant les factures. Au fil du temps, cela vous aide à créer des plans de marketing rentables pour votre entreprise.
Remarque sur la facture
L'ancien nom de ce paramètre était : une note au bas de la facture.
Objectif
En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez inclure une note au bas de votre facture. Il peut s'agir d'une simple note de remerciement à vos clients, ou cela peut inclure des préférences de paiement ou des informations sur l'entreprise. Les informations que vous fournissez dans les notes de facturation à vos clients peuvent leur être nécessaires pour consulter ou payer leurs factures. Vous pouvez ajouter ces notes en utilisant ce paramètre. Vous pouvez inclure une estimation au bas des factures que vous envoyez aux clients en utilisant des notes d'estimation. Les notes sur les estimations comprennent généralement des informations sur la manière de payer, les conditions de paiement, etc.
- Cliquez sur le bouton de profil, sélectionnez Paramètres, puis cliquez sur Note de facture. Vous pouvez également utiliser la barre de recherche ou la zone 'Catégories' sur la gauche pour le trouver.
- Remplissez le champ avec votre note si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
Facture signifie-t-elle paiement ?
Une facture est une demande de paiement que le vendeur envoie (physiquement ou électroniquement) après la vente de biens ou de services mais avant que le paiement n'ait été effectué. Fondamentalement, les factures sont destinées à s'assurer que votre entreprise est payée.
La facture est-elle un reçu ?
Un reçu est envoyé après réception du paiement du client, pas avant. Une facture est utilisée pour demander le paiement au client. Un reçu n'est généralement remis qu'aux clients qui ont effectué des paiements complets.
Qu'est-ce qu'une facture avec un exemple ?
Un reçu papier d'un magasin ou un enregistrement en ligne d'un e-commerçant sont des exemples de documents qui conservent une trace d'une transaction entre un acheteur et un vendeur. Une composante essentielle des contrôles et audits internes comptables est facturée.
Une facture signifie-t-elle que vous devez de l'argent ?
Les informations concernant le montant dû par un client sont incluses dans une facture. L'entreprise qui a remis au client ses biens ou services considère ce papier comme une facture. Après réception de cette facture, le client l'enregistre comme une facture à payer.
Comment créer ma propre facture ?
- Personnalisez votre facture
- Inclure un en-tête raffiné
- Fournir des détails sur la facture
- Inclure la date
- Décrivez les articles ou les services qui ont été livrés.
- Inclure les informations fiscales et mettre l'accent sur le montant global à payer.
- Inclure les conditions de paiement.
- Inclure les explications et les termes et conditions dans les notes.
Qui a besoin d'une facture ?
Pour s'assurer que leurs clients les paient, les entreprises doivent produire des factures. En raison du fait qu'elles détaillent les services fournis et les sommes dues, les factures agissent comme des contrats juridiquement contraignants entre une entreprise et ses clients. De plus, les factures prennent en charge la gestion financière et le suivi des ventes pour les entreprises.
Conclusion
Peu importe l'excellence de votre produit ou service, vous aurez du mal à garder vos clients si votre gestion post-projet est précipitée et négligente. D'autre part, vous pourrez être payé plus rapidement, gérer vos comptes avec plus d'habileté et développer votre activité plus efficacement une fois que vous maîtriserez la procédure de facturation.
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Bibliographie
