Saviez-vous que les contrats régissent environ 60 à 80 % des transactions commerciales ? Le même rapport suggère également que les grandes entreprises perdent environ 215,000 33 $ chaque jour qu'un processus de contrat s'éternise. De plus, il est suggéré qu'en éliminant l'inexactitude et la non-conformité des contrats, les entreprises réduisent de 41 à 2 % leurs coûts, ce qui équivaut à XNUMX % des coûts annuels totaux.
C'est là que le système de gestion du cycle de vie des contrats entre en scène. Il s'agit d'un processus de gestion, d'analyse et d'exécution de la création de contrats. Les entreprises ont commencé à adopter la gestion du cycle de vie des contrats vers 2018, mais la tendance s'est accélérée dans le monde post-pandémique. C'est parce que les contrats sont aujourd'hui principalement numériques.
CLM aide les entreprises à minimiser les risques liés aux contrats et s'assure qu'elles se conforment aux réglementations, auditent les contrats et restent organisées du début à la fin. Selon Goldman Sachs, l'entreprise disposant d'un processus CLM établi bénéficie d'une réduction de 80 % des erreurs de paiement, accélérant les cycles de négociation de 50 %, et plus encore.
Outre ces avantages tangibles, la gestion du cycle de vie des contrats peut aider une entreprise de nombreuses façons. Voici quelques-uns des principaux avantages de la gestion du cycle de vie des contrats pour les entreprises.
CLM rationalise l'ensemble du processus
Demandez à n'importe quel homme d'affaires ou avocat, et ils seront d'accord sur l'importance de la préparation. Il en va de même pour les contrats. C'est là que le CLM est utile. Le système de gestion du cycle de vie des contrats peut parcourir vos anciens contrats pour trouver un langage standard pouvant être réutilisé.
If logiciel d'automatisation de documents est utilisé, les entreprises peuvent rédiger des contrats en quelques minutes. Ces systèmes CLM peuvent identifier les membres clés de l'équipe à inclure dans le contrat et décrire tout problème qui aurait pu survenir dans le passé.
Le suivi et le contrôle des contrats sont simplifiés
L'un des aspects les plus cruciaux de la gestion des contrats consiste à suivre conformité, jalons, échéanciers et autres paramètres. Un système de gestion des contrats établi peut suivre les contrats pour les risques et problèmes potentiels. Une fois qu'il reconnaît un risque ou un problème, il notifie l'équipe concernée pour qu'elle prenne des mesures.
Le logiciel CLM propose des tableaux de bord de données détaillés fournissant des informations précieuses et une visibilité sur la charge de travail et la distribution. Le système peut également identifier les domaines dans lesquels des retards du cycle de vie des contrats ont lieu. Des solutions basées sur les données comme celle-ci permettent une automatisation allant au-delà du service juridique en intégrant le processus de passation de marchés dans diverses facettes de l'entreprise.
Élimine les goulots d'étranglement humains
C'est un fait connu que la gestion manuelle et l'élaboration des contrats sont des processus compliqués. Cela demande beaucoup de temps et d'efforts aux différentes équipes. Il existe également des risques d'erreurs causées par la manipulation et l'intervention humaines. Selon les experts, ces erreurs humaines sont l'un des principaux obstacles à la gestion des contrats. En utilisant un système automatisé de gestion du cycle de vie des contrats, les marques peuvent facilement se débarrasser de ces goulots d'étranglement humains.
La contractualisation basée sur les données empêche également l'équipe juridique de l'organisation d'être ensevelie sous la mer de documents. Il utilise les informations contractuelles facilement consultables pour identifier les opportunités stratégiques qui auraient pu passer inaperçues autrement.
Assure la conformité
Comme vous le savez peut-être déjà, la conformité est l'aspect clé de tout contrat. En cas d'écart par rapport aux obligations contractuelles ou à la conformité, les entreprises pourraient subir des pertes financières et juridiques. Par conséquent, pour éviter les litiges, il est crucial de maintenir la conformité. Pour cela, un bon système de gestion du cycle de vie des contrats est nécessaire.
Un système CLM stocke tous les documents commerciaux dans un système de gestion des enregistrements avec des sauvegardes et des politiques d'application des politiques de rétention. Il garantit l'application de la conformité puisque vos enregistrements critiques sont sécurisés.
Facilite les collaborations
Comme mentionné ci-dessus, CLM propose un référentiel centralisé pour le stockage et la gestion de tous les contrats. Les systèmes CLM stockent tous les contrats et documents commerciaux critiques dans des nuages sécurisés pour garantir la confidentialité et la sécurité de ces documents. Les équipes qui travaillent sur ces contrats ont un accès facile et y travaillent en toute sécurité et en collaboration.
Demandez à tous ceux qui ont traité des contrats, et ils vous diront que même les contrats les plus simples peuvent impliquer plusieurs collaborateurs et plusieurs niveaux de signature. CLM élimine le besoin de plusieurs versions et forme ainsi un espace de travail unifié où toutes les modifications, approbations, annotations et exécutions ont lieu sur une seule plate-forme.
Aide à gagner du temps et de l'argent
Comme mentionné précédemment, PriceWaterhouseCoopers a révélé que les erreurs/inexactitudes du côté occupé et du côté vendeur d'un contrat entraînaient 2 % des coûts annuels. Avec un système CLM automatisé en place, les entreprises peuvent économiser beaucoup d'argent en éliminant les pénalités de conformité, les opportunités perdues en raison d'erreurs humaines et les erreurs de paiement. CLM permet également de gagner du temps en offrant une base de données de contrats facilement consultable, une fonction simplifiée et en éliminant toute retouche pour éviter les retards.
Alors que le monde adopte rapidement la numérisation, la gestion du cycle de vie des contrats est essentielle pour chaque entreprise. Un CLM efficace aidera les entreprises à gagner en crédibilité, à améliorer la gouvernance, à éviter les pénalités et à économiser du temps et des efforts.
