Une feuille de temps ou une feuille de temps est un instrument réel ou virtuel qui vous permet d'enregistrer et de suivre le temps que vous passez à travailler. En tant qu'employeur, vous pourrez savoir exactement combien d'heures chaque personne a travaillé. Voulez-vous savoir ce que les feuilles de temps peuvent accomplir pour votre entreprise ? Ce guide est là pour vous dire tout ce que vous devez savoir sur une feuille de temps ou une feuille de temps, y compris un modèle gratuit et comment un employé peut utiliser la calculatrice. Commençons!
Qu'est-ce qu'une feuille de temps ?
Une feuille de temps ou une feuille de temps suit le temps qu'un employé passe sur des tâches. Les feuilles de temps sont un paie technique utilisée par la direction, les ressources humaines et la comptabilité pour enregistrer le temps et payer les employés en fonction des preuves du nombre total d'heures travaillées. Les cartes de pointage ou les horloges sont les associations les plus courantes.
Les feuilles de temps se sont également avérées inestimables dans la gestion de projet pour les entreprises afin de surveiller leur temps et de maintenir les projets dans les délais. Ils peuvent également être utilisés comme outil de gestion pour le suivi des dépenses, la planification des capacités et l'estimation de la disponibilité de l'équipe.
À quoi ressemble une feuille de temps ?
Une feuille de temps ou une feuille de temps standard, qu'elle soit sur papier ou dans un logiciel, utilise une grille pour présenter le temps passé par jour sur des tâches et/ou des projets spécifiques.
Les feuilles de temps contiennent généralement les informations suivantes :
- Le nom de l'employé
- Période de paie
- Date travaillée
- Heures travaillées chaque jour
- Nombre total d'heures travaillées chaque semaine
Vous pouvez toutefois demander aux employés de saisir des informations supplémentaires telles que leur numéro d'identification (le cas échéant), le taux horaire, les heures supplémentaires, les pauses déjeuner, le kilométrage, les congés, etc. De plus, il peut être avantageux que les employés, en particulier les consultants et les sous-traitants, divisent leur semaine de travail par tâche et par projet.
Pourquoi mes employés utiliseraient-ils des feuilles de temps ?
Une feuille de temps ou une feuille de temps présente les avantages suivants :
#1. Le traitement de la paie est simplifié
Lorsque vous avez un grand nombre d'employés, il peut être difficile de se rappeler combien d'heures chacun a travaillé par semaine. De plus, si vous payez un employé pour moins de temps qu'il n'a travaillé, vous pouvez avoir l'air de voler des revenus. Parce que les feuilles de temps rendent le nombre total d'heures travaillées par les employés facilement disponible, elles réduisent de nombreux problèmes de traitement de la paie.
#2. Pratiques internes transparentes
En exigeant que tous les employés utilisent une feuille de temps ou une feuille de temps, vous pouvez répondre à une plainte courante des employés selon laquelle certains membres de l'équipe travaillent moins et sont mieux payés. Votre équipe saura que tout le monde suit les mêmes directives et que leurs heures sont suivies si vous utilisez un logiciel de gestion du temps et des présences.
#3. Facturation client transparente
Si vous facturez vos clients à l'heure, il est toujours possible que l'un d'eux conteste le montant global que vous avez facturé. Vous pouvez utiliser votre feuille de temps pour démontrer que vous avez travaillé le temps pour lequel vous payez le client. Le paiement devrait alors être juste au coin de la rue (espérons-le).
#4. Amélioration de la gestion de projet
Les feuilles de temps facilitent le suivi et la gestion des projets dans deux domaines principaux. Premièrement, les feuilles de temps indiquent le temps requis par divers travaux, que vous pouvez ensuite inclure dans les initiatives futures. Deuxièmement, une feuille de temps montre quel employé prend le moins de temps pour effectuer un travail de haute qualité. En conséquence, vous savez quel personnel affecter à vos tâches les plus importantes.
#5. Efficacité au travail
Vous pouvez augmenter la vitesse et l'efficacité de vos opérations en identifiant votre personnel le plus productif. Vous pourriez également économiser de l'argent, car les travailleurs plus rapides peuvent assumer plus de tâches.
Applications des feuilles de temps
Une feuille de temps peut être utile dans diverses situations, notamment :
#1. Traitement de la paie
Les employeurs utilisent des feuilles de temps pour suivre les heures de travail, les congés, les régularisations et les modifications pour le traitement de la paie. Les employeurs peuvent également utiliser un logiciel de suivi du temps pour créer un flux de travail traçable pour l'approbation de la paie. La cause la plus fréquente des problèmes de paie est une saisie de données incorrecte. Les systèmes logiciels de suivi du temps réduisent les erreurs de saisie de données, permettant à votre procédure de paie de se dérouler sans heurts.
# 2. Comptabilité de gestion
Les feuilles de temps sont un outil extrêmement utile en comptabilité de gestion. Ils aident les gestionnaires à enregistrer les heures de début et de fin des tâches. Ceci est utile lorsque les responsables ont besoin de savoir quelles tâches prennent le plus de temps et d'identifier les domaines qui retardent le travail.
Industries basées sur les services :
#1. Feuilles de temps des cabinets d'avocats
Il est essentiel que les cabinets juridiques tiennent des registres précis des heures des clients et des services qu'ils fournissent à leurs clients. Les cabinets d'avocats peuvent utiliser des feuilles de temps pour suivre les factures en fonction des heures de service client.
#2. Feuilles de temps pour les indépendants
Pour les entrepreneurs indépendants, le temps c'est de l'argent. Étant donné que de nombreux pigistes facturent leurs clients à l'heure, il est essentiel de mesurer correctement le temps. Connaître le temps passé sur les projets devient difficile pour les personnes qui travaillent dans un domaine séparé de leurs clients. Un pigiste peut surveiller avec précision le temps passé et partager les enregistrements avec les clients en utilisant un système de suivi du temps. Cela permet aux clients de comprendre où va leur argent et donne aux pigistes des dossiers précis.
#3. Feuilles de temps pour les comptables
Les bénéfices des cabinets comptables sont déterminés par l'efficacité avec laquelle leurs employés utilisent leur temps avec les clients. Une utilisation et une facturation élevées se traduisent par des revenus importants. Les cabinets comptables peuvent utiliser des feuilles de temps et des logiciels de suivi du temps pour suivre à la fois leurs factures et leur temps. Choisir le bon logiciel est donc un enjeu vital pour les cabinets comptables.
Modèle de feuille de temps
Lors de l'établissement d'une feuille de temps ou d'une feuille de temps dans votre entreprise, commencer avec un modèle donnera très probablement les meilleurs résultats. Deux modèles de feuille de temps Microsoft sont fournis ci-dessous :
Le premier modèle de feuille de temps est une simple feuille de temps qui indique les heures de début, de fin et de pause déjeuner de l'employé pour chaque date travaillée. Vous obtiendrez également une répartition du nombre total d'heures travaillées en heures normales et heures supplémentaires, ainsi qu'un rappel du nombre d'heures qui composent la semaine de travail de votre entreprise. En haut, votre nom et celui de l'employé sont affichés.
Le deuxième modèle de feuille de temps est destiné aux propriétaires d'entreprise qui facturent leurs clients à l'heure. Cette feuille de temps hebdomadaire comprend un code client, un code projet et les heures facturables travaillées en plus du nom, de l'adresse et de la signature de votre entreprise. Si votre personnel travaille sur de nombreuses tâches facturables chaque jour, il se peut qu'il ajoute des lignes supplémentaires. De nombreuses solutions logicielles de gestion du temps et des présences vous permettent de créer des feuilles de temps personnalisées.
Calculateur de feuille de temps gratuit
Un calculateur de feuille de temps gratuit peut vous indiquer le nombre d'heures travaillées par votre personnel. Est-ce vraiment aussi simple que cela ? Vous devez payer un employé pour le temps travaillé, ce qui nécessite l'utilisation d'une calculatrice gratuite pour calculer ses heures sur une feuille de temps. Cela vous aide à budgétiser et à payer votre personnel.
Lire aussi: FEUILLE DE TEMPS : Comment ça marche, modèle et différence
Un calculateur de feuille de temps gratuit peut aider votre organisation en garantissant que les employés sont rémunérés pour les heures travaillées. Un calculateur de feuille de temps gratuit aide également à réduire les erreurs concernant le moment où un employé a commencé et terminé son travail. Les calculs manuels des feuilles de temps peuvent avoir des effets négatifs sur de nombreuses organisations.
Les travailleurs peuvent faire des erreurs même lorsqu'ils ont les meilleures intentions de remplir leurs feuilles de temps. C'est la facilité avec laquelle une entreprise peut perdre de l'argent à cause d'un simple morceau de papier ou d'une simple feuille de calcul. Les heures de travail du personnel seront incorrectes sans un enregistrement précis, et vous en paierez le prix.
Dois-je utiliser une méthode de chronométrage spécifique ?
Vous pouvez utiliser n'importe quelle méthode de chronométrage que vous désirez tant qu'elle enregistre avec précision les informations requises par le ministère du Travail.
Les employeurs utilisent généralement l'une des deux approches pour suivre le temps :
#1. Emploi du temps
Une feuille de temps enregistre le nombre d'heures travaillées par un employé par jour et par semaine. Ils sont souvent plus flexibles que les horodateurs, ce qui les rend plus faciles à changer si un employé commet une erreur. Ils sont cependant moins précis que les horodateurs car le salarié doit remplir manuellement chaque feuille de temps.
#2. Horloges
Les horodateurs enregistrent l'heure précise d'arrivée et de départ des employés (c'est-à-dire qu'ils ont commencé et arrêté de travailler). Au fur et à mesure qu'un employé pointe, la plupart des horodateurs calculent automatiquement le nombre d'heures travaillées. Si vous souhaitez savoir quand les employés travaillent et prennent des pauses, cela peut être une excellente solution. Il peut être plus difficile de corriger les problèmes si, par exemple, un employé oublie de pointer à l'arrivée et au départ.
Conseils pour l'utilisation des feuilles de temps
Les feuilles de temps peuvent être un excellent outil pour suivre les heures des employés et respecter les réglementations FLSA. Si vous n'avez jamais utilisé de feuilles de temps dans votre entreprise, voici quelques conseils pour vous aider à démarrer :
- Examinez chaque feuille de temps avant de l'approuver. Si une feuille de temps est erronée, retournez-la à l'employé afin que les modifications nécessaires puissent être apportées.
- Chaque cycle de paie oblige les employés à soumettre leurs feuilles de temps le jour même. Bien que vous ne puissiez pas retenir le salaire si un employé ne soumet pas de feuille de temps, l'établissement de cette règle peut aider à développer l'habitude et vous assurer de conserver des dossiers solides.
- Exigez des employés qu'ils enregistrent tout le temps travaillé, y compris la formation, les déplacements professionnels et le temps passé en dehors du bureau. Par exemple, si une personne consulte ses e-mails professionnels en dehors de sa journée de travail normale, elle doit suivre l'heure.
- Tenir des registres. Pour que vos dossiers soient cohérents et organisés, utilisez le même type de feuille de temps pour chaque type d'employé.
- Si possible, utilisez un logiciel. Les feuilles de temps numériques peuvent vous aider à gagner du temps sur les responsabilités administratives, à garder chaque feuille de temps uniforme et à faciliter la recherche d'informations. De plus, les employés ne sont pas tenus de garder une trace d'un morceau de papier physique ou de fournir une vérification de leur travail.
Qu'est-ce qu'un logiciel de feuille de temps ?
Un logiciel de feuille de temps est utilisé pour suivre les heures de travail de l'équipe et pour simplifier le processus de paie. Les logiciels modernes ont également évolué pour inclure des fonctionnalités permettant de suivre le temps nécessaire à l'exécution de chaque tâche et d'aider les responsables à maintenir le projet sur la bonne voie.
En réalité, un logiciel de feuille de temps peut surveiller et suivre pratiquement toutes les facettes de la gestion du temps dans un projet. En plus d'enregistrer simplement le temps qu'une équipe passe sur une tâche, le logiciel peut également suivre la planification, les ressources et d'autres variables liées à l'exécution de la tâche.
Feuilles de temps traditionnelles vs logiciel de feuille de temps en ligne
Les feuilles de temps sont nécessaires pour suivre les heures de l'équipe, mais est-il intéressant d'investir dans un logiciel de feuille de temps en ligne, ou un tableur traditionnel de suivi du temps peut-il suffire ? Considérez les distinctions suivantes :
#1. Personnalisable
L'un des avantages de l'utilisation d'une feuille de temps en ligne par rapport aux méthodes traditionnelles telles que les feuilles de temps et les cartes de pointage est que vous pouvez les adapter à la structure de votre entreprise. Toutes les entreprises ne sont pas identiques; ils opèrent dans différentes industries et ont des exigences uniques en matière de traitement de la paie.
# 2. Rapports
Le problème avec le modèle de feuille de temps papier, ainsi que les feuilles de temps électroniques créées dans Excel ou Google Sheets, est qu'il s'agit d'îlots de données. Ils sont fonctionnels, mais ils ne vont pas au-delà des exigences minimales d'une feuille de temps. Au contraire, une feuille de temps en ligne fournit un référentiel central auquel on peut accéder pour générer des rapports qui fournissent aux responsables un aperçu du fonctionnement de leurs équipes ainsi que des informations pour suivre le temps du projet.
# 3. Sécurité
Posséder un logiciel de feuille de temps en ligne permet de le verrouiller électroniquement, empêchant quiconque de modifier les informations qu'il contient. Une fois que la direction a approuvé la feuille de temps d'un employé, elle peut la protéger pour s'assurer que ce qui est reçu à la paie correspond à ce qu'elle a observé. Personne ne peut entrer et falsifier les chiffres.
#4. Accès simplifié
Les feuilles de temps imprimées doivent être émises physiquement et les copies numériques doivent être envoyées par voie électronique. Un logiciel de feuille de temps en ligne, en revanche, est disponible à tout moment et de n'importe où. Si vous gérez des équipes qui travaillent dans des lieux et des fuseaux horaires différents, elles peuvent se connecter à leur feuille de temps pour les mettre à jour sans avoir à attendre que vous la leur donniez.
Comment puis-je créer ma propre feuille de temps?
Vous aurez besoin des informations suivantes pour créer votre feuille de temps :
- La date
- Le travail ou le quart de travail
- Les heures de pointage (avant et après le déjeuner)
- Les heures de sortie (avant et après le déjeuner)
- Leur nombre total d'heures
- Ils totalisent le nombre d'heures supplémentaires
- Leur nombre total d'heures de maladie
Quels sont les 3 types de feuilles de temps ?
Il existe trois sortes de feuilles de temps :
- Feuilles de temps quotidiennes.
- Feuilles de temps hebdomadaires.
- Feuilles de temps bihebdomadaires.
Qu'est-ce qu'une feuille de temps pour les heures de travail ?
Une feuille de temps est un moyen de suivre le temps que les gens passent à travailler - cette approche comprend le remplissage des heures de début et de fin des employés, ainsi que les projets et les activités sur lesquels ils ont travaillé, généralement sur papier.
Les feuilles de temps sont-elles nécessaires ?
Les feuilles de temps sont un élément essentiel de la paie, de la facturation client et de la paie du personnel distant. Les feuilles de temps servent de base juridique pour garantir que les employés reçoivent une rémunération, des avantages et des congés adéquats.
Puis-je utiliser Excel pour la feuille de temps ?
Vous le pouvez certainement. Ce modèle de feuille de temps Excel vous permet d'enregistrer vos heures pour chaque jour de la semaine, y compris les heures supplémentaires, les congés maladie, les vacances et les vacances. Le modèle contient des algorithmes pour calculer le nombre d'heures travaillées et le montant à payer en fonction de votre taux horaire.
Comment créer une feuille de temps dans Word ?
En utilisant Microsoft. Lancez simplement le logiciel et suivez attentivement les étapes jusqu'à ce que vous atteigniez vos objectifs.
Qui est responsable des feuilles de temps ?
Les propriétaires d'entreprise. L'employeur est tenu par la Fair Labor Standards Act (FLSA) de tenir un registre des heures travaillées par les employés, et bien que de nombreuses entreprises comptent sur l'aide des employés via une feuille de temps ou une horloge, l'employeur est responsable en dernier ressort.
Comment tenir une feuille de temps ?
Vous pouvez gérer votre feuille de temps en transmettant la valeur du suivi du temps aux membres de votre équipe, en encourageant le personnel à remplir des feuilles de temps quotidiennement, en utilisant l'automatisation et en créant des estimations de travail.
Qu'est-ce qu'un autre nom pour la feuille de temps ?
Les feuilles de temps sont également appelées tableau, liste, liste, calendrier, décompte et annexe.
Conclusion
Si vous craignez d'implémenter des feuilles de temps dans votre organisation, gardez à l'esprit qu'elles n'ont pas besoin d'être compliquées. La plupart des logiciels de feuille de temps incluent des instructions ou des vidéos pour vous aider à ajouter des entrées de temps et à gérer tout ce dont vous avez besoin. À l'ère du télétravail, il est essentiel de passer des feuilles de temps papier aux feuilles de temps numériques.
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Bibliographie
