Les médecins en pratique privée sont toujours confrontés à la tâche supplémentaire de gérer leur entreprise, en plus de leur devoir principal de donner à leurs patients le meilleur traitement possible. Et, comme la gestion d'un cabinet privé peut être coûteuse et laborieuse, les médecins font attention à qui ils engagent pour les aider. Ils veulent s'assurer que la clinique est dotée d'une équipe capable de gérer les tâches administratives afin de pouvoir se concentrer sur les soins aux patients.
Cependant, une fois que les meilleures personnes ont été embauchées, l'étape suivante consiste à mettre en place un système de gestion de la pratique médicale pour s'assurer que le cabinet d'un médecin fonctionne aussi bien que possible. Un système de gestion de cabinet médical est un type de logiciel de soins de santé qui prend en charge les opérations quotidiennes d'une clinique, telles que la planification des rendez-vous, la facturation et d'autres tâches administratives.
Pendant ce temps, les éléments fondamentaux d'un système de gestion de cabinet pour les médecins en pratique privée, les avocats, etc. sont bien détaillés dans cet article. Mais découvrons ce que sont les systèmes de gestion de la pratique.
Que sont les systèmes de gestion de cabinet?
Pour commencer, la gestion de la pratique est le processus de gestion des composantes administratives et commerciales d'une clinique de santé ou d'un cabinet médical.
Les grandes cliniques emploieront un « gestionnaire de cabinet » dédié pour s'acquitter de ces tâches et en être responsable. Cependant, pour la plupart des cliniques de santé, le propriétaire du cabinet, la réceptionniste ou l'équipe administrative s'acquitteront de ces tâches.
L'administration des opérations quotidiennes, la planification des activités, la gestion des dossiers, les communications avec les clients, l'embauche et la gestion du personnel, la commande et la gestion des fournitures et de l'équipement, la garantie de la conformité réglementaire, la facturation et la gestion des débiteurs et, bien sûr, la gestion des rendez-vous et du calendrier font partie de gestion de la pratique.
Ces responsabilités sont distinctes des rôles cliniques qui constituent la pierre angulaire des soins de santé réels offerts par la clinique.
Donc, en général, les systèmes de gestion de cabinet sont des solutions qui rendent cela possible.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de cabinet ?
Un logiciel de gestion de cabinet est une application (ou un système informatique) qui aide à organiser toutes les tâches de gestion de cabinet et les informations nécessaires pour gérer un cabinet médical.
Il est spécialement conçu pour les cabinets médicaux afin de simplifier et d'automatiser les tâches de gestion de routine du cabinet.
Même si un très petit cabinet à faible volume peut se débrouiller avec des systèmes manuels sur papier, la plupart des propriétaires de cabinet découvrent qu'ils sont beaucoup plus efficaces et professionnels après avoir opté pour un logiciel de gestion de cabinet.
En fait, plusieurs cliniques nous disent qu'elles auraient aimé avoir utilisé un Power Diary plus tôt !
Vous pouvez avoir toutes ces informations dans un emplacement intégré plutôt que d'avoir différents endroits pour les enregistrements de contact client, les notes de traitement, les calendriers de rendez-vous, la facturation et d'autres choses.
De plus, votre logiciel de gestion de cabinet peut augmenter considérablement l'efficacité de nombreuses tâches, telles que l'émission de recommandations aux clients, la rédaction de notes de traitement et le rappel des rendez-vous aux patients.
Bien sûr, les fonctionnalités de création de rapports du logiciel de gestion de cabinet peuvent également vous aider à mieux comprendre la situation dans votre clinique et à mettre en œuvre des changements.
Que fait un logiciel de gestion de cabinet médical ?
Planification des rendez-vous
Avec l'aide de systèmes de gestion de cabinet médical, les médecins et le personnel de bureau peuvent facilement planifier, confirmer et gérer des rendez-vous avec de nombreux prestataires à différents endroits et à différents jours de la semaine.
De nombreux systèmes permettent également aux patients de prendre leurs propres rendez-vous en ligne.
En ce qui concerne la planification, l'un des plus grands défis pour le personnel de la clinique est de s'assurer que chaque médecin dispose de suffisamment de temps pour les visites des patients, les conférences téléphoniques et autres réunions qui n'ont rien à voir les unes avec les autres.
Les systèmes de gestion des cabinets médicaux donnent aux membres du personnel des informations sur leur disponibilité en temps réel, afin qu'ils puissent voir immédiatement tout problème d'horaire.
Le logiciel aide également à prévenir (ou à réduire) les réservations multiples par les employés de la clinique.
La plupart des systèmes permettent également aux patients de recevoir un SMS ou un e-mail de rappel de leurs rendez-vous pour réduire le nombre de personnes qui ne se présentent pas.
Organisation des données des patients
Un système de gestion de cabinet médical permet aux médecins et à leur personnel de saisir et d'accéder rapidement à de nombreuses données cliniques, telles que les antécédents médicaux d'un patient, les médicaments et les raisons des visites précédentes, ainsi que des informations de base sur le patient, telles que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du patient. , date de naissance, employeur et assureur.
Avant le rendez-vous du patient, les systèmes de gestion du cabinet médical peuvent également vérifier automatiquement la couverture d'assurance du patient.
Facturation et traitement des réclamations
Basés sur l'expérience des patients, les systèmes de gestion des cabinets médicaux fournissent des demandes de remboursement et des relevés de factures électroniques.
Le système vérifie les factures et les réclamations pour s'assurer non seulement qu'elles respectent les règles du payeur, mais qu'elles contiennent également les codes de diagnostic appropriés.
Lorsque le système détecte une erreur ou deux informations différentes pouvant entraîner un retard de paiement, le personnel est averti afin que le problème soit résolu. Ils seront également informés si des paiements de patients ou de réclamations sont en souffrance.
Les nouveaux codes et directives de facturation et de procédure seront immédiatement mis à jour si le système de gestion de la pratique médicale est basé sur le cloud, garantissant que la pratique n'utilise jamais de codes obsolètes.
Rapports
Les médecins et leurs employés doivent avoir accès à des données complètes sur le rendement de la pratique pour s'assurer que la clinique fonctionne aussi efficacement que possible.
Les systèmes de gestion de cabinet médical offrent des informations complètes sur de nombreux sujets liés à la clinique, y compris
- À quelle fréquence un patient manque son rendez-vous
- Le temps que les employés consacrent au travail
- La vitesse à laquelle les payeurs remboursent les créances
- Comment la clinique s'en sort par rapport aux objectifs d'utilisation significative
- La durée du statut de compte débiteur d'une créance
Grâce à l'utilisation de ces données, les médecins et leur personnel peuvent trouver des domaines d'amélioration, réduire les dépenses inutiles et augmenter la productivité de la clinique.
Bien que des systèmes de gestion de cabinet médical plus sophistiqués puissent exiger un coût initial important, quelques fournisseurs de logiciels offrent leur solution gratuitement.
Un système de gestion de cabinet médical est une approche formidable pour les cliniques privées afin de promouvoir l'efficacité et les paiements rapides, que la clinique choisisse une version commerciale ou gratuite.
Systèmes de gestion de la pratique juridique
Un système complet appelé logiciel de gestion de cabinet juridique aide les cabinets d'avocats à gérer leurs opérations commerciales et leurs flux de travail quotidiens.
Un cabinet d'avocats peut gérer ses dossiers, contacts, calendriers, documents, tâches, suivi du temps, facturation, paiements, comptabilité, etc. à l'aide de ce type de logiciel.
À l'aide d'un logiciel de gestion de cabinet juridique, vous pouvez conserver toutes les données de votre entreprise en un seul endroit sûr.
En conséquence, il y a un meilleur accès à l'information et un meilleur soutien pour une meilleure coordination entre un plus large éventail de tâches sur le lieu de travail.
Personne n'a à perdre de temps à rechercher des informations car tout le monde a toujours accès au cas le plus récent et aux informations de contact.
Avec le bon logiciel de cabinet d'avocats, les tâches administratives peuvent être effectuées plus rapidement et avec plus de précision, en veillant à ce que rien ne soit oublié.
Toutes les tâches administratives au sein d'un cabinet d'avocats peuvent être facilitées grâce à l'utilisation d'un logiciel de gestion de cabinet juridique.
La gestion de cas:
Vous pouvez rester organisé et obtenir les informations dont vous avez besoin quand et où vous en avez besoin à l'aide d'un système de gestion de cas compétent.
Gestion des documents juridiques :
Assurez-vous de disposer d'un accès sécurisé pour modifier, enregistrer et organiser vos documents juridiques.
Facturation:
La facturation de vos clients doit être simple pour eux et efficace pour vous.
Comme Clio, un logiciel de facturation juridique efficace rationalise les activités chronophages et accélère le traitement des paiements.
Gestion des contacts:
Un bon système de gestion des contacts garantit que vous ne manquez jamais un engagement client, vous permettant de gérer tous vos contacts et clients.
Comptabilité:
Vérifiez que vous pouvez rationaliser les rapprochements et respecter les règles de comptabilité de confiance.
Vous devrez avoir la possibilité de synchroniser avec des programmes de comptabilité externes comme QuickBooks en ligne.
Calendrier :
Un système de calendrier efficace vous permet de rester connecté à vos cas, clients et travail pendant que vous êtes en déplacement et vous aide à respecter les délais.
La gestion des tâches:
Organisez vos listes de tâches, gardez une trace des tâches qui ont été effectuées et gérez la charge de travail et la production de votre équipe.
Paiements en ligne
Puis-je payer avec une carte de crédit en ligne ? En faisant cela, vous simplifierez le processus de paiement pour les clients, ce qui accélérera finalement le processus de paiement.
Suivi du temps et des dépenses :
Vous pouvez passer plus de temps à facturer vos heures et moins de temps à les suivre grâce à un système fiable de gestion du temps et des dépenses.
Perspectives du cabinet d'avocats :
Vous devez connaître les taux d'utilisation, de réalisation et de collecte de votre entreprise afin de faire des choix commerciaux judicieux.
Vous pouvez trouver des possibilités d'augmenter la productivité, l'efficacité et les revenus en obtenant une vue d'ensemble des performances de votre entreprise.
Systèmes de gestion de pratique libre
OuvrirEMR
Un outil EMR/EHR gratuit et open-source est OpenEMR. Il vous offre gratuitement toutes les fonctionnalités sur un serveur auto-hébergé et vous donne la possibilité de passer à une plate-forme SaaS moyennant des frais.
Avec la planification intégrée, la tenue de dossiers et la gestion financière, ainsi que la communication externe avec les patients et les services comme les laboratoires et les pharmacies, il est facile d'organiser les dossiers médicaux et un cabinet.
solismé
Solismed concentre ses efforts sur les cliniques indépendantes et gratuites.
Il rationalise les tâches quotidiennes avec la communication interne, la planification, la tenue de registres et davantage de fonctions d'exploitation et de pratique.
Le déploiement auto-hébergé est gratuit et l'hébergement cloud est proposé moyennant des frais.
À l'exception de l'e-Prescription, qui comporte des frais d'installation et d'abonnement, toutes les fonctionnalités sont fournies gratuitement.
Dr Pad
La seule option spécifique au mobile sur cette liste qui propose des applications pour Android et iOS est Dr. Pad.
Les opérations de pratique sont centralisées et accessibles sur l'appareil personnel d'un médecin ou d'un administrateur.
Bien que quelque peu limité par son exclusivité aux applications mobiles, il convient aux cabinets de petite et moyenne taille.
À partir de leur téléphone, les cabinets peuvent gérer leurs horaires, leur inventaire, leurs dossiers, leurs interactions avec les patients, leurs formalités administratives, etc.
La capacité de la version gratuite à être un choix libre est encore limitée car elle ne conserve que les données sur l'appareil et que le stockage en nuage est coûteux.
DME NOSH
Michael Chen, médecin à Portland, Oregon, est le créateur de NOSH EMR.
Il s'agit d'une plate-forme open source selon son nom, et de nombreux référentiels GitHub sont disponibles pour que les cliniques puissent télécharger et modifier le code à leur guise.
À l'exception de l'intégration de la prescription électronique, toutes les fonctions sont disponibles sans frais.
Exemples de systèmes de gestion de cabinet
Insta
Avec plus de 18 1250 utilisateurs actifs quotidiens sur plus de 22 2008 sites dans XNUMX pays, Insta by Practo est un logiciel de gestion de cliniques et d'hôpitaux qui autonomise les cliniciens depuis XNUMX.
L'enregistrement, la facturation, la planification des rendez-vous, les notifications des patients, la consultation OP, l'IP-EMR, la vue EMR des dossiers médicaux, les diagnostics (laboratoire/radiologie/services), l'inventaire et la prise en charge des intégrations complexes à l'aide des technologies HL7/API ne sont que quelques-uns des fonctionnalités offertes par Insta pour gérer votre pratique.
Bureau NextGen
Les outils de gestion de cabinet de NextGen Healthcare augmentent le moral des employés, améliorent les soins aux patients et augmentent les revenus.
ThéraNest
Logiciel pour les notes de traitement et les dossiers médicaux électroniques dans les bureaux de santé mentale de toutes tailles. Il existe de nombreuses fonctionnalités et rapports.
10to8
Le système de gestion de cabinet médical 10to8 est préféré par les hôpitaux et les cliniques du monde entier. Commencez tout de suite.
Facturation Karéo
Le logiciel de facturation fiable et testé pour les praticiens indépendants. Simplifiez votre logiciel médical tout en contrôlant la gestion de votre cabinet.
Quelle est la différence entre le DME et le système de gestion de cabinet ?
Le personnel clinique utilise un logiciel de dossier médical électronique (DME) pour enregistrer les soins aux patients au sein du cabinet, quelle que soit la structure précise du cabinet.
Le personnel administratif du cabinet utilisera le logiciel du système de gestion du cabinet (PMS) pour faire son travail habituel.
Quelle est la différence entre PM et DSE ?
Le DSE est utilisé pour conserver les enregistrements du traitement de chaque patient, tandis que le MPM se concentre davantage sur la gestion des établissements de santé.
Alors que les données du DSE sont partagées entre divers médecins et organisations qui s'occupent du patient, les données du MPM sont spécifiques à l'établissement et n'ont pas besoin d'être partagées.
Conclusion
Vous pouvez gérer efficacement la facturation, la documentation et les activités de planification des patients grâce à l'utilisation d'un logiciel de gestion de cabinet.
Il élimine également les tâches administratives répétitives supplémentaires.
En conséquence, vous et votre personnel pouvez vous concentrer davantage sur l'objectif principal de votre entreprise.
Ses options d'automatisation et d'intégration contribuent également à rationaliser votre procédure.
Cela améliore la productivité et la prestation de services.
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Bibliographie
