Le traitement précis de la paie est simplifié grâce à un service de paie fiable. Vous pouvez vous détendre en sachant que toutes les obligations fiscales ont été déterminées avec précision et signalées aux autorités compétentes. En utilisant un fournisseur de paie en ligne, vous pouvez rationaliser le traitement de votre paie et assurer la conformité sans stress. En plus de rendre votre personnel plus heureux, les services de paie en ligne et hors ligne vous aident également à économiser de l'argent.
Les meilleures options de paie en ligne en 2023 et tout ce que vous devez savoir.
Choisir un logiciel de paie
Voici les mesures à prendre si vous êtes prêt à sélectionner le meilleur logiciel de paie en ligne pour votre petite entreprise.
Identifiez les besoins de votre entreprise
Il existe diverses variables à prendre en compte lors de la sélection d'un fournisseur de paie en ligne pour votre petite entreprise. Le budget sera une considération majeure pour la plupart des entreprises lors du choix du service à utiliser. Combien d'argent votre entreprise peut-elle se permettre de dépenser pour le traitement de la paie et d'autres services ? Quels aspects sont facultatifs et lesquels sont absolument nécessaires ?
Vous devez également décider de la fréquence à laquelle vous traiterez la paie. Est-ce une fois par semaine, deux fois par semaine ou une fois par mois ? Certaines sociétés de paie fournissent des cycles de paie illimités, tandis que d'autres facturent par cycle de paie, il s'agit donc d'une considération importante.
Réfléchissez à vos différentes priorités.
Valorisez-vous les dépôts le lendemain ? Est-ce plus important que les autres fonctions ? Est-il nécessaire pour votre entreprise de disposer d'une plateforme qui couvre des services RH supplémentaires ? Créez une liste de tout ce que vous souhaitez que votre logiciel de paie vous aide afin de trouver des fournisseurs qui répondent aux exigences de votre entreprise.
Enquêter sur les fournisseurs potentiels
Une fois que vous avez déterminé les fonctionnalités que vous souhaitez chez un fournisseur de logiciels de paie, vous pouvez développer une liste de fournisseurs appropriés. À partir de là, vous pouvez comparer les fonctionnalités fournies par chaque fournisseur et voir où chacun excelle ou échoue. Comparez chaque système à votre liste de fonctions souhaitées et éliminez les plates-formes qui ne correspondent pas.
Planifiez des démonstrations avec ces fournisseurs une fois que vous avez limité votre choix à quelques options. Lors d'une démo, vous pourrez observer le fonctionnement du programme et poser des questions à l'équipe commerciale. Par exemple, pouvez-vous traiter la paie autant de fois que vous le souhaitez chaque mois ? Y a-t-il une application mobile et un site libre-service pour les employés inclus dans le forfait ? Vous devez également considérer à quel point le programme est intuitif et simple à utiliser. L'interface de la plateforme doit être facile à utiliser et vous permettre d'effectuer la paie en quelques minutes.
Assurez-vous de comprendre comment fonctionne la tarification du fournisseur et combien vous pouvez vous attendre à payer chaque mois. Plusieurs sociétés de paie, par exemple, facturent un prix de base plus des frais par employé. Quel type de cadre emploient-ils ? Renseignez-vous également sur les frais d'installation ou les frais pour les cycles de paie ultérieurs.
Ensuite, vous devez vous renseigner sur le service client de l'entreprise. Comment le Better Business Bureau évalue-t-il le service de paie et combien y a-t-il de plaintes de clients ? Existe-t-il une aide par téléphone, e-mail et chat disponible, ou êtes-vous limité à un seul ? Les réponses à ces questions devraient vous aider à limiter vos options.
Fais ton choix
Après avoir évalué les avantages et les inconvénients de chaque service, vous pouvez affiner vos choix et commencer le processus d'inscription avec votre choix préféré. Vérifiez si vous pouvez négocier le prix et renseignez-vous toujours sur les réductions potentielles. Une fois que vous avez déterminé quel logiciel convient à votre entreprise, vous pouvez commencer le processus de configuration.
Avantages des services de paie
Voici quelques-uns des avantages les plus importants de l'utilisation d'un logiciel de paie.
- Efficacité accrue: L'utilisation d'une plate-forme de paie complète élimine le besoin d'embaucher quelqu'un en interne pour gérer toutes les obligations de paie de votre entreprise.
- Bonne ergonomie : Le logiciel fait la majorité du gros du travail pour vous. Il calcule les montants des salaires, retient les déductions appropriées et distribue automatiquement les paiements en fonction de la méthode sélectionnée.
- La conformité fiscale est assurée : Les sociétés de paie gèrent les déclarations de revenus et les paiements pour vous, en veillant à ce que vous remplissiez vos obligations légales. La plupart des services de paie ont une garantie fiscale, ce qui signifie que si le fournisseur de paie fait une erreur lors de la déclaration ou du paiement de vos impôts, il corrigera le problème et paiera toute pénalité que vous encourez.
- Dépenses en baisse : En accélérant la préparation des déclarations de revenus, le meilleur logiciel de paie peut faire économiser de l'argent à votre entreprise. Cela peut également vous aider à économiser de l'argent en vous permettant d'effectuer des paies plus précises et, si vous passez au numérique, éliminez le besoin de documents papier.
- Fiabilité de traitement : Le logiciel de paie est le moyen le plus fiable d'effectuer la paie chaque semaine. Si vous configurez la paie automatique, elle se déroulera sans votre intervention. Même si vous choisissez de le faire fonctionner manuellement, le système vous enverra des rappels hebdomadaires. Cela garantit que les employés sont payés correctement et à temps.
- Gestion des télétravailleurs : Un logiciel de paie vous donne les outils dont vous avez besoin pour vous conformer aux lois et réglementations dans pratiquement tous les pays. Plusieurs fournisseurs de services offrent également des services d'employé officiel aux travailleurs étrangers.
Meilleurs services de paie en ligne
La paie est l'une des dépenses les plus coûteuses auxquelles les organisations sont confrontées, et sa gestion peut être difficile pour toutes les personnes impliquées. Les erreurs de paie prennent du temps à corriger et peuvent réduire la satisfaction des employés. C'est pourquoi de nombreuses petites entreprises utilisent des services de paie en ligne pour traiter la paie.
Vous pouvez automatiser votre paie et rationaliser les déclarations de revenus en utilisant les services de paie en ligne. Mais, avec autant de fournisseurs de paie parmi lesquels choisir, il peut être difficile de déterminer quel fournisseur convient le mieux à votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous les meilleures entreprises de paie pour trouver les meilleurs fournisseurs.
#1. Paycor (le meilleur moyen pour les employés de gérer leurs propres besoins)
Paycor est un service de paie basé sur le cloud, facile à utiliser et qui permet aux employés d'accéder à une large gamme de services en un seul endroit. Vous pouvez utiliser cette passerelle pour consulter vos revenus antérieurs et apporter les modifications nécessaires à vos coordonnées ou à vos informations bancaires. Les travailleurs peuvent également obtenir leurs fiches de paie, consulter leurs avantages et faire des demandes de congés payés via le portail.
#2. Paie à distance
La paie à distance est un service de paie tout-en-un qui pourrait aider les entreprises ayant des employés dans le monde entier. L'entreprise est connue dans plus de 60 pays et les employés peuvent choisir parmi un certain nombre de régimes d'avantages sociaux adaptés à leurs besoins.
#3. Logiciel de paie d'ADP (le meilleur pour une entreprise en croissance)
La plateforme de paie évolutive d'ADP offre aux entreprises tout ce dont elles ont besoin pour gérer la paie et les obligations fiscales qui y sont liées. ADP est utile pour les entreprises de toutes tailles et dans tous les secteurs, et il fait un excellent travail pour répondre aux besoins des entreprises qui ont des besoins spécifiques.
Services de paie en ligne
Les entreprises peuvent déterminer plus précisément le nombre d'heures travaillées par chaque employé car le système de paie se synchronise automatiquement avec le chronométrage. En quelques clics, vous pouvez facilement et rapidement transférer les salaires des employés permanents ou contractuels. Vous pouvez également déposer des déclarations de revenus et déterminer le salaire net des employés après impôts et autres déductions. Voici ci-dessous les meilleurs services pour la paie en ligne ;
#1. Bambée
Bambee est une plateforme de gestion des ressources humaines bon marché et conçue pour les petites entreprises. En plus de ses autres responsabilités en matière de RH, l'organisation sait gérer la paie comme un pro. Bambee vous offre un système de paie prêt à l'emploi, du traitement de la paie à la déclaration des impôts.
Mettez en place des dépôts directs pour payer votre personnel rapidement avec l'aide de l'entreprise. En outre, ils vous aident à remplir les déclarations de revenus fédérales, étatiques et locales sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. En outre, ils vont au-delà des attentes pour s'assurer que votre entreprise respecte les lois sur les salaires et les horaires. Cela vous permet d'économiser de l'argent à long terme en réduisant les risques d'amende.
#2. Sur Payer
La plate-forme Web d'OnPay permet aux petites entreprises de gérer facilement la paie. Il vous offre un logiciel adapté aux mobiles qui peut faire des choses comme payer immédiatement les travailleurs permanents et les sous-traitants, calculer et déclarer automatiquement les impôts et gérer les avantages sociaux des employés.
Services de paie en ligne bon marché
La paie est l'une des choses qui coûte le plus cher à une entreprise. Les charges salariales peuvent rapidement s'accumuler car vous devez payer vos employés et vous occuper de leurs obligations fiscales. Voici quelques services de paie en ligne bon marché qui offrent des rabais.
#1. Surepayroll (le logiciel de paie le plus économique et le plus fiable)
À partir du tableau de bord, les propriétaires d'entreprise peuvent accéder aux modules les plus importants du système pour le traitement et les rapports sur la paie, la gestion des fiches de paie et le suivi du temps. En prime, SurePayroll peut être facilement intégré à d'autres logiciels populaires comme Xero et QuickBooks pour donner aux entreprises plus de fonctionnalités et faciliter la paie et la comptabilité.
#dix. Patriote
Patriot est notre premier choix car il est à la fois facile à utiliser et rapide à gérer la paie. Un chèque de paie typique peut être traité sur la plateforme en quelques minutes seulement.
#3. Système de paie Gusto (meilleures fonctionnalités RH supplémentaires)
Gusto peut vous aider à suivre à la fois les obligations fiscales et salariales des employés W-2 et des 1099 pigistes. Ce logiciel basé sur le cloud est livré avec des paiements directs, des rapports sur les nouvelles embauches et un grand nombre de rapports de paie.
Services de paie en ligne gratuits
En termes simples, un fournisseur de services de paie est une entreprise qui gère toutes les tâches administratives liées au traitement de la paie. Cela comprend le calcul de la paie, l'envoi des montants statutaires qui en résultent, la préparation des formulaires d'impôt des employés de fin d'année, le dépôt électronique de ces formulaires auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec (RQ) pour tous les employés qui résident au Québec, et la création de registres de Emploi (RE).
Les entreprises utilisent de plus en plus les prestataires de services de paie comme moyen fiable de payer leurs employés et leurs impôts à temps et correctement. Les employeurs qui utilisent un service de paie trouvent beaucoup plus facile de respecter leurs délais de déclaration et de versement des dépôts, et leurs entreprises fonctionnent plus facilement en général. Voici quelques exemples de services de comparaison de paie en ligne gratuits qui ne coûtent rien :
#1. Monter Lite
Rise Lite est le logiciel gratuit dont vous avez besoin pour gérer la paie. Selon ce dont vous avez besoin, cela peut vous aider dans tous les domaines, de la gestion de leur temps libre à l'octroi de primes. Rise Lite facilite également la détermination des taxes.
#2. Paie4Gratuit
Il s'agit d'un logiciel de paie gratuit spécialement conçu pour les petites entreprises, comme son nom l'indique. Vous ne trouverez pas de logiciel meilleur ou plus fiable que celui-ci. Presque tout ce dont vous avez besoin pour démarrer une entreprise et gérer sa paie est inclus. Pour un faible prix unique de 12.50 $ US, le logiciel vous aidera à préparer vos impôts de manière utile.
#3. Club RH
HR Club est votre seul choix au Canada si vous souhaitez un programme de paie gratuit. Le club des ressources humaines n'a peut-être pas beaucoup de cloches et de sifflets, mais il fait ce qu'il doit bien faire et convient bien à l'entreprise. Il élimine le besoin du calculateur de paie PDOC et offre à l'équipe RH de nombreux outils utiles. Il peut être utilisé en anglais et en français et regorge d'extras utiles.
Services de paie en ligne pour les comptables
Le meilleur logiciel de paie pour les comptables est facile à utiliser, dispose de connexions et d'automatisation intégrées et facilite la gestion de plusieurs clients à partir d'un hub central. Vous pouvez également rechercher des avantages tels que des services de paie en ligne gratuits ou bon marché ou des logiciels pour comptables, le partage des revenus, des crédits CPE gratuits, des outils de marketing et des remises sur les logiciels pour les clients. Les services de paie suivants sont disponibles en ligne auprès des comptables :
#1. Effet d'entraînement
Le logiciel de paie en ligne de Rippling est facile à utiliser et ne nécessite pas beaucoup de formation pour les nouveaux utilisateurs. Grâce à la capacité du logiciel à fonctionner avec un large éventail de modules complémentaires, des tâches telles que la paie, la préparation des déclarations de revenus et d'autres tâches commerciales peuvent être simplifiées.
L'ondulation pour les comptables libère un temps précieux qui peut être utilisé pour développer votre cabinet. Pour ce faire, il rationalise la paie, rend les tâches plus visibles et automatise les tâches de routine. Il contient de nombreux modules complémentaires que vous pouvez utiliser pour automatiser davantage, et il dispose d'un excellent service client pour vous assurer d'obtenir ce dont vous avez besoin.
#2. Services de paie de Paychex
Paychex est un moyen fiable pour les entreprises de toute taille de gérer la paie. L'entreprise paie ses travailleurs toutes les semaines, toutes les deux semaines, tous les deux mois ou tous les mois. Paychex travaille avec des employés à temps plein et à temps partiel, ainsi qu'avec 1099 entrepreneurs et entrepreneurs indépendants. Les employés peuvent choisir de faire déposer leurs chèques de paie directement sur leurs comptes bancaires, de leur envoyer ou de les mettre sur une carte de débit prépayée.
Combien coûte la paie en ligne ?
Selon le niveau de service requis, les services de paie peuvent coûter entre 30 $ et 200 $ par mois. Le traitement de la paie coûte souvent entre 10 et 25 USD de plus par employé en plus des frais mensuels de tenue de compte.
Conclusion
Un fournisseur de services complets ne lésine pas sur le traitement de la paie. Il s'occupera d'effectuer et de recevoir les transferts, de signaler les nouvelles embauches et de retenir et de payer toute ordonnance de pension alimentaire ou de saisie-arrêt. De nombreuses plateformes de paie en ligne calculent le montant à payer aux travailleurs en le faisant automatiquement.
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Bibliographie
