Un système téléphonique multiligne vous connecte à vous et à tous les membres de votre entreprise rapidement et simplement, ce qui vous permet d'appeler plus rapidement la bonne personne. Pour une petite entreprise, un système téléphonique multiligne peut être un système à 2 lignes, un système à 4 lignes, un système à 6 lignes, etc. Nous examinerons chacun de ces éléments dans ce chapitre.
Qu'est-ce qu'un système téléphonique multiligne ?
Un système téléphonique multiligne vous permet de gérer deux appels ou plus en même temps. Les employés peuvent l'utiliser pour mettre des appels en attente, composer des numéros internes ou externes et reprendre la ligne.
Les téléphones multilignes diffèrent des téléphones monolignes, qui ne peuvent recevoir qu'un seul appel téléphonique à la fois. De même, un numéro de téléphone unique leur est attribué. Les appelants seront dirigés vers la messagerie vocale ou un signal occupé si la ligne est en cours d'utilisation.
Lorsqu'il s'agit d'embaucher de nouveaux employés et d'élargir votre clientèle, la méthode à ligne unique étouffe la croissance.
Comment fonctionne un système téléphonique multiligne ?
Un système téléphonique multiligne établit un réseau téléphonique interne avec des extensions distinctes. Cette fonctionnalité permet aux opérateurs de mettre en attente les appels entrants tout en affichant la présence en temps réel des autres extensions.
Les systèmes téléphoniques traditionnels et basés sur le cloud gèrent tous deux plusieurs lignes téléphoniques. Vous devez comprendre les distinctions entre chaque type de système téléphonique.
Systèmes téléphoniques multilignes traditionnels
Il existe deux types de systèmes téléphoniques multilignes traditionnels :
Le premier est celui où une seule ligne fixe utilise des lignes existantes pour donner des capacités à deux lignes. Des câbles jaunes et noirs seraient utilisés pour les connecter aux prises téléphoniques. Pour l'utiliser, vous devrez payer une ligne téléphonique supplémentaire auprès de la compagnie de téléphone. Le bouton flash des combinés analogiques peut être utilisé pour permuter les lignes et mettre les appels en attente.
Un autocommutateur privé, ou PBX, est le deuxième type. Il prend en charge de nombreuses lignes téléphoniques via des lignes fixes ou des lignes réseau standard. La messagerie vocale, le renvoi d'appel et le haut-parleur font partie des fonctions téléphoniques disponibles. Vous avez un PBX si vous devez appeler le 9 pour joindre une ligne extérieure.
Lorsque vos lignes entrantes sont occupées, les appelants recevront un signal occupé. Cette contrainte est une préoccupation importante pour une entreprise en croissance.
Les téléphones de bureau avec de nombreuses lignes sont nécessaires pour les réseaux téléphoniques traditionnels. Ces téléphones sont dotés de fonctionnalités telles que des casques et des capacités de téléphone sans fil (DECT). Cependant, sa popularité s'amenuise au profit de son rival : la VoIP.
Systèmes téléphoniques multilignes basés sur le cloud
Le système téléphonique basé sur le cloud remplace le système téléphonique traditionnel. Ils offrent une capacité multiligne avec une évolutivité infinie. De plus, ils intègrent plusieurs fonctions commerciales à la demande.
Qu'est-ce qui rend cela possible?
La voix sur protocole Internet est utilisée dans ce type de système téléphonique multiligne. Avec VoIP, vous pouvez complètement éviter la compagnie de téléphone locale. Nextiva, un service VoIP professionnel fiable, propose un système téléphonique complet dans le cloud avec une disponibilité exceptionnelle.
Les appels sont convertis en paquets de données via un système téléphonique cloud. Il les envoie à un centre de données à proximité. Le téléphone IP transforme l'audio en un son que vous entendez en quelques millisecondes. La société VoIP propose un PBX virtuel pour ses clients de classe affaires.
Lorsqu'il s'agit de systèmes téléphoniques multilignes, le terme « virtuel » est crucial.
Les extensions téléphoniques ne sont pas les mêmes que les lignes téléphoniques physiques. Il n'y a pas non plus de prises téléphoniques. Ce sont des représentations logiques d'une file d'attente PBX cloud ou d'appels de parcage. Chaque ligne peut mettre en file d'attente jusqu'à 525 appels. Cela fait beaucoup d'appels téléphoniques !
Vous pouvez avoir autant de lignes que vous le souhaitez tant que vous disposez d'une connexion Internet fiable.
Types de systèmes téléphoniques multilignes
Le choix des téléphones pour votre entreprise ne doit pas être un jeu de hasard. Plusieurs types de téléphones peuvent être utilisés avec votre système téléphonique multiligne dans votre petite entreprise. Plus de lignes n'impliquent pas automatiquement mieux.
#1. Systèmes téléphoniques à deux lignes
Un système téléphonique à deux lignes convient aux petites entreprises avec un flux constant d'appels.
Voici des exemples de cas d'utilisation commerciale qui pourraient bénéficier de deux lignes :
- Les solopreneurs qui ont une ligne pour les ventes et une autre pour le service.
- Petits bureaux avec seulement deux employés, chacun avec une ligne.
- Les petits commerçants accepteront les appels entrants, avec une ligne dédiée à la direction.
Les téléphones de bureau VoIP à deux lignes peuvent être achetés pour environ 80 $. Le Poly VVX 150 est un excellent choix pour les personnes au budget serré.
#2. Systèmes téléphoniques à 4 lignes
Un système téléphonique à quatre lignes est idéal si vos employés doivent mettre des appels en attente ou effectuer un transfert à chaud.
Considérez les exemples suivants de téléphones à quatre lignes utilisés :
- Les petites entreprises ont des représentants commerciaux et des gestionnaires de compte pour gérer les appels entrants des consommateurs.
- Les clients, les fournisseurs et les employés sont contactés par le biais d'équipes de service client comprenant des représentants de l'assistance.
- Des réceptionnistes qui doivent répondre et transférer plusieurs appels téléphoniques entrants.
#3. Systèmes téléphoniques de 6 à 12 lignes
Le prochain niveau de téléphones multilignes surpasse les téléphones VoIP de qualité inférieure. Ils ont des chipsets plus rapides, plus de mémoire et encore plus d'options de personnalisation que les téléphones ordinaires. Ils fournissent des fonctionnalités avancées à ce niveau, telles que la présence de ligne et les touches programmables.
Voici les meilleures options pour les besoins de ces entreprises :
- Les adjoints de direction qui effectuent un dépistage et qui ont besoin de connaître l'état de la ligne de leur cadre.
- Les superviseurs d'équipe qui doivent surveiller de nombreux appels en même temps.
- Les cadres supérieurs de compte qui doivent consulter la direction au sujet de l'inventaire et du prix.
Comment installer un système téléphonique multiligne pour votre petite entreprise
Si vous optez pour un système téléphonique standard, le fournisseur de téléphone devra installer chaque ligne. Vous devrez également prévoir un budget pour un PBX sur site et un spécialiste pour tout installer. Les téléphones de bureau doivent être configurés pour communiquer avec votre PBX.
Un système téléphonique multiligne basé sur le cloud est une option moins compliquée. Cela ne prend qu'environ 20 minutes et ne nécessite qu'une connexion Internet.
Voici les quatre étapes pour obtenir votre système téléphonique virtuel avec de nombreuses lignes opérationnelles :
- Sélectionnez un service téléphonique professionnel. Choisissez un forfait en fonction des besoins de votre entreprise.
- Créez des extensions téléphoniques. Vous pouvez commencer à ajouter des extensions internes pour chacun des membres de votre équipe à votre portail d'administration. Cela facilite la numérotation interne et les transferts d'appels.
- Enregistrez vos salutations téléphoniques. Téléchargez votre propre message d'accueil ou utilisez-en un à partir de votre téléphone (ou ordinateur). Lorsque les gens appellent votre entreprise, faites une bonne première impression.
- Commencez à passer des appels et à y répondre : vous n'avez pas besoin d'attendre l'arrivée d'un téléphone VoIP si vous n'en avez pas encore. Commencez par une application softphone sur votre smartphone iOS ou Android.
En moins d'une heure, vous disposerez d'un système téléphonique multiligne.
Avantages de l'utilisation d'un système téléphonique multiligne pour votre petite entreprise
#1. Économies de coûts
Opter pour un système téléphonique cloud est l'approche idéale pour fournir à votre équipe différentes lignes téléphoniques.
En moyenne, un système de téléphonie fixe basé sur le système téléphonique traditionnel (POTS) coûte 50 $ par ligne. Ce plan d'appel est principalement réservé aux appels locaux. Il manque également l'une des fonctionnalités téléphoniques professionnelles qui sont souvent utilisées par les entreprises de nos jours.
Ce n'est pas une nouvelle que les entreprises ont abandonné AT&T, Verizon, CenturyLink et Frontier au profit du cloud. Ils peuvent économiser jusqu'à 65% sur leurs dépenses de communication.
Les systèmes téléphoniques VoIP sont moins chers que 20 $ par ligne par mois. Grâce aux appels illimités, vous n'aurez pas à payer l'installation, un serveur PBX ou les frais de péage.
#2. Fiabilité
Votre système téléphonique doit être fiable et sécurisé. Les systèmes téléphoniques sur site vous exposent à des interruptions de courant ou de réseau.
Pour la redondance, les systèmes téléphoniques VoIP reposent sur de nombreux centres de données. Votre entreprise continuera à fonctionner normalement, quoi qu'il advienne de l'infrastructure téléphonique.
De plus, les principaux fournisseurs de services respectent des normes telles que PCI, SOC 2 et HIPAA. Au lieu de vous soucier des audits de sécurité, concentrez-vous sur vos consommateurs. Hourra !
#3. La flexibilité
Supposons que vous embauchiez à distance, que vous construisiez de nouveaux bureaux ou que vous vous convertissiez à une main-d'œuvre hybride. Dans ce cas, un système téléphonique permettant aux employés de travailler de n'importe où est nécessaire.
Ils sont limités au bureau par un système téléphonique multiligne standard. Cela rend la communication difficile lorsqu'ils fonctionnent à distance.
Un système téléphonique basé sur le cloud vous permet de fournir à vos employés les fonctionnalités dont ils ont besoin. Ils peuvent effectuer leur travail dans le confort de leur téléphone portable et d'une connexion Internet.
#4. Évolutivité
Un système VoIP cloud est votre meilleur pari si votre entreprise se développe et que vous ne voulez pas que la technologie vous gêne. Il simplifie l'installation des lignes téléphoniques. L'ajout d'emplacements supplémentaires au même système téléphonique est également possible sans aucune connaissance technique.
Lorsqu'il y a une croissance de la demande ou des effectifs, votre service téléphonique ne vous ralentira pas. Considérez la mise en file d'attente des appels comme une autre option pour faire évoluer votre personnel de service client.
Les services de téléphonie cloud tels que Nextiva garantissent une disponibilité et une disponibilité de 99.999 %.
# 5. Commodité
Un système téléphonique multiligne vous facilite la vie, à vous et à votre personnel. Ils deviennent plus productifs et ont le potentiel de faire avancer l'entreprise.
Les clients vous feront confiance grâce à des fonctionnalités telles que les standards automatiques et les téléphones sans frais. Il est possible de mettre en place un centre d'appels entrants en moins d'une journée.
Fini le temps où votre opérateur téléphonique vous abandonnait. Si jamais vous avez besoin d'aide, veuillez nous contacter à tout moment.
Top 8 des meilleurs systèmes téléphoniques multilignes pour petites entreprises
Gérer une petite entreprise est déjà assez difficile sans avoir à se soucier de votre système téléphonique. L'achat d'un système téléphonique multiligne facilite la communication interne et externe dans votre petite entreprise, bien plus qu'un combiné à ligne unique.
- Meilleur dans l'ensemble : Nextiva X-835
- Idéal pour l'expansion des petites entreprises : RCA 4-Line Small Business System
- Panasonic KX-TG958 – Le meilleur pour un service fiable
- Grandstream GXV3370 - Le meilleur appareil d'appel vidéo
- Idéal pour les ventes et le service client : Téléphone IP MiVoice 5330e
- Téléphone filaire à 2 lignes AT&T - Idéal pour le travail à domicile
- Le top pour une interface intuitive : Fanvil X7
- Yealink SIP-W52P – Le meilleur pour les communications sans fil
Système téléphonique à 4 lignes pour petites entreprises
Un système téléphonique à quatre lignes est un choix populaire pour les entreprises qui tentent d'augmenter la productivité, la communication et l'efficacité. Un système téléphonique à 4 lignes est une solution de communication unifiée qui permet à une petite entreprise de transférer des appels de manière transparente et de communiquer à la fois en interne et en externe.
Qu'est-ce qu'un système téléphonique à 4 lignes ?
Un système téléphonique à 4 lignes est un système téléphonique professionnel multiligne qui connecte quatre lignes téléphoniques analogiques (ou fixes) dans votre bureau. Des lignes internes ou externes peuvent être utilisées. Les lignes internes permettent aux employés de votre lieu de travail d'interagir les uns avec les autres, tandis que les lignes externes permettent aux clients, aux fournisseurs ou à toute autre personne extérieure à l'entreprise de communiquer avec vous. Si vous avez besoin de plus de quatre lignes, la plupart des systèmes vous permettent de connecter et d'entretenir des téléphones supplémentaires par groupes de quatre.
Les systèmes téléphoniques à quatre lignes diffèrent des systèmes téléphoniques traditionnels en ce sens qu'ils permettent à plusieurs parties de parler au téléphone en même temps, alors que les téléphones traditionnels ne permettent qu'à deux parties de parler en même temps.
Comment fonctionne un système téléphonique à 4 lignes dans une petite entreprise ?
Un système téléphonique à quatre lignes fonctionne de la même manière qu'un téléphone ordinaire à une ligne. Les paquets de données vocales sont transmis aux destinataires sur les lignes du réseau téléphonique. Les quatre lignes utilisent le même fil et reçoivent les mêmes appels, formant un système entre les quatre téléphones.
Les systèmes téléphoniques à quatre lignes sont rendus possibles par une extension qui permet de connecter trois téléphones supplémentaires à la ligne. Cette extension est normalement sans fil, ce qui permet d'installer les deuxième, troisième et quatrième téléphones indépendamment du premier. Au lieu de les regrouper tous, cela permet aux employés de chaque groupe de quatre lignes d'avoir des téléphones à leur propre bureau.
Avez-vous besoin d'un système téléphonique à 4 lignes pour votre petite entreprise ?
Parce qu'un système à quatre lignes est un sous-ensemble d'un agencement de système téléphonique multiligne, il nécessite un ensemble plus précis de circonstances pour justifier le choix. Étant donné que ces systèmes ne sont disponibles que par groupes de quatre, vous devez prévoir une mise à l'échelle par quatre chaque fois que vous devez ajouter une ligne. Les entreprises suivantes peuvent tirer le meilleur parti d'un système téléphonique à quatre lignes :
- Entrepreneurs qui souhaitent séparer leur vie personnelle et professionnelle
- Petites entreprises de deux employés ou plus qui ont besoin d'une connectivité téléphonique régulière
- Toute entreprise qui reçoit un nombre important d'appels à des heures précises
- Bureaux de quatre employés ou plus nécessitant un accès téléphonique constant
- Des équipes de quatre personnes qui doivent être régulièrement appelées depuis leur propre bureau
- Une petite entreprise avec quelques employés qui ont besoin de plusieurs lignes pour leur fonction, des tâches d'équipe discrètes et un accès général aux affaires.
- Situations dans lesquelles plusieurs petites marques sont gérées depuis le même siège
- Entreprises avec des systèmes PBX plus anciens qui ne veulent pas subir de latence ou de gigue en raison d'une mauvaise connexion Internet
Un numéro de téléphone peut-il avoir plusieurs lignes ?
Oui, un numéro peut avoir plusieurs lignes.
Comment transférer un appel sur un téléphone multiligne ?
- Sélectionnez l'option Transférer.
- Composez le numéro vers lequel vous souhaitez transférer l'appel.
- Pour mettre fin à l'appel, appuyez à nouveau sur le bouton Transférer. Si l'écran d'affichage de votre téléphone comprend un bouton Terminer, appuyez dessus pour mettre fin à l'appel.
Quels sont les trois types de systèmes téléphoniques ?
Les trois types de systèmes téléphoniques sont les systèmes téléphoniques hébergés, les systèmes téléphoniques PBX sur site et les systèmes téléphoniques VoIP hybrides.
Puis-je utiliser un système téléphonique multiligne pour ma petite entreprise ?
Oui, les systèmes téléphoniques multilignes conviennent aux petites entreprises. Ils sont conçus pour être évolutifs, de sorte qu'ils peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Quelle est la différence entre les systèmes téléphoniques multilignes PBX, hybrides, VoIP et cloud ?
Les systèmes PBX sont des systèmes téléphoniques traditionnels qui utilisent du matériel physique pour acheminer les appels. Les systèmes hybrides combinent le matériel traditionnel avec des fonctionnalités numériques. Les systèmes VoIP utilisent Internet pour passer et recevoir des appels. Les systèmes basés sur le cloud sont hébergés sur des serveurs distants et accessibles via Internet.
Combien coûte un système téléphonique multiligne ?
Le coût d'un système téléphonique multiligne peut varier considérablement selon le type de système, le nombre de lignes requises et les fonctionnalités incluses. Une petite entreprise peut s'attendre à payer entre quelques centaines de dollars et plusieurs milliers de dollars pour un système téléphonique multiligne.
En conclusion
Vous pouvez communiquer de n'importe où avec les meilleurs systèmes téléphoniques multilignes pour petites entreprises. En plus de gérer les conférences téléphoniques, ils peuvent fournir des connexions téléphoniques aux employés distants.
Il est important de tenir compte des besoins actuels et futurs de votre entreprise lors du choix d'un système téléphonique d'entreprise. Comment aimeriez-vous interagir avec vos clients ? Vous réussirez ou échouerez en fonction de votre plateforme de communication.
Foire aux Questions
Quel est le principal avantage d'utiliser un système téléphonique multiligne ?
Le principal avantage d'utiliser un système multiligne est qu'il permet à plusieurs d'être sur le même téléphone en même temps.
Combien de téléphones sans fil pouvez-vous avoir sur une seule ligne ?
Vous pouvez avoir jusqu'à 6 téléphones sans fil sur une même ligne.
De combien de lignes téléphoniques une petite entreprise a-t-elle besoin ?
Une petite entreprise a besoin d'au moins 10 lignes téléphoniques pour faciliter les appels commerciaux, les télécopies, la collaboration en ligne, les téléconférences, la gestion des clients et l'administration.
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