Savoir ce que votre employeur attend et a besoin en termes de remboursement de kilométrage en 2023 sera utile si vous avez l'intention de voyager pour affaires. Les employés qui utilisent leurs véhicules (tels que des voitures ou des camions) pour effectuer des courses liées à l'entreprise peuvent être remboursés pour leur kilométrage. Pour la conduite d'une automobile à des fins professionnelles, caritatives, médicales ou liées au déménagement en 2023, un nouveau taux de remboursement standard du kilométrage a été fixé par l'Internal Revenue Service (IRS). Un formulaire de demande de remboursement de kilométrage pour obtenir des informations sur le voyage est également remis aux employés à remplir à chaque fois qu'ils font des courses pour l'entreprise.
Dans cet article, nous passons en revue les points cruciaux concernant le remboursement du kilométrage, comment vérifier votre éligibilité et des conseils pour documenter précisément vos frais de déplacement.
Remboursement du kilométrage
Lorsqu'un salarié utilise son véhicule à des fins professionnelles, l'employeur lui rembourse son kilométrage. La plupart des entreprises utilisent une formule de cents par mile. Cependant, l'employeur et son accord avec l'employé détermineront les taux de remboursement, les dépenses couvertes et le calendrier de paiement.
L'indemnité que vous recevez pour l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles s'appelle le remboursement du kilométrage. Toutes les dépenses liées à la possession et à l'utilisation de votre voiture pendant le kilométrage requis sont couvertes par le remboursement. Dans la plupart des cas, il est calculé par mile et paie tous les coûts associés à la possession et à l'exploitation d'un véhicule à des fins professionnelles.
Éléments du remboursement du kilométrage
Plusieurs facteurs, tels que les suivants, peuvent affecter le remboursement du kilométrage :
#1. Admissibilité
Bien que tous les travailleurs ne soient pas admissibles, les employeurs peuvent rembourser les employés pour le kilométrage lorsqu'ils utilisent leur véhicule à des fins liées au travail. Les spécificités de votre emploi détermineront si vous êtes éligible. Une politique de remboursement de kilométrage typique couvre généralement les déplacements suivants :
- Visites avec les clients
- Offrir un moyen de transport aux clients
- Faire un déplacement sur un chantier temporaire
- Le trajet vers une conférence ou une convention professionnelle
N'oubliez pas que des conséquences fiscales peuvent résulter du remboursement de l'entreprise. Il est conseillé de parler avec un spécialiste en déclarations chevronné pour savoir comment votre revenu pourrait être touché.
#2. Tarifs standards
L'Internal Revenue Service (IRS) a établi un taux de kilométrage standard, mais une entreprise est également libre de fixer ses tarifs. L'IRS permet aux déclarations de revenus de déduire jusqu'à ce montant pour le kilométrage. Bien que de nombreuses entreprises basent leurs tarifs sur le taux de l'IRS, cela n'est pas requis par la loi. Votre employeur peut prévoir un remboursement inférieur ou supérieur au minimum légal.
#3. Exigences de l'employeur
Les employeurs ne sont pas tenus de verser des remboursements de kilométrage, sauf si cela entraînerait une baisse du salaire de l'employé en dessous du seuil de salaire minimum de l'État.
Comment suivre le remboursement du kilométrage
Certains employeurs exigent que les travailleurs soumettent leurs reçus d'essence et de réparation automobile pour être remboursés. Le processus fastidieux de collecte des reçus est supprimé lors de l'utilisation du taux de déduction standard. L'utilisation d'un programme de suivi des dépenses simplifie le suivi de votre kilométrage. Ces programmes vous permettent de saisir vos informations de kilométrage et de calculer votre remboursement en fonction de ces informations. En suivant les étapes ci-dessous, vous pouvez contrôler votre remboursement de miles :
- Gardez une trace de la date du voyage.
- Gardez une trace du temps de trajet.
- Dès le début du voyage, notez le kilométrage.
- Indiquez votre point de départ et votre destination finale.
- Inclure un résumé des objectifs du voyage.
- Une fois revenu de votre voyage, notez le kilométrage.
Votre employeur peut vous verser une indemnité de kilométrage mensuelle fixe, un FAVR (taux fixe et variable) ou le taux de remboursement de kilométrage standard requis par l'IRS.
FAVR (taux fixe et variable)
FAVR, une substitution populaire à la méthode traditionnelle, consiste à payer aux employés une combinaison du taux estimé en cents par mile pour couvrir les coûts variables et une somme forfaitaire pour couvrir les coûts fixes. Le gaz, le pétrole, l'entretien et les réparations sont quelques exemples de coûts variables. Alors que les frais de location, d'impôt, d'enregistrement et de licence, ainsi que l'amortissement et l'assurance, sont des exemples de coûts fixes. Comme toujours, vous devez utiliser le taux de kilométrage standard de l'IRS, et tout remboursement supplémentaire sera soumis à l'impôt sur le revenu.
Les employeurs et les entrepreneurs indépendants peuvent déduire le kilométrage lié à l'entreprise. De plus, il n'est pas imposable car il n'est pas considéré comme un revenu pour un employé. Mais si un employeur verse à un employé plus que le coût réel de la conduite à des fins professionnelles, une partie du remboursement peut être considérée comme une compensation et imposée.
Qu'est-ce qui donne droit au remboursement du kilométrage ?
Votre entreprise peut déduire le coût des voyages d'affaires qui n'impliquent pas le trajet régulier d'un employé. Les dépenses suivantes donnent droit au remboursement du kilométrage :
- Voyage d'affaires
- Consultations hors site avec les clients actuels et potentiels
- Faire des courses pour acheter des fournitures pour l'entreprise
- Livraisons pour les entreprises
Taux de remboursement du kilométrage en 2023
Les nouveaux taux de kilométrage IRS sont en vigueur pour les voyages qui commencent le 1er janvier 2023.
- 65.5 cents par mile lors de la conduite au travail
- Pour un déménagement ou des besoins médicaux, 22 cents par mile
- 14 cents par mile à des fins caritatives
À mesure que les prix du carburant, l'efficacité énergétique et les coûts d'assurance changeaient, les nouveaux taux de kilométrage changeaient également.
Règles de remboursement du kilométrage
Vous devez vous conformer aux trois exigences de l'IRS pour un plan responsable pour que votre remboursement soit exonéré d'impôt :
- Vos débours doivent être associés à votre métier, c'est-à-dire que vous les avez engagés alors que vous travailliez pour votre employeur.
- Vous devez fournir rapidement et avec précision à votre employeur un décompte de ces coûts.
- Toute compensation ou indemnité supplémentaire doit être restituée à temps.
De plus, l'IRS n'a pas de directives spécifiques concernant le remboursement du kilométrage fédéral. Vous devez respecter les lois sur le salaire minimum même si vous n'offrez pas ce remboursement. Assurez-vous que vous payez les travailleurs au moins le salaire minimum, moins les remboursements de kilométrage.
Calculer le remboursement du kilométrage
Disons que Joe, l'un de vos employés, fait des courses pour votre entreprise. Pour les ravitaillements, Joe parcourt une distance de 50 miles aller-retour. Il parcourt ensuite 13 miles pour rencontrer un client avant de faire un trajet de 20 miles pour retourner au bureau. Joe a parcouru 83 miles alors qu'il était sur la route pour le travail. Étant donné que le taux de kilométrage standard était de 65.5 $ (taux de kilométrage standard de 0.655 $ x 36 miles d'affaires parcourus), vous devez lui rembourser 54.37 $.
Formulaire de remboursement de kilométrage
Les employés peuvent utiliser un stylo et du papier pour suivre leur kilométrage quotidien. De nombreuses entreprises proposent un formulaire de remboursement kilométrique à leur personnel. Les salariés peuvent alors remplir le formulaire de remboursement kilométrique chaque fois qu'ils effectuent une tâche liée à l'activité de l'entreprise.
Un formulaire de remboursement de kilométrage demande des informations sur le voyage. Le formulaire demande généralement des informations telles que la date, l'objectif commercial, l'origine, la destination, le nombre de miles parcourus et le nombre total de miles. Généralement, les salariés qui souhaitent se faire rembourser l'utilisation de leur véhicule à des fins professionnelles remplissent un formulaire de remboursement kilométrique.
Pour permettre aux employés de saisir des informations sur plusieurs trajets, les formulaires comportent souvent plusieurs lignes ou espaces. Alors que certaines entreprises ne demandent des rapports de kilométrage qu'une fois par an, d'autres peuvent demander aux employés de les soumettre mensuellement.
Les données seraient identiques entre les formulaires numériques et papier. De plus, l'utilisation d'un formulaire de kilométrage numérique élimine le risque que les employés égarent ou perdent un formulaire papier, ce qui pourrait entraîner la perte de données de kilométrage.
Quel est le taux de remboursement du kilométrage fédéral pour 2023 ?
Le taux de kilométrage standard pour tous les miles d'affaires est de 65.5 cents par mile, tandis que les tarifs pour les frais de déménagement ou médicaux sont de 22 cents par mile, et à des fins caritatives, ils sont de 14 cents par mile.
Comment calculer le remboursement du kilométrage ?
En multipliant le kilométrage de votre entreprise par le taux de kilométrage actuel de l'IRS ou de votre employeur, vous obtiendrez le montant de votre remboursement de kilométrage. Par exemple, supposons que vous ayez parcouru 800 miles à des fins professionnelles ce mois-ci et que votre employeur vous ait remboursé au taux standard. Si oui, vous pouvez le faire en utilisant la formule ci-dessous pour déterminer votre remboursement de kilométrage : 800 miles x 65.5 cents équivaut à 524 $ en compensation de kilométrage.
Un rendez-vous chez un client de la ville voisine s'impose à Marie, employée de l'entreprise. Elle voyage, rencontre le client, puis retourne rapidement à son bureau. Mary a passé un total de 74 miles en voiture. Lorsque vous conduisez, multiplier 74 miles par 0.655 $ donne 48.47 $
Comment fonctionne le remboursement du kilométrage ?
Un employeur rembourse les travailleurs à un taux de cents par mile pour les frais de véhicule engagés dans le cadre du travail. Selon les réglementations de l'IRS, le taux de mile standard pour 2023 est de 65.5 cents.
Ce taux est multiplié par la distance que vous parcourez au cours d'une période de paiement pour déterminer votre remboursement de kilométrage. Disons que vous avez parcouru 120 miles ce mois-ci. Vous recevrez 78.6 $ en remboursement de kilométrage
Comment les entreprises paient-elles le kilométrage ?
Un employeur rembourse les travailleurs à un taux de cents par mile pour les frais de véhicule engagés dans le cadre du travail. Les employés reçoivent un remboursement en cents par mile de l'entreprise pour couvrir les coûts d'utilisation de leurs véhicules à des fins professionnelles.
De quelle preuve ai-je besoin pour réclamer le kilométrage ?
Vous aurez besoin de votre carnet de kilométrage si vous choisissez de déduire le kilométrage en utilisant la méthode standard. Vous aurez besoin de reçus détaillant vos dépenses si vous utilisez des dépenses réelles. Pour déterminer quelle méthode entraînera la plus grande déduction, vous devriez probablement garder une trace de votre kilométrage.
Puis-je réclamer des miles en tant qu'employé ?
Tant que vous n'êtes pas un entrepreneur indépendant, un employé qui utilise son véhicule à des fins professionnelles peut être admissible à recevoir un remboursement de kilométrage de son employeur. Ce remboursement est destiné à couvrir les frais d'essence et d'usure lors des déplacements professionnels.
Conclusion
Votre employeur peut vous rembourser le kilométrage si vous utilisez un véhicule personnel à des fins professionnelles pour vous aider à couvrir vos dépenses. Malgré certaines lois d'État, aucune loi fédérale ne vous oblige à payer vos employés pour l'utilisation de leurs véhicules à des fins professionnelles.
Le Massachusetts, la Californie, l'Illinois et d'autres États imposent aux employeurs l'obligation de payer les frais de déplacement et autres frais connexes encourus par les employés lors d'un voyage d'affaires. Si vous ne savez pas si vous devez rembourser le kilométrage, vous devriez vous renseigner sur les lois de votre état et parler à un avocat.
FAQ sur le remboursement du kilométrage en 2023
Qu'est-ce que le remboursement du kilométrage ?
L'indemnité que vous recevez pour l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles s'appelle le remboursement du kilométrage.
De quelle preuve ai-je besoin pour réclamer le kilométrage ?
Vous aurez besoin de votre carnet de kilométrage si vous choisissez de déduire le kilométrage en utilisant la méthode standard, ou vous aurez besoin de reçus détaillant vos dépenses si vous utilisez des dépenses réelles.
Quel est le taux de remboursement du kilométrage fédéral pour 2023 ?
Le taux de kilométrage standard pour tous les miles d'affaires est de 65.5 cents par mile, tandis que les tarifs pour les frais de déménagement ou médicaux sont de 22 cents par mile, et à des fins caritatives, ils sont de 14 cents par mile.
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Bibliographie
