"Maintenant, où ai-je laissé cet inventaire?" vous demandez-vous en vous promenant dans votre entrepôt, hébété. Ce scénario est un peu dramatique, mais il peut en être ainsi lorsque vous découvrez que vos numéros d'inventaire sont incorrects. Un suivi correct de l'utilisation et de la variance des stocks est essentiel pour tirer le meilleur parti de vos produits. Heureusement, cela ne doit pas être aussi difficile qu'il n'y paraît. Nous avons élaboré un guide complet qui peut vous aider à comprendre les bases d'un système de suivi des stocks, y compris des logiciels gratuits que vous pouvez utiliser pour votre petite entreprise et une feuille pour vous aider tout au long du processus. Sans plus tarder, continuons !
Qu'est-ce qu'un suivi d'inventaire ?
Le suivi des stocks, comme son nom l'indique, fait référence au suivi des niveaux de stock tout au long des opérations d'une entreprise. Ceux-ci changent constamment à mesure que les clients effectuent des achats et que de nouveaux stocks sont introduits, que ce soit pour remplacer les articles vendus à ces clients ou pour anticiper l'évolution de la demande.
Si vous possédez une entreprise de vente au détail, grande ou petite, votre responsabilité la plus importante est de conserver le bon stock dans les bonnes quantités. Pour ce faire, vous avez besoin d'un système de suivi des stocks précis dans le cadre de votre système de gestion des stocks.
Il y a deux raisons pour lesquelles le suivi des stocks est si important. Le premier est de satisfaire la demande des consommateurs et le second est le montant d'argent en jeu. Les entreprises doivent rationaliser la gestion des stocks pour s'assurer que les clients peuvent trouver les bons produits et que les entreprises ne gaspillent pas d'argent sur des stocks excédentaires.
Les grandes entreprises peuvent consacrer plus de ressources à la gestion des entrepôts et au contrôle des stocks. Certains ont même des départements spécifiques se concentrant entièrement sur ce travail. C'est évidemment une option moins viable pour les petites entreprises. Néanmoins, des outils tels que les logiciels de suivi des stocks peuvent aider ces petites entreprises à gérer l'entreposage, l'exécution et d'autres tâches.
Les avantages du suivi de l'inventaire
Le suivi des stocks présente de nombreux avantages car les niveaux de stocks en temps réel ont un impact direct sur vos opérations d'entreposage et de vente. Les trois premiers sont les suivants :
#1. Vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées en matière de commande de produits.
Le calcul des points de réapprovisionnement optimaux, la planification et la prévision de la demande, etc., sont simplifiés lorsque vous avez un aperçu des niveaux et des mouvements des stocks. En conséquence, la capacité d'augmenter les ventes et de maximiser les profits s'améliore.
#2. Vous économiserez de l'argent sur toute la ligne.
Lorsque votre inventaire est sous contrôle, vous pouvez économiser de l'argent sur le stockage, le transfert de marchandises, les achats et les salaires des employés. Avec moins d'argent mis de côté pour l'inventaire, vous pouvez l'investir dans le marketing du commerce électronique pour augmenter les ventes et développer votre entreprise.
#3. Le personnel de votre entrepôt appréciera d'avoir un aperçu de vos niveaux de stock et de vos emplacements exacts.
Ils seront plus productifs s'ils disposent de plus d'informations. Si vous ne l'avez pas déjà fait, vous devriez commencer à utiliser un logiciel de gestion d'entrepôt. La vitesse d'exécution des commandes est également augmentée et votre personnel passera moins de temps à rechercher les articles manquants ou à trier une grande quantité d'inventaire. Cela conduit également à des clients plus satisfaits.
Les défis du suivi des stocks
Bien que les avantages du suivi des stocks parlent d'eux-mêmes, il est également important d'être conscient des inconvénients. Comprendre ces défis est essentiel car cela peut aider les entreprises à éviter d'en être victimes.
#1. C'est chronophage
Bien que nous ayons mentionné précédemment que le suivi des stocks peut aider les entreprises à économiser du temps, des efforts et de l'argent, il convient de noter ici que la gestion des stocks peut prendre du temps en soi. Cela devient plus complexe à mesure que les entreprises se développent dans de nouveaux canaux et que les ventes augmentent, ce qui signifie qu'il y a plus à analyser et à suivre.
Il va sans dire que les entrepreneurs du commerce de détail ont une abondance de demandes de temps. Les détaillants multicanaux ont beaucoup à faire, qu'il s'agisse d'embaucher et de former de nouveaux employés, de mener des campagnes de marketing ou de rechercher de nouvelles opportunités commerciales. La gestion des stocks est une responsabilité supplémentaire en plus de tout le reste.
#2. Il n'est pas toujours facile de garder une trace des articles.
Un autre problème avec le suivi des stocks est que les commandes se déplacent fréquemment d'un endroit à un autre. Ce n'est pas aussi simple que de les stocker tous dans un entrepôt jusqu'à ce que les clients en aient besoin. Les articles peuvent être déplacés d'un endroit à un autre avant d'atteindre un consommateur.
Au fur et à mesure que les objets sont déplacés d'un endroit à un autre, il devient de plus en plus difficile de savoir où ils se trouvent et combien il y en a. Cela peut avoir des conséquences négatives. Cela implique spécifiquement qu'il existe un risque de rupture de stock (en raison d'une perte ou d'un vol, par exemple), de commandes non exécutées ou en retard et d'enregistrements financiers inexacts.
#3. Les stocks plus importants sont plus difficiles à gérer.
Nous l'avons déjà mentionné, mais les stocks plus importants sont plus difficiles à gérer. De toute évidence, les entrepreneurs ambitieux sont toujours à la recherche de moyens de se développer. Mais à mesure que les ventes augmentent, la rotation des stocks augmente également, et sa gestion est indéniablement délicate.
Vous pouvez vous retrouver avec plusieurs variantes du même type de produit, donc la tâche ici est de garder une trace de tout cela - dans toutes leurs différentes tailles, couleurs, styles, etc. En plus de gérer leurs prix, tout en veillant à ce que votre entreprise dispose de suffisamment de chacun pour répondre à la demande des clients. L'intensification du suivi des stocks est donc l'un des défis les plus difficiles à surmonter pour les entreprises en croissance.
Comment suivre efficacement l'inventaire ?
Les méthodes de suivi des stocks varient, certaines étant plus efficaces que d'autres. Jetons un coup d'œil à quelques-uns d'entre eux.
#1. Stylo et papier
Certaines entreprises (généralement les plus anciennes et les plus petites) continuent d'utiliser des méthodes manuelles avec un stylo et du papier, notant les détails de chaque transaction sur un système de carte. Cependant, il s'agit clairement d'une méthode sous-optimale, et la majorité des entreprises ont depuis longtemps abandonné de telles pratiques.
#2. Feuilles de calcul Excel
Pour suivre l'inventaire, certaines entreprises utilisent simplement des feuilles de calcul Excel. Cela convient aux petites entreprises traitant de très faibles volumes de commandes, mais cela risque de s'avérer insuffisant, même pour les entreprises de taille moyenne. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous découvrirez probablement que ces feuilles de calcul ne sont plus adéquates.
#3. Outil de suivi de l'inventaire Google Sheets
Bien que les feuilles de calcul soient une amélioration par rapport aux copies papier, les informations doivent toujours être saisies manuellement. Cependant, si vous utilisez Google Sheet, vous pouvez automatiquement mettre à jour votre outil de suivi des stocks chaque fois qu'il change.
#4. Tiers logistique
Une autre option consiste à sous-traiter l'exécution des commandes à une société de logistique tierce, qui se chargera de l'ensemble du processus. Parce que ces entreprises gèrent vos commandes, elles sont également en charge de votre inventaire, de l'emballage et de l'expédition des commandes aux clients. Ils peuvent également fournir des rapports d'inventaire détaillés en temps réel et contrôler des niveaux d'inventaire précis.
#5. Application mobile
De nombreuses entreprises (y compris de nombreuses petites startups) utilisent de plus en plus des applications iOS et Android au lieu d'une feuille de calcul comme outil de suivi des stocks. Cependant, à mesure que les entreprises se développent et que leurs besoins deviennent plus complexes, ces applications peuvent devenir quelque peu contraignantes.
#6. Logiciel de suivi des stocks
Un logiciel de suivi des stocks fournit une image beaucoup plus détaillée des stocks. Au fur et à mesure que les commandes sont traitées, les employés de l'entrepôt peuvent scanner les étiquettes à code-barres 2D, fournissant un enregistrement instantané des articles en stock, des articles en rupture de stock et des articles en surstock. Ce n'est qu'un exemple de la façon dont l'automatisation facilite la vie des entreprises et de leurs employés.
Meilleur logiciel de suivi d'inventaire gratuit 2023
Un logiciel d'inventaire gratuit peut fournir aux petites entreprises un moyen rentable de gérer leur inventaire. Cependant, vous obtenez ce que vous payez. Ces systèmes de suivi des stocks sont généralement légers, donc lorsque vous recherchez le bon logiciel, assurez-vous qu'il prend au moins en charge vos opérations actuelles. Nous en avons sélectionné quelques-unes que vous pourrez utiliser. Ils sont les suivants :
#sept. Odoo
Odoo, un système d'inventaire entièrement open source, est le meilleur logiciel de gestion d'inventaire gratuit car il fait beaucoup, y compris les bons de commande automatisés (PO) et le suivi de la date d'expiration. Il est totalement illimité, ce qui le rend idéal pour les petites entreprises avec d'énormes stocks, et pour une somme modique, vous pouvez le lier à la douzaine d'autres outils de vente et de marketing d'Odoo. Odoo s'intègre également aux systèmes de commerce électronique.
#dix. Zoho
Zoho Inventory, conçu pour les petites et moyennes entreprises, aide les entreprises à gérer les ventes, à créer des bons de commande et à suivre avec précision les stocks. Il s'intègre à un certain nombre de marchés en ligne, notamment Amazon, Etsy et eBay. Il prend également en charge Shopify et est disponible sur toutes les plateformes. Cette version est gratuite et comprend 20 commandes en ligne et hors ligne, 20 étiquettes d'expédition, 20 suivis d'expédition et un entrepôt. Il comprend la gestion des stocks et des entrepôts, la vente multicanal, le reporting et d'autres fonctionnalités.
#3. Classeur de vente
SalesBinder fournit un excellent logiciel d'inventaire qui fonctionne dans plus de 130 pays et plusieurs devises. Son interface conviviale permet également une personnalisation étendue, vous permettant de le faire fonctionner exactement comme vous en avez besoin, où que vous soyez dans le monde. Le plan gratuit de SalesBinder ne prend pas en charge les intégrations ; considérez plutôt Zoho ou Odoo. Son plan gratuit limite également le nombre d'enregistrements mensuels qu'il compte comme articles d'inventaire, comptes ou commandes - aucun autre système de suivi des stocks sur notre liste ne le fait pour une petite entreprise ou une grande entreprise. Cependant, il dispose de solides fonctionnalités d'enregistrement et de suivi des stocks, ainsi que de solides fonctionnalités de vente et de CRM.
#4. Trier
Sortly est une plate-forme de gestion des stocks basée sur le cloud qui comprend des fonctionnalités telles que le suivi des activités, le suivi multi-emplacement, les codes-barres et les pistes d'audit. Sa caractéristique la plus notable, cependant, est son application mobile intégrée de code-barres et de scanner QR, qui fonctionne même lorsque l'appareil est éteint. Même si l'application de votre téléphone ne reçoit pas de signal, vous pouvez analyser l'inventaire entrant et sortant. Sortly se synchronisera automatiquement une fois que vous serez de nouveau en ligne. Sortly est idéal pour la gestion des stocks en déplacement sur plusieurs sites en raison de ses capacités hors ligne et de son suivi multi-sites. Alors que l'application mobile de Zoho dispose d'un mode hors ligne, Sortly propose un inventaire pour plusieurs emplacements.
#5. Carré
Square est surtout connu pour ses capacités de point de vente (POS) pour les détaillants et les restaurants, et il se classe en tête de nos listes des meilleurs systèmes de point de vente et des principaux systèmes de point de vente gratuits. Cependant, il inclut également les outils de gestion des stocks de Square entièrement gratuits pour un maximum de 300 emplacements. Compte tenu de toutes les fonctionnalités incluses dans les comptes Square (ventes en magasin, intégrations de commerce électronique, capacités mobiles et point de vente), il s'agit de la meilleure solution tout-en-un pour les détaillants qui souhaitent gérer leurs stocks gratuitement et vendre en magasin, en ligne, via facture et mobile.
Lire aussi: SYSTÈME DE SUIVI DES INVENTAIRES : Meilleures pratiques
Comment choisir un logiciel de gestion d'inventaire gratuit
Pour déterminer quel logiciel d'inventaire gratuit est le mieux adapté aux besoins de votre entreprise, tenez compte des facteurs suivants et pesez-les dans le contexte de votre entreprise.
#1. Gestion multicanal
Si vous possédez une petite entreprise ou une grande entreprise avec un magasin de détail et également une boutique en ligne, vous aurez besoin d'un système de suivi des stocks gratuit qui synchronise les stocks des deux emplacements. Il doit s'intégrer à votre logiciel de point de vente et de commerce électronique pour y parvenir. Square, par exemple, est une bonne solution d'inventaire gratuite pour cela, mais Stockpile by Canvus ne l'est pas.
#2. Intégrations supplémentaires
Si votre logiciel de comptabilité inclut des rapports d'inventaire, il peut être intéressant de choisir une application d'inventaire gratuite qui s'y intègre. Cela élimine le besoin de souscrire à un plan de gestion des stocks payant afin d'accéder à des rapports avancés. Il existe d'autres raisons pour lesquelles votre logiciel de comptabilité et votre logiciel d'inventaire doivent être liés : Le suivi d'inventaire est classé comme un actif sur votre bilan.
#3. Le nombre d'utilisateurs
Combien de personnes auront besoin d'accéder à votre application de gestion des stocks ? Les logiciels libres ont souvent une petite limite d'utilisateurs, n'autorisant parfois qu'un seul utilisateur. Incluez-vous, toute personne remplissant ou comptant l'inventaire, et peut-être même votre comptable.
#dix. Budget
Le logiciel gratuit de suivi des stocks est abordable pour toute petite ou grande entreprise. Mais si un système de suivi des stocks légèrement plus cher vous fait gagner du temps qui serait autrement consacré au suivi manuel de votre inventaire - ou évite des erreurs coûteuses dans la commande ou le suivi des articles - cela peut valoir le prix à long terme.
#5. Fonctionnalités
Le système gratuit de suivi des stocks pour les petites ou les grandes entreprises comprend généralement moins de fonctionnalités que les options payantes, telles que les rapports de base, les alertes de stock faible, certaines capacités d'étiquetage et de numérisation numériques et les fonctionnalités mobiles.
Quelle est la meilleure façon de suivre l'inventaire ?
La méthode la plus élémentaire de suivi des stocks consiste à compter manuellement votre inventaire toutes les deux semaines et à comparer les chiffres aux ventes. C'est ce qu'on appelle l'inventaire périodique. Il existe également un inventaire permanent, qui utilise des systèmes de gestion des stocks intégrés au point de vente de votre entreprise.
Comment puis-je garder une trace de mon inventaire gratuitement ?
Un stylo et du papier, une feuille de calcul de suivi des stocks ou un logiciel gratuit de gestion des stocks peuvent tous être utilisés pour suivre gratuitement les stocks. Vous pouvez y aller avec qui vous convient.
Excel peut-il être utilisé pour suivre l'inventaire ?
Excel est un système de suivi des stocks gratuit et peu coûteux pour les petites entreprises ou les grandes entreprises, mais il a des limites (et une marge d'erreur) que les logiciels de gestion des stocks n'ont pas. Une feuille de calcul comporte des colonnes pratiquement infinies pour catégoriser et trier les informations dont vous avez besoin.
Quelles sont les trois méthodes de suivi de l'inventaire ?
La technique push, la technique pull et la technique juste-à-temps sont les trois techniques de gestion des stocks les plus populaires.
Quelles sont les deux méthodes de suivi de l'inventaire ?
Il existe deux approches : la méthode traditionnelle de suivi et d'enregistrement manuels du flux de marchandises entrant et sortant de votre entreprise, ou l'approche automatisée plus pratique utilisant la technologie.
Quels sont les types de systèmes de suivi des stocks ?
Les systèmes de gestion des stocks sont classés en trois types : manuel, périodique et perpétuel.
Pourquoi devriez-vous suivre l'inventaire ?
Le suivi de votre inventaire peut vous aider à éviter les erreurs d'inventaire et les inefficacités. Garder une trace attentive des marchandises que votre entreprise a en stock peut vous aider à augmenter vos profits et à fonctionner plus efficacement.
Conclusion
Le suivi des stocks est l'un des éléments les plus importants de la gestion d'une entreprise prospère. Un responsable des stocks, un responsable d'entrepôt ou un propriétaire d'entreprise avisé effectuera un inventaire complet au moins une fois par trimestre et utilisera les données des inventaires physiques ou perpétuels pour améliorer ses pratiques de gestion des stocks (voir salaire du responsable du contrôle des stocks et salaire du responsable de l'entrepôt).
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Bibliographie
