Comme le dit le proverbe, « Écrire une lettre est une chose ; écrire professionnellement en est une autre. Et c'est là qu'une lettre professionnelle entre en jeu. Une lettre professionnelle est une lettre officielle que vous pouvez utiliser pour demander ou fournir des informations. Lorsqu'il s'agit de rédiger une lettre professionnelle, il est important de savoir rédiger une lettre professionnelle pour communiquer efficacement avec les entreprises et autres organisations, quel que soit son objet, démission, référence, recommandation ou plainte.
Cependant, si vous cherchez des conseils sur la façon d'écrire une lettre professionnelle, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous expliquons comment rédiger une lettre professionnelle et d'autres conseils qui feront ressortir vos lettres.
Qu'est-ce qu'une lettre professionnelle ?
Une lettre professionnelle est une lettre commerciale généralement utilisée pour communiquer avec d'autres entreprises ou individus pour demander ou fournir des informations. C'est généralement dans un ton et un style formels et professionnels. Il peut s'agir d'une lettre que vous écrivez à votre employeur, client, collègue ou associé potentiel.
Les lettres professionnelles sont généralement accompagnées d'un objectif ou d'une intention spécifique, y compris une salutation, des paragraphes du corps et une conclusion. La lettre doit être bien rédigée et exempte de toute erreur de grammaire ou d'orthographe. Ils doivent également être clairs et concis et aller droit au but. Ainsi, lorsque vous souhaitez écrire une lettre professionnelle, faites attention au destinataire et adaptez la lettre en conséquence.
Types de lettres professionnelles
Il existe de nombreux types de lettres professionnelles et chacune a son objectif, mais certaines des plus courantes incluent :
#1. Lettres de motivation:
Les lettres de motivation sont utilisées pour postuler à un emploi ou soumettre une proposition ou une candidature à un client potentiel. Pour rédiger une lettre de motivation professionnelle, vous devez vous concentrer sur le poste et laisser vos mots convaincre l'entreprise ou l'employeur que vous êtes le bon candidat.
#2. Lettre de recommandation:
Une lettre de recommandation est une lettre professionnelle écrite pour fournir une évaluation positive des compétences ou du caractère d'une personne. C'est une lettre dans laquelle quelqu'un qui vous connaît bien écrit sur vos qualités positives. La lettre est souvent utilisée dans le processus d'embauche, car elle peut fournir des informations précieuses sur les qualifications d'un candidat.
Une lettre de recommandation contient des remarques positives et peut aider à obtenir des bourses, des emplois ou des stages. De plus, une lettre de recommandation professionnelle peut être un atout précieux lors de la demande de bourses, d'emplois ou de stages. Par exemple, si vous souhaitez obtenir un emploi ou une bourse, vous avez besoin de quelqu'un pour rédiger une lettre de recommandation professionnelle. Tout ce que vous avez à faire est de fournir à la personne qui écrit la lettre toutes les informations nécessaires et de montrer votre appréciation pour son temps.
#3. Lettre de référence:
Une lettre de référence est une lettre que quelqu'un qui connaît un candidat, écrit et atteste de ses qualifications. Elle peut provenir d'un ancien employeur, d'un collègue, d'un professeur ou d'une organisation professionnelle. Votre employeur potentiel peut demander cette lettre dans le cadre du processus d'embauche.
En d'autres termes, la lettre doit être positive et fournir des exemples précis des qualifications du candidat. Par exemple, si vous souhaitez rédiger une lettre de recommandation professionnelle, adressez-la à la personne, à l'emploi pour lequel elle postule et signez-la.
#4. Lettre de plainte:
Une lettre de réclamation est une lettre officielle utilisée pour se plaindre d'un produit, d'un service ou d'une situation. La lettre doit être adressée à l'entreprise, à l'organisation ou à la personne responsable.
Par conséquent, si vous souhaitez rédiger une lettre de plainte professionnelle, incluez toutes les informations pertinentes, telles que la date, l'heure et le lieu de l'incident, ainsi qu'une description détaillée du problème, poliment et professionnellement.
#5. Lettre de démission:
Une lettre de démission est un document officiel d'un employé à son employeur pour annoncer son intention de quitter son poste. Pour rédiger une lettre de démission professionnelle, vous devez inclure le nom de votre employé, son poste, le nom de l'entreprise et la date de votre dernier jour de travail.
Dans la lettre, l'employé doit également mentionner les raisons de sa démission et remercier son employeur de l'opportunité de travailler pour lui.
#6. Lettres de remerciement :
Des lettres de remerciement sont envoyées après une entrevue ou une réunion pour montrer l'appréciation de l'opportunité. Ils sont également destinés à l'appréciation générale des collègues, employeurs, clients, partenaires commerciaux, etc.
Comment écrire une lettre professionnelle
Voici un guide général sur la façon d'écrire une lettre professionnelle, indépendamment de la démission, de la référence, de la recommandation ou de la lettre de plainte.
#1. Utilisez une police de lettre et des marges :
Lorsque vous souhaitez donner une impression professionnelle dans votre correspondance écrite, commencez par les bases : une police de caractères et des marges de qualité. Cela donnera à votre lettre un aspect poli et formel. Pour choisir une police, recherchez quelque chose qui est facile à lire et qui a une apparence professionnelle. Par exemple, Times New Roman est un bon choix. Ensuite, définissez les marges sur un pouce de tous les côtés pour donner à votre lettre une apparence propre et épurée.
#2. Créez votre titre :
L'en-tête d'une lettre professionnelle doit inclure le nom et l'adresse de l'expéditeur, la date et le nom et l'adresse du destinataire. Pour rédiger un en-tête de lettre professionnel :
- Tout d'abord, vous devez écrire votre nom, adresse et date dans le coin supérieur droit de la page. Vous pouvez également ajouter votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
- Après cela, ajoutez les informations d'adresse du destinataire sous les vôtres et alignez-les à gauche. Cela vous aidera à vous assurer que votre lettre est adressée à la bonne personne ou au bon service.
#3. Écrivez votre salutation :
La salutation est la salutation formelle au début de votre lettre. Donc, sous le titre, incluez une salutation ou une salutation, et ajoutez une virgule. Si vous connaissez le prénom et le nom du destinataire, vous pouvez écrire « Cher John Smith ». Et si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, utilisez une salutation générique telle que "Cher Monsieur ou Madame", "À qui de droit" ou "Cher responsable du recrutement".
#4. Les paragraphes du corps :
Une lettre professionnelle contient généralement trois paragraphes de corps. Vous pouvez écrire un corps de lettre professionnel de ces manières : Le premier paragraphe présente le but de la lettre. Le deuxième paragraphe fournit plus d'informations sur le but et le troisième paragraphe demande au lecteur d'agir. Par conséquent, assurez-vous que ces paragraphes du corps sont clairs et concis.
#5. Ajouter un paragraphe de corps de clôture et une signature :
La plupart des lettres se terminent par un bref paragraphe remerciant le destinataire pour son temps et lui faisant savoir que vous serez en contact. C'est une bonne occasion de signer avec une déclaration ou une phrase positive. Par exemple : "J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles bientôt." ou "Merci pour votre considération." Si vous avez inclus des pièces jointes à votre lettre, mentionnez-le également ici. Par exemple : "Veuillez trouver ci-joint une copie de mon CV."
Après le corps de fermeture, laissez deux à trois lignes entre la ligne de fermeture et ajoutez une signature de fermeture. Des exemples de signatures de lettre sont "Sincèrement", "Avec appréciation", "Merci", "Cordialement", "Sincèrement", etc. Alors, sélectionnez votre signature de clôture et saisissez votre première initiale (si vous en avez une), et le nom de famille. Notez que la signature de clôture et votre nom doivent se trouver en bas à gauche.
#6. Relisez et envoyez votre lettre
Après avoir rédigé votre lettre, prenez le temps de la relire. Il est indispensable de vérifier les fautes de grammaire et d'orthographe, mais prenez également le temps de lire votre lettre pour vous assurer qu'elle est claire et concise. Après cela, vous pouvez l'envoyer au destinataire.
Qu'est-ce qui est inclus dans une lettre professionnelle ?
Une lettre professionnelle comprend généralement un en-tête avec le nom et l'adresse de l'expéditeur, ainsi que la date et le nom et l'adresse du destinataire. Le corps de la lettre est l'endroit où l'expéditeur communiquera l'objet de la lettre. Il doit être clair et concis, et toujours se terminer par une signature professionnelle, telle que "Sincèrement" ou "Meilleures salutations".
Comment commencez-vous une lettre formelle ?
La manière traditionnelle de commencer une lettre formelle est avec la salutation "Cher M./Mme./Mme. Nom de famille." Cependant, si vous ne connaissez pas le nom de famille de la personne, vous pouvez utiliser une salutation générale, telle que "Cher Monsieur ou Madame". Et si vous connaissez la personne, vous pouvez utiliser son prénom.
Comment commencez-vous une lettre professionnelle sans cher?
Vous pouvez commencer une lettre professionnelle de plusieurs façons sans utiliser "cher". Certaines alternatives incluent « à qui cela peut concerner », « bonjour » ou simplement en utilisant le nom du destinataire. Cependant, choisissez une salutation adaptée à la relation que vous entretenez avec le destinataire.
Par exemple, "à qui de droit" est approprié pour une lettre dont vous ne connaissez pas bien le destinataire, tandis que "bonjour" ou le nom du destinataire serait plus approprié pour une lettre à quelqu'un que vous connaissez. Voir un exemple ci-dessous.
À qui cela concerne
Objet : Demande d'assistance
Cher [nom]
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour solliciter votre aide sur un sujet qui me semble d'une grande importance.
Je vous écris pour vous demander d'examiner le document ci-joint et de fournir vos commentaires. J'apprécierais grandement votre contribution, car je suis convaincu que votre expertise sera inestimable pour résoudre ce problème.
Merci pour votre temps et considération.
Sincèrement,
[Votre Nom]Comment démarrer un exemple de lettre de salutation professionnelle ?
Vous pouvez commencer une lettre de salutation professionnelle de cette façon :
Cher Monsieur / Madame,
Merci pour ton e-mail. Je suis désolé d'apprendre que vous rencontrez des difficultés avec votre emploi actuel. Je serais heureux de vous parler davantage de votre situation. S'il vous plaît laissez-moi savoir s'il y a un moment qui vous conviendrait.
Sincèrement,
Votre nom.
Comment formater une lettre professionnelle ?
Une lettre professionnelle doit être formatée avec un en-tête en haut de la page, suivi de la date, du nom et de l'adresse du destinataire et d'une salutation. Ensuite, le corps de la lettre doit être à simple interligne, avec un espace entre chaque paragraphe. La lettre doit également être signée en bas, suivie du nom et des coordonnées de l'expéditeur.
Conclusion
Une lettre professionnelle communique avec différents publics à des fins différentes. Bien que le format varie en fonction du public et de l'objectif, les conseils et directives généraux ci-dessus peuvent vous aider à rédiger une lettre professionnelle qui fera une impression positive et permettra d'obtenir les résultats souhaités. De plus, rappelez-vous que la lettre doit être claire, concise et sans erreur.
Articles Relatifs
Bibliographie
