Vous avez la possibilité de créer une facture manuellement ou avec un logiciel de comptabilité. Cependant, il est crucial de vous assurer que vos factures contiennent tout le nécessaire pour garantir des paiements rapides, quelle que soit la façon dont vous les préparez. Les organisations envoient et reçoivent des factures tout le temps, mais les payer à temps est un gros problème. Mais un nombre croissant d'entreprises n'envoient pas les factures appropriées. L'établissement de procédures comptables précises est crucial pour améliorer la stabilité financière de votre entreprise. Lisez la suite pour en savoir plus sur les fonctions des factures et sur la façon de créer une facture dans Word.
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un enregistrement que le vendeur fournit au client pour demander le paiement. Il est constitué du prix des biens ou des services obtenus par l'acheteur. Ainsi, si une facture énumère les noms du vendeur et du client, la description et le coût des biens ou services, et les conditions de paiement. Ensuite, il peut également servir de preuve devant un tribunal.
Quelles transactions nécessitent une facture ?
Les règles régissant la facturation sont plus permissives aux États-Unis que dans d'autres pays. Les ventes d'entreprise à consommateur (B2C) ne nécessitent pas de facture, donc le seul enregistrement que vous devez envoyer est un reçu de paiement. Cependant, si un client (un consommateur) vous demande de lui envoyer une facture, vous devez vous conformer. Pour certaines transactions interentreprises (B2B), ainsi que si votre entreprise importe ou exporte des produits, des factures peuvent être nécessaires.
En outre, pour plus d'informations sur les réglementations locales en matière de facturation, vous devez contacter le gouvernement de votre État. De plus, que vous vendiez vos biens en ligne ou à des personnes qui vivent dans un autre pays mais qui achètent chez vous, vous devez absolument leur envoyer une facture.
Fonctions pour les factures
Pour demander des paiements, les entreprises doivent fournir des factures. Une facture est un moyen juridiquement contraignant de montrer que les deux parties sont d'accord sur le prix et les conditions de paiement. Cependant, l'utilisation de factures présente des avantages supplémentaires. Ils comprennent:
#1. Conservation des enregistrements
La possibilité de conserver un enregistrement légal de la vente est le principal avantage d'une facture. Cela permet de savoir facilement qui a acheté et vendu des biens et quand.
#2. Suivi des paiements
Une facture est un élément essentiel de l'équipement comptable. Le suivi des paiements et des soldes impayés profite à la fois à l'acheteur et au vendeur.
#3. Protection légale
Une facture en bonne et due forme peut servir de preuve que le client et le vendeur se sont mis d'accord sur le prix. Il protège le détaillant de fausses poursuites.
#4. Déclaration de revenus simple
Le suivi des factures de vente aide l'organisation à enregistrer avec précision les revenus et à payer les bonnes taxes.
# 5. Analyse d'affaires
Les entreprises peuvent en savoir plus sur les habitudes d'achat de leurs clients et découvrir les tendances, les produits populaires, les périodes de pointe d'achat, etc. en analysant les données de facturation. Cela aide à créer des plans de marketing qui fonctionnent.
Qu'est-ce qui est inclus dans une facture ?
Vous devez inclure les informations suivantes sur une facture pour qu'elle soit valide, que vous vendiez à une autre entreprise ou qu'un client en fasse la demande :
- Le mot « facture » s'est démarqué de manière considérable.
- vos noms et adresses complets et ceux de vos clients
- Date de la facture
- Le délai de paiement
- un numéro de commande distinct
- une ventilation des biens ou services proposés à la vente
- La disponibilité et le coût de chaque bien ou service
- Date de livraison des biens ou services
- L'intégralité de la somme due
De plus, si vous importez ou exportez des articles, vous devrez peut-être dire d'où ils viennent et où ils sont entrés dans le pays. Vous devrez peut-être également facturer la taxe de vente sur vos factures. Examinez les critères locaux avant d'émettre une facture, car chaque État et comté a des taux d'imposition et des lois distincts.
Comment créez-vous une facture ?
Pour vous assurer que votre client voit la facture et la paie à temps, il est important de savoir ce qui doit y figurer et comment l'assembler correctement. Heureusement, avec un logiciel de facturation en ligne efficace, faire la facture idéale est simple. Vous trouverez ci-dessous différentes manières de créer une facture :
#1. Personnalisez votre facture
La personnalisation de vos factures peut accroître la notoriété de votre marque auprès des consommateurs. Les factures semblent plus professionnelles et reflètent les idéaux que votre entreprise souhaite transmettre à ses clients grâce aux couleurs, polices, logo et autres éléments de marque. Cependant, pour garder la cohérence et être facilement identifié sur le tableau, assurez-vous que la conception de la facture correspond aux composants et aux couleurs de votre site Web, de vos comptes de médias sociaux et d'autres sites de contenu.
#2. Ajouter un en-tête qualifié
La facture doit commencer par un en-tête raffiné qui comprend le nom de l'entreprise, le logo (le cas échéant), l'adresse et les coordonnées. Ajoutez ensuite le nom de l'entreprise du client, le nom de la personne à contacter et ses coordonnées exactes.
#3. Inclure les informations de facturation
Pour la commodité du client, marquez le papier avec le mot « facture ». Ajoutez un numéro d'identification de facture distinct afin de pouvoir suivre vos transactions. L'ID de facture se compose généralement de caractères alphanumériques et contient des données spécifiques, telles que le nom du projet ou la date d'émission de la facture. Par conséquent, pour éviter les malentendus, chaque organisation doit sélectionner et respecter un système de numérotation des factures qui lui convient.
#4. Précisez les dates
Pour créer un échéancier et suivre les paiements, y compris la date de fourniture (le jour où les produits ou services sont livrés) et la date d'émission de la facture.
#5. Description des biens ou services fournis
Tous les articles vendus ou services fournis par l'entreprise en échange d'un paiement dans le délai de facturation spécifié doivent être indiqués sur la facture. Indiquez la quantité, le prix unitaire et le sous-total de chaque article vendu. Incluez également le temps passé sur chaque élément de ligne et spécifiez le service particulier lors de la prestation de services.
#6. Inclure les conditions de paiement
Pour créer une facture, incluez les informations fiscales relatives à la vente, qui varient en fonction des lois du pays, du taux d'imposition local, du type d'entreprise et d'autres éléments.
De plus, l'obligation fiscale totale est souvent calculée à partir du montant final de la facture et indiquée au bas d'une facture comportant de nombreux postes. Au lieu de calculer la taxe sur chaque article, vous pouvez diviser le montant de la taxe en fonction des nombreuses catégories de taxes auxquelles appartiennent les articles facturables.
#7. Ajouter des explications et des conditions aux notes
Même si les factures sont explicites, une confusion peut toujours survenir. Les clients peuvent ne pas remarquer, par exemple, que vous avez ajouté une remise à l'un de vos produits. Cela peut être évité en incluant une note de bas de page expliquant la remise afin que le consommateur soit conscient que des prix plus élevés pour des biens identiques peuvent apparaître sur les factures futures.
Dois-je facturer pour ma petite entreprise ?
En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous avez diverses responsabilités, notamment la gestion du personnel, la gestion des stocks et l'interaction avec les clients. À cette fin, maintenir l'entreprise à flot et accepter les paiements sont souvent vos principales priorités. Pour cette raison, il est crucial de penser à d'autres méthodes de paiement. L'utilisation de la facturation dans cette situation. L'un des instruments les plus connus et les plus fiables pour les paiements à distance est la facturation.
Comment créer une facture dans Word
Vous avez terminé de configurer votre première facture Word ? Vous devez respecter quelques procédures importantes, notamment en ce qui concerne les composants de facturation, si vous souhaitez établir des factures professionnelles sans utiliser de modèles de facture. Les informations suivantes vous apprendront comment créer une facture à partir de zéro dans Microsoft Word :
#1. Créer un nouveau document vide
Pour créer une facture dans Word, ouvrez Word, cliquez sur "Fichier", puis sélectionnez "Nouveau document" dans le menu pour commencer à créer votre facture personnalisée à partir de zéro. Ouvrez un tout nouveau document vide. N'oubliez pas que vous devrez créer vos propres champs de saisie avec cette option car elle n'aura pas la même structure préformatée qu'un modèle Microsoft Word. Cela peut nécessiter plus de travail que le simple choix d'un modèle de facture. Cependant, comme vous aurez un meilleur contrôle sur la conception et la fonctionnalité de votre facture, il s'agit d'un compromis intéressant pour les entreprises ayant des procédures de facturation spécialisées.
#2. Concevoir un en-tête pour une facture
Dans le document, ajoutez un en-tête. Le logo, le nom et les coordonnées de votre entreprise doivent apparaître sur l'en-tête de la facture. De plus, il doit indiquer sans équivoque qu'il s'agit d'une facture.
#3. Inclure la date de facturation
Ensuite, pour créer une facture dans Word, incluez la date de facturation du document. Cela appartient généralement à la partie supérieure droite de votre document Word. Directement sous le titre de votre facture, incluez la date actuelle. Sous la date de la facture, vous pouvez également écrire la date à laquelle votre paiement est dû.
#4. Ajouter un numéro de facture spécial
Ajoutez un numéro de facture distinct en haut du document. Lors de l'examen d'une facture avec un client ou de son classement pour les dossiers de votre entreprise, les numéros de facture sont utilisés comme point de référence. Le système de numérotation que vous utiliserez pour votre procédure de facturation doit être décidé à l'avance et respecté. La numérotation numérique des factures, en commençant par la facture n° 001, puis la facture n° 002, etc., est la méthode la plus simple.
Une excellente idée si vous avez du mal à organiser vos factures est d'utiliser un générateur de factures et un logiciel d'organisation. Outre quelques modèles de facture gratuits que nous examinerons plus tard, FreshBooks propose une variété de choix de logiciels de facturation qui permettent d'automatiser cette procédure et d'organiser vos paiements.
#5. Ajoutez les coordonnées de votre client
Incluez des informations sur l'entreprise de votre client, telles que le nom de l'entreprise, le logo, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail de la personne à contacter et éventuellement le numéro de bon de commande du client. Assurez-vous que les coordonnées figurant sur votre facture sont exactes ; si l'entreprise de votre client dispose d'un service de facturation ou de comptes clients, vous devrez peut-être indiquer cette personne au lieu de votre point de contact habituel.
#6. Compiler une liste de biens ou de services spécifiques
Faites ensuite un inventaire détaillé des biens et services que vous avez rendus à l'entreprise ou au client. Une explication concise de chaque service, le nombre d'heures effectuées ou les éléments fournis, et les frais doivent tous être répertoriés. Sous-totalisez chaque service séparément. Il est souvent plus simple de créer un tableau dans votre facture Word afin que vos biens et services soient facilement affichés.
#7. Afficher le montant total dû
Pour créer une facture dans Word, indiquez toutes les taxes applicables après avoir totalisé tous les frais. La facture doit alors inclure le montant total dû et afficher cette information bien en évidence en bas. Pour le rendre aussi clair que possible, étiquetez-le « total » ou « total général ».
#8. Inclure la date d'échéance du paiement
Pour éviter les retards de paiement, incluez une date d'échéance de paiement sur la facture. Donnez autant d'informations que possible lorsque vous indiquez la date d'échéance du paiement. Incluez la date précise, telle que « Paiement dû le 31 décembre 2018 », plutôt que simplement « Paiement dû dans 30 jours ».
#9. Spécifiez comment vous prévoyez de payer
Tout en bas du document, incluez vos conditions de paiement. Incluez les modes de paiement que vous utilisez et précisez les amendes de retard que vous imposerez pour les paiements effectués au-delà de la date d'échéance, en supposant que votre client ait accepté vos conditions de paiement lors de votre embauche pour le travail.
Comment créer une facture pour une petite entreprise ?
- Numéro de facture distinctif
- Date de livraison des produits ou services.
- Une explication du bien ou du service.
- Le montant dû avec une date limite.
- Conditions et consignes de paiement.
- Somme et date du paiement le plus récent.
Qu'est-ce qu'un exemple de facture ?
Si un détaillant achète des produits auprès d'un fabricant, les produits sont transportés au service de réception du détaillant et une facture est soumise au service comptable du magasin.
Pouvez-vous utiliser Excel pour créer des factures ?
À l'aide d'un modèle que vous pouvez modifier pour votre entreprise, vous pouvez produire des factures qui semblent professionnelles. Il peut être imprimé ou rempli sous Word ou Excel et envoyé électroniquement au format PDF.
Bibliographie
- freshbooks.com
- sumup.com
- zoho.com
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