Les entreprises évaluent leurs performances actuelles par rapport à leurs performances souhaitées et attendues à l'aide d'une analyse des écarts. Cette évaluation est effectuée pour voir si une entreprise dépense ses ressources à bon escient et répond aux attentes des clients. Dans cet article, nous découvrirons la signification de l'analyse des écarts et examinerons des exemples.
En évaluant le temps, l'argent et le travail, une entreprise peut identifier son état actuel. L'équipe de direction peut élaborer un plan d'action pour faire progresser l'organisation et combler les écarts de performance en identifiant et en analysant ces écarts.
Qu’est ce qu' Analyse des écarts?
Les organisations peuvent ne pas être en mesure de réaliser leur plein potentiel si elles n'utilisent pas au maximum leurs actifs, leur argent et leur technologie. Une analyse des lacunes peut être utile ici.
Tout type de performance organisationnelle bénéficie d'une analyse des écarts, également appelée analyse des exigences. Il permet aux entreprises d'évaluer leur situation actuelle et l'état futur souhaité. Grâce à l'évaluation des écarts, les entreprises peuvent réévaluer leurs objectifs pour déterminer si elles sont sur la bonne voie pour les atteindre.
Dans les années 1980, les analyses des écarts étaient fréquemment utilisées avec les analyses de durée. Une analyse des écarts peut être utilisée pour évaluer l'exposition à une gamme de mouvements de la structure des termes, même si elle est moins courante et considérée comme plus difficile à utiliser qu'une évaluation de la durée.
Comment effectuer une analyse des écarts
Les étapes suivantes sont divisées en quatre processus dans certains cadres d'analyse des lacunes. Certains sont un peu plus complexes et décomposent l'analyse en quelques phases supplémentaires. Comprendre votre situation actuelle, décider où vous voulez aller et élaborer une stratégie pour y parvenir font tous partie d'une évaluation des lacunes, quelle que soit la situation.
#Étape 1 : Identifiez votre état actuel
Se concentrer sur l'endroit où votre entreprise opère actuellement est la première étape d'une analyse des écarts. Cela implique d'enquêter sur les biens qu'elle vend, les clients qu'elle sert et les avantages qu'elle offre à son personnel. Ces données peuvent être quantitatives (comme des dossiers financiers soumis dans le cadre des exigences de dépôt) ou qualitatives (comme des sondages ou des commentaires d'intervenants importants).
Une entreprise procède fréquemment à une analyse des lacunes parce qu'elle a des constatations ou qu'elle est déjà au courant d'un problème. L'entreprise souhaite examiner pourquoi les sondages sur les commentaires des clients ont produit des résultats médiocres et mettre en place des mesures correctives. Il doit comprendre pourquoi ces erreurs se produisent, quand les problèmes se forment et qui doivent être les leaders de la gestion du changement avant de pouvoir imaginer ce qu'il veut devenir.
#Étape 2 : Identifiez votre état futur
Cette étape, lorsqu'une entreprise doit décider ce qu'elle veut devenir, est l'essence même de l'analyse des écarts. Il faut être prudent lors de cette étape car l'identité que souhaite avoir une entreprise déterminera les mouvements stratégiques qu'elle doit entreprendre pour atteindre ces objectifs.
Pour le plus grand succès à long terme, une entreprise doit fixer des objectifs définis et quantifiables lors de l'analyse des écarts. Il serait inefficace pour l'entreprise, par exemple, d'avoir pour objectif « d'améliorer le service client ». L'entreprise doit plutôt choisir des objectifs plus mesurables, comme atteindre 90 % de satisfaction client en 12 mois.
Analyser ce que font des entreprises concurrentes ou d'autres acteurs du marché peut également vous aider à déterminer le résultat escompté. Il peut être plus simple de repérer ce qu'une autre entreprise fait correctement et d'essayer de le copier.
#Étape 3 : Identifiez les lacunes
Il est temps d'établir une comparaison entre la situation actuelle et l'état futur souhaité pour identifier les principales distinctions. Dans notre exemple hypothétique, c'est à ce stade qu'une entreprise peut se rendre compte qu'elle manque terriblement de personnel, qu'elle n'a pas formé ses employés de manière adéquate ou qu'elle n'a pas la capacité technique de répondre aux préoccupations des consommateurs.
#Étape 4 : Évaluer les solutions
Une société doit maintenant élaborer des plans sur la façon dont elle atteindra l'état souhaité après avoir défini ses lacunes. Il peut n'y avoir qu'une seule réponse dans certains cas, tandis que d'autres fois, l'analyse des écarts peut nécessiter plusieurs améliorations simultanées qui doivent coopérer.
Une solution doit souvent être quantifiée avec des outils pour surveiller le changement afin de déterminer si elle réussira. Un indicateur simple, comme le pourcentage de clients satisfaits, pourrait être disponible pour notre exemple d'amélioration du service client. D'autres résultats d'analyse des écarts, tels que les faiblesses dans l'identification de la marque, pourraient nécessiter des remèdes plus originaux et délibérés qui peuvent encore être évalués.
#5 : Effectuez le changement
Il est temps de mettre en pratique les meilleures suggestions de l'étape 4 après avoir sélectionné les meilleures. Dans cette phase, l'entreprise s'efforce de combler l'écart identifié. En mettant en œuvre les solutions, l'organisation vise à s'améliorer dans un domaine d'activité particulier ou à remédier à une faiblesse.
Suivre une certaine cadence et un ensemble détaillé de processus sont souvent nécessaires à cette étape de mise en œuvre. L'entreprise a un objectif précis en tête pour l'analyse des écarts, il faut donc veiller à éviter de causer plus de tort que nécessaire. Pensez au personnel fatigué et démoralisé par une longue formation, par exemple. Faire un effort pour augmenter la compétence des travailleurs peut entraîner une perte de production ou une baisse de moral.
#Étape 6 : Gardez un œil sur les changements
C'est pourquoi l'entreprise doit également vérifier les changements après avoir terminé son analyse des écarts. Parfois, l'entreprise prend les décisions idéales. D'autres fois, l'écart peut avoir été plus important que ce que l'entreprise croyait initialement. Dans tous les cas, l'analyse des écarts peut être un processus circulaire dans lequel l'entreprise peut réévaluer sa position actuelle et comment elle se compare à d'autres états futurs une fois les ajustements effectués.
Types d'analyse des écarts
Allons un peu plus loin maintenant et parlons des nombreux types d'analyse des écarts.
#1. Analyse des écarts de produit ou de marché
C'est une triste statistique que 95% des articles mis sur le marché échouent.
Une analyse des écarts est une excellente technique pour trouver des problèmes avant d'investir du temps et de l'argent dans un lancement de produit raté, car il existe de nombreuses raisons différentes pour lesquelles un produit pourrait ne pas réussir.
Une étude des écarts de marché, parfois appelée « analyse des écarts de produits », évalue l'état du marché. Il analyse l'état de préparation du marché cible, les produits concurrents et les actions des entreprises concurrentes. Il aide à identifier les faiblesses des caractéristiques du produit, de l'image de marque, de la stratégie de lancement et des activités promotionnelles afin que l'entreprise puisse tirer pleinement parti des perspectives du marché.
#2. Analyse des écarts stratégiques
L'analyse des écarts stratégiques, également connue sous le nom d'analyse des écarts de performance, est une évaluation interne plus officielle du fonctionnement d'une entreprise. Dans l'étude, la performance par rapport à des normes à long terme comme un plan quinquennal ou un plan stratégique est fréquemment comparée.
Une analyse des écarts stratégiques peut également être effectuée pour évaluer la performance d'une entreprise par rapport à ses concurrents. Ce type de recherche pourrait révéler comment d'autres entreprises emploient du personnel ou des ressources de manière plus intelligente et stratégique. Ce type d'informations peut être difficile à obtenir, en particulier si les employés qui partent ont mis en place des accords de non-divulgation et que l'entreprise retient peu d'informations liées aux processus au grand public.
#3. Analyse de l'écart financier/bénéfice
En se concentrant sur les mesures financières, une entreprise peut décider d'évaluer directement ses lacunes par rapport à ses concurrents. Comparaisons de prix, pourcentages de marge, simplement fournir une formation supplémentaire aux employés actuels pour acquérir de nouvelles capacités ou rechercher une expertise externe pour embaucher de nouveaux employés.
Pour les entreprises innovantes qui dépendent de compétences spécifiques pour rester compétitives (ou leaders de l'industrie), ce type d'étude est particulièrement crucial. De plus, une étude sur les écarts de compétences est essentielle pour les petites entreprises qui dépendent d'une main-d'œuvre réduite pour fonctionner. Dans cette situation, les gens ont souvent besoin d'un large éventail de compétences adaptables qui peuvent être utiles dans de nombreux domaines liés aux affaires.
#5. Analyse des écarts de conformité
Une analyse des écarts de conformité compare les performances d'une entreprise à un ensemble de réglementations externes qui précisent comment quelque chose doit être fait. Cette analyse fait fréquemment appel aux services d'audit interne. Par exemple, une entreprise peut procéder à une évaluation interne de ses procédures de comptabilité et de reporting avant de demander à un auditeur externe d'évaluer ses états financiers.
Par rapport à d'autres formes stratégiques d'analyse des écarts, l'analyse de la conformité est plus défensive et préventive. Au lieu d'analyser les écarts pour tenter d'augmenter la part de marché, l'analyse des écarts de conformité, par exemple, vise souvent à se conformer aux règles, à éviter les sanctions, à remplir les obligations de déclaration et à garantir que les délais externes peuvent être respectés.
#6. Analyse des lacunes du développement de produits
Des analyses d'écart peuvent être effectuées lorsqu'une entreprise développe de nouveaux produits pour déterminer quelles fonctionnalités satisferont la demande des consommateurs. Lors du développement de logiciels ou d'éléments dont la construction prend beaucoup de temps, cette forme d'analyse des écarts est fréquemment utilisée.
Une société peut évaluer quels éléments du produit ou du service ont été effectivement mis en œuvre, retardés ou délibérément supprimés. L'entreprise peut alors évaluer en permanence l'évolution de son plan produit et déterminer si elle dispose des ressources internes nécessaires pour combler les lacunes internes. Ces écarts sont nécessaires à l'achèvement du développement du produit en combinant les différents types d'analyse des écarts mentionnés ci-dessus.
#7. Nécessite une analyse des lacunes
Semblable à une analyse des lacunes en matière de compétences, une évaluation des lacunes des besoins examine toutes les choses dont une organisation a besoin, et pas seulement les capacités des employés, pour atteindre un objectif. De quels matériaux avez-vous besoin ? équipement, connaissances, finances et respect des réglementations
Il n'y a pas de règles; Lors de la réalisation d'une évaluation des besoins, vous pouvez et devez envisager toute ressource nécessaire pour combler l'écart entre la situation actuelle et l'état futur souhaité. Cela peut être quelque chose d'important, comme un nouveau bureau régional, ou quelque chose de modeste, comme du café supplémentaire pour les heures supplémentaires.
#8. Analyse des lacunes en matière de santé
Le secteur de la santé actuel est un réseau complexe de HMO, de prestataires d'assurance, d'établissements médicaux, de cliniques, d'hôpitaux et de patients. De plus, la concurrence est féroce. Les prestataires de soins de santé doivent déployer beaucoup d'efforts pour répondre aux exigences légales telles que HIPAA tout en fournissant des soins aux patients de premier ordre pour être compétitifs.
L'analyse des écarts est utilisée par divers organismes de santé pour s'assurer qu'ils progressent constamment vers leurs objectifs. Cela comprend les hôpitaux publics, les entreprises de santé privées et les organisations internationales de santé comme l'OMS. Par exemple, les analyses des écarts peuvent aider les organisations de soins de santé à déterminer quels fournisseurs externes ont accès aux informations de santé protégées (PHI) des patients. Il doit, par conséquent, se conformer aux réglementations HIPAA en signant un accord d'association commerciale (BAA).
Que contient un modèle d'analyse des écarts ?
Bien que les approches d'analyse des écarts puissent être à la fois conceptuelles et concrètes, les modèles d'évaluation des écarts incluent souvent les éléments de base suivants :
#1. La situation actuelle
La première colonne d'un modèle d'analyse des écarts peut être intitulée « État actuel ». Il utilise une terminologie factuelle pour identifier les procédures, les caractéristiques et les caractéristiques qu'une entreprise souhaite améliorer.
Les domaines d'intervention peuvent être larges, visant l'ensemble de l'entreprise, ou petits, axés sur une seule activité commerciale. La décision est basée sur les objectifs que l'organisation espère atteindre.
Ces domaines d'intervention peuvent être analysés quantitativement (par exemple, en comptant le nombre d'appels clients répondus dans un laps de temps donné) ou qualitativement, en examinant la diversité sur le lieu de travail.
#2. État à venir
De plus, une colonne intitulée « État futur » qui décrit la condition souhaitée pour l'organisation doit être incluse dans le rapport d'analyse des besoins.
Cette partie peut également être rédigée en termes spécifiques et mesurables, comme "essayer d'augmenter le nombre d'appels clients traités d'un certain pourcentage dans un certain laps de temps". Alternativement, cela pourrait être formulé de manière générale comme «travailler vers une culture de bureau plus inclusive».
#3. Explication de l'écart
Tout d'abord, cette colonne doit déterminer s'il existe une différence entre l'état actuel d'une entreprise et son potentiel. Si tel est le cas, la description de l'écart doit préciser en quoi consiste l'écart et les problèmes sous-jacents qui y ont conduit.
Ces facteurs sont énumérés dans cette colonne de manière impartiale et compréhensible. Ces éléments peuvent être quantitatifs ou qualitatifs, tout comme les descriptions d'état. Ils pourraient souligner des choses comme l'absence de programmes de diversité ou l'écart entre le nombre réel et souhaité d'appels reçus.
#4. Propositions et prochaines étapes
Un rapport d'analyse des lacunes devrait inclure une colonne finale qui répertorie toutes les solutions réalisables qui pourraient être mises en place. Il s'agit de combler le fossé entre le présent et l'état futur souhaité.
Ces objectifs doivent être concrets, aborder spécifiquement les éléments identifiés dans la description des lacunes et être exprimés dans un langage convaincant et actif. Ils doivent avoir des objectifs précis et un délai pour les atteindre.
Les étapes suivantes peuvent impliquer l'emploi d'un certain nombre de travailleurs supplémentaires pour répondre aux appels des clients, la mise en œuvre de rapports sur le volume d'appels ou le lancement de programmes et de ressources particuliers sur la diversité au bureau.
Exemples d'analyse des écarts
L'analyse des écarts vous donne un cadre de référence pour évaluer les performances des stratégies, des technologies et des procédures pour votre entreprise. Cela aide l'organisation à avancer vers son objectif tout en éliminant les risques et les erreurs le long du parcours.
Examinons quelques exemples d'analyse des écarts :
#1. Évaluation individuelle
Les employés peuvent utiliser l'analyse des écarts pour examiner où leur performance est faible et comment ils pourraient combler l'écart en faisant un effort supplémentaire.
Les individus sont pris en compte dans cette analyse. Lorsqu'un département d'une organisation prend du retard dans l'obtention du résultat souhaité, les membres de l'équipe de ce département doivent évaluer leur performance pour déterminer où les efforts sont gaspillés.
#2. Un tout nouveau produit
Une entreprise peut utiliser l'analyse des écarts après le lancement d'un nouveau produit. Cela permet de déterminer où les ventes fluctuent et de faire les ajustements nécessaires.
Le produit peut ne pas livrer ce qui est attendu, ce qui expliquerait pourquoi les ventes sont en deçà des attentes. Dans ces situations, l'équipe de production doit expérimenter des méthodes alternatives de fabrication du produit pour le rendre plus efficace et commercialisable.
Quels sont les trois éléments fondamentaux d'une analyse des écarts ?
L'état actuel, l'état souhaité et l'écart sont les trois éléments essentiels d'une analyse des besoins. La façon dont les pratiques et les processus de l'entreprise sont utilisés est la situation actuelle. Là où l'entreprise espère être à l'avenir, c'est l'état idéal. Habituellement, cela signifie également une efficacité et une efficience accrues.
Quel est l'autre nom de l'analyse des écarts ?
Une « analyse des besoins » ou une « évaluation des besoins » peut également être utilisée pour décrire une analyse des lacunes. L'espace entre « où nous en sommes » en tant qu'entreprise (l'état actuel) et « où nous voulons être » (l'état cible ou l'état souhaité) est appelé « écart » dans le processus d'évaluation des écarts.
Une analyse SWOT est-elle une analyse des lacunes ?
Un exemple d'analyse des lacunes est une analyse SWOT. L'utilisation d'un diagramme SWOT est une approche merveilleuse pour évaluer la situation actuelle d'une entreprise, sa place sur le marché, ce qu'elle fait bien et les domaines où elle peut s'améliorer. Ainsi, un outil pour identifier les faiblesses d'une entreprise ou d'une entreprise commerciale est une analyse SWOT.
Résumé
Une analyse des écarts est une méthode que les entreprises peuvent utiliser pour évaluer où elles en sont actuellement. Il peut également être utilisé pour choisir où ils veulent être à l'avenir et développer une stratégie pour combler l'écart. Une société ayant des difficultés opérationnelles ou souhaitant devenir plus stratégique peut décider de faire une analyse des écarts. Dans les deux cas, plusieurs outils peuvent aider l'entreprise à créer et à mettre en œuvre un plan à long terme, y compris l'analyse SWOT, l'analyse PEST(LE), etc.
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Bibliographie
