Si vous vous retrouvez régulièrement dans une situation où vous avez l'impression de manquer de temps, vous n'êtes pas seul. La plupart des entreprises déclarent avoir le sentiment que leur situation de gestion du temps est stressante et inefficace ou qu'elle peut être améliorée. La gestion du temps est un problème commercial omniprésent.
Et pourtant, seulement 18% des professionnels en activité utiliser un système de gestion du temps dédié. Mais il n'a pas à être de cette façon.
Comme on dit, le temps c'est de l'argent. Donc, il est temps que nous apprenions tous mieux méthodes pour en tirer le meilleur parti tout au long de la journée de travail, surtout en ce qui concerne la gestion financière.
Jetez un coup d'œil à 7 conseils pour gagner du temps dans la gestion des finances d'une entreprise que tout le monde peut essayer.
#1. Investissez dans des programmes logiciels automatiques innovants
L'une des choses les plus simples mais les plus efficaces que vous puissiez faire pour gagner du temps en tant qu'entreprise est d'investir dans des systèmes de traitement automatiques.
La gestion financière est l'une des nombreuses responsabilités d'entreprise qui peuvent bénéficier de ce type de technologie, en termes de temps, d'argent et de productivité générale. Vous pouvez utiliser la technologie financière pour rationaliser et exécuter un grand nombre de tâches :
- Sécurité et gestion des données : Ces systèmes sont cryptés et sécurisés, vous n'avez donc jamais à vous soucier de la fuite ou de la corruption des données.
- Consolidation du grand livre: Si votre entreprise possède plusieurs succursales ou franchises, il est crucial d'avoir un point central pour consolider tous les registres pertinents. Les logiciels offrent des options de gestion centralisée qui facilitent grandement ce processus.
- vérification des comptes: Chaque entreprise doit conserver une piste d'audit solide pour surveiller les transactions financières. Ces programmes peuvent automatiquement y parvenir.
- Gestion des factures : Envoyer et recevoir des factures et des factures n'est pas amusant, mais c'est un élément crucial de la gestion financière. Les systèmes logiciels financiers sont équipés pour développer, vérifier les faits et envoyer des factures exactes en votre nom.
- Automatisation du flux de travail : la technologie est conçue pour réduire les entrées manuelles et maximiser la production, et c'est exactement ce que font ces systèmes.
Il existe de nombreux logiciels automobiles de niveau professionnel disponibles pour vous aider à assumer ces responsabilités, tels que Quick Consoles et FutureAdvisor. En les utilisant, vous réduisez le besoin de travail manuel et accédez à une plus grande variété de fonctionnalités permettant de gagner du temps.
#2. Sous-traitez la gestion financière à un professionnel
À moins que vous n'ayez une réelle expérience dans le domaine de la gestion financière, tenter de tout faire par vous-même sera un processus frustrant et inutilement chronophage.
Si votre entreprise a le budget pour cela, embaucher un comptable professionnel pour travailler à temps plein au service de vos dossiers financiers est l'une des choses les plus libératrices et bénéfiques que vous puissiez faire.
Et même si cela signifie payer un autre salaire, le temps, l'argent et la productivité que vous économisez vaudront bien l'investissement.
#3. Utilisez un système de gestion basé sur le cloud
De toutes les options de productivité et de gain de temps que vous recherchez en tant qu'entreprise, un système de gestion financière basé sur le cloud est probablement le plus important. Ces systèmes numériques centralisés sont cruciaux car ils permettent une collaboration sécurisée entre plusieurs départements. Cela permet aux parties autorisées d'accéder facilement aux documents ou informations financiers importants et de déployer le logiciel partout où il peut être nécessaire tout au long de la semaine de travail.
Les systèmes de gestion financière basés sur le cloud permettent aux membres d'une même équipe d'accéder aux données et de les gérer en déplacement, ce qui contribue grandement à atténuer les malentendus ou les erreurs de communication qui finissent par faire perdre du temps et de l'argent.
#4. Rapprochez vos comptes chaque semaine
Le rapprochement des comptes au moins une fois par semaine permet d'éviter les arriérés et de s'assurer que vous restez toujours au top de vos finances. En veillant à ce que les grands livres des comptes généraux se synchronisent avec les sources externes, vous n'avez jamais à vous soucier des enregistrements inexacts ou doublés.
Effectuer un rapprochement hebdomadaire de vos comptes clients avec les flux de trésorerie et l'application est une habitude financière très saine à pratiquer pour une entreprise de toute taille ou de toute industrie.
#5. Maintenir un flux de trésorerie sain
Une trésorerie médiocre est le malheureux talon d'Achille de la plupart des entreprises. Mais il existe des moyens d'éviter cela, et trop peu de gens les utilisent. Si vous cherchez des moyens d'induire un flux de trésorerie plus cohérent pour votre entreprise, voici quelques idées :
- Offrez plusieurs portails de paiement pour les clients : En élargissant les options de votre portail de paiement, vous permettez à un large éventail de clients de vous payer plus facilement.
- Mettre en place un meilleur système de gestion des stocks: Une mauvaise gestion des stocks entraîne un surstockage, un sous-stockage et toute une série d'autres problèmes de productivité ; tout cela entrave le temps et la productivité. Ne laissez pas cela arriver.
- Développer un système de facturation efficace : Plus votre traitement de la facturation c'est-à-dire que plus vos délais de paiement seront rapides. Investissez dans un logiciel de facturation puissant.
Avoir des flux de trésorerie constants vous donnera non seulement plus de stabilité financière, mais vous évitera également d'avoir à limiter les dégâts lorsque des lacunes se développeront inévitablement.
#6. Engagez un assistant virtuel pour combler les lacunes
Si vous constatez que vous avez juste besoin d'un peu de soutien supplémentaire au bureau, l'embauche d'un assistant virtuel peut faire une grande différence. Ils peuvent assumer toutes les tâches subalternes (financières ou autres) pour lesquelles vous n'avez pas le temps, libérant ainsi plus de temps pour vous concentrer sur d'autres questions.
#7. Utilisez l'IA pour les prévisions financières
Et enfin, un autre moyen très efficace d'économiser du temps et de l'argent dans le domaine financier des affaires consiste à utiliser le Saint Graal de la technologie contemporaine : Intelligence artificielle (AI).
En s'appuyant sur les antécédents et les modèles de votre entreprise, l'IA peut être utilisée pour créer des prévisions financières qui vous montrent à quoi ressemble l'avenir probable des finances de votre entreprise. Ces informations peuvent être utilisées pour prendre des décisions plus efficaces à l'avenir.
Résumé
À peu près tout le monde peut bénéficier de revoir ses habitudes de gestion du temps. La finance en particulier est l'une de ces composantes commerciales qui ne peuvent tout simplement pas se permettre d'être négligée - et une fois que vous entrez dans une routine plus efficace, l'entretien commence à sembler naturel.
Ces conseils pour gagner du temps sont conçus pour doter les entreprises des outils et des ressources dont elles ont besoin pour produire un travail de haute qualité tout en gardant le contrôle de leurs tâches quotidiennes. Essayez-les et voyez à quel point votre système de gestion financière devient plus efficace.
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