Chaque industrie dans l'environnement des affaires a des règles et des règlements qui la guident des organismes locaux et fédéraux. Il n'y a aucune excuse pour ne pas respecter ces règlements. De plus, les conséquences du non-respect ne sont généralement pas favorables. C'est pourquoi les entreprises intègrent un système de gestion de la conformité dans leur administration pour surveiller la conformité aux réglementations nationales et auto-imposées. Les employés peuvent s'écarter des règles nationales, laissant les entreprises assumer la responsabilité. Pour éviter cela aussi, certaines entreprises ont eu l'idée d'utiliser des logiciels dans leur système de gestion de la conformité. De cette façon, tout, de l'élaboration des politiques à l'adhésion, en passant par l'audit de surveillance et les rapports, est parfaitement maîtrisé.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de la conformité ?
Le système de gestion de la conformité comprend toutes les structures, processus et mesures mis en place par une entreprise ou une organisation pour assurer le respect de la loi et des règlements régissant son existence. Il s'agit des directives établies à l'échelle de l'entreprise pour un comportement conforme aux règles. Le CMS est imbriqué dans chaque rôle organisationnel et chaque département. L'un de ses principaux objectifs n'est pas seulement de satisfaire les diverses exigences et réglementations, mais également d'éliminer de manière proactive les risques potentiels qui peuvent affecter votre entreprise.
Selon Conforme, un système de gestion de la conformité est un système intégré composé de documents écrits, de fonctions, de processus, de contrôles et d'outils qui aident une organisation à se conformer aux exigences légales et à minimiser les dommages causés aux consommateurs à la suite de violations de la loi. Un bon système de gestion de la conformité doit inclure une méthode pour développer, modifier, diffuser et surveiller les politiques de conformité.
Pourquoi le système de gestion de la conformité est-il important ?
L'importance primordiale d'un système de gestion de la conformité est qu'il gère les risques pouvant entraîner des litiges, des pertes financières et éventuellement des poursuites judiciaires pouvant avoir une influence négative sur votre entreprise. En fait, les entreprises intègrent des systèmes de conformité pour se protéger.
À long terme, cela peut être utile et aider une entreprise à faire face à toutes les activités qui pourraient affecter le fonctionnement de son entreprise. Cela peut aller de la fraude, de l'abus, de la discrimination et d'autres pratiques.
Selon la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC), l'importance majeure du CMS est qu'il gère les risques possibles pouvant entraîner des litiges, des sanctions pécuniaires et d'autres formes de sanctions formelles.
Quels sont les 7 éléments de conformité ?
- Mise en œuvre des politiques, procédures et normes de conduite
- Désignation d'un responsable de la conformité et d'un comité de conformité
- Mener une formation et une éducation efficaces
- Avoir une ligne de communication fonctionnelle
- Contrôle et audit interne.
- Faire respecter les normes par le biais de lignes directrices disciplinaires largement diffusées.
- Détection des infractions et action corrective
#1. Mise en œuvre des politiques, procédures et normes de conduite
Ne vous contentez pas d'avoir une politique, assurez-vous qu'elle est écrite. Vous devez également vous assurer que les procédures écrites et les normes de conduite sont facilement compréhensibles pour garantir la conformité dans l'exercice des fonctions.
#2. Désignation d'un responsable de la conformité et d'un comité de conformité
Le fait d'avoir un comité consultatif sur la conformité garantit généralement que des ressources adéquates qui soutiennent la structure des organisations sont disponibles. Ils assurent également les programmes de conformité, promeuvent les normes de conduite et établissent un moyen de communication clair pour signaler la non-conformité. En termes plus simples, ils détectent la non-conformité et la traitent avant qu'elle ne devienne un problème.
#3. Mener une formation et une éducation efficaces
L'éducation et la formation d'une organisation ne doivent pas avoir lieu tous les jours ou toutes les semaines, mais elles doivent avoir lieu au moins une fois par an. Lorsque les employés sont rappelés et mis à jour en cas de modification de la réglementation, ils s'adaptent facilement à la réglementation. Cela signifie simplement que votre comité de conformité doit être au courant des événements récents dans votre secteur. Ils peuvent le faire en réseautant avec des professionnels de leur secteur d'activité, en lisant des articles, en assistant à des conférences ou en faisant partie d'un groupe.
#4. Avoir une ligne de communication fonctionnelle
Les entreprises peuvent intégrer une hotline anonyme, une adresse e-mail ou un sondage qu'elles peuvent utiliser pour maximiser les commentaires.
#5. Surveillance et audit internes
Établissez un plan de travail annuel pour la surveillance et l'audit internes, identifiez tous les domaines à risque, et auditez et révisez de manière proactive le programme de conformité. De cette façon, il n'y a aucune échappatoire à aucun moment ou à l'autre.
#6. Appliquer les normes par le biais de directives disciplinaires bien connues
Il ne suffit jamais d'établir des règlements, il faut aussi définir des mesures disciplinaires. Cela garantira que tout le monde, quel que soit son rang ou sa position, adhère aux règles.
#sept. Détection des infractions et actions correctives
Outre l'équipe d'audit et de surveillance, il doit y avoir un système qui détecte la non-conformité. Il doit également y avoir un moyen de garder une trace des corrections apportées pour s'assurer qu'il n'y a aucun enregistrement d'écart. S'il n'y a pas de mesures correctives en place, la conformité ne sert à rien.
Comment implémenter un système de gestion de la conformité ?
Les étapes suivantes vous aideront à implémenter votre CMS
- Faites une évaluation des risques.
- Formation des employés
- Crée des politiques et des procédures
- Mettre en place un bon canal de communication
- Système de rétroaction pour signaler les non-conformités
#1. Exécutez une auto-évaluation des risques de votre entreprise
La première étape de la mise en œuvre d'un système de conformité consiste à effectuer une évaluation des risques sur l'entreprise en question. Les entreprises adoptent des systèmes de gestion de la conformité pour se protéger des risques. Étant donné que différentes industries sont confrontées à des risques différents, il est nécessaire de définir ce qui pose des risques pour votre entreprise. La meilleure façon d'y parvenir est d'exécuter un test d'évaluation des risques adapté aux besoins de votre entreprise. Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez consulter COSO. Ils seront toujours heureux de vous aider. Cela vous aidera à faire face à tous les risques identifiés et à fournir stratégiquement des solutions à ces risques éventuels. Mais ensuite, il faut aussi être prêt à modifier les choses dès que le besoin s'en fait sentir.
#2. Créer des politiques et des procédures
Lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre la conformité au sein d'une entreprise, une politique est nécessaire. Une volonté politique est la compilation de toutes les règles et réglementations régissant la conduite des affaires. Les politiques commerciales diffèrent même pour des industries similaires. Simplement, c'est un code de conduite.
#3. Entrainement d'employé
La formation et l'éducation des employés est l'un des éléments du système de gestion de la conformité. Chaque entreprise doit intégrer un modèle pédagogique qui sensibilise ses employés au système de conformité de l'entreprise. Lorsque les employés sont bien informés, ils peuvent être tenus responsables de leurs actions et ainsi adhérer au programme de conformité.
#4. Mettre en place un bon canal de communication
La communication est aussi bonne que la mise en place de la politique qui guide les opérations. Il est également nécessaire de s'assurer que la formation de vos employés de l'information a un impact.
#5. Système de rétroaction pour signaler la non-conformité
C'est aussi l'un des éléments du système de conformité. Les entreprises doivent s'assurer qu'il existe une hotline ou un moyen anonyme de signaler la non-conformité. Deuxièmement, il doit y avoir un moyen approprié d'investir le rapport. Ensuite, des mesures correctives appropriées, aident également les entreprises à assurer la conformité.
Qui est responsable de la gestion de la conformité ?
Le conseil d'administration ou un responsable de la conformité nommé par le conseil d'administration est responsable de la gestion de la conformité au sein d'une organisation. Cependant, ils sont généralement occupés par d'autres responsabilités, et la conception d'un système de gestion de la conformité est une façon pour eux de s'en occuper. En plus de concevoir un système de gestion de la conformité, les administrateurs désignent également un responsable de la conformité pour superviser les choses en leur nom.
Que sont les activités de conformité ?
Les activités de conformité comprennent toutes les actions visant à adhérer au système de gestion de la conformité d'une organisation. Il s'agit notamment de l'élaboration de politiques, de rapports, de la formation des employés, du suivi, de l'audit, des actions correctives, etc.
Que sont les outils de conformité ?
Les outils de conformité sont généralement des logiciels qui automatisent ou simplifient le système de gestion que chaque entreprise doit mettre en œuvre afin de répondre à ses exigences sectorielles, légales, de sécurité et réglementaires. Ils sont également connus sous le nom de logiciels.
Modèle de système de gestion de la conformité
La création d'un modèle est essentielle au succès de tout système de gestion de la conformité d'entreprise. Si vous rencontrez des problèmes lors de la création d'un modèle global de gestion de la conformité, vous pouvez le décomposer en plusieurs parties. Par exemple, vous pouvez créer un modèle pour l'évaluation des risques, la formation des employés, la surveillance et l'audit, la politique, la correction des non-conformités, etc.
Qu'est-ce qu'un CMS et un exemple ?
Les utilisateurs peuvent produire, modifier, collaborer, publier et enregistrer des informations numériques à l'aide d'un système de gestion de contenu (CMS), qui est un logiciel. Les CMS sont principalement utilisés pour la gestion de contenu Web et la gestion de contenu d'entreprise (ECM) (WCM).
Quels sont les 2 types de conformité ?
La conformité d'entreprise et réglementaire sont les deux principales catégories qui indiquent la source du cadre. Un cadre de lois, de règles et de procédures à suivre constitue à la fois la conformité de l'entreprise et la conformité réglementaire.
Quel est le KPI de conformité ?
Comment fonctionnent les KPI de conformité ? Mesurée par des mesures de conformité et des indicateurs de performance clés (KPI), la capacité du service de conformité à maintenir la conformité de l'entreprise avec les politiques internes et externes ainsi qu'avec les exigences légales.
Quels sont les 6 grands domaines de conformité ?
Tous les propriétaires doivent s'assurer qu'ils respectent toutes les obligations légales et réglementaires liées à la conformité. La sécurité incendie, la sécurité du gaz, la sécurité électrique, la sécurité des ascenseurs, la gestion de l'amiante et la légionelle sont les six principaux problèmes de conformité que les propriétaires doivent gérer.
Quel est l'autre nom de la conformité ?
Cet article répertorie 71 termes synonymes, antonymes ou liés au mot conformité. Ces mots incluent la conformité, le consentement, l'acquiescement, la disponibilité, l'assentiment et la complaisance.
Logiciel de système de gestion de la conformité
Compte tenu de l'énorme travail impliqué dans l'intégration du CMS dans les entreprises, avoir un logiciel qui aide à coordonner ses activités sans trop de supervision sera formidable. La question est donc de savoir s'il existe des logiciels ou des applications qui aident une entreprise avec son système de conformité ? Bien sûr, il y en a, mais avant de lister les meilleurs logiciels CMS, découvrons ce que c'est.
Qu'est-ce qu'un logiciel de système de gestion de la conformité
Le logiciel de système de gestion de la conformité est un programme qui suit, surveille et vérifie en permanence si les processus commerciaux sont conformes aux lois applicables, aux politiques organisationnelles et aux normes des consommateurs et des partenaires commerciaux. Avec le logiciel CMS, une entreprise peut facilement centraliser toutes ses connaissances en matière de conformité et réglementer ces conformités.
Nous pouvons également définir un logiciel de gestion de la conformité comme un programme qu'une entreprise intègre dans son système pour suivre, surveiller et auditer en permanence son respect des réglementations qu'elle s'est imposées, des politiques organisationnelles, des exigences de l'industrie et d'autres réglementations gouvernementales.
Quels sont les types de logiciels de système de gestion de la conformité ?
Il existe trois types de logiciels CMS disponibles actuellement. Les besoins de votre entreprise doivent s'intégrer dans un seul. Mais vous devez ensuite vous assurer que vous comprenez les besoins de votre secteur pour choisir le bon logiciel. Vous trouverez ci-dessous les types de logiciels de système de gestion de la conformité ;
- Plateformes polyvalentes de gestion de la conformité.
- Outils de gestion de la conformité spécifiques à l'industrie
- Logiciel de gouvernance, de gestion des risques et de conformité (GRC)
#1. Plateformes de gestion de la conformité polyvalentes
Une plate-forme de gestion de la conformité tout-en-un, également connue sous le nom de plate-forme de gestion de la conformité tout-en-un, a la capacité de gérer la conformité dans n'importe quel secteur.
#2. Outils de gestion de la conformité spécifiques à l'industrie
Ceci est spécifiquement destiné aux industries hautement réglementées telles que les soins de santé, le secteur financier, le domaine manufacturier, etc.
#3. Logiciel de gouvernance, de risque et de conformité (GRC)
Le logiciel de gouvernance, de risque et de conformité (GRC) est en fait plus avancé que les outils de gestion de la conformité spécifiques à l'industrie. Ce logiciel de système de gestion de la conformité dispose d'un éventail plus large de fonctionnalités pour la gestion des risques et la gouvernance d'entreprise que la simple gestion de la conformité générique. GRC est le seul logiciel de système de gestion de la conformité qui intègre la gestion des risques informatiques, la planification de la continuité des activités et la gestion juridique.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de système de gestion de la conformité ?
Voici les fonctionnalités du logiciel CMS ;
- Il ne laisse aucune place aux erreurs.
- Il gère le registre de conformité et les ensembles de politiques.
- Le logiciel CMS permet une formation en e-learning.
- Il assure le suivi de la conformité.
- Il assure le contrôle et le rapport
- Gère les conflits
- Il a une interface multilingue
- Il sert d'outil d'enquête
- Prévention et contrôle de la fraude.
- Gestion compétente des transitions et connaissance des règles applicables
Acheter un logiciel de système de gestion de la conformité
Les spécialistes du marketing CMS essaient partout de convaincre les entreprises d'acheter leur logiciel. Les entreprises doivent évaluer pleinement leurs besoins avant d'effectuer leur achat ou de mettre à niveau leurs outils de conformité. Les étapes suivantes vous aideront à faire le bon choix ;
#1. Déterminez l'étendue du risque de votre entreprise
S'il est vrai que le logiciel CMS aide les entreprises à gérer leur risque de conformité, toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un logiciel. Définissez donc d'abord le risque de votre entreprise en procédant à votre évaluation des risques.
#2. Définir le secteur d'activité et le besoin
Votre entreprise est-elle dans un secteur hautement réglementé ? Certaines industries sont soumises à des réglementations strictes, telles que les services financiers et la santé. Deuxièmement, vous pouvez consolider d'autres besoins pertinents dans votre logiciel CMS, mais vous devez d'abord définir quels sont les besoins de votre entreprise.
#3. Il faut
Il est important de définir vos besoins informatiques avant d'intégrer votre CMS. Pour réduire les dépenses, gardez un œil sur les progiciels fournis avec l'informatique. De cette façon, vous n'aurez pas à engager de dépenses supplémentaires.
Exemples de gestion de la conformité
Hé, chaque entreprise appartient à un secteur ou à l'autre, donc la plupart des systèmes de gestion de la conformité que vous verrez en ligne sont probablement des suggestions. Vous devrez élaborer le système de gestion de la conformité de votre entreprise en utilisant les réglementations de votre secteur et vos rediffusions d'évaluation des risques et non un exemple en ligne.
#1. Identifiez les réglementations en accord avec votre industrie
Comme indiqué précédemment, chaque industrie a un ensemble de règles ou de réglementations auxquelles elle doit se conformer. Avant de créer un programme CMS ou un système de gestion, compilez une liste des règles que votre entreprise.
#2. Placer les lois par ordre d'importance
Cela ne signifie pas qu'il existe des réglementations sans importance. Cela signifie seulement que certains nécessitent plus d'attention que d'autres, mais dans l'ensemble, tous doivent être obéis. Les classer par ordre d'importance vous aidera à déterminer la fréquence à laquelle vous souhaitez revoir ces réglementations. Certaines nécessitent un examen, un audit et une surveillance constants. Certains ne nécessitent pas beaucoup d'attention et un examen annuel est parfait pour ceux-ci.
#3. Venez avec les règles de révision
Après avoir compilé une liste de vos principales responsabilités, essayez de les décomposer en listes mensuelles de « choses à faire ». Quand le conseil devrait-il être informé de ces problèmes? Écrivez-les pour ne pas les oublier. Quand ces nouvelles réglementations entreront-elles en vigueur ? Envoyez la version la plus à jour et la date d'échéance par e-mail à la personne chargée de la réviser environ un mois à l'avance.
#4. Planifier la formation des employés
Ne négligez pas l'importance de la formation, tant pour votre personnel que pour votre leadership.
#5. Établir un calendrier de liste de tâches
Avoir une liste de tâches du calendrier de conformité vous aidera à faire les choses au bon moment.
Conclusion
Il vaut toujours mieux gérer le risque que de le laisser devenir incontrôlable. Donc, si vous avez une entreprise sans système de conformité en place, intégrez-en un. L'effet de ne pas en avoir était que cela coûtait plus cher que d'en mettre un en place. Et si vous en avez un, assurez-vous de surveiller, d'auditer et d'apporter des modifications si nécessaire pour rester au courant des réglementations de votre industrie.
FAQ sur le système de gestion de la conformité
Quels sont les quatre éléments essentiels d'un système de gestion de la conformité ?
- Surveillance du conseil d'administration et de la direction,
- Programme de conformité
- Réponse aux réclamations des consommateurs
- Vérification de la conformité
Quelles sont les trois phases de la gestion de la conformité ?
- Conseils SOD
- Identifier et cataloguer les menaces auxquelles l'entreprise est confrontée
- Audit et conformité continus.
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Bibliographie
