Comment pouvez-vous convaincre tous les membres de votre équipe de percevoir quelque chose de la même manière alors qu'ils ont une telle variété de personnalités et de points de vue différents ? De plus, comment faire en sorte que l'ensemble de votre personnel exécute systématiquement une tâche ou un processus de la même manière ? Les cartes de processus métier sont un cadre conçu pour accomplir exactement cela : présenter graphiquement un processus afin que tout le monde puisse le comprendre et le suivre de la même manière. Nous couvrons à la fois les problèmes de cartographie des processus métier de base et avancés dans ce didacticiel, y compris les logiciels, l'historique, la certification, la méthodologie, les exemples et les avantages.
Qu'est-ce que la cartographie des processus métier ?
Une représentation visuelle des processus de travail est appelée cartographie des processus métier. Les cartes de processus, qui peuvent être représentées sous forme d'organigrammes ou de symboles BPMN (Business Process Modeling and Notation), illustrent les relations entre les étapes nécessaires à la réalisation d'un produit ou d'un service.
Les cartes de processus métier concernent les opérations commerciales, l'objectif, les normes de réussite, les rôles et les tâches, ainsi que le moment et l'endroit où des processus distincts auront lieu. Ils font partie de la gestion des processus métier (BPM). La cartographie des processus métier encourage la transparence pour toutes les parties prenantes, en particulier celles qui s'intéressent à la conformité, ainsi que pour celles qui travaillent au sein de l'organisation.
La modélisation des processus métier et la cartographie des processus métier sont souvent confondues. Lorsque les experts modélisent les processus métier, ils se préoccupent davantage de la manière dont les procédures sont exécutées et de qui (ou quel service) les exécute.
Histoire de la cartographie des processus métier
L'American Society of Mechanical Engineers (ASME) a lancé la cartographie des processus métier en 1921. Les cartes des processus métier ont ensuite été adoptées par les ingénieurs et les installations de production, et elles se sont développées dans les programmes logiciels que nous utilisons aujourd'hui.
Premières étapes pour trouver la meilleure façon de travailler », Frank et Lillian Gilbreth ont présenté le diagramme de processus de flux dans une présentation intitulée « Diagrammes de processus en 1921. L'Université Purdue possède des archives de ces documents si vous souhaitez en savoir plus. Afin d'assurer la cohérence de ce type de graphique, l'ASME a créé un système de symboles en 1947.
Pourquoi avez-vous besoin d'une cartographie des processus métier ?
La cartographie des processus métier est un élément crucial de la gestion d'une entreprise prospère. Les employés sont laissés à spéculer et à se tromper sur les meilleures pratiques de votre organisation sans une représentation visuelle de la façon dont les processus prévisibles y fonctionnent. Chaque département et personne est libre de développer sa propre séquence et affectation si un processus métier n'est pas complètement défini par la cartographie. Lorsque les propriétaires des travaux ne sont pas spécifiés, cela provoque de la confusion, de l'agitation et des reproches.
Logiciel de cartographie des processus métier
Vous savez, à mesure que les choses ont changé, le besoin de créer des cartes de processus a également changé. Des applications et des logiciels existent qui simplifieront considérablement le processus. Nous allons examiner les outils et logiciels qui existent dans les quelques lignes suivantes.
Une application basée sur le cloud ou en ligne appelée logiciel de cartographie des processus métier permet aux utilisateurs de représenter graphiquement les étapes nécessaires à l'exécution d'un certain processus métier à l'aide de tableaux et de graphiques. Un organigramme des procédures d'exploitation standard, des descriptions de tâches et de toutes les activités liées aux processus, telles que les entrées/sorties, s'affiche sur la carte.
Pourquoi un logiciel de cartographie des processus métier est-il si important ?
L'objectif principal de tout logiciel de cartographie des processus métier est de rendre les individus, les organisations ou les entreprises plus efficaces dans la façon dont ils mènent leurs activités quotidiennes. Ces technologies extraordinaires permettent à la direction de surveiller efficacement les flux de travail afin d'acquérir une compréhension approfondie de l'ensemble de l'organisation et de ses différentes opérations.
Les outils de cartographie des processus aident également à décomposer la complexité ou la complication des processus métier et à améliorer la compréhension des flux de processus. Les utilisateurs peuvent ainsi spécifier les étapes d'amélioration des processus.
Parce que vous devez comprendre les processus avant de pouvoir prendre des mesures pour les améliorer, un logiciel de cartographie des processus métier peut donc être un outil très utile pour votre entreprise. Ces outils de cartographie des processus sont conçus pour vous aider à comprendre l'essence de tout processus, ce qu'ils sont censés faire.
Voici une liste de certains des meilleurs logiciels de cartographie des processus métier, choisis pour leur énorme volume d'avis favorables et leur haut niveau de satisfaction client.
Principaux logiciels de cartographie des processus métier :
#1. Application Prom
Promapp est une application de cartographie des processus facile à utiliser qui favorise l'amélioration des processus en simplifiant considérablement le processus de cartographie des processus. Cette fantastique plate-forme en ligne permet aux utilisateurs de développer, de modifier et de partager facilement des processus RH. Il rend possible la gestion des risques, le contrôle de la qualité et la continuité des activités.
#2. Dessin.io
Des organigrammes de processus et d'autres types de diagrammes peuvent être créés à l'aide de l'application de cartographie de processus simple Draw.io. Il peut également produire des visualisations élaborées comme le diagramme SIPOC.
#3. Dessin intelligent
Les utilisateurs de SmartDraw peuvent facilement produire des diagrammes et des graphiques avec une apparence professionnelle. Grâce à sa conception incroyablement intuitive, il est convivial et offre un large éventail de fonctions et de fonctionnalités.
#4. Microsoft Excel
Microsoft Excel est un nom familier pour presque tout le monde. C'est sans aucun doute l'une des feuilles de calcul les plus utilisées et les plus appréciées aujourd'hui. Cependant, peu de gens savent qu'Excel, le programme inclus dans la suite Microsoft Office, comprend un certain nombre de fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour créer des cartes de processus.
#5. Processus CWA et suite QM
Ce logiciel de cartographie des processus peut être utilisé pour la gestion des flux de travail, la gestion de la qualité et la gestion des processus métier. Cette technologie révolutionnaire peut être utilisée pour la modélisation simple, l'optimisation et la diffusion de documents et de processus.
#6. Graphique lucide
Cet outil a été développé spécifiquement pour aider à générer des cartes de processus métier. Pour cette raison, il dispose d'une tonne d'outils et de fonctionnalités qui facilitent la cartographie des processus. À titre d'illustration, LucidChart comprend une tonne de modèles que n'importe qui peut utiliser pour construire n'importe quel type de carte de processus, y compris SIPOC, BPMN2, flux de valeur et autres.
#7. Microsoft Visio
Microsoft a un programme spécifique appelé Visio qui est utilisé pour créer des cartes de processus métier. Cependant, les utilisateurs apprécieront également les nombreuses fonctionnalités et fonctionnalités supplémentaires fournies avec cette application utile. Le meilleur logiciel de cartographie des processus métier disponible aujourd'hui, Microsoft Visio, est également l'un des outils les plus coûteux de cette liste.
Exemples de cartographie des processus métier
L'objectif principal des cartes de processus est d'expliquer le fonctionnement d'un processus. Vous pouvez améliorer la compréhension de vos employés de certaines fonctions de l'entreprise en sélectionnant et en mettant en œuvre la carte de processus appropriée. Examinons quelques symboles populaires utilisés dans la cartographie des processus métier avant d'aborder nos exemples.
#1. Activité/Processus :
Une étape ou une action à l'intérieur d'un processus est représentée par une activité ou un processus. Il est souvent représenté par un rectangle.
#2. Couler
Habituellement, la forme du flux est une ligne avec une flèche à une extrémité. Un flux montre au spectateur l'ordre dans lequel les étapes d'un processus sont exécutées.
#3. Événement
Un processus commence, se modifie ou se termine en raison d'un événement. Les erreurs, les messages, les annulations et les liens sont quelques exemples d'occurrences que vous voudriez rendre visibles. Selon le type d'événement, les événements sont symbolisés par un cercle qui comprend des symboles supplémentaires.
#4. Décision
La forme de décision en forme de losange indique qu'une décision est nécessaire pour que le processus se poursuive. Cela pourrait être un simple choix oui ou non, ou cela pourrait être une décision plus compliquée avec une gamme d'options, comme une déclaration de cas dans un programme informatique.
Les exemples de mappage de processus métier contiennent fréquemment les formes ci-dessus.
Exemples de mappage de processus
#1. Bureau de service
Afin de réduire les coûts et de fournir un service efficace, plusieurs entreprises ont automatisé une partie des procédures de leur centre de services. Les demandes doivent être hiérarchisées et acheminées vers les bonnes personnes en fonction des flux de travail.
#2. Recrutement
Traditionnellement, le recrutement a été un effort RH chronophage et laborieux. Les recruteurs utilisent de plus en plus l'automatisation des processus robotiques (RPA) et d'autres outils d'automatisation pour parcourir les candidatures et les classer en fonction de leurs informations d'identification.
#3. Approvisionnement
Les flux de travail du processus d'approvisionnement peuvent être complexes. Les demandes et approbations manuelles peuvent entraîner de longs retards et un manque de transparence. Une demande envoyée au service des achats lance un workflow d'approvisionnement. Le personnel chargé des achats recherchera ensuite des fournisseurs potentiels, obtiendra des offres et en choisira un.
#4. Intégration client
Une expérience d'intégration positive est essentielle pour fidéliser les clients. En raison d'une augmentation des points de contact avec les clients, les processus d'intégration sont devenus plus compliqués. Cela est particulièrement vrai dans des secteurs comme la banque qui sont fortement réglementés.
Certification en cartographie des processus métier
L'acquisition de nouvelles compétences peut être facilitée par l'acquisition d'une certification en cartographie des processus métier. Ces capacités peuvent vous aider à renforcer votre curriculum vitae et à obtenir un emploi de niveau supérieur. Les chefs de projet peuvent développer leur expertise et leur productivité tout en apprenant comment améliorer les pratiques commerciales.
Voici une liste de plusieurs certifications disponibles si la cartographie des processus métier vous intéresse :
#1. Certification ITIL
Il n'y a pas de prérequis pour la certification ITIL (Information Library Foundations), seulement une note de passage à l'examen. Il comporte également des examens pratiques et n'a pas de date d'expiration. De plus, il propose des exemples tirés de situations réelles pour vous aider à comprendre comment les capacités enseignées par cette certification peuvent être utilisées sur le lieu de travail.
#2. RMR
La certification de comptable en management accrédité est délivrée par l'Association des comptables et des professionnels de la finance en entreprise. Après le lycée, cela suppose plus de deux ans d'études ou de formation, plus de deux ans d'expérience professionnelle et la réussite d'un examen oral ou écrit. Après un an, cette certification devient invalide.
#3. Conduite du changement organisationnel : certification APMG CM praticien
Gestion du changement organisationnel : la certification de praticien APMG CM est disponible via Learning Tree. Seule la réussite à l'examen oral ou écrit est nécessaire pour obtenir cette certification, valable à vie. Vous pouvez acquérir des connaissances utiles dans le cours que vous pouvez mettre à profit dans l'organisation des opérations commerciales en mettant en œuvre la gestion du changement.
#4. Certificat Global Business Services (CertGBS)
Le certificat en Global Business Services est une certification offerte par l'ACCA. Cette certification nécessite simplement que vous terminiez les cours. De plus, cette certification est perpétuelle.
#5. PACI
Un professionnel des technologies de l'information peut obtenir une certification de l'American Institute of CPAs (AIPA). Après le lycée, cela suppose plus de deux ans d'études ou de formation, plus de deux ans d'expérience professionnelle et la réussite d'un examen oral ou écrit. La période de certification de trois ans est passée.
Méthodologie de cartographie des processus métier
La méthodologie de cartographie des processus métier se présente sous diverses formes. Une longue liste pourrait inclure, chacun avec sa propre force particulière : diagrammes de Gantt, diagrammes UML, notation de modélisation de processus métier, organigrammes, diagrammes de flux de données, diagrammes d'activité de rôle, définition intégrée pour la modélisation de fonctions, réseaux de Petri, méthodes orientées objet, technique de flux de travail et des modèles de simulation.
La méthodologie de cartographie des processus métier comprend les éléments suivants :
#1. Méthodes de flux de travail
Les workflows sont des ensembles de tâches effectuées par des individus au sein d'une organisation ou par des logiciels. Ces procédures vont au-delà de la simple modélisation. Ils soutiennent également l'analyse et l'amélioration des processus. La collecte d'informations, la modélisation des processus métier, la modélisation du flux de travail, la mise en œuvre, la vérification et l'exécution sont quelques-unes des étapes d'un flux de travail.
#2. Notation de modélisation des processus métier (BPMN)
La méthode privilégiée par les professionnels du processus est le BPMN. Il s'agit d'un langage standardisé qui est excellent pour les circonstances dans lesquelles vous devez approfondir les processus pour traiter les erreurs et les exceptions. Même si c'est assez courant, l'utilisation de cette stratégie si vous n'êtes pas un analyste commercial pourrait se retourner contre vous.
#3. Diagrammes de flux de données
Les diagrammes de flux de données, également appelés approche de Yourdon, vous montrent comment les informations se déplacent d'un emplacement à un autre. Ils montrent comment le processus interagit avec le monde extérieur et les connexions à divers stockages de données.
#4. Diagrammes UML (Unified Model Language)
Les diagrammes UML sont idéaux pour cartographier le développement de logiciels. L'UML divise les diagrammes en deux catégories : les diagrammes de comportement et les diagrammes de structure. UML n'est pas approprié pour concevoir des flux de travail de processus car il est considéré comme un outil de cartographie spécialisé pour des industries particulières.
#5. Diagrammes SIPOC
Les cartes de processus de haut niveau sont encore un autre nom pour les diagrammes SIPOC. Ils transmettent un processus visuellement sans entrer dans beaucoup de profondeur. Le processus est divisé selon les divisions suivantes sur un diagramme SIPOC : fournisseurs, entrée, processus, sortie et clients.
Étapes de la cartographie des processus métier
Pour commencer à cartographier votre processus métier, décidez quel processus doit être mappé. Modifiez le processus au besoin en recueillant et en analysant les données sur la procédure actuelle. Gardez un œil sur les moyens d'améliorer le processus.
Réalisation de la cartographie des processus métier
Les processus que vous décidez de cartographier dans la cartographie des processus métier auront un impact sur l'utilité de vos cartes. En tenant compte de leur impact sur vos clients et sur l'ensemble de votre stratégie commerciale, vous pouvez vous assurer que vos schémas de processus métier ont le plus d'impact potentiel.
Ci-dessous, nous avons fourni trois techniques pour choisir les meilleurs processus à cartographier :
#1. Organisez vos opérations en fonction de leur impact sur vos clients :
Ce sont des processus fondamentaux, utiles et directeurs. Vos clients sont directement touchés par les procédures de base, qui reflètent l'objectif de l'entreprise. Les processus utilisés dans la gestion d'entreprise sont appelés processus habilitants. Les processus utilisés dans la planification et la gouvernance de l'entreprise sont appelés processus directeurs.
#2. Reliez votre processus et vos tâches à votre stratégie globale :
Trouver les objectifs stratégiques de votre organisation est la première étape pour y parvenir. Une fois terminé, vous pouvez l'utiliser comme base pour créer une architecture de processus pour vos processus actuels. Ce faisant, vous décidez quels processus sont les plus importants pour réaliser la stratégie de votre entreprise, comment les développer de manière à ce qu'ils soient le plus conformes à celle-ci et comment établir un calendrier d'amélioration pour l'avenir.
#3. Amélioration forcée :
Il s'agit plus de réagir par nécessité que d'une stratégie préméditée. Un effort d'amélioration des processus peut être contraint, par exemple, par un audit raté ou une directive de gestion. Les processus nécessaires dans cette situation sont identifiés et cartographiés.
Quelles sont les six principales méthodes pour créer des cartes de processus métier ?
Il existe six manières principales de créer des schémas de processus :
- Par le biais d'entretiens individuels ou en petits groupes avec les employés.
- Par le biais d'ateliers de découverte guidés.
- En examinant la documentation existante.
- Analyse et conception d'entreprise.
- En observant directement le travail.
- En important des cartes de processus déjà existantes.
Quelles sont les cinq étapes de base pour créer une carte de processus ?
Création d'une carte de processus :
- Choisissez un processus ou un problème à cartographier.
- Dressez la liste des activités qui ont eu lieu.
- Les étapes doivent être notées par écrit.
- À l'aide des symboles de la cartographie des processus, créez un organigramme.
- Terminez la carte du processus et distribuez-la.
- Examinez la carte pour identifier les zones d'amélioration potentielles.
Quelle est la différence entre un workflow et une carte de processus ?
Un flux de travail se compose des étapes récurrentes nécessaires pour terminer une tâche. Tous les composants requis pour atteindre un objectif organisationnel plus important sont appelés processus. L'opinion courante est que les processus se réfèrent à des résultats plus complets, tandis que les flux de travail tiennent compte des moindres détails jusqu'aux objectifs à petite échelle.
Quels sont les différents types de cartes de processus ?
Il existe six types différents de cartes de processus :
- Organigramme de base.
- Carte de la chaîne de valeur.
- Carte de la chaîne de valeur.
- Carte interfonctionnelle.
- Carte détaillée du processus.
- SIPOC.
Quels sont les trois avantages de la création d'une carte de processus ?
Les avantages de la cartographie des processus :
- Pour mieux appréhender un processus.
- Considérez comment un processus pourrait être amélioré.
- Montrez aux autres les étapes d'un processus.
- Stimulez la communication entre les participants d'un même processus.
Conclusion
La cartographie des processus métier est devenue plus qu'un simple processus avec des graphismes attrayants. Mais si ce n'est pas fait correctement ou sérieusement, cela peut entraîner des problèmes et des problèmes que vous préférez ne pas avoir.
La cartographie des processus est importante car elle vous permet non seulement d'identifier, mais aussi de réparer les éléments défectueux et de combler les lacunes critiques. L'utilisation de l'équipement et des logiciels appropriés est la méthode la meilleure et la plus simple pour y parvenir.
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Bibliographie
