La gestion d'une petite entreprise peut être très stressante sans les systèmes de gestion appropriés. Qu'il s'agisse de gérer les produits et services, d'assurer le bonheur des clients et, surtout, de s'assurer que vos clients vous paient à temps, vous pourriez vraiment faire avec l'aide d'un bon système de facturation. Dans ce guide, nous avons répertorié certains des meilleurs systèmes de facturation pour votre entreprise, avec des conseils sur ce qu'il faut rechercher lors de la sélection d'un.
Qu'est-ce qu'un système de facturation ?
Les systèmes de facturation sont des plates-formes logicielles qui permettent à une entreprise de suivre les articles et services facturables. Il est fréquemment inclus avec d'autres applications, telles que les logiciels de comptabilité, bien qu'il puisse également être fourni en tant que service autonome.
Les systèmes de facturation automatisent de nombreuses opérations de facturation répétitives afin de réduire les tâches manuelles et d'augmenter l'efficacité. En fonction de la structure des coûts, la plupart des applications fourniront une variété de fonctionnalités, telles que :
- Suivi du temps des employés à des fins de facturation
- Facturation en ligne (création/livraison de modèles)
- Créer des rappels et des calendriers de paiement personnalisés
- Suivi du temps des projets clients
- Traitement des paiements via Internet (carte de crédit, PayPal, ACH, multi-devises)
- Analyses et rapports, par exemple, flux de trésorerie, retards de paiement et dépenses
Meilleurs systèmes de facturation pour petites entreprises
Maintenant que nous avons établi les bases, examinons certains des meilleurs systèmes de facturation disponibles pour les petites entreprises :
#1. Facture Zoho
Zoho est un excellent choix pour les organisations disposant d'un budget limité pour les logiciels d'entreprise. Pourquoi? parce que c'est un service gratuit. Zoho, en plus d'être l'une des meilleures applications logicielles de facturation, fournit également des fonctionnalités de gestion de projet et de suivi des coûts. L'une des principales fonctionnalités de Zoho Invoice est la possibilité de créer un portail pour chaque client avec sa propre connexion unique, vous permettant d'échanger des informations avec les clients en toute transparence.
#2. Quickbooks en ligne
Quickbooks est une application de facturation basée sur le cloud idéale pour les organisations qui ont besoin d'accéder aux informations en déplacement et de synchroniser les données sur tous les appareils. Bien qu'il vous permette de créer des factures sur mesure, Quickbooks est plus un programme de comptabilité qu'un logiciel de facturation. Quickbooks offre également une garantie de remboursement de 60 jours, ce qui est avantageux pour les entreprises qui hésitent à s'engager.
#3. Xéro
Xero est une solution de facturation et de comptabilité qui fournit aux organisations une pléthore d'interfaces natives avec les systèmes commerciaux et financiers. Il fournit certaines des options de paiement les plus sophistiquées disponibles, y compris des rappels de paiement automatisés pour gagner un temps administratif important. Cependant, comme il s'agit de l'une des alternatives de paiement les plus coûteuses, vous devez être certain que vous utiliserez les fonctionnalités incluses dans les plans de niveau supérieur.
#4. Livres frais
FreshBooks est de loin l'un des systèmes de facturation les plus populaires du marché, et il est facile de comprendre pourquoi. Il est conçu pour développer rapidement les petites entreprises et possède de solides intégrations avec Stripe, Shopify et PayPal, ainsi qu'une application mobile disponible sur Android et iOS. Il vous permet d'enregistrer votre temps et vos dépenses, de facturer et de recevoir des rappels de paiement automatisés. Les entreprises peuvent également profiter d'un essai gratuit de 30 jours.
#5. Facture Ninja
Invoice Ninja possède toutes les principales fonctionnalités qu'un logiciel de facturation gratuit devrait avoir, telles que l'intégration du suivi du temps, la possibilité de demander un acompte aux consommateurs et la possibilité d'ajouter des taxes et des remises aux factures. Les versions commerciales incluent des fonctionnalités supplémentaires importantes telles que la facturation groupée, mais la version gratuite est si puissante que vous n'aurez peut-être jamais besoin de mettre à niveau si vous n'avez pas plus de 20 clients.
#6. Ruche
Hiveage se distingue par sa simplicité si vous vous sentez submergé par toutes les fonctionnalités offertes par d'autres applications logicielles et tout ce que vous avez à faire pour votre activité indépendante est d'envoyer des factures et d'accepter de l'argent. La création de factures uniques et régulières est simple, le tableau de bord est facile à utiliser et même l'édition gratuite inclut la surveillance du temps, des dépenses et du kilométrage. Grâce à Zapier, Hiveage peut également être lié à des outils de comptabilité, de CRM et de gestion de projet.
#7. Récolte
Harvest permet aux membres de l'équipe de projet de documenter leurs heures et leurs dépenses de manière très détaillée, souvent dans les applications utilisées par les chefs de projet. Les responsables peuvent créer un budget de projet et suivre les dépenses et les heures pour s'assurer que les équipes fonctionnent de manière productive. Les outils d'estimation, de facturation et de collecte des paiements de Harvest sont simples à utiliser et incluent des fonctionnalités utiles telles que des rappels automatisés par e-mail aux consommateurs.
#8. FactureOwl
Il s'agit d'un excellent système de facturation pour les propriétaires de petites entreprises et les indépendants. Il vous permet de faire rapidement des factures professionnelles et tendance et d'être payé. Le logiciel gère l'intégralité du processus de facturation, de l'estimation à l'enregistrement, en passant par la génération de la taxe de vente et le reporting.
#9. Facture carrée
Square Invoices est également un bon système de facturation pour les petites entreprises. C'est un outil de facturation gratuit, et les seuls frais que vous devrez payer sont les frais de traitement si vous acceptez les paiements en ligne en tant que paiements électroniques. Il accepte les espèces et les chèques et ne facture pas de frais de transaction mensuels.
Le logiciel de facturation envoie également des rappels de paiement automatiques, garantissant que vous êtes payé à temps. Les outils de rappel automatique vous informent des futures dates d'échéance ainsi que des factures en souffrance. De plus, la facturation Square vous permet de suivre les factures en temps réel et les consommateurs peuvent stocker leurs informations de carte de crédit pour un paiement pratique.
#dix. Facture10go
Invoice2go est un autre excellent logiciel de facturation pour petites entreprises. Comparé à d'autres logiciels de facturation gratuits, il est principalement utilisé pour établir des factures, mais il contient une pléthore de fonctionnalités de comptabilité supplémentaires.
Avec ce logiciel de comptabilité, vous pouvez créer diverses factures, estimations et rapports financiers pour que vous et votre équipe soyez sur la même longueur d'onde. Vous pouvez également accepter les paiements Visa, MasterCard et American Express via de nombreux Passerelles de paiement.
#11. Zipbooks
Ce programme simplifie la comptabilité en fournissant des modèles de facturation professionnels et simples qui vous permettent de préparer rapidement des devis et des factures. Il est simple de personnaliser vos factures et vous pouvez inclure le logo de votre entreprise et d'autres informations de marque nécessaires.
L'abonnement gratuit à ZipBooks vous permet d'envoyer et de suivre les factures des clients. L'outil de facturation automatisé vous permet d'encaisser l'argent plus rapidement et plus facilement. ZipBooks assure également le suivi des comptes débiteurs, de sorte que vous sachiez toujours combien vos clients vous doivent.
#12. Pay Pal
Paypal est un logiciel de facturation gratuit et adapté aux mobiles. Sur n'importe quel appareil numérique, vous pouvez créer et envoyer des factures en quelques minutes, enregistrer des modèles de facture en ligne pour une saisie rapide et gérer les rappels de paiement. Paypal est également connu comme une passerelle de paiement car il accepte les paiements de clients du monde entier et traite les paiements par carte et bancaires. Avec une pléthore d'outils simples à votre disposition, envoyer une facture professionnelle est simple avec Paypal. Ce logiciel mobile de facturation gratuit fonctionne depuis près de 20 ans !
#13. Casse-Noisette
Nutcache est un logiciel de facturation et de suivi de projet idéal pour les petites entreprises. Vous pouvez créer, personnaliser et suivre un nombre illimité de factures, facturer votre projet, gérer les retards de paiement et être payé plus rapidement. Si vous avez une facture récurrente, automatisez-la simplement pour garantir un paiement en temps voulu. Leur forfait gratuit est limité à 20 utilisateurs et 1 Go de stockage.
Existe-t-il un logiciel de facturation gratuit ?
La plupart des options de logiciel de facturation que nous avons répertoriées dans ce guide proposent des packages gratuits. Vous pouvez choisir n'importe qui qui convient à vos besoins.
Comment sélectionner les meilleurs systèmes de facturation pour votre entreprise
Pour vous aider à choisir le système de facturation qui vous convient le mieux, posez-vous ces questions.
#1. Est-il extensible ?
N'oubliez pas de considérer l'avenir ainsi que le présent. Étant donné que la plupart des logiciels de facturation basent leur tarification sur le nombre de clients, l'expansion de l'entreprise peut entraîner des dépenses plus élevées. Recherchez des logiciels qui prendront en charge l'activité que vous avez l'intention de gérer dans un an sans vous obliger à passer à un niveau de prix beaucoup plus élevé.
#2. Est-ce simple à utiliser pour vous et vos clients ?
La plupart des fournisseurs de logiciels de facturation proposent des essais gratuits aux utilisateurs potentiels. Utilisez-les pour vous assurer que vous comprenez comment utiliser les fonctionnalités dont vous avez besoin. Choisissez des passerelles de paiement capables de répondre aux besoins de vos clients, en particulier si vous avez des clients d'autres pays et devez prendre en charge de nombreuses devises. Prenez également le temps d'évaluer le programme du point de vue du client.
#3. Est-ce que ça marche avec le logiciel que vous avez déjà ?
Si vous utilisez déjà d'autres outils, recherchez une solution de facturation qui s'interface avec eux. De nombreux choix de cette liste interagissent avec d'autres logiciels via Zapier, que les utilisateurs doivent configurer eux-mêmes. Avant de vous engager dans une application, assurez-vous de tester ces intégrations.
Avec le bon logiciel de facturation, vous pourrez peut-être condenser certaines de vos tâches en un seul emplacement. Envisagez de passer d'une application de suivi du temps à un logiciel de facturation avec des connecteurs natifs ou intégrés qui peuvent également répondre à ces demandes.
#4. Quel est le prix?
Le concept « freemium » de la plupart des progiciels de facturation peut rendre difficile la projection des coûts. Des changements dans votre clientèle ou vos niveaux d'employés peuvent vous pousser dans une autre catégorie de prix. De plus, plusieurs fonctions cruciales pourraient être des modules complémentaires payants.
Pourquoi est-il important de choisir les meilleurs systèmes de facturation pour votre entreprise ?
Les systèmes de facturation peuvent sembler être un investissement ennuyeux. Cependant, il s'agit de l'une des décisions administratives les plus cruciales qu'une entreprise puisse prendre.
Pourquoi? Parce que les flux de travail que vous utilisez pour organiser vos factures professionnelles, la gestion de projet et le traitement des paiements sont déterminés par les systèmes de facturation. Selon le niveau de personnalisation et d'automatisation fourni par votre solution de facturation et de facturation, cela peut avoir un impact significatif sur la rentabilité de votre entreprise.
Votre choix de logiciel de facturation peut avoir un impact sur les fonctionnalités suivantes :
#1. Avoir toutes vos informations de facturation en un seul endroit
Si vous devez utiliser un logiciel de comptabilité et de facturation distinct pour gérer votre facturation, cela prend beaucoup plus de temps à gérer correctement. Vos employés passeront continuellement d'une interface à l'autre pour voir et mettre à jour des informations, telles que les comptes fournisseurs ou suivi des dépenses. Cela rend difficile l'acquisition d'une image claire des activités commerciales et peut entraîner des retards de paiement.
Avec un système de facturation tout-en-un, vous pouvez afficher toutes les informations de facturation clés en temps réel sur un seul tableau de bord ou même en déplacement via une application mobile. Cela vous aide à rationaliser vos procédures et à être proactif dans la reconnaissance des problèmes de facturation potentiels.
#2. Automatisation des communications
Pour de nombreuses petites entreprises, le suivi des factures et des comptes clients est un travail à temps plein. Lorsque vous traitez avec un grand nombre de clients, il est facile pour les communications comme les e-mails de passer entre les trous.
Vous n'avez plus besoin de passer des heures par semaine à chercher des clients si vous utilisez un service de facturation automatique. Vous pouvez automatiser les suivis par e-mail ou SMS, ou vous pouvez pré-planifier votre calendrier avec des appels téléphoniques aux clients qui n'ont pas encore répondu. De plus, vous intégrez également des URL uniques dans des factures personnalisables pour rendre la procédure de paiement aussi simple que possible pour vos clients ; ils l'apprécieront certainement.
#3. L'audit est simple.
Les audits imprévus pour des raisons fiscales ou juridiques font partie intégrante de la conduite des affaires. Mais il n'y a rien de pire que de devoir rassembler des données financières à partir de différentes feuilles de calcul, car vous ne disposez pas d'un système capable de générer des rapports automatiquement.
Cela consomme du temps précieux pour le personnel et ajoute des frictions importantes aux opérations commerciales. Cependant, il est tout à fait évitable avec une solution logicielle de facturation solide qui rend les audits simples et indolores.
#4. Amélioration des relations clients
Si un client ne reçoit pas la confirmation qu'un paiement a été reçu, il peut craindre que le paiement n'ait pas été traité. De plus, il est peu probable qu'un simple « merci » renforce les liens avec les consommateurs.
Lorsque vos interactions avec vos clients sont fluides et honnêtes, vous construisez des relations de confiance et plus fructueuses car vos clients se sentent à l'aise de faire affaire avec vous. En tant que type de gestionnaires de la relation clientt (CRM), le logiciel de facturation vous permet de gérer l'expérience client de manière beaucoup plus efficace. Le taux de désabonnement des clients peut être réduit si les clients savent toujours où ils en sont.
#5. Excellentes analyses
Les feuilles de calcul Excel sont idéales pour enregistrer des données, mais elles ne sont pas idéales pour communiquer des informations. Par exemple, si vous vouliez connaître le temps moyen qu'il faut à un client pour payer une facture (et s'il y a des retardataires répétés), vous devriez passer beaucoup de temps à calculer des chiffres, ce qui n'est pas une utilisation efficace. du temps du personnel.
QuickBooks a-t-il un système de facturation ?
Oui, QuickBooks dispose d'un système de facturation qui vous permet d'accepter de nombreux modes de paiement, ce qui permet aux clients de vous payer facilement.
Combien coûte la facture QuickBooks ?
Le prix de départ de la facture QuickBooks est de 7.50 $, qui passe à 15 $ après une période de 3 mois.
QuickBooks est-il un achat unique ?
Le paiement QuickBooks est basé sur un abonnement. Ce n'est pas un achat unique.
QuickBooks est-il difficile à apprendre ?
Apprendre à utiliser QuickBooks est simple pour quelqu'un qui connaît les idées comptables et le fonctionnement des logiciels de comptabilité, mais cela peut être difficile pour quelqu'un qui a des difficultés technologiques ou qui n'a aucune expérience en comptabilité.
La facture Square est-elle gratuite ?
Oui, Square Invoice est un logiciel de facturation gratuit. C'est l'une des meilleures options gratuites pour une petite entreprise.
Quels sont les différents types de systèmes de facturation pour les petites entreprises ?
Il existe plusieurs types de systèmes de facturation pour les petites entreprises, y compris les systèmes de facturation basés sur le cloud, qui sont hébergés en ligne et accessibles depuis n'importe où avec une connexion Internet. Systèmes de facturation basés sur le bureau : ces systèmes sont installés sur un ordinateur ou un serveur local. -Logiciel de facturation : ces systèmes sont conçus pour créer et envoyer des factures. Logiciel de traitement des paiements : ces systèmes sont conçus pour traiter les paiements.
Combien coûte un système de facturation pour une petite entreprise ?
Le coût d'un système de facturation pour les petites entreprises peut varier en fonction des caractéristiques et des fonctionnalités du système, ainsi que du nombre d'utilisateurs. Certains systèmes sont proposés sur la base d'un abonnement mensuel ou annuel, tandis que d'autres sont proposés en achat unique.
Comment configurer un système de facturation pour ma petite entreprise ?
La configuration d'un système de facturation pour votre petite entreprise implique généralement de choisir un système qui répond à vos besoins, d'acheter et d'installer le logiciel, et de configurer le système pour qu'il fonctionne avec vos systèmes et processus existants.
Un système de facturation pour les petites entreprises peut-il s'intégrer à d'autres logiciels ?
Oui, la plupart des systèmes de facturation pour les petites entreprises offrent un certain niveau d'intégration avec d'autres logiciels, tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes CRM et les plates-formes de commerce électronique. Cela peut aider à rationaliser les processus et à améliorer l'efficacité.
Un système de facturation pour les petites entreprises peut-il gérer la facturation récurrente ?
Oui, de nombreux systèmes de facturation pour petites entreprises sont livrés avec des outils de gestion de la facturation récurrente, comme la possibilité de créer des abonnements ou des factures récurrents pour les clients. En automatisant le processus de facturation pour les clients récurrents, les entreprises peuvent économiser du temps et des efforts.
Comment un système de facturation pour les petites entreprises peut-il améliorer les flux de trésorerie ?
En automatisant le processus de facturation, en émettant automatiquement des factures et des rappels et en surveillant les paiements, un système de facturation contribue à améliorer les flux de trésorerie. De plus, il permet aux entreprises d'examiner leurs comptes en temps réel et de prendre les mesures nécessaires.
En conclusion,
Avec de nombreuses options de systèmes de facturation disponibles, choisir celui qui convient à votre entreprise peut être un véritable casse-tête. C'est pourquoi nous avons fait le travail en sélectionnant les meilleures options disponibles pour vous. Vous pouvez approfondir vos recherches pour obtenir plus de clarté avant de faire votre choix.
Foire aux Questions
Quels sont les trois différents types de systèmes de facturation ?
Les trois différents types de systèmes de facturation sont les systèmes ouverts, fermés et isolés.
La facturation est-elle considérée comme comptable ?
Bien que les deux termes soient similaires, ils ne sont pas identiques. La comptabilité concerne l'enregistrement, la classification et la synthèse des transactions financières. D'autre part, la facturation se concentre sur la fourniture de factures et la collecte d'argent.
Quelle est la différence entre une facture et une facture ?
Une facture comprend l'argent que vos clients vous doivent, mais une facture est l'argent que vous devez à vos créanciers.
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Bibliographie
