Les entreprises achètent de plus en plus de logiciels de reporting financier pour simplifier les processus difficiles nécessitant des compétences spécialisées pour des résultats précis et fiables. Mais avec les options excessivement coûteuses en matière de facturation et d'applications de facturation, il devient assez déroutant de prendre une décision.
Continuez à lire pour un examen des meilleures applications gratuites de facturation et de facturation.
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document commercial horodaté qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur. Si les produits ou services ont été achetés à crédit, la facture précise généralement les conditions de la transaction et fournit des informations sur les différentes options de paiement.
Un reçu papier, un acte de vente, une note de débit, une facture de vente ou un enregistrement électronique en ligne sont autant d'exemples de factures.
Les éléments fondamentaux d'une facture
Une facture doit indiquer qu’il s’agit d’une facture au recto de la facture. Il possède souvent une identité distincte appelée numéro de facture, qui peut être utilisée à la fois pour des références internes et externes. Dans la plupart des cas, une facture contient les coordonnées du vendeur ou du fournisseur de services en cas de problème de facturation.
#1. termes
Les conditions de paiement sont incluses dans une facture, ainsi que des informations concernant les remises, les détails de paiement anticipé ou les frais financiers encourus en cas de retard de paiement. Il indique également le coût unitaire de l’article, le nombre total d’unités achetées, les frais de transport, de manutention, d’expédition et les taxes applicables, ainsi que le montant total dû.
#2. Calendrier et impression
Les entreprises peuvent envoyer un relevé mensuel de fin de mois comme facture pour toutes les transactions en cours. Dans ce cas, le relevé doit préciser qu’aucune facture supplémentaire ne sera envoyée. Historiquement, les factures étaient documentées sur papier, avec de nombreuses copies préparées pour garantir que l'acheteur et le vendeur disposaient d'une trace de la transaction.
Les factures générées par ordinateur sont désormais très courantes. Ils peuvent être produits sur demande ou diffusés par courrier électronique à chaque partie. Les enregistrements électroniques facilitent également la recherche et le tri des transactions en fonction du numéro, de la date, du produit ou du client.
#3. Pro forma
Une facture pro forma est un projet d'acte de vente remis aux acheteurs avant l'expédition ou la livraison des marchandises. Dans la plupart des cas, la facture décrira les articles achetés ainsi que d'autres détails importants tels que le poids d'expédition et les frais de transport. Dans les transactions avec l'étranger, les factures pro forma sont largement utilisées, notamment à des fins douanières sur les importations.
#4. Date de facturation
La date de facturation est celle à laquelle les articles ont été facturés et la transaction a été légalement documentée. Par conséquent, la date de facture définissant la durée de crédit et la date d’échéance de la facture, elle fournit des informations essentielles sur le paiement. Ceci est particulièrement critique pour les entreprises qui proposent du crédit, comme Net 30, ce qui signifie que le paiement est dû dans 30 jours.
De même, les entreprises qui autorisent les clients à retourner des articles ont généralement un délai basé sur un certain nombre de jours à compter de la date d'achat, mentionnée sur la facture.
#5. Facturation électronique
Depuis le début de l’ère informatique, les particuliers et les entreprises ont eu plus de facilité à recourir à la facturation électronique plutôt qu’au papier. La facturation électronique, souvent appelée facturation électronique, est une sorte de facturation électronique qui génère, conserve et suit les documents transactionnels entre les parties. En conséquence, les obligations de leurs accords sont respectées.
Quels sont les avantages de l'utilisation de l'application de facturation et de facturation
Cela peut augmenter considérablement l’efficacité opérationnelle, l’exactitude des données et la visibilité des informations financières d’une entreprise. Les logiciels de comptabilité sont fréquemment utilisés pour automatiser et simplifier les procédures de comptabilité quotidiennes.
Parallèlement, d'autres produits offrent des avantages supplémentaires aux entreprises en développement, tels que la gestion fiscale mondiale et la conformité aux normes comptables mondiales. En plus des avantages décrits ci-dessus, certains avantages importants d'un bon logiciel d'information financière comprennent :
#1. Précision accrue
En automatisant la saisie des données et d'autres opérations comptables, le logiciel de comptabilité minimise considérablement le risque d'erreur humaine. Le stockage de toutes les données financières dans un seul système réduit le risque d'erreurs lors du copier-coller de données entre programmes.
#2. Efficacité opérationnelle améliorée
Les logiciels de comptabilité améliorent l'efficacité opérationnelle en automatisant les tâches financières quotidiennes telles que la saisie des transactions, la production et le paiement des factures. L'automatisation augmente considérablement le retour sur investissement des logiciels de comptabilité, car elle permet au personnel de se concentrer sur la résolution et l'analyse des problèmes tout en accélérant le traitement de la paperasse.
Il facilite l'interface avec les systèmes ERP, permettant aux entreprises de gérer l'ensemble de leur organisation avec un seul ensemble d'applications, minimisant la saisie de données répétitive, accélérant les flux de travail et améliorant la communication entre les services.
#3. Visibilité et collaboration en temps réel dans toute l’organisation
Les managers et les membres de l’équipe bénéficient d’un accès instantané aux données financières, telles que les paiements, les soldes des comptes et les ventes, offrant ainsi une image complète des activités de l’entreprise.
Ils peuvent évaluer rapidement les points forts d’une entreprise et découvrir tous les problèmes qui doivent être résolus grâce à des rapports, des tableaux de bord et d’autres outils d’analyse personnalisables. Les managers peuvent acquérir des informations significatives à partir des données de l’entreprise, leur permettant de prendre des décisions éclairées sur la mise en œuvre de nouvelles stratégies et l’adaptation aux évolutions du marché.
Les logiciels de comptabilité offrent aujourd’hui à l’organisation un accès instantané à des informations précises et complètes de tous les services.
#4. Évolutivité
Un logiciel de comptabilité adapté à votre organisation peut vous aider à vous développer en vous permettant d'évoluer efficacement. Les logiciels de comptabilité basés sur le cloud simplifient la croissance de l'entreprise en éliminant le besoin d'installer du matériel coûteux ou des logiciels sur site, permettant ainsi une fonctionnalité et un ajout d'utilisateurs efficaces.
Les logiciels de comptabilité sont destinés à répondre aux besoins complexes des entreprises en expansion, tels que les opérations à l'étranger, les nombreuses devises et les filiales.
#5. Des processus financiers accélérés
Les systèmes comptables rationalisent les processus financiers qui autrement prendraient beaucoup de temps. Ils aident les entreprises à consolider et à rapprocher les informations pour accélérer les procédures de clôture financière et réduire les efforts à la fin de chaque période.
Les entreprises peuvent préparer leurs états financiers plus efficacement et respecter les délais de reporting grâce au reporting financier intégré.
#6. Budgétisation et prévisions améliorées
En analysant les données commerciales historiques et actuelles, les principaux systèmes comptables utilisent la budgétisation et les prévisions pour anticiper efficacement les revenus, les dépenses et la rentabilité futurs d’une entreprise.
#7. Conformité aux réglementations fiscales et comptables
Les logiciels de comptabilité sont un outil essentiel que les organisations peuvent utiliser afin de maintenir la conformité aux réglementations comptables de chaque pays dans lequel elles opèrent.
Certains logiciels, par exemple, peuvent automatiser la conformité aux PCGR américains et aux IFRS internationales, permettant ainsi aux entreprises de réduire leurs opérations comptables.
#8. Sécurité et cohérence accrues
Les logiciels de comptabilité utilisent des fonctionnalités de sécurité telles que le cryptage et des restrictions d'accès personnalisées pour garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux données critiques. Les systèmes comptables enregistrent fréquemment les données financières dans le cloud, permettant un accès continu même en cas de panne de courant ou de catastrophe naturelle.
Choisir le bon logiciel de comptabilité nécessite une étude approfondie de ses fonctionnalités pour s’assurer qu’il correspond aux exigences de votre entreprise et éviter d’éventuelles erreurs dans le processus de sélection.
Meilleures applications gratuites de facturation et de facturation
#1. Xero : excellent pour les startups
Des organisations de toutes tailles et de divers secteurs utilisent Xero comme un outil de comptabilité très apprécié. Il s'agit d'une solution de reporting financier facile à utiliser qui inclut toutes les fonctionnalités requises par les petites entreprises et les startups.
Le logiciel comprend des rapprochements automatisés, des estimations de solde bancaire, des prévisions de flux de trésorerie basées sur l'IA et des rapports financiers facilement personnalisés. Xero fournit une plate-forme flexible avec de nombreuses devises, des clients et des comptes d'utilisateurs illimités, ainsi qu'une assistance complète et des cours en ligne.
Plus de 1,000 XNUMX applications sont intégrées à la plateforme, dont Shopify, HubSpot, MailChimp, Float et Accelo, entre autres.
Xero est incroyablement économique et offre plusieurs avantages, tels qu'un nombre illimité d'utilisateurs, des capacités de facturation et une capture automatisée des reçus. Les inconvénients sont les fonctionnalités limitées du plan d’entrée de gamme et la disponibilité exclusive de plusieurs devises pour le plan supérieur.
#sept. Tipalti
Tipalti est un logiciel d'automatisation financière leader sur le marché doté de fonctionnalités étendues de reporting financier. Les technologies de reporting financier, d'automatisation, de contrôle interne sur l'information financière (ICFR), d'approvisionnement et de comptes créditeurs internationaux sont tous disponibles via le système.
La plateforme comprend des fonctionnalités de validation automatique des fournisseurs avant approbation, de contrôle interne et d'évaluation des risques. Il recherche efficacement les fournisseurs pour les bénéficiaires douteux sur les listes anti-drogue, anti-terrorisme et OFAC, permettant des rapprochements immédiats et la détection des paiements frauduleux.
#4. Sauge intacte
Sage Intacct est une solution logicielle de reporting financier basée sur le cloud destinée aux entreprises en croissance disposant de comptables internes ou d'équipes comptables. En raison de ses flux de travail personnalisés, de ses fonctionnalités de reporting financier automatique et de ses pistes d'audit complètes, il s'agit d'une solution hautement recommandée pour les entreprises en développement.
L'outil « Intelligent GL » (General Ledger) permet une revue rapide de milliers de transactions pour détecter les anomalies et les erreurs, accélérant ainsi les consolidations.
Sage Intacct est un excellent choix pour les entreprises comptant plusieurs divisions ou filiales qui cherchent à améliorer leurs procédures de consolidation financière et de reporting. Salesforce, Workato, Solver, Versapay, Omnidek, Tipalti, Paychex et Workiva font partie des plateformes intégrées.
Sage Intacct offre divers avantages, notamment une interface conviviale d'automatisation des flux de travail et des solutions spécifiques à l'industrie. Les inconvénients du système incluent une tarification opaque et l’impossibilité de modifier les paiements manuels.
#5. Oracle NetSuite : le meilleur pour les entreprises mondiales :
NetSuite est une solution complète de reporting financier qui intègre les finances, la gestion des stocks, la planification des ressources de l'entreprise (ERP), le commerce et la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Le logiciel est extrêmement adaptable, avec des fonctionnalités avancées telles que des analyses intégrées, des interfaces conviviales et la possibilité de récupérer des données spécifiques pour n'importe quelle période.
Les tableaux de bord Oracle sont très spécifiques aux rôles et personnalisables, permettant aux utilisateurs d'adapter leur expérience à leurs besoins individuels. Shopify, Amazon Supply Chain, ShipStation, Adobe Commerce, Microsoft Excel, BIRST, Adaptive et Oracle Analytics Cloud font partie des intégrations.
Les avantages de ce logiciel incluent sa personnalisation considérable, ses tableaux de bord et analyses prédéfinis et ses fonctionnalités ERP. Il présente des limites importantes, telles que des coûts de démarrage élevés et une courbe d'apprentissage abrupte.
#6. Cube : Excellent pour le développement
Le Cube est un outil Web de planification et d'analyse financière qui aide les entreprises à créer des plans stratégiques, à mener des études de sensibilité et à synchroniser les données sur de nombreuses plateformes.
Cube a été choisi pour sa connectivité avec Excel et Google Sheets, qui permet aux équipes de gérer plus facilement la budgétisation, les prévisions et les rapports de données financières grâce à des flux de travail configurables.
Pour les consolidations financières et les mappages de comptes du grand livre, le logiciel comprend des fonctionnalités telles que des pistes d'audit automatisées, des tableaux de bord personnalisés et des règles de données enregistrées. Quickbooks, Salesforce, Sage Intacct, Xero, NetSuite, Google Sheets et HubSpot sont également pris en charge.
Le programme présente divers avantages, notamment la possibilité de se connecter à plusieurs sources de données, une interface conviviale et une assistance client rapide. Les principaux inconvénients de ce produit sont son prix exorbitant et le manque de capacités de suppression du zéro.
#7. Freshbooks : excellent pour ceux qui ont un budget serré
Freshbooks est un logiciel de comptabilité peu coûteux et convivial, idéal pour les petites entreprises, les indépendants et les entrepreneurs solo.
La solution possède des fonctionnalités exceptionnelles telles que des états financiers annuels et intermédiaires, la synchronisation des comptes bancaires et des déclarations fiscales complètes. Freshbooks, en plus des fonctionnalités de reporting de base, propose un certain nombre d'options de reporting financier, telles que la facturation, la gestion des clients, les paiements et la gestion des dépenses.
Hubspot, QuickBooks, Google Sheets, PayPal, Gmail, WooCommerce, Square et Shopify font partie des connecteurs. De plus, le logiciel est simple à utiliser ; il s'interface avec votre banque pour un rapprochement facile et fournit des factures et des présentations de courrier électronique configurables.
#8. Budgyt : Excellent pour les petits projets
Ce logiciel basé sur le cloud fournit des outils avancés de planification financière et de reporting.
Le logiciel de gestion budgétaire est simple à utiliser et comprend des fonctionnalités telles que la coopération entre plusieurs départements, l'analyse des données au niveau des transactions, les prévisions agiles, les pistes d'audit et les contrôles d'accès basés sur les utilisateurs.
De plus, Budgyt fournit une multitude de ressources pédagogiques et de conseils, tels que des webinaires, des vidéos, des formations en personne et de la documentation, que les utilisateurs peuvent utiliser à bon escient.
Budgyt prend en charge les intégrations Quickbooks, Xero, ConnectWise, Great Plains, Oracle NetSuite, Sage Intacct, SAP, PeopleSoft et Lawson.
Les avantages de cette solution incluent des capacités de budgétisation et de prévision, une bonne assistance client, un large support produit et des guides de formation complets. Il a des intégrations limitées et est quelque peu cher pour les petites organisations.
#9. Logiciel Insight : excellent pour les rapports personnalisés
L'export des données des systèmes ERP ou EPM vers Excel est facilité grâce au logiciel Insight, permettant la construction de tableaux de bord personnalisés. En raison de ses rapports Excel personnalisés, de sa connexion avec la planification du service et de sa gestion efficace des flux de travail, j'ai ajouté un logiciel d'analyse à ma liste.
L'ancienneté des comptes créditeurs (A/P) et des comptes révisables (A/R), les requêtes préconfigurées, les pistes d'audit et la conception simple de formulaires, de rapports et de tableaux de bord, ainsi que les capacités de préparation et de formatage automatiques, sont tous inclus dans le logiciel.
Le générateur de rapports facilite la création de rapports financiers sur mesure pour les membres de l'équipe. Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Oracle NetSuite et SAP font partie des intégrations.
Cette application présente des avantages tels qu'une interface de feuille de calcul facile à utiliser, des importations de données rapides et des choix de rapports personnalisés. Les logiciels d'analyse présentent des limites, notamment des outils d'analyse restreints, et leur coût peut être prohibitif pour les petites équipes.
#dix. Serveur de feuilles de calcul : la solution basée sur Excel la plus efficace
Le Spreadsheet Server du logiciel Insights est un complément convivial pour Microsoft Excel qui fournit une analyse et un reporting en direct des données de votre solution ERP.
Spreadsheet Server est une application de reporting financier hautement personnalisable qui permet aux utilisateurs d'importer des données des principaux ERP vers Excel et de créer une variété de rapports et de tableaux de bord.
Les modèles de rapports, les tableaux de bord personnalisés, les autorisations utilisateur basées sur les rôles, l'analyse des écarts et les outils de reporting ad hoc font partie des fonctionnalités fournies par le logiciel. Excel, Oracle NetSuite, SAP Business One, CMiC, SYSPRO, Workday, MYOB, Sage et BannerFlow font partie des intégrations.
Les avantages de cet outil incluent son haut niveau de personnalisation, ses recherches de données préconfigurées et sa connexion fluide avec Excel. L'un des inconvénients du logiciel est qu'il ne prend en charge que huit langues et qu'il peut y avoir une courbe d'apprentissage pour les personnes qui découvrent les solutions basées sur Excel.
Existe-t-il un moyen de créer des factures gratuitement ?
Le générateur de factures gratuit de Canva vous permet de créer rapidement des factures d'aspect professionnel pour vos clients. Maintenez la cohérence de votre marque en ajoutant rapidement votre propre logo, vos couleurs et vos polices à des centaines de modèles de facture personnalisables.
Comment envoyer une facture sans frais ?
Parce qu'il n'y a pas de frais cachés, Zoho Invoice est l'une des meilleures solutions logicielles de facturation gratuites. Lorsque les clients paient une facture, vous devez payer les frais de transaction. Authorize.net, Stripe, Braintree et ACH Payments ne sont que quelques-unes des passerelles de paiement prises en charge par Zoho Invoice.
Les factures Google sont-elles gratuites ?
Google Docs vous permet de créer gratuitement des factures sur mesure basées sur le cloud, soit en téléchargeant un modèle professionnel entièrement configurable, soit en concevant la facture dès le départ.
Google dispose-t-il d'un système de facturation ?
Google Workspace Marketplace – Facturé. Présentation Invoiced est un système de facturation qui permet aux entreprises de toutes tailles de facturer et d'être payées en ligne facilement (présentation et paiement électroniques des factures). Nous permettons aux entreprises d'accepter les paiements en ligne en quelques secondes, notamment les cartes de crédit, ACH, Bitcoin et PayPal…
Conclusion
Le respect des règles et réglementations comptables devient difficile sans logiciel de reporting financier. Le logiciel de reporting financier réduit également les erreurs et les incohérences des états financiers causées par les opérations manuelles.
Cependant, avant de mettre en œuvre une solution, veillez à bien peser les avantages et les inconvénients de chaque logiciel de reporting financier et impliquez vos équipes dans une consultation pour déterminer la meilleure solution pour votre entreprise. Enfin, pour garantir un processus d’information financière fluide et réussi, prenez le temps d’écouter et de réfléchir attentivement aux informations.
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Bibliographie
