Une entreprise de nettoyage est très centrée sur le client. Mais cela ne signifie pas que vous vous concentrez tellement sur le bonheur des clients que vous laissez vos arrières (pour ainsi dire) découverts !
Comme vous prenez bien soin des besoins de vos clients résidentiels et commerciaux, vous devez également prendre soin de vos besoins.
La seule façon d'y parvenir est de s'assurer que le contrat de nettoyage que vous signez avec le client couvre autant de terrain que possible. Que vous optiez pour un nettoyage ponctuel ou régulier, ne commencez pas sans un accord juridiquement contraignant.
Ici, nous discutons des 8 choses qu'un contrat de nettoyage devrait inclure. Ils sont:
1. Les services que votre entreprise de nettoyage effectuera
L'accord de nettoyage doit énoncer clairement les tâches que vous êtes censé fournir. Comme un entreprise de conciergerie, vous devez définir l'étendue des travaux, bien sûr, en fonction des besoins de votre client.
Indiquez tous les services que vous proposez par leur nom et dans un langage clair. A l'avenir, le client ne peut pas exiger un service qui n'est pas dans l'accord.
Certains des travaux les plus courants offerts par un service de conciergerie comprennent :
- Passer la serpillière
- Passe l'aspirateur
- Dépoussiérer les meubles
- Vidage et regarnissage des poubelles
- Lavage du linge/linge
- Nettoyer les toilettes
- Le nettoyage des vitres
Dans la liste, indiquez quand et à quelle fréquence une certaine tâche doit être effectuée. Dites tout en termes clairs afin qu'il n'y ait pas de place pour une mauvaise interprétation. Par exemple, le nettoyage des vitres peut être fait mensuellement ; le nettoyage du hall peut être hebdomadaire tandis que le retrait des poubelles peut être quotidien.
2. Date et heure de chaque prestation
La première date à mentionner dans l'accord est la date à laquelle il est signé. Le second devrait être le premier jour où vous proposez vos services de nettoyage.
Le client doit fournir des délais clairs dans lesquels vous pouvez effectuer vos tâches. Les délais sont importants pour que vos nettoyeurs et les employés du client ne se gênent pas tout le temps.
Pour le nettoyage des vitres, indiquez entre quels moments vous l'effectuerez. Indiquez l'heure à laquelle vous passerez la serpillière dans le hall.
N'oubliez pas d'inclure la durée de vos services. S'il s'agit d'un contrat annuel, indiquez-le et laissez place à la renégociation et au renouvellement.
Certains clients préfèrent garder un contrat ouvert, mais avec une clause sur la fin de la relation. La durée du préavis qu'ils doivent donner.
S'il s'agit d'un travail de nettoyage ponctuel, indiquez la date, l'heure (par exemple, entre 9.00hXNUMX et midi) et si le propriétaire de la maison ou de l'entreprise fournira les produits de nettoyage, indiquez-le également.
Si quelque chose concernant le calendrier change, vous pouvez facilement mettre à jour le contrat. La plupart des clients résidentiels ont leurs heures de nettoyage préférées, que vous devez noter dans le contrat.
Les clients commerciaux sont plus flexibles sur le calendrier, mais il est également préférable de noter tous ces détails dans le contrat.
3. Lieux de nettoyage
Faites une liste de tous les emplacements, dans tous les bâtiments et du type de service de nettoyage que vous allez y effectuer.
Les clients commerciaux qui ont des succursales dans tout l'État ou dans plusieurs États préfèrent parfois centraliser leurs solutions de nettoyage.
Ils pourraient préférer un fournisseur de services de nettoyage pour tous leurs besoins de nettoyage plutôt que d'en utiliser un différent pour chacune de leurs succursales. Si tel est le cas, notez les détails de chaque emplacement.
Le cas échéant, incluez tous les détails des zones auxquelles le client ne souhaite pas que votre équipe de nettoyage accède.
Il est important de décomposer clairement les tâches, afin que vous puissiez informer votre nettoyeur des spécificités de chaque emplacement.
La plupart des clients résidentiels ont des chambres auxquelles ils ne voudraient pas que les nettoyeurs accèdent. Obtenez ces informations dans le contrat afin que vous puissiez informer votre nettoyeur.
4. Matériel et matériel de nettoyage
L'accord doit préciser quel équipement de nettoyage et quels matériaux/produits vous allez utiliser.
Si vous utiliserez votre équipement et vos produits de nettoyage, précisez-le et indiquez que vous n'utiliserez aucun matériel du client.
Si le client souhaite que certains produits d'entretien soient utilisés sur ses propriétés, précisez-le dans le contrat. Précisez si le client fournira le matériel et comment il le distribuera.
S'il y a des zones qui nécessitent un nettoyage avec un équipement spécialisé, le contrat doit indiquer clairement qui le fournit.
5. Détails de paiement
Les détails de paiement doivent être clairement définis sans laisser de zones grises. Voici les détails les plus importants :
Coût total facturé – Indiquez combien d'argent vous facturez pour vos services. Si vous facturez à l'heure, à la semaine, au mois ou à un taux fixe payable à une certaine heure, disons deux fois par mois, indiquez-le clairement dans le contrat.
Acomptes/acomptes – Si vous facturez un acompte, indiquez le montant ou le pourcentage et indiquez que vous ne pouvez commencer à travailler qu'après le paiement de l'acompte.
Moyen de paiement – Le contrat doit également indiquer le mode de paiement et la régularité du paiement. Cela peut être quelque chose comme un virement bancaire tous les lundis, un paiement PayPal toutes les semaines, etc.
Certains clients préfèrent payer par virement bancaire et certains voudront peut-être même vous payer en espèces sur place. Si cela fonctionne pour vous, vous pouvez l'inclure. Sinon, le contrat doit indiquer votre mode de paiement préféré.
6. Date et modalités de résiliation
L'accord doit indiquer quand il commence et quand il se termine. Il doit également indiquer le délai de préavis que chaque partie doit donner si elle souhaite résilier le contrat.
Il précise également si le contrat peut être prolongé. S'il est nécessaire de résilier le contrat avant l'expiration de sa durée d'exécution, précisez la méthode de communication de celui-ci - lettre, e-mail, appel téléphonique, etc.
7. Qui contacter en cas de besoin
Cette partie de l'accord comprend les coordonnées de la personne que le client peut contacter en cas de litige.
Ils peuvent contacter cette personne s'ils ont besoin de résilier ou de prolonger l'accord. Parfois, si le client a fourni le matériel de nettoyage et qu'il doit modifier cet arrangement, il peut contacter la personne désignée.
Assurez-vous que la personne de contact que vous indiquez dans l'accord sait tout sur l'entreprise de nettoyage et le contrat en cours. Si vous êtes un société nationale de nettoyage, vous devez avoir un représentant du support client.
8. Toutes dérogations et signatures
Selon le client que vous servez, il pourrait y avoir des exemptions. Si votre client est un établissement médical, vous ne disposez peut-être pas du bon équipement pour gérer les déchets médicaux. Vous les exempteriez de l'accord.
Pour sceller l'accord, vous devez tous les deux apposer vos signatures à l'accord. Vous pouvez alors commencer à travailler peu de temps après, à la date stipulée.
L'accord est contraignant et personne ne doit le violer sans passer par les voies prévues.
Conclusion
La signature d'un accord est la première étape d'une relation de travail (espérons-le) longue avec votre client. C'est aussi une étape importante lorsque vous êtes lancement de votre entreprise de nettoyage.
Ce contrat ne doit pas nécessairement être sur papier. Il peut être électronique, si les lois de votre état le reconnaissent.
Les accords électroniques sont faciles à stocker dans divers endroits et ils sont faciles à modifier. Une fois que vous avez apporté des modifications, vous pouvez envoyer le document à votre client. Ils le liront, le signeront électroniquement et le renverront.
Si vous ne savez pas comment rédiger un contrat de nettoyage, vous pouvez télécharger des modèles en ligne. Vous pouvez le personnaliser pour répondre précisément à vos besoins, en ajoutant plus de détails et en supprimant certains qui ne s'appliquent pas à votre entreprise.
Enfin, vous devez consulter un avocat pour passer par le contrat. Vous voulez être sûr qu'il est juridiquement contraignant et exécutoire.
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