Le cycle comptable est une procédure permettant de documenter et de déclarer avec précision les transactions monétaires. Il continue à partir du moment où une transaction est effectuée jusqu'à ce qu'elle soit enregistrée dans les livres. Des mesures sont mises en place à la fin d'un cycle comptable pour signaler le début du suivant. Le début de la prochaine période fiscale est marqué par cette importance et cet exemple de signaux dans le cycle comptable. De plus, travailler dans le service de comptabilité d'une organisation vous fournira une expérience de première main avec le cycle comptable. Le résultat final sera des états financiers faciles à comprendre et fournissant des informations utiles qui peuvent aider les propriétaires d'entreprise à prendre de meilleures décisions. Cet article vous dira clairement tout ce que vous devez savoir sur le cycle comptable.
Vue d’ensemble
En utilisant le cycle comptable et en gardant à l'esprit son importance, une entreprise peut mieux surveiller les transactions et identifier les écarts. Il est utile pour évaluer et comparer le succès financier d'une fin d'exercice à l'autre. En effet, contrairement à la comptabilité d'exercice, les comptes de revenus et de coûts sont clôturés (et annulés) à la fin d'un exercice plutôt que de s'accumuler au cours du suivant. La capacité d'une entreprise à se conformer aux normes comptables, aux lois fiscales et aux autres mandats gouvernementaux dépend de sa capacité à mettre en œuvre efficacement le cycle comptable.
En outre, afin de compiler et d'analyser l'activité financière d'une entreprise au cours d'une certaine période comptable, les comptables doivent adhérer à un ensemble de procédures spécifiques.
Qu'est-ce que le cycle comptable ?
Le cycle comptable est un ensemble typique d'étapes et de procédures qui surveille, documente et évalue toutes les activités et transactions financières au sein d'une entreprise. Le processus commence par la survenance d'une transaction et se termine par la publication d'un état financier de fin de période.
De plus, vous pouvez le faire en adhérant à un processus organisé en 8 étapes qui commence par une transaction et se termine par des états financiers qui aident une entreprise à planifier ses dépenses, à obtenir des prêts ou même à vendre l'entreprise.
Premièrement, chaque étape du cycle comptable dépend de la dernière. En réalité, vous devez terminer chaque étape avant de passer à la suivante. En en omettant un, l'organisation peut se retrouver avec des données erronées et des erreurs tout au long du processus de reporting financier, ce qui pourrait conduire à de mauvaises décisions.
Comment fonctionne le cycle comptable ?
Afin de réaliser la séparation des tâches, un membre de l'équipe des comptes clients ou des comptes fournisseurs, un comptable à cycle complet ou un comptable est responsable de l'enregistrement des transactions financières, de la clôture des livres pour la période comptable et de la préparation des états financiers. Cela se fait dans le respect des règles de contrôle interne et des rôles.
Étapes du cycle comptable
Cependant, ces huit sont une base décente pour la plupart des entreprises à utiliser comme point de départ. Le nombre d'étapes d'un cycle comptable dépend de l'entreprise et de ses exigences. Voici les 8 étapes du cycle comptable :
- Identification et suivi des opérations financières
- Le processus de création d'écritures de journal
- Saisir les transactions monétaires dans le grand livre
- Faire une balance de vérification sans ajustements
- Préparer des feuilles de travail pour identifier les erreurs
- Se préparer à ajuster les entrées
- Réaliser et distribuer des rapports financiers.
- Fermez les livres de la période comptable.
Nous regardons de plus près les étapes du cycle comptable.
#1. Identification et suivi des transactions financières
La comptabilité commence par la détection et l'enregistrement des transactions dans les livres auxiliaires (journaux). Les transactions sont documentées dans les livres et incluses dans les états financiers chaque fois qu'il y a une activité monétaire ou un événement commercial. Les périodes mensuelles et annuelles sont deux exemples de délais comptables.
De plus, les factures envoyées aux clients par la comptabilité suivent toujours une certaine séquence de numéros pour des raisons de responsabilité. Une entreprise qui utilise encore des chèques papier enregistrera les numéros sur chacun d'eux dans un certain ordre. Si un chèque est émis avec un montant incorrect, le chèque sera annulé et le numéro de chèque original sera utilisé pour déterminer le prochain chèque de la série.
#2. Le processus de création d'écritures de journal
L'étape suivante consiste à enregistrer vos transactions financières sous forme d'écritures de journal dans votre logiciel de comptabilité ou votre grand livre. Certaines organisations utilisent une technologie de point de vente liée à leurs livres, combinant les étapes un et deux. Cependant, il est toujours crucial pour les entreprises de surveiller leurs dépenses.
Votre type et votre approche comptable déterminent le moment où vous identifiez les dépenses et les revenus. Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous suivrez les transactions monétaires au fur et à mesure qu'elles se produisent. En revanche, la comptabilité de caisse consiste à enregistrer tous les échanges monétaires.
La comptabilité en partie double consiste à documenter chaque transaction comme un crédit ou un débit dans différents journaux pour établir un bilan, un état des flux de trésorerie et un compte de résultat appropriés. D'autre part, la comptabilité en partie unique ressemble plus à la manipulation d'un chéquier. Vous pouvez obtenir un rapport de solde sans avoir à effectuer des saisies répétées.
#3. Saisir les transactions monétaires dans le grand livre
Toutes les écritures du grand livre général commencent par une écriture de journal. Partie essentielle de la comptabilité, le grand livre général garde une trace de toutes les transactions monétaires.
Cependant, si vous voulez garder un œil sur le montant d'argent qui entre dans chacun des nombreux comptes de votre entreprise, vous devez consulter le grand livre général. Parce qu'il représente les liquidités d'une entreprise à un moment donné, le compte de trésorerie est la partie la plus importante du grand livre général.
#4. Faire une balance de vérification sans ajustements
En générant un rapport de balance de vérification non ajusté à partir des registres comptables, vous pouvez vérifier que toutes les transactions ont été correctement enregistrées dans le grand livre et repérer toute anomalie. La balance de vérification présente les totaux et les soldes de tous les comptes du grand livre général sans fournir aucune élaboration. De plus, si vous utilisez un système de comptabilité en partie double, vos débits devraient équilibrer vos crédits à la fin de chaque période comptable.
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il générera un rapport appelé "balance de vérification non ajustée". Vérifiez les montants globaux de débit et de crédit du rapport et utilisez les résultats de votre analyse pour informer les écritures correctives nécessaires.
#5. Préparer des feuilles de travail pour identifier les erreurs
À cette étape du cycle comptable, vous examinez vos feuilles de calcul pour trouver des entrées incorrectes. Chaque achat étant soit un crédit, soit un débit, cette étape consiste à vérifier que le montant cumulé de ces deux comptes est bien identique.
De plus, ce processus ne se contente pas de trouver des erreurs ; il aide également à concilier les revenus et les dépenses dans un système de comptabilité d'exercice. Dans l'étape suivante, toutes les disparités sont corrigées en résolvant les causes sous-jacentes.
#6. Préparation des écritures d'ajustement
Lors du rapprochement des comptes du bilan, vous devrez peut-être effectuer des écritures de journal d'ajustement pour refléter les écarts ou les erreurs qui ont été découverts. Afin d'assurer le bon fonctionnement du journal, chaque entrée doit être examinée et autorisée.
Cependant, les débits doivent toujours s'équilibrer avec les crédits une fois que les écritures de correction ont été saisies et enregistrées dans le grand livre général. Pour revérifier, il suffit de générer et d'analyser une balance de vérification modifiée.
#sept. Créer et distribuer des rapports financiers
Une fois que la société a effectué toutes les écritures de régularisation, elle prépare les états financiers. Les états financiers, y compris le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie, sont généralement rédigés par les entreprises. Les activités du dernier cycle comptable sont reflétées dans le bilan et le compte de résultat. Bien qu'un état des flux de trésorerie ne soit pas requis par la loi, il est largement utilisé dans les entreprises en raison de sa valeur dans la prévision et le suivi des flux de trésorerie.
Ces états financiers sont essentiels pour toute partie intéressée à évaluer votre entreprise par rapport à ses concurrents et représentent le résultat le plus important du cycle comptable. Ils sont également très utiles aux entrepreneurs. L'interprétation des états financiers vous aide à maîtriser vos finances et à concevoir une stratégie de croissance.
#8. Fermez les livres de la période comptable.
L'étape 8 n'est effectuée qu'à la fin de l'année, et non à la fin de chaque mois. Transférez tous les comptes de compte de résultat temporaires ouverts vers un grand livre permanent. Les comptes des revenus et dépenses sont des exemples de comptes temporaires. Le revenu ou la perte net(te) est transféré(e) au compte des bénéfices non répartis à la fin de chaque année. En outre, le système génère une écriture de clôture pour remettre à zéro tous les comptes généraux de revenus et de dépenses ouverts.
Préparer un rapport de bilan de fin d'année. Encore une fois, équilibrez les débits et les crédits. Si vous avez terminé la comptabilité de fin d'année, les comptes du grand livre temporaire doivent être mis à zéro. Vérifiez le solde d'ouverture des bénéfices non répartis à utiliser au cours de l'exercice suivant. La comptabilité de fin d'année est terminée lorsque la balance générale post-clôture est bonne.
Même si la comptabilité de fin d'année est terminée, vous devrez peut-être encore soumettre des écritures de régularisation à partir de l'audit financier du cabinet de CPA. Commencez les cycles comptables du mois et de l'année suivants en ouvrant une nouvelle période comptable. En utilisant ces étapes dans le cycle comptable, vous avez la garantie d'un résultat positif.
Qu'est-ce que le cycle comptable 6 ?
Les entreprises suivent un ensemble de procédures connues sous le nom de cycle comptable pour suivre les transactions et agréger les données financières au cours d'une période comptable donnée (mois, trimestre ou année). Des comptes financiers précis pour cette période et la préparation de l'exemple et son importance pour la période comptable sont les résultats du cycle comptable. Voici les six cycles comptables.
- Identification des opérations
- Enregistrement des transactions
- Enregistrement des écritures de journal dans le grand livre
- Création d'une balance de vérification non ajustée
- Se préparer à ajuster les entrées
- Création d'une balance de vérification ajustée
Exemple de cycle comptable
Pour comprendre le fonctionnement de la procédure, regardons l'exemple de cycle comptable ci-dessous :
La société Z a reçu 700 $ pour ses produits logiciels le 15 août 2022 et a saisi l'entrée pour cette période particulière. Il est comptabilisé comme un crédit sur le chiffre d'affaires et un débit sur l'encaisse. Une transaction en espèces pour la journée serait un débit de 1000 700 $ si l'entreprise effectuait une vente au comptant de 500 $, une vente au comptant de 200 $ et un remboursement en espèces de XNUMX $.
En plus du déficit de trésorerie de 700 $, les transactions et activités de l'entreprise ont révélé un solde négatif de 1200 100 $ en comptes débiteurs et de 1,000 $ en inventaire. Ainsi, la balance de vérification montre que les 1,200 XNUMX $ de crédits ne correspondent pas aux XNUMX XNUMX $ de débits. Par conséquent, il est de la responsabilité du comptable de retrouver les documents manquants afin d'équilibrer avec précision les livres.
Les comptables préparent les états financiers et clôturent les livres pour cette période comptable après avoir correctement corrigé les écritures.
Importance du cycle comptable
Les entreprises et autres organisations s'appuient sur le cycle comptable pour suivre leur argent et fournir des rapports financiers utiles. Les systèmes comptables jouent un rôle crucial dans le processus de cycle comptable normalisé, qui aide les propriétaires d'entreprise, les petites entreprises et les grandes entreprises à clôturer leurs livres à la fin de la période comptable et à générer des informations financières à utiliser pour analyser les états financiers et gérer l'entreprise.
Cependant, les parties prenantes externes de l'entreprise utilisent les données pour évaluer la santé de l'entreprise et prendre des décisions sur l'opportunité d'investir ou de collaborer sur des projets futurs avec l'entreprise. Voici les 3 principales raisons pour lesquelles le cycle comptable a son importance dans l'industrie aujourd'hui.
#1. Pour l'analyse interne
Afin de prendre des décisions financières importantes, les organisations ont besoin des informations fournies par le cycle comptable. Afin d'évaluer les tendances et de créer des objectifs appropriés, le processus organise tous les aspects des activités financières d'une entreprise. Il n'y a aucun moyen pour l'entreprise de se développer sans d'abord évaluer ses actifs, ses passifs et ses flux de trésorerie.
#2. Efficacité
Lorsque les comptables l'utilisent comme liste de contrôle, le cycle comptable est très utile. Il y aura moins d'erreurs, vous pouvez être assuré que chaque étape sera prise en charge et votre travail sera organisé plus efficacement. Il n'est pas nécessaire de spéculer sur ce qui se passera ensuite. C'est aussi une boucle auto-renforçante. Les procédures finales configurent le groupe comptable pour qu'il répète les mêmes tâches au cours de la période comptable suivante.
#3. Conformité
Un cycle comptable maintient les organisations en conformité avec les réglementations comptables et les lois fiscales, garantissant l'exactitude et la régularité. Si une entreprise recherchait des investisseurs ou des acheteurs potentiels, suivre le processus comptable maintiendrait le marché équitable pour les concurrents tout en rendant des informations précises facilement disponibles.
Qu'est-ce que le résumé du cycle comptable ?
L'exemple du cycle comptable et son importance est une description concise de la façon dont une entreprise suit son argent. Dans le cadre de ce processus, vous devrez examiner, résumer et divulguer ces transactions aux autorités fiscales, aux organismes de surveillance et aux organismes de réglementation appropriés.
Quelle est la différence entre le cycle comptable et le cycle budgétaire ?
Contrairement au cycle budgétaire, le cycle comptable a lieu deux fois par an. Le cycle comptable examine les événements passés pour confirmer l'exactitude des rapports sur les transactions monétaires. D'autre part, le cycle budgétaire concerne la planification des opérations et transactions futures.
Quelles sont les étapes du cycle comptable dans l'ordre ?
L'identification des transactions, l'enregistrement des écritures au journal, la comptabilisation des transactions, la préparation de la balance de vérification non ajustée, l'analyse des feuilles de calcul, la correction des incohérences des feuilles de calcul, la préparation des états financiers et la clôture des livres sont les étapes du cycle comptable.
Quel est l'objectif principal du cycle comptable ?
L'exactitude et l'uniformité des comptes financiers sont principalement assurées par le cycle comptable. Même si la majorité de la comptabilité se fait par voie électronique, il est tout de même crucial de vérifier que tout est exact car les erreurs peuvent s'accumuler avec le temps.
Qu'est-ce qu'une "fermeture en douceur ?"
Lorsque les entreprises souhaitent clôturer rapidement leurs livres mais pas complètement, par exemple pour les besoins de reporting de gestion interne, elles mettent en œuvre une « clôture en douceur ». Contrairement à une « clôture ferme », où les entreprises utilisent une approche plus stricte pour garantir que les rapports et les états financiers finaux sont exacts et que les livres peuvent être fermés pour une période comptable, il est communément admis que les résultats peuvent être matériellement erronés.
Quelle est la différence entre un journal et un grand livre ?
L'une des premières étapes du cycle comptable consiste à tenir un journal dans lequel sont notés les détails de chaque transaction financière. L'enregistrement « maître » qui compile toutes les transactions et la situation financière de l'entreprise s'appelle un grand livre général.
Conclusion
Une séquence de phases constitue le cycle comptable, qui enregistre les transactions financières et génère les états financiers. Certaines procédures de saisie de données peuvent intervenir à tout moment du cycle comptable, tandis que certaines activités n'interviennent que lors de la création des états financiers. Cette procédure, par exemple, et son importance, se répète pour chaque cycle comptable, que ce soit pour les grandes organisations ou les petites.
FAQ sur le cycle comptable
Comment le cycle comptable maintient-il la continuité des comptes ?
Les soldes des comptes d'actif, de passif et de capital sont reportés à l'année suivante. De cette manière, le cycle comptable garantit que les comptes d'une année sur l'autre sont toujours les mêmes.
Quel est l'objectif final du cycle comptable ?
L'objectif principal du cycle comptable est de s'assurer que les états financiers sont corrects et cohérents.
Quelle est la durée du cycle comptable ?
En interne, la période comptable est d'un mois ou de trois mois, mais en externe, elle est d'un an.
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