La majorité des petites et moyennes entreprises utilisent le logiciel de comptabilité QuickBook pour simplifier leurs dossiers financiers. QuickBook, le logiciel de comptabilité standard de l'industrie, aide les comptables et les entreprises à suivre les comptes débiteurs et créditeurs, à évaluer la rentabilité et à planifier la saison des impôts. De plus, le logiciel de comptabilité QuickBook vous aide à organiser vos dépenses quotidiennes et à gérer le suivi des factures en déplacement.
Pour étayer davantage le sujet, cet article donnera un aperçu du logiciel QuickBook qui aidera les comptables à générer des factures et à équilibrer les comptes. Aussi, sur la façon d'utiliser le logiciel de comptabilité QuickBook
Comptables QuickBook
QuickBook est le meilleur logiciel de comptabilité complet pour les petites entreprises et les comptables selon les critiques. Le logiciel est basé sur le cloud et peut être consulté via un navigateur Web ou une application mobile.
Non seulement la grande majorité des comptables utilisent QuickBook en ligne, mais il existe également une abondance de supports de formation en ligne et de forums où vous pouvez obtenir de l'aide lorsque vous en avez besoin.
De plus, tous les éléments comptables sont facilement accessibles à partir d'une interface principale unique, ce qui rend la comptabilité plus fluide et efficace. En conséquence, il fournit un logiciel de comptabilité sur site qui gère vos comptes professionnels et une version basée sur le cloud qui accepte les paiements et gère les opérations de paie.
Certains forfaits QuickBook en ligne existants qui vous conviennent le mieux
QuickBooks en ligne est disponible en quatre packages distincts, chacun avec un ensemble de fonctionnalités différent en fonction des besoins de votre entreprise. Le forfait dont votre entreprise a besoin est déterminé par le nombre d'utilisateurs nécessaires, le nombre de factures et de paiements traités mensuellement et le type de rapports requis.
Néanmoins, tous les packages suivent les revenus et les dépenses, collectent et organisent les reçus, maximisent les déductions fiscales, facturent et acceptent les paiements.
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#1. Démarrage simple
QuickBooks en ligne Simple Start, comme son nom l'indique, est idéal pour les petites entreprises qui démarrent tout juste. Simple Start est le package en ligne le plus basique de QuickBooks accessible, à l'exception de l'édition pour les indépendants (pour les indépendants). Le logiciel sera capable de gérer les fonctions comptables de base que les utilisateurs attendent de la marque.
#2. Essentiel
QuickBooks en ligne Essentials vous permet de suivre l'état des factures, d'enregistrer les paiements et de configurer des paiements réguliers directement à partir de l'application. Vous pouvez également payer plusieurs fournisseurs et factures à la fois, ainsi que créer des chèques de n'importe où et les imprimer lorsque vous êtes prêt.
Essentials Package, avec ses fonctionnalités de facturation automatisée, aide à la gestion d'une petite entreprise en développement. Il possède toutes les fonctionnalités de Simple Start, ainsi que la possibilité d'organiser et de payer des factures, de suivre le temps et d'accorder l'accès à jusqu'à trois personnes.
#3. Plus
QuickBooks Online Plus contient toutes les fonctionnalités disponibles dans Essentials, ainsi que la capacité de gérer l'inventaire et de suivre la rentabilité du projet. Par conséquent, le package est idéal pour les organisations basées sur des projets telles que les sous-traitants, ainsi que pour les entreprises qui ont des difficultés avec la gestion des stocks. QuickBooks en ligne Plus prend en charge jusqu'à 5 utilisateurs.
De plus, Plus gère les coûts de main-d'œuvre, les dépenses grâce à l'établissement des coûts, vous permettant d'évaluer la rentabilité du projet grâce à des tableaux de bord et des rapports clairs. Même, les capacités d'inventaire vous permettent de surveiller les niveaux de produit, les coûts des articles et de recevoir des avertissements lorsque l'inventaire est faible afin que vous puissiez commander plus.
#4. Avancée
Advanced est le plus performant des forfaits QuickBook Online, avec le plus de personnalisation et de fonctionnalités de tous les forfaits accessibles. Les logiciels de comptabilité continueront de vous permettre de gérer les factures, de suivre le temps et les coûts des projets, de facturer les clients, de gérer les contrats et de payer les employés. Néanmoins, il s'agit d'un QuickBooks plus grand et meilleur pour les entreprises en expansion, avec plus de fonctionnalités, d'utilisateurs et de support que les éditions inférieures du logiciel QuickBook.
Cette version robuste de QuickBooks en ligne est conçue pour concurrencer QuickBooks Enterprise, la version sur site la plus avancée de QuickBooks. Il en est ainsi en raison de la seule capacité d'accéder à jusqu'à 25 utilisateurs avec des paramètres d'autorisation d'utilisateur.
Comment fonctionne le logiciel QuickBook en ligne
Après l'essai gratuit de 30 jours, les plans d'adhésion sont les suivants : Simple Start à 25 $ par mois, Essentials à 40 $ par mois, plus 70 $ par mois et Advanced à 150 $ par mois. En règle générale, une remise substantielle est accordée les premiers mois, et certains comptables sont même en mesure d'offrir des prix de gros aux petites entreprises.
L'abonnement mensuel à ce logiciel peut être mis à jour à mesure que votre entreprise se développe. En outre, il existe de nombreux choix de personnalisation avec l'application mobile, qui peuvent servir pour les paiements, signaler les chèques, enregistrer une image d'un reçu et suivre les kilomètres d'affaires. QuickBook Payroll se connecte entièrement à QuickBook Online pour les entreprises à la recherche d'une solution de paie.
Chaque plan comprend des fonctionnalités plus complexes telles que la gestion des stocks, le suivi du temps, davantage d'utilisateurs et la budgétisation. Par exemple, Simple Start répondra aux demandes de la majorité des petites entreprises de services. Essentials ou Plus fournira des possibilités d'inventaire et de personnalisation supplémentaires pour les petites entreprises qui vendent des produits. Un abonnement avancé est une nouvelle option qui fournit des rapports financiers complets fournis par Fathom. Fathom est un outil d'analyse de rapports financiers en ligne haut de gamme utilisé par de nombreuses grandes entreprises à travers le monde.
Toutes les options prennent en charge l'interaction avec des applications tierces telles que Stripe et PayPal. La boutique d'applications QuickBooks classe toutes ses applications par fonction et fournit des exemples utiles des avantages de chaque produit.
Avantages de la comptabilité QuickBook
Ce logiciel de comptabilité QuickBook est généralement préféré par les petites et moyennes entreprises car il comprend la plupart des fonctionnalités requises par les petites et moyennes entreprises.
#1. Tableau de bord
A rudimentaire tableau de bord fournit un aperçu de la situation financière de votre entreprise. Par exemple, des graphiques pour les factures, les dépenses, les comptes bancaires, les pertes et profits et les ventes. Sur la gauche se trouve un menu qui vous permet de parcourir les fonctionnalités les plus couramment utilisées. De plus, en haut à droite de l'écran se trouvent un bouton plus et le bouton d'engrenage qui vous permettent d'accéder à des raccourcis et à des fonctionnalités plus complexes.
De plus, il existe des transactions de recherche et un bouton d'aide, ainsi qu'un bouton de chat AI qui permet dans les paramètres. Enfin, l'option "Afficher toutes les activités" au bas du tableau de bord vous amènera à un enregistrement d'audit complet et à l'historique des activités récentes.
#2. Facturation
QuickBook comprend six modèles de facture ainsi que de nombreuses automatisations de facturation (vous pouvez également importer un modèle de facture existant via Microsoft Word). Cette fonctionnalité vous permet de modifier le logo, la police, le jeu de couleurs, l'en-tête, le pied de page, le nombre de colonnes et d'autres éléments. En outre, vous pouvez envoyer des rappels de facture QuickBook aux clients et définir des factures récurrentes si vous avez l'abonnement Essentials, Plus ou Advanced.
La fonction de facturation de QuickBook donne une belle apparence à votre entreprise en créant des reçus de vente professionnels et en estimant que votre entreprise s'améliore en tant que marque et reflète l'entreprise dans la catégorie de marque.
En conséquence, QuickBook fournit une facture en ligne pour les paiements en un clic afin que les consommateurs puissent payer facilement avec une carte de débit, une carte de crédit ou un virement bancaire. Dernièrement, la facturation multilingue vous permet d'envoyer des factures dans six langues différentes : anglais, espagnol, portugais, italien, chinois et français.
#3. Gestion des contacts
Les comptes QuickBook Online incluent un système complet de gestion des contacts. Vous pouvez enregistrer une tonne d'informations sur vos clients, par exemple, leur mode de paiement, leur solde d'ouverture et leurs codes fiscaux par défaut.
De plus, chaque contact peut avoir des fichiers importants, tels que des contrats qui leur sont attachés, ce qui vous permet d'envoyer des e-mails en masse. De plus, vous pouvez modifier le nom de vos clients comme une évolution récente. Pour illustrer, des clients, des clients, des donateurs, des invités, des membres, des patients ou des locataires.
#4. Suivi des dépenses
Le suivi des dépenses vous permet de saisir des dépenses individuelles, d'importer manuellement des relevés bancaires ou d'activer des flux bancaires en direct. De plus, vous pouvez classer vos dépenses, mettre en place des règles bancaires spécifiques et y joindre des reçus. QuickBooks fera automatiquement correspondre les transactions (mais vous devez toujours approuver les correspondances manuellement)
QuickBook Online, contrairement à la plupart des systèmes comptables, n'utilise pas Yodlee pour les flux bancaires en direct. Il reçoit des points bonus pour l'utilisation de son connecteur bancaire à la place, où Yodlee est connu pour enfreindre les conditions de certaines banques.
#5. Importation et exportation
Par rapport à la plupart des autres applications, la fonction d'importation de QuickBooks est rafraîchissante et simple à utiliser. Les clients, les fournisseurs, les plans comptables, les produits et les services peuvent tous être importés, mais l'exportation est plus restreinte. De plus, les rapports peuvent être exportés vers Excel alors que toutes les autres données doivent être exportées à l'aide d'Internet Explorer.
#6. Flux de travail
La fonctionnalité Routines Beta de QuickBooks en ligne a été renommée Workflows. Les workflows vous permettent d'automatiser des processus tels que l'envoi de rappels à votre équipe ou l'émission de factures automatisées. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les clients du plan Advanced.
#7. Budgétisation
Contrairement à la version de bureau qui ne permet que la budgétisation d'un an, la comptabilité QuickBook Online permet de nombreux budgets. Autrement dit, les budgets peuvent être créés mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Vous pouvez également créer un budget en utilisant les données d'un exercice précédent et exécuter plusieurs rapports de budgétisation. Cette fonctionnalité n'est cependant accessible que sur les abonnements Plus et Advanced.
#8. Plan comptable
Comptabilité QuickBook est livré avec un plan comptable par défaut que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins. Au lieu d'avoir un plan d'amortissement intégré pour les actifs, vous pouvez les suivre manuellement à l'aide de la fonction de plan comptable.
#9. Rapprochement bancaire:
Cette fonctionnalité de comptabilité de QuickBook vous permet de rapprocher simplement les comptes bancaires et de générer un rapport de rapprochement.
#dix. Gestion de l'argent
QuickBook a des fonctionnalités spécialement conçues pour aider les comptables à gérer les finances d'une entreprise. Ils peuvent entrer les dates d'échéance et les détails de paiement pour toutes les factures récurrentes dans une section du programme. Les comptables peuvent également générer des factures ou imprimer des chèques immédiatement à partir de QuickBook lorsque les factures sont dues.
De plus, chaque transaction est documentée pour un accès pratique lors de futurs audits.
Les utilisateurs de QuickBook peuvent également connecter leurs comptes bancaires au programme. Cette fonction QuickBook permet non seulement aux comptables de visualiser facilement tous les documents financiers sur un seul écran, mais elle élimine également le besoin d'imprimer des relevés bancaires.
#11. Suivi du temps des employés
La fonction Suivi du temps des employés par client de QuickBooks en ligne vous permet d'accorder l'accès à la saisie du temps à un nombre infini d'employés, leur permettant d'enregistrer leur temps indépendamment dans le système. De plus, cela vous permet de suivre rapidement le temps afin que vous puissiez facturer et payer votre personnel de manière appropriée.
Vos employés ou sous-traitants rempliront simplement leurs feuilles de temps sur n'importe quel PC avec une connexion Internet. De plus, vous pouvez attribuer chaque activité de temps à un projet ou à un client et choisir de facturer ou non vos clients pour ce temps.
# 12. Rapports
Les comptables peuvent utiliser le logiciel QuickBook pour générer des factures et une gamme d'autres rapports financiers. Il s'agit notamment des comparaisons des revenus et des dépenses d'une année à l'autre, ainsi que des tendances et des prévisions. De plus, chaque rapport peut être exporté au format de feuille de calcul Microsoft Excel et envoyé par courrier électronique.
Comment utiliser le logiciel QuickBook
Après vous être inscrit à QuickBooks en ligne, vous pourrez vous connecter et accéder à la page principale du tableau de bord. Si vous passez d'un autre logiciel de comptabilité à QuickBook, vous pouvez importer vos anciens fichiers dans vos nouveaux comptes. Le tableau de bord principal fournira un aperçu de vos comptes QuickBook, y compris les flux de trésorerie, les factures, les coûts, les ventes et d'autres informations.
De plus, vous pouvez connecter vos comptes de carte de crédit à l'aide de l'onglet Banque sur le côté gauche du tableau de bord afin que QuickBooks catégorise automatiquement les transactions pour vous. Par la suite, lors du rapprochement de vos livres, vous pourrez revoir ces transactions dans le menu Banque
Ensuite, vous pouvez personnaliser les factures, activer la surveillance automatisée de la taxe de vente (si nécessaire) et apprendre à saisir des reçus et des factures mobiles. À l'aide de l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit, vous pouvez mettre à jour tous les paramètres de compte de votre entreprise. Enfin, vous pouvez inviter vos comptables à vos comptes QuickBooks en ligne via l'option Mes experts ; vous pouvez également rechercher un comptable si vous n'en avez pas actuellement.
QuickBooks est-il difficile à apprendre ?
Pour quelqu'un qui connaît les principes comptables et le fonctionnement du logiciel de comptabilité, apprendre à utiliser QuickBooks est simple. Cependant, pour quelqu'un qui manque de connaissances en informatique ou d'expérience en comptabilité, cela peut être difficile. Il repose sur l'utilisateur final, même si Intuit, la société qui a créé QuickBooks, le présente comme étant prêt à l'emploi.
QuickBooks est-il meilleur qu'Excel ?
Vous pouvez effectuer des calculs sophistiqués à l'aide d'Excel car ses formules sont beaucoup plus robustes que celles de QuickBooks. QuickBooks n'a pas la capacité d'effectuer des activités complexes comme l'analyse statistique et les tableaux croisés dynamiques, ce qui la rend difficile ou impossible.
Pouvez-vous obtenir QuickBooks gratuitement ?
Grâce à notre programme d'éducation Intuit, les éducateurs et les étudiants ont un accès gratuit à QuickBooks en ligne (IEP). Visitez notre site Web ou envoyez un courriel à [email protected] pour soumettre une candidature et créer un compte. Après votre inscription, vous recevrez une licence gratuite pour le compte QuickBooks en ligne.
Puis-je apprendre QuickBooks moi-même ?
De plus, vous pouvez suivre un cours intensif sur la paie ou la comptabilité. La formation vidéo en ligne à votre rythme est une option si votre emploi du temps est chargé. Vous pouvez regarder les vidéos quand vous le souhaitez après les avoir reçues afin que vous puissiez apprendre à votre propre rythme.
Puis-je apprendre QuickBooks en une journée ?
Vous acquerrez des compétences qui vous permettront de travailler plus rapidement et plus efficacement, quel que soit votre niveau de compétence ou vos connaissances avec QuickBooks. Notre cours de synthèse d'une journée enseigne aux étudiants comment travailler avec des listes, des plans comptables et des comptes bancaires tout en les initiant à l'environnement et aux principes fondamentaux de la création d'entreprise.
Pourquoi tout le monde utilise QuickBooks ?
En raison de sa grande capacité de gestion des revenus et des dépenses, de la facturation et des paiements, des déductions fiscales, etc. pour les entreprises de toutes tailles, y compris les travailleurs indépendants, QuickBooks est l'un des systèmes logiciels de comptabilité les plus connus et les plus utilisés sur le marché. .
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FAQ sur QuickBooks
Est-ce que QuickBook est difficile à apprendre ?
QuickBooks peut être un peu une courbe d'apprentissage pour ceux qui sont nouveaux dans le logiciel et le secteur de la comptabilité. Cependant, pour ceux qui connaissent les concepts comptables et les logiciels similaires, QuickBooks est plutôt simple à apprendre.
La tenue de livres QuickBooks est-elle gratuite ?
La mission de QuickBooks a toujours été de soutenir les petites entreprises et les professionnels de la comptabilité du monde entier. À cette fin, vous êtes habilité à travailler avec vos clients gratuitement. Ainsi, le coût global est minimisé et lorsque vous prenez de nouveaux clients QuickBooks en ligne, ils prennent de nouvelles affaires
Puis-je apprendre QuickBooks par moi-même ?
Une fois que vous obtenez les vidéos, elles restent à vous pour toujours afin que vous puissiez apprendre à votre rythme. De plus, si vous préférez une expérience d'apprentissage en classe, vous pouvez opter pour des cours en direct dans un lieu près de chez vous. Consultez le site Intuit pour les coûts de formation.
Combien de temps faut-il pour devenir certifié QuickBooks ?
Vous n'avez pas besoin d'être un comptable ou un comptable ou d'avoir des certificats ou des diplômes d'études spécifiques. Cependant, en investissant seulement une ou deux heures par jour, vous pouvez devenir un ConseillerPro QuickBooks certifié en aussi peu que deux semaines.
Comment devenir comptable dans QuickBooks ?
Pour devenir comptable certifié, vous devez avoir une expérience minimale de deux ans en tenue de livres et également réussir un examen. Néanmoins, vous devez continuer à satisfaire aux exigences de formation tous les trois ans afin de conserver la certification.
