L'épine dorsale de votre entreprise est l'inventaire. Vous devez conserver suffisamment de stocks pour répondre à la demande des clients, mais pas au point de ne pas contrôler vos coûts de stockage. Dans cette situation, un système d'inventaire peut être utilisé. Un système d'inventaire périodique ou un système d'inventaire perpétuel peut être utilisé par les entreprises qui vendent des biens. Dans ce guide, nous expliquerons ce qu'est un système d'inventaire perpétuel, fournirons un exemple, discuterons de ses avantages et examinerons l'écriture de journal pour les systèmes d'inventaire périodique et perpétuel afin de déterminer s'il s'agit de la meilleure pratique de gestion des stocks pour la comptabilité de votre petite entreprise.
Qu'est-ce que l'inventaire perpétuel ?
L'inventaire permanent est une pratique comptable continue qui enregistre les variations d'inventaire en temps réel, éliminant ainsi le besoin d'inventaire physique et garantissant que l'inventaire comptable reflète avec précision le stock réel. Les périphériques d'entrée tels que les systèmes de point de vente (POS) et les scanners sont utilisés par les entrepôts pour enregistrer l'inventaire permanent.
Les méthodes d'inventaire perpétuel sont de plus en plus populaires dans les entrepôts et le commerce de détail. Les surestimations, également connues sous le nom d'inventaire fantôme, et les sous-estimations d'inventaire manquantes peuvent être réduites au minimum avec un inventaire perpétuel. Les entreprises qui utilisent un système de planification des besoins en matériaux (MRP) pour la production sont également tenues de maintenir un inventaire permanent.
Qu'est-ce qu'un système d'inventaire permanent ?
Un système d'inventaire perpétuel est basé sur une méthode comptable connue sous le nom d'inventaire perpétuel, qui enregistre en continu les changements d'inventaire en temps réel avec des systèmes de point de vente informatisés, éliminant ainsi le besoin de vérifications physiques de l'inventaire.
Dans ce système, une entreprise ne fait aucun effort pour tenir des registres d'inventaire détaillés des produits disponibles; les achats de biens sont plutôt enregistrés au débit de la base de données d'inventaire. Un système d'inventaire perpétuel diffère d'un système d'inventaire périodique, dans lequel une entreprise tient des registres d'inventaire grâce à des comptages physiques réguliers.
Qu'est-ce que le système d'inventaire périodique ?
Une méthode utilisée par les entreprises pour comptabiliser leurs produits est le système d'inventaire périodique, également connu sous le nom de système non continu. Un inventaire périodique ne tient pas un compte continu des biens, des achats, des ventes et des coûts qui leur sont associés sur la base d'une période comptable spécifiée.
Tous les achats sont enregistrés dans un compte d'achat par le comptable de l'entreprise, c'est ainsi que fonctionne ce système. L'entreprise compte l'inventaire physique et le comptable transfère tout solde restant des achats au compte d'inventaire. Le comptable procède ensuite aux ajustements nécessaires au compte d'inventaire pour refléter le coût de l'inventaire final.
En outre, le comptage physique des marchandises est une caractéristique déterminante d'un système périodique. Ce nombre est essentiel car l'entreprise ne suit pas les transactions uniques. Cet inventaire lance le processus de rapprochement des enregistrements, qu'il soit effectué de manière hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Comprendre les systèmes d'inventaire permanent
Parce qu'ils permettent un suivi immédiat des ventes d'articles individuels et des niveaux de stock, les systèmes d'inventaire permanent peuvent être préférables aux systèmes d'inventaire périodiques plus anciens. Sauf dans les cas où il s'écarte de l'inventaire physique en raison d'une perte, d'une casse ou d'un vol, un inventaire permanent n'a pas besoin d'être ajusté manuellement par les comptables de l'entreprise.
Grâce à l'utilisation de lecteurs de codes-barres ou d'autres enregistrements informatisés de l'acquisition, des ventes et des retours de produits au fur et à mesure qu'ils se produisent, le logiciel système met à jour l'inventaire en temps réel. Une base de données perpétuelle et constamment mise à jour reçoit ces informations.
Le système permet l'intégration avec d'autres départements, tels que les finances et la comptabilité. Cela permet de garantir le respect des réglementations fiscales et autres. Les employés peuvent fournir un service client plus précis concernant la disponibilité des produits, des pièces de rechange et d'autres composants physiques en utilisant des données d'inventaire perpétuelles.
Système d'inventaire périodique et perpétuel
Un système perpétuel et périodique nécessite différents outils et procédures pour la façon dont les employés documentent l'inventaire, bien qu'ils puissent être complémentaires. Les employés surveillent en permanence les produits dans un système perpétuel. Les employés n'enregistrent les produits qu'à des intervalles prédéterminés dans un système périodique.
Comme il y a plus d'enregistrements pour le logiciel et les employés à suivre, un système perpétuel est plus complexe qu'un système périodique. Muller déclare : « Les principes fondamentaux sont les mêmes, quelle que soit votre approche, lorsque vous considérez le système que vous souhaitez utiliser. S'il y a une déconnexion dans le système de base, même avec le logiciel le plus avancé, vous accélérez simplement vos erreurs.
Vous prendriez des décisions système en fonction de la nature de vos produits, de leur caractère périssable et de leur manipulation physique, y compris s'ils étaient grands ou petits et combien d'espace ils occupaient. La nature du produit est également déterminée par la manière dont votre entreprise le reçoit et le stocke. "Certaines marchandises sont unitisées : elles ont de petites pièces et sont divisées en bacs individuels."
Les régimes perpétuels et périodiques diffèrent également des manières suivantes :
#1. Mise à jour de vos comptes :
Dans un système perpétuel, des mises à jour du grand livre d'inventaire et du grand livre général sont effectuées à chaque transaction. Les mises à jour du grand livre général dans un système périodique ne se produisent que lorsqu'il y a un comptage physique, non basé sur les transactions.
#2. Calcul du coût des marchandises vendues (COGS) :
Dans un système perpétuel, le système logiciel tient à jour un décompte des transactions, de sorte qu'il est toujours en mesure de fournir le COGS. Dans un système d'inventaire périodique, le COGS est calculé sous forme de somme forfaitaire à la fin d'une période comptable après la réalisation d'un inventaire physique. Avant la fin de la période comptable, le COGS précis ne peut pas être calculé.
#3. Enregistrer les transactions :
Un système d'inventaire permanent nécessite un logiciel car il peut y avoir des milliers de transactions à suivre. Le logiciel n'est cependant pas nécessaire pour un système périodique. Vous pouvez suivre manuellement votre inventaire dans un système d'inventaire périodique.
#4. Comptage de cycle:
Le comptage de cycles est le processus par lequel les entreprises comptent des parties de leur inventaire pour compléter un inventaire complet sur un cycle de temps. Ils ne comptent pas tout leur inventaire à la fois, mais font des ajustements mineurs en fonction de ce qu'ils comptent. Les entreprises utilisent le comptage de cycles uniquement dans un système perpétuel, également appelé échantillonnage. En raison de leur incapacité à établir une ligne de base, ils n'utilisent pas le comptage de cycles dans un système d'inventaire périodique.
#5. Suivi des achats :
Les achats sont enregistrés soit dans le compte d'inventaire des matières premières, soit dans le compte des marchandises dans un système perpétuel. Les achats sont enregistrés dans le compte d'actif des achats dans un système périodique sans qu'aucune information de comptage d'unités ne soit ajoutée.
#6. Mener des enquêtes :
Les transactions sont disponibles à un niveau très détaillé dans un système perpétuel. Par conséquent, vous pouvez facilement mener des enquêtes sur les erreurs liées à l'inventaire. Parce qu'un système périodique agrège les données à un niveau élevé, ces investigations sont plus compliquées. Il est difficile d'utiliser ces données pour identifier les erreurs de processus.
Même si les normes GAAP stipulent que les systèmes perpétuels ou périodiques conviennent à toute entreprise, chacun est mieux adapté à une taille différente d'une organisation. Étant donné que les systèmes perpétuels sont plus sensibles au facteur temps, ils conviennent généralement mieux aux entreprises ayant des volumes de ventes élevés ou plusieurs points de vente. Les systèmes périodiques peuvent entraver la prise de décision dans ces organisations. Les systèmes périodiques conviennent mieux aux entreprises qui ne connaissent pas de mises à jour lentes des stocks.
Exemple de système d'inventaire perpétuel
L'utilisation de lecteurs de codes-barres sans fil dans une épicerie est l'exemple de système d'inventaire perpétuel le plus courant. Dès qu'une transaction est scannée sur le système, elle est immédiatement enregistrée. Les entreprises peuvent facilement calculer le stock actuel et nécessaire de cette manière.
Entrée de journal pour le système d'inventaire perpétuel
Vous vous retrouverez probablement à journaliser des transactions lorsque vous traitez avec la comptabilité des stocks. Pour effectuer la comptabilité des stocks, vous aurez besoin des écritures de journal les plus courantes répertoriées ci-dessous.
- Achat de marchandises au prix coûtant : l'inventaire est débité et les comptes créditeurs sont crédités pour refléter l'achat de marchandises au prix coûtant.
- Paiement d'AP : L'écriture au journal utilisée pour effectuer un paiement de facture.
- Conditions de crédit : les fabricants et les grossistes vendent généralement des marchandises à crédit. La note ou la facture du vendeur contient ces conditions de crédit.
- Vente de marchandises : Lorsqu'une entreprise vend des marchandises, deux écritures de journal doivent être faites : une pour comptabiliser la vente et une autre pour enregistrer les coûts des marchandises vendues.
- Recouvrement des AR : le recouvrement en espèces des comptes débiteurs est enregistré.
Les avantages et les inconvénients de l'inventaire perpétuel
Par rapport à d'autres méthodes, l'inventaire permanent permet un suivi des stocks plus en temps réel. Le système, cependant, nécessite une tenue de registres et une surveillance cohérentes et est plus coûteux à mettre en œuvre que les méthodes alternatives.
Voici quelques façons dont l'inventaire permanent peut vous aider à économiser de l'argent :
- Il n'est pas nécessaire de fermer régulièrement les installations pour effectuer des inventaires physiques.
- Les données des codes-barres scannés aident à la prévision des stocks.
- Vous pouvez comptabiliser toutes les transactions, donnant à vos produits une responsabilité complète.
Bien qu'il soit supérieur, l'inventaire perpétuel n'est pas sans défauts. Il existe encore des moyens de perdre le contrôle positif des stocks, même s'il existe un système de suivi automatique et constant des produits.
Les inconvénients de l'utilisation de l'inventaire perpétuel sont les suivants :
- Pour garder vos données synchronisées, vous devez tout de même effectuer un inventaire annuel.
- Chaque transaction doit être saisie, ce qui nécessite une tenue de registres et une surveillance plus cohérentes.
- Comme ils nécessitent un logiciel et une formation, les systèmes d'inventaire permanent sont plus coûteux à mettre en place que les autres méthodes.
Quand utiliser un système d'inventaire perpétuel
Lorsqu'une entreprise a besoin de savoir exactement combien d'unités sont en stock à tout moment, un système d'inventaire permanent doit être utilisé. De plus, lorsqu'il existe de nombreux types de produits en stock et un investissement important dans les stocks, cela est particulièrement important. Une entreprise serait incapable de dire avec précision à ses clients quand elle serait en mesure d'honorer leurs commandes sans un système perpétuel.
C'est également un système utile pour les entreprises qui connaissent une croissance rapide puisque ces organisations doivent maintenir un contrôle serré sur leurs investissements en fonds de roulement. De plus, toute entreprise qui s'est engagée à exécuter rapidement les commandes de ses clients nécessite une compréhension approfondie de ses soldes de stocks, ce que seul un système perpétuel peut fournir.
Qui utilise un système d'inventaire perpétuel ?
Les systèmes d'inventaire permanent sont préférés par les grandes entreprises avec des stocks massifs. Pour les entreprises émergentes et les petites et moyennes entreprises à la recherche d'évolutivité, les systèmes d'inventaire permanent peuvent être idéaux.
Les comptages cycliques requis pour un système périodique sont difficiles à réaliser pour les grandes entreprises.
De plus, une entreprise possédant plusieurs points de vente peut trouver plus facile de contrôler les stocks lorsqu'une base de données de produits est régulièrement mise à jour. Par exemple, un détaillant d'outils peut avoir un client à la recherche d'un type de clé rare. Il a six emplacements dans le quartier. Il dispose d'informations en temps réel sur les sites qui peuvent en avoir une en stock à l'aide d'un système perpétuel, de sorte que le client peut aller chercher sa clé rapidement plutôt que de se déplacer de magasin en magasin à sa recherche.
Parmi les autres entreprises qui nécessitent un inventaire permanent, citons la livraison directe, dans laquelle les fabricants expédient directement aux clients, ou le commerce et la distribution.
Comment utiliser un système d'inventaire perpétuel
Les entreprises doivent mettre en place un système dans lequel chaque pièce d'inventaire est saisie et déduite au fur et à mesure de sa vente pour calculer l'inventaire. Les terminaux de point de vente, les lecteurs de codes-barres et le logiciel d'inventaire permanent doivent être utilisés pour mettre à jour l'inventaire estimé à chaque achat et vente de produit.
Un système d'inventaire permanent ne peut pas remplacer un inventaire physique périodique car il estime le stock disponible. Un inventaire physique doit être effectué à un moment donné. Le comptage de cycles, ou le comptage physique d'une partie de l'inventaire à utiliser comme référence pour vérifier l'exactitude du système perpétuel, est couramment utilisé par les entreprises qui utilisent un système d'inventaire perpétuel. Un inventaire physique complet sera réalisé au fil du temps.
Métriques à prendre en compte lors de la sélection d'un système
Comme vous l'avez peut-être deviné dans la section précédente, il existe des arguments pour et contre l'inventaire perpétuel. La viabilité de chaque cas dépend des aspects spécifiques de votre entreprise :
#1. Inventaire et volume de transactions
Laquelle de ces deux approches vous convient le mieux est principalement déterminée par la quantité d'inventaire dont vous disposez. Pour la plupart des organisations disposant de stocks importants, les avantages d'un système d'inventaire perpétuel l'emportent sur les inconvénients.
#2. Diversité d'emplacement
Si votre entreprise opère à partir de plusieurs sites, la gestion des stocks devient extrêmement difficile. Il change fréquemment son inventaire.
#dix. Budget
Votre situation financière est sans aucun doute le facteur le plus visible. Si vous pouvez vous permettre d'investir dans les coûts d'installation initiaux d'un système perpétuel, c'est-à-dire.
L'infrastructure requise pour mettre en œuvre avec précision cette stratégie est importante. Cela a un prix que les petites entreprises ne peuvent peut-être pas se permettre.
Qu'est-ce qu'un système d'inventaire permanent avec des exemples ?
L'inventaire permanent est une pratique comptable continue qui enregistre les variations d'inventaire en temps réel, éliminant ainsi le besoin d'inventaire physique et garantissant que l'inventaire comptable reflète avec précision le stock réel. Les périphériques d'entrée tels que les systèmes de point de vente (POS) et les scanners sont utilisés par les entrepôts pour enregistrer l'inventaire permanent.
Le système d'inventaire permanent utilise-t-il LIFO ou FIFO ?
Oui, comme le premier entré, premier sorti (FIFO), la méthode du dernier entré, premier sorti (LIFO) peut être utilisée à la fois dans les systèmes d'inventaire permanent et dans les systèmes d'inventaire périodique.
Quels sont les deux types de systèmes d'inventaire permanent ?
- FIFO
- LIFO
- Coût moyen pondéré
Qu'appelle-t-on aussi inventaire perpétuel ?
Système d'inventaire continu
Un système de contrôle des stocks qui permet aux entreprises de maintenir un compte d'inventaire en temps réel est connu sous le nom de système d'inventaire perpétuel ou système d'inventaire continu.
A quoi sert le régime perpétuel ?
Un système d'inventaire permanent est un programme informatique qui estime en permanence votre inventaire sur la base de vos enregistrements électroniques plutôt que sur un inventaire physique.
Conclusion
Au lieu de l'ancien système d'inventaire périodique à comptage physique, les entreprises utilisent de plus en plus un système d'inventaire perpétuel pour suivre l'inventaire. Les systèmes permanents sont coûteux à mettre en œuvre, mais moins coûteux et chronophages à long terme.
Un inconvénient majeur des systèmes perpétuels est l'incapacité de suivre les objets perdus, endommagés ou volés, malgré les avantages d'une estimation des stocks constamment mise à jour et l'interconnectivité des systèmes comptables. De nombreuses entreprises contrecarrent cela en procédant à des inventaires partiels périodiques, qui servent de référence pour le système perpétuel et sont destinés à fournir un inventaire physique complet d'ici la fin de la période.
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Bibliographie
